2022年档案培训课件pptConvertor.doc

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1、南玻集团2010年度档案员培训档案治理的根底知识档案治理工作操作实务第一部分 档案治理的根底知识 一、几个根本概念1、档案。档案法对档案的定义：是指过去和如今的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直截了当构成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同方式的历史记录。2、企业档案。企业档案是指企业在日常工作中从事企业治理、消费、运营、销售、经济核算及科学研究等活动中直截了当构成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。第一部分 档案治理的根底知识3、企业档案的作用：凭证作用；参考作用；详细表达在以下几方面： a.档案是一个单位或个人历史的

2、真实、全面的反映。 b.档案是一个单位或个人维护本身权益的重要工具。 c.档案我们积累和传播知识重要载体。 d.档案是开展单位文化建立的重要素材，特别是关于企业建立企业文化有不可替代的作用。第一部分 档案治理的根底知识二、档案工作1、档案工作的性质-专业性：档案工作有本人专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作标准。 -效劳性：为企业各项工作效劳。-机要性：档案中有不少内容在一定的时间和空间具有机密性。第一部分 档案治理的根底知识2、档案治理工作的内容八环节论：搜集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用效劳。六环节论：搜集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用第一部分 档案治理的根底知识3、档

3、案工作的原则：统一领导、分级治理集中统一治理第二部分 档案治理的操作实务第一章 档案整理的几个概念第二章 文书档案的整理第三章 科技档案的整理第四章专门档案的整理 第一章、档案整理几个概念 一、档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进展根本的分类、组合、陈列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 二、档案整理的根本要求：遵照文件材料的构成规律和特点，保持文件材料之间的有机联络；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 第一章 档案整理几个概念三、档案整理的方法 :1、以“案卷”为单位整理。 a案卷 b立卷 c以案卷为整理单位的应用范围: 科技档案；

4、部分文书档案；专门档案 2、以“件”为单位整理。 第一章、档案整理几个概念四、档案分类 1.按照整理方法的不同，可将档案分为： 文书档案 科技档案 专门档案 2.集团档案分类大纲 党群工作、行政治理、业务治理、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案、产品档案等第二章 文书档案的整理一、文书档案整理流程 鉴定分类装订陈列盖档号章填写档号著录装盒、排架第二章 文书档案的整理（一）鉴定： 归档文件的来源主要有：集团下发的文件、单位内部构成的文件、政府部门针对本单位发文或需要本单位执行的文件及公司参与合作的工程，合作单位按要求向本单位提交的文件。对照归档范围来确定某类文件是否需要归

5、档。（二）分类：依照集团及各公司情况，文件材料产生量不大，因而采纳 “年度-保管期限”结合事由分类法。 1.分年度：将归档文件按其构成年度分开。 2.分保管期限：严格对照本公司归档文件分类、保管期限表，将同一年度内的文件按永久、长期、短期或永久、30年、10年三种保管期限分开。从2010年起，集团档案的保管期限按国家档案局8号令改为永久、30年和10年。 3.分类别：将同一类别的文件陈列在一起。（三）装订：归档文件以“件”为单位进展装订。 1.件的概念。 原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一 件；正文与附件为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函为一件，但跨年度的则各为一件

6、；文件处理单与相关文件为一件。不同文字的文本，无特别规定的，中文本在前，外文本在后；印章登记表等各种报表、图册，按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。 注：不同意假设干件一个类型的归档文件合为一件，如将一个年度的所有“通知”作为一件。 2.保管期限为永久或长期、30年的归档文件，最好撤除生锈金属物，采纳线装、或胶装，也能够用不锈钢备用夹，但装订前需进展。件分年度存储于硬盘，同时上传至档案治理系统中该条目录的原文处，并在一个年度完毕后以年度为单位刻录在光盘上脱机保存。3.较厚归档文件采纳三点一线方法进展装订。 4. 成册的文件材料，如印章登记本、刊物等，可保持原貌。 5.保管期限为短期或1

7、0年的文件，依照实际情况选择装订方法。（四）陈列。在同一年度、保管期限内，结合机构（咨询题）或事由按文件构成时间进展排序。（五）盖档号章，填写相关内容。归档章盖在文件首页右上方空白处，假设右上方无空白，则盖在其它容易查看的地点。 档案章格式：全宗号-年度-保管期限-件号。 全宗号：各单位代号； 年度：即文件构成年度； 保管期限：能够写永久、长期、短期、30年、10年，也能够只写代号：Y、C、D、30、10； 件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。（六）著录，即编目。请示与批复为一件时，只对批复进展编目。 1.全宗号：各单位代号。 2.年度：指归档文件文件的构成年度（如 2002，2

