2022年董事会秘书室工作手册.doc

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1、 董事会秘书室秘书工作手册 二O一二年十月目 录前言 3 第一部分 日常事务处理4 、邮件、文件治理、名片 第二部分 日程安排 7 总体日程安排 7 出差日程安排 8 会议安排14 大型活动 19 突发来访接待 23 第三部分 沟通与协调 24 内部沟通 24 外部沟通 25 秘书应具备的礼仪 25 秘书礼仪素养的要求 27 第四部分 文字支持 28 第五部分 会议支持 30前 言秘书工作总结起来用六个字就能够概括，即：办文、办会、办事。看起来不起眼，但做不好却会误大事。要想把秘书工作干好，需要遵照四个原则，分别是精确原则、迅速原则、保密原则和实事求是的原则。为了将董事会秘书室的工作做好，参阅

2、有关材料，撰写了此秘书工作手册，作为以后工作的指导性文件。第一部分：日常事务处理一、拨打/接听的程序和标准1、 打前的预备l 预备好记录本和笔l 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。l 预备好通话时需要的文件材料。l 查阅对方号码，确认无误，开场拨打。2、 正式拨打： l 拨通后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！董事会秘书室*l 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。l 如告知对方的内容较复杂，应主动提示对方做好记录l 逐一将事情说明，留意语言简明、精确；l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放。3、接听l 3声铃响内将接起，平和有

3、礼貌的：“你好！董事会秘书室 l 推断WHO，分以下几种情况：来电人员处理标准内部直截了当上级及平级记录留言如事务紧急，记录上级，速联络有关领导回电。直截了当下属咨询清梗概，如不紧急，记录下来转告有关领导如事情紧急，告知领导联络方法。一般员工咨询清事由，如需要，转告有关领导；其他可视情况处理外部重要且严密记录留言，向领导汇报如事务紧急，记录，速联络领导回电。重要但不严密记录留言，向领导汇报。不重要且不严密咨询清概要，酌情处理l 假设通话内容较复杂，或有不清晰的地点，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏向。l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放。4、 通话技巧：l 日常礼貌用语：询咨询对方

4、时，可用：“请咨询您哪里？”、“请咨询您如何称呼？”“请咨询有什么事？”等l 对直截了当领导、保持经常联络的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，到达闻其声知其人，并及时予以转接。l 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联络。l 如不能把握领导是否要和对方通话的情况下，不能随意答复领导“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*领导是否在？”，然后请示领导是否转接。l 如遇总经理不愿接听对方，则可用委婉的语气：“实在抱歉，*领导这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个；假如您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏

5、。l 在明白身份但不告知事由的情况下，可询咨询对方是公事依然私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知本人也可到达目的。l 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询咨询后未果，可委婉完毕通话。l 假如对方喋喋不休，废话连篇，能够说“请咨询您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等完毕通话。l 如一个未完又来一个，应视内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方，稍侯打过去。l 整理留言，在领导回来后汇报相关信息。二、1、 将分类：1） 需要领导本人批阅的，依照领导授意处理2） 由秘书来代为处理的： A、转给其他相关负责人B、 由秘书本人回复l 使用电脑

6、公司标准CI格式l 恪守公文写作标准l 保密文件需要时，应先与对方联络，发送到指定机上，发送后再与对方确认。l 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围l 务必在件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。2、 必要的分类存档三、邮件1、 依照邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按详细工程设置子文件夹。2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：1） 需要总经理本人批阅的，存入相应文件夹，部分依照领导授意回复邮件，或催促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。l 以领导名义回复时，要在语气上予以留意，并

7、从领导信箱发出；l 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为领导授意。2） 由秘书来待为处理的：A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需说明。4、 需要领导批阅、修正的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、 重要邮件及时进展存档四、文件治理1、 阅读文件，推断是否应由领导处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否明晰、完好。2、 对文件进展分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景材料、审批原由），便于领导工作安排。3、 按领导修正意见复印后转发、呈送（可参照文件治理规定）登记存档，必要的事情

