2022年某上市公司行政管理制度之档案管理制度.doc

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1、档案治理制度一、总则（一）本制度依照中华人民共和国档案法、电力工业企业档案分类规则及有关部门的规定，结合我公司详细情况制定。（二）档案治理工作的根本任务是做好档案的搜集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。（三）本制度适用档案治理。二、档案治理的体制（一）综合治理部是公司档案工作的主管部门。（二）公司设置档案室，由综合治理部专人负责档案治理，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，催促检查指导下属公司档案员对档案材料的搜集和治理归档工作，代表本公司对外联络有关档案业务。（三）归档采取部门立卷制，公司各部门设置兼职档案治理员，定期将部门材料视情况移交公司档案室存档，各部门兼职档案员应互相协调，对部门间

2、有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。（四）下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监视和指导。（五）档案工作坚持集中统一治理原则。依照本公司治理体制规定，文书、科技档案由档案室负责治理。本制度分别制定各类档案的各类制度。（六）档案治理网络是以档案室归口治理、监视为主，以各所属电力公司档案人员为辅的治理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使公司档案实行标准、标准化治理。三、档案治理(一)文件材料归档要求1、归档的文件材料必须精确地反映本公司及下属公司投资、工程建立、消费营运、科研、根本技术和运营治理等各项活动的真实内容和历史过程。2、下

3、属公司在消费活动中构成的文件材料，由下属公司档案员负责搜集、整理立卷，完好保存，并定期将档案目录上交本公司档案治理部门，以备公司档案室随时调取。 3、归档的文件材料必须完好、系统、精确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家电力工业企业档案分类规则和电力工业系统技术档案保管期限表为标准。5、凡本公司在各项业务中构成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。6、工作人员因工外出学习、调查及参加各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。（二）档案保管

4、1、接收档案要认真验收，并办理交接手续。2、存放档案必须有专用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等平安措施。3、定期检查档案室的平安措施，档案室的温、湿度分别操纵在14-24和45%-60%。4、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。5、档案室内案卷陈列要科学，便于利用和保管。6、定期进展室藏档案的清理、校正，做好帐物相符。7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离任单上签字。8、档案治理人员的工作调动，必需要办理档案数量和情况的交接手续。（三）档案鉴定与销毁1、依照

5、国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。2、日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进展，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁意见，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。4、销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。5、档案销毁清册要永久保存。（四）档案统计1、档案治理要建立

6、健全统计工作，统计数据以原始记录为依照，做到精确可靠。2、档案统计主要有档案治理根本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。（五）档案信息开发利用1、档案信息开发利用是公司档案治理的一项重要内容，要积极开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为公司及下属公司的各项工作效劳。2、公司档案开发和提供利用，必须严格执行保密制度。3、依照档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案，应持介绍信，经主管领导批准方予接待。未经同意不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出公司外。4、利用档案均需办理登记手续，保护档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发觉

7、损坏、丧失和泄密，应追查责任。5、正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特别者需经领导批准。（六）档案治理人员1、档案工作人员要忠于职守，具备专业知识和档案治理知识，熟悉和理解公司的各项治理活动。2、档案治理人员的工作安排要相对稳定，有利积累经历，开展工作。四、文书档案治理 文书档案是记述和反映公司及下属公司运营的规划、方针政策、国家法律、法规和消费运营各项活动的真实原始记录，是公司的根本情况和历史相貌的记录，是查考、研究和总结的主要依照。(一)根本任务1、对公司文件材料进展归档。2、公司专职档案员应搜集公司及下属公司每年所行成的文件材料，确保文件材料搜集齐全、完好。3、文书档案案卷格式执行

8、GB/T9705-88标准。（二）文书档案治理的内容1、行政治理方面（1）公司注册成立的相关文档材料。（2）公司召开会议的记录、纪要，讨论通过的文件。（3）工程投资的信息分析、登记、立项相关材料。（4）规定、制度、通知、决定、决议、方法、通报、请示、报告录入。（5）计划、规划、统计报表。（6）工作总结、报告。（7）文档录入。（8）人事治理方面材料。2、经济合同类文件：消费运营活动中构成的相关合同、协议、法律文书等。五、技术档案治理（一）技术档案治理的内容1、下属公司工程建立中构成的文件：合同、合同附件、会谈协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录

9、、商检及索赔；电力基建方面；办公、生活福利建筑方面；消费技术治理方面的文件。（详见附件）2、公司及下属公司在消费运营活动中构成的技术文件材料、技术专利、技术科研成果等。（二）技术文件的搜集方法1、技术文件的搜集由各所属电力公司档案员搜集完好后由各所属电力公司存放保管，并将档案目录定期上交公司档案室，以备公司档案室调取。档案室在搜集技术文件后须及时填写技术文件入档单通知有关领导和专业。2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室，规模大的工程工程，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存，并将档案目录及相关材料报公司档案

10、室。3、下属公司在基建施工、严重技术改良工程工程或每次科研成果进展鉴定验收时，必须有公司技术部门参加，对应归档的技术文件材料进展验收，以保证技术文件的完好性、精确性、系统性。4、下属公司国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一搜集后，将档案目录交公司档案室。设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参加并负责搜集。财务和人事档案由相关部门按各专业的档案治理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。六、档案的平安与保密（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。（二）档案治理人员不准向有关人员泄漏、散布或议论档案的内容，一经发觉，应视其情节轻重予以严肃

11、处理。七、档案的查阅与借用（一）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只同意在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术材料必须经公司综合治理部同意方可查阅。（二）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借别人或外单位，如有违背者，视情节轻重严肃处理。（四）凡属不成熟的现行技术材料及保密文件，一律不外借。（五）外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经公司领导签字批准，方可接待，但只限于本室，一律不准外借。八、附则（一）本制度解释权属公司综合治理部。（二）本制度自公布之日起执行。附件：公司会计档案治理方法公司工程档案治理制度公司投资拓展相关档案治理规定公司技术档案治理规定公司下属企业档案治理制度公司人事档案治理制度