8、003），要求写全。 3.保管期限：归档文件保管期限，能够是其代号或是年限。 4.件号：文件的流水号，为三位数，缺乏三位，前用0补齐，如001、089。5.文件编号：文件编号号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。 6. 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。关于无题名或题名含义不能全面提醒文件内容的归档文件，为方便检索，应依照文件内容重新拟写或补充题名，并外加“ ”以示区别。如任免通知XX，XXX，或通知关于加强劳动纪律的通知7. 责任者：即发文机关；确实是文件落款处盖章单位。责任者能够用通用简称，如“中国南玻集团股份”，能够简化为“南玻集团”。如无通用简称，则用

9、全称。 8.主题词：按照档案主题词表进展著录，此项能够省略。 9.日期：即文件构成日期，用8位阿拉伯数字表示，如20080101。 10.页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。11.份数：一般归档文件只保存1份，利用频繁或特别重要的能够保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明。 12.实体分类号：确实是档案分类、保管期限表中归档文件的实体分类。 13.档号：此项由系统自动生成。 14.盒号：为所有年度的大流水号，从第一盒档案排起。作为查找档案的辅助工程。因有些公司插卷特别多，此项不强迫要求填写。 15.存放位置：此项为查找档案档案的辅助工程，为方便

10、查找档案，建议填写。 16.备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。 17.密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。（七）装盒、排架 1.装盒：按文件顺序进展装盒。为节约空间，不建议一个咨询题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。 特别留意：装盒时一定要按照件号的顺序排放，不要把里面的文件放错，借阅后也要放回原位，否则以后查找起来就会查找不到。 2.备考表：如文件盒内有备考表，直截了当填写其中工程；假设没有，则打印一份，将其置于盒内文件之后，工程包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。3.背脊：填写年度、保管期限和起止件号。 4.排架：按年度从档案柜最

11、上层排起，永久和长期的能够一起排架，短期则另排一架。第三章 科技档案整理一、科技档案的根本品种 科技档案是指分类表中的根本建立、设备仪器、科研档案、产品档案二、科技档案档号编写方法 单位代号-一级类目二级类目-案卷号例：CSG11-04.01-001 CSG11是单位代号，深圳浮法代号 04为一级类目代号，即根本建立类 01为二级类目代号，即第一个基建工程 001为案卷号，即第一个案卷科技档案的档号：确实是科技文件的案卷编号第一节 基建档案治理一、留意区分基建工程预备阶段文件与文书档案的区别 在建筑工程治理材料规定的附录A中，明确了各个阶段都会产生哪些文件，在工程工程预备阶段中的文件，如：工程

12、建议书与批复、用地批准文件等容易与文书档案混淆，要留意区分。二、留意由建立单位搜集的文件的搜集和积累 工程预备阶段与工程竣工验收阶段的文件是由建立单位搜集和积累的。有新工程开工时，如假设由档案室来负责产生文件的保存，那么要留意这两个阶段的文件的搜集。三、留意案卷题名的拟定 案卷题名要能反响本卷文件的内容，一般采纳三段式： 一是工程的名称；二是工程的组件、部件、专业、阶段的名称；三是工程文件的名称。 如：南玻工业大厦（工程名称）构造（专业）竣工图。 四、留意与当地城建档案部门保持联络 各地城建档案部门对移交档案的要求不一样，要理解公司所在地城建档案部门的要求，尽量关注文件构成的质量，使其能够满足

13、要求，减少重复工作。第三节 设备档案的治理一、设备档案的内容 设备档案包括计划采购到设备报废过程中产生的全部文件材料。如：前期的购置计划、请示批复、采购合同，到设备的开箱验收记录、安装调试记录、验收运转记录，到使用过程中的维修大修、中修记录，到设备报废时的报废文件等。 二、设备档案的搜集 留意档案搜集的齐全完好。 在归档时留意：在新购设备开箱时，就有档案员在场对技术材料进展核对登记，在安装调试完成后三个月内将随机文件材料归档。三、设备档案的分类 理论上有以下几种分类方式： (1)、性质型号分类法：性质型号构造隶属案卷：如消费设备LYY打磨机-01（案卷）；办公设备方正科技电脑显示器01（案卷）