8、进展追踪，反应结果。4、 文件进展登记存档应按不同的类别进展存档。注：、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、 分类：可依照领导业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、 存放：l 名片盒l 录入到电子通讯录中（更易查找）3、 应预备一名片夹，存放与总经理联络严密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二部分 日程安排一、 总体日程安排工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵敏地安排好突发随机事件。（一）总体原则：理解领导的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体

9、情况， -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动习惯其工作节拍； -理解公司业务开展情况，特别是业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时留意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与领导沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；留意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）日程安排工作标准周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；依照领导习惯留出适当固定时

10、间阅读报刊材料及其他信息；关于领导的各项安排熟记于心，及时提示已定下来的安排，防止冲突；每周、 每月安排相对固定时间与领导核对日程，保证秘书与领导的日程表内容一致；不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预定酌情处理；操纵约会时间，适时打断，防止拖延，以免妨碍下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照领导习惯，自行制造日程表；二、出差日程安排（一）国内出差J 出差前： 确定出差目的和日期；确认领导出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信

11、息。）确定行程，预定机票（留意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择领导习惯的酒店、熟悉酒店的、等）、接/送机人员（明确接送机人的联络方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。依照领导的习惯，预备出差用物品（见物品携带表）。拟写受权书并于领导出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例）J 出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联络方式，必要时通知受权人及其它相关人员。依照领导日程安排，随时通报公司及领导关怀的业务进展情况；配合领导受权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。依照情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排；J 出差后

12、出差材料整理（包括材料、名片、会谈备忘），依照需要转发相关人员或存档；向领导认为有必要的合作方致感激函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二） 国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致一样，但在此要特别提示您留意以下几点：机票购置时留意防止经停中转，选择好的航空公司和效劳，长途飞行选择好的机型；留意预备好各种证件及邀请函，并提示总经理携带；依照客人的级别和国家风俗习惯预备礼物；预备当地的国家风情材料；确认对方依然我方提供翻译效劳；回国后向邀请方致谢。（三）陪同出差 在出差前除了前面介绍的考前须知外，在出差过程中，要求秘书留意以下事项：登机前，为领导办理保险费购置、机票换票及各种登机手续

13、；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及，并将秘书房号及时告知领导；每日及时核对本日及第二天的日程安排；提早设置清晨叫醒，并安排早餐；依照当天的日程安排落实车辆；及时提示并事先落实各项安排；携带着导名片、必要的会议材料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；留意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装要求：大方职业装、着淡装；留意言谈举止；出差返回后将领导与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、材料整理。 附件一：出差物品携带表名片假设干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和存有必要的电子演示稿的U盘往返机票（将保险费保存在

14、秘书手中）书面讲话稿及素材活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录预备现金或信誉卡注款备用笔等文具*预备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：国内出差日程范例*出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注 4月25日17：25北京深圳CA1305机场接机人：- 1360 入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参加人：何焯辉、谭永雄、 邓秉觉联想：-、-议题：嘉利最新情况通报对方联络人：邓秉觉 1390299751413：20出发前往EMC office、-陪同前往 14：00EMC会面深圳沙头角保税区21

15、-23栋北座联想参加人：-、-、-、 -、-EMC参加人： 总经理 余昭信 副总经理 陆杨 业管处经理 张界杨 技术处协理 郭宗钦 研发部经理 张滨 会面安排：14:00 15:00双方公司介绍交流15:0016:00参观工厂16:0017:00 产品研讨（显示器/电脑相关产品）及将来业务合作磋商 17：20返回新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：-、-4月27日14：00东莞金和涂料会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参加人：总经理 董合枝 消费经理 董博霖嘉利厂参加人：采购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 联想参加人：-、-、-议程安排：14：

16、00-14：05双方介绍14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆品种、消费工艺及相关喷漆关键技术、开展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相介绍15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40 CA1303 深圳北京-安排接机随行及重要联络：- - - - 附件四：国外出差日程安排表范例-执行副总经理访咨询汉城行程表（99年7月14日至17日）访咨询时间主要活动地点备注 7月14日 17：5020：40 21：00

17、21：30北京汉城到达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部在汉城期间使用，号码为：0192335098KIMPO AirportHoliday inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场左边出口举牌接 (Tel: 0193367896)下榻处: Holiday in Seoul(佳乐) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.