14、 (2)、工序型号分类法：工序型号构造隶属案卷 如：一个啤酒制造企业的设备档案按工序可分为：发酵A保温机01，粉碎M磨浆机01，罐装等工序。（一）在本集团，根本上每条消费线按工序来进展分类。以浮法厂的设备为例： 一条浮法线包括以下几个工序：原料、熔窑、锡槽、退火窑、操纵系统、冷端等一些工序。 建议分类： 1.每条线分为一大类，为二级类目 2.每条消费线下按工序分类，为三级类目，所有合同与工序一样，组成一个单独的三级类目 3.三级类目下按文件的性质组卷。（二）关于单套设备，如叉车、起重机等，将其组成一个新的工程，特别多公司叫“公用工程”，作为其二级类目，三级类目按照设备的品种设置，三级类目下是案

15、卷。要求一机一卷。四、设备档案的组卷 设备档案按其品种、阶段或者文件材料的性质等分别组卷。 品种：马上同一品种设备组织到一卷中。如浮法线中原料车间的刮板机相关文件组成一卷或者几卷。 阶段：即自制的设备按立项初期、竣工组卷。如立项阶段治理性文件、竣工材料等。 文件材料的性质：即图纸、文字性材料等。五、案卷的装订、装盒 设备档案与基建档案一样，一般是文字性材料组卷后需装订，装订采取不锈钢夹或者线装的方式；图纸、成册的文件材料不需装订，直截了当装盒。案卷内不同意在生锈金属物。 有些材料，如随机说明书等，体积较大，不便装盒，也可在贴上背脊，不用装盒。 另：部分以活页方式装订的材料，必须重新用线装固定。

16、六、编号、编目 1.页号： 为了便于查找卷内的设备文件材料，就需要重新逐页编写案卷统一的流水顺序页号 1）案卷内设备文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 2）单面书写的设备文件材料在其右下角编写页号；双面书写的设备文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。 3)成套图样或印刷成册的设备文件材料，自成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号 2.编目：只需按照档案治理系统相关内容填写即可，与文书档案类似七、设备档案的利用1.设备档案中应用较频繁的材料，如使用说明书、零件图

17、册等，如有两份，则档案室留存一份，现场存留一份；如只有一份，现场可留一份复印件。2.假设材料过厚，不易复制，使用单位可与档案室协商，责成专人保管，并定期办理借阅手续。第四章 专门档案的整理第一节 实物档案 一、实物档案的归档范围 1.集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、证书等； 2.公务活动中获赠的纪念品； 3.本单位自构成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种严重活动中构成的纪念品和宣传品； 4.其它有保存价值的实物。 第一节 实物档案二、归档要求 1.个人在公务活动中获得的奖状、证书、纪念品等实物档案应先由集团档案室拍照登记，再交由个人保管。 2.归档的实物应用数

18、码相机拍成照片，并将照片挂接到档案治理系统中相应实物档案条目后。 三、实物档案的编号、著录 实物档案的档号：全宗号类目号（一级类目二级类目）顺序号。如： CSG01SW1001CSG01 集团总部代号（全宗号） SW 实物类代号（一级类目） 1 牌匾类代号（二级类目） 001 顺序号，第一件牌匾类实物 注：如本单位实物较少，也可不用二级类目。四、实物档案的保管 1.小于A4幅面的实物，如证书等，贴好标签后按顺序装入档案盒或放入材料立架中，存放于档案柜。 2. 较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品等，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管，也可放置于走廊或会议室等处陈列，以更好地发挥宣传作用。 第

19、二节 照片档案的治理一、数码照片的归档范围 1.选择性归档 重要的、有代表性的、有参考利用价值的 2.归档照片的数量 各单位依照本单位实际情况自定，主要是要结合重要程度、实际工作需要等因从来定，在实际工作中需要详细情况详细分析。二、数码照片的归档流程 搜集-选择-分组编写组说明-冲印-装册-编写照片说明-刻录1.搜集。按照归档范围，搜集有必要归档之照片。2.选择。将重要的、有代表性的、最能够表达本次活动背景的照片选择出来。3.分组、编写组说明。一组照片不是一类照片，而是一次活动构成的照片。组说明包括本次活动的时间、地点、人物和事由。如：XX年XX月XX日XX视察东莞南玻绿色能源产业园。组说明确实是该组照片所在文件夹的名称。4.冲印。每一年完毕后，将本年度所有需归档照片到数码照片冲印点进展冲印，一般冲印照片大小主6寸。5.装册。将冲印好的数码照片装入专门的照片档案册。6.编写照片说明。组说明在本组照片之前。组内每张照片的说明，主要是人物、地点及事件细节。（摄影者和背景一般略）7.刻录。将一个年度的照片记录到一次性写入不可擦写的光盘上，并在盘面上做好记录。如XX年度数码照片。感谢！