18、MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈前往LG 位于龟尾的LCD厂 与LG LCD负责人午餐参观及会谈（陪同及参加者:LG LCD 厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往LG电子位于平泽的CD ROM 厂参观及会谈（陪同及参加者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龟尾 路程：3小时中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：

19、3小时 主持人: Mr.M.H.Park访咨询时间主要活动地点备注 7月15日18：0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星电子LCD工厂所在地高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）-作联想电脑公司及产品的介绍针对相关咨询题进展会谈参观与会者共进午餐乘车前往LG总部七星（Kiheung）联络人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313

20、14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00会谈（参加者：LG商事D.H.Kang/V.President LG电子 M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息与LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部Holiday inn Seoul联络人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang访咨询时间主要活动地点备注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光巡游酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城北

21、京汉城市区及近郊陪同人：导游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程三、会议安排 会议分内部会议与外部会议，现进展分别介绍。（一） 内部会议安排l 领导主持的会议考前须知：会前与领导及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；综合考虑各种要素（如领导全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过确认；会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成的决议及时跟踪，并反应给领导；l 领导参加的会议 （二）外部会面安排l 总经理主持的外部会面考前须知：l 综合考虑各种要素，选择适宜的

22、会面地点、预定会议室；l 留意预备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；l 会前与对方沟通是否需预备翻译，如需要，提早确认；l 依照来访公司的习惯及来访者的级别预备礼物；l 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要留意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；l 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提早预备；l 如需安排参观，提早与企划部联络，填写参观申请，安排参观陪同人；l 会前给领导提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与领导沟通洽谈事宜；l 在会前拟制meeting agenda（见模版）l 在制造PPT时依照各部门情况、来访者的需求酌情修正添加内容，留意内容的及时更新，并依照来访者需

23、求制造中/英文；-初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；-再次会面应留意：有针对性的业务回忆（可请相关业务部门提供材料）。l 帮总经理预备名片，并提示会面时携带；l 提早30分钟进展，调试设备，摆放材料，迎接客人，留意对待客人谦和有礼的态度；l 提示总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵敏处理各种情况； l 会面完毕后，待领导或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；l 总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：考前须知：l 会前为

24、总经理预备详细的背景材料；l 会前理解会议的详细地点，如在不同办公区，请留意把握出发参会时间；l 对会中决议，总经理希望详细理解的，及时跟进并反应四、大型活动（一） 陪同领导参加的大型活动： 部门时序秘书领导活动后活动当天活动前一天预定车辆安排日程Y征求领导意见理解活动议程N接受活动邀请完毕整理业务材料和名片关注领导需要，为领导挡驾带好活动议程、名片等材料提示领导应参与哪几项活动开场陪同领导参加的大型活动流程说明：1、 接受活动邀请l 得到活动议程，推断重要程度，征询领导意见；l 关于领导同意参加的活动事先安排日程；2、 活动前一天的预备工作l 做好预备工作，如预定车辆等；l 提示领导应该参与

25、活动的那几项；3、 活动当天l 着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；l 带好活动议程、名片等材料；l 活动中关注领导的需要，留意保持在领导的视线内，在必要时为领导挡驾；4、 活动后l 整理业务材料和名片。（二）参与支持的大型活动： 部门时序秘书领导征求领导理意见总经理批阅Y活动后活动当天活动前三星期接受活动邀请依照领导授意跟进工作完毕依照录音整理讲话稿整理业务材料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等材料参加分工演练N修正协助领导预备发言稿、PPT、主持词等安排日程NY理解活动议程开场参与支持的大型活动流程说明：1、 接受活动邀请l 得到活动议程，推断重要程度，征

26、询领导的意见；l 假如领导同意参加活动，安排好日程；2、 活动前三星期l 参加分工会，明确总经理和本人的职责，理解其别人职责，将总经理日程细化落实； 假如讲话稿、PPT是由秘书预备的，要给本人留出修正时间；l 协助领导预备PPT、发言稿、主持词等，经领导批阅后修正定稿；定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；l 参加彩排；对严重活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练；3、 活动当天l 参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；l 带好如下物品：拷好材料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；l 活

27、动中配合演示PPT，做好录音；l 活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在领导的视线之内，在关注本人领导需求的同时也关注其他领导的需求；l 在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注本人领导的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的工作；4、 活动后l 整理业务材料和名片；l 依照录音整理讲话稿；l 领导在活动中往往会遇到特别多人，引发特别多工作治理上的办法，需要秘书参会后跟进落实。五、突发来访接待 部门时序秘书领导征求领导意见N NNNYNNN总经理方便接待完毕依照领导授意进展后续安排安排领导同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等待的时间领导方便时告知来访情况记下对方联络方式，留下对方

28、材料征求对方意见，协助安排其他负责人见面主动另约见面时间完毕Y转交相关部门负责人处理留下来访者的联络方式和介绍材料告知来访者相关部门负责人的联络方式NY与部门业务有关？礼貌回绝N与公司业务有关？NY对来访者熟悉？咨询清对方来访目的开场接待突发来访流程说明：l 咨询清对方来访目的；l 关于领导熟悉且特别重要的客人，假如领导当时有时间接待，应该尽量安排，能够把来访者带到会议室，为对方预备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同时礼貌地暗示对方领导的下一个约会何时开场，请对方留意时间；l 关于领导熟悉且特别重要的客人，假如领导当时不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会遭到欢

29、迎，同时征询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或协助他安排和相关负责人见面；留下来访者的联络方式和材料，待领导方便时转告领导，假如需要可进展后续安排；l 关于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝；但假如本人不能确定，一定要征询相关负责人的意见；l 关于与其它部门业务相关的来访，能够告诉对方相关部门的联络方式，留下对方的联络方式和材料，转交相关部门处理；l 关于确实应由领导分管的来访记下对方的联络方式，告诉对方领导不能立即接待他，并做出解释。假如对方愿意，能够推荐对方与部门其他负责人联络，同时告诉对方能够先把办法以写信或寄email的方式告诉领导； 在领导方便时告知来访情况，依照领

30、导授意进展后续安排。考前须知：l 有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见领导不可，对这种人一定要毫不妥协但要留意礼貌反复进展解释并提出建议。同时一定要向对方保证能够写信或发email给总经理，而且领导一定会看。第三部分沟通协调一、内部沟通l 秘书要与所效劳的领导建立经常性的沟通，理解领导近期的工作重点、业务要点及治理方面的思想。精确理解领导的授意、做好上情下达的工作。l 秘书应以主动谦虚的态度与领导所领导的部门人员充分沟通，尽可能及时理解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反应给领导，有效地协助领导推进工作l 作为秘书，在日常的工作中，留意与其它部门和同事的协作，要把对方看作是本人的资

31、源，通过一点一滴的交往，协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同事都应有极强的客户认识，尊敬对方、尊重对方，留意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。二、外部沟通 外部沟通会大量使用、电子设备、书信等媒介，因而要特别注重在这些方面的商务礼仪。（见礼仪、书信标准）（一）业务合作：l 作为领导与外界沟通的窗口，秘书应以热忱的态度与合作厂商建立起真诚信任的关系，但在处理事务时留意以公司利益为重，端正本人的位置，灵敏处理。l 尊重合作伙伴和供给商，要留意多方理解与业务相关的事务，以做到精确理解对方的意图、协助进展有效的沟通与传达。l 在代领导进展有关业务的推进工作时，要与合作厂商达成理解，为

32、总经理的决策制造良好的合作环境，辅助总经理推进。（二）礼尚往来：l 答谢（节日礼品、贺卡等）在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作厂商的公司纪念日等）秘书应在征求领导意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作厂商的友好关系。l 在业务合作中，适时提示总经理并为其安排与供给商或战略合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的理解与进一步的合作。三、秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪 秘书作为领导的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为领导效劳。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书在日常工作中既要辅助领导进展决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。（一） 作好助手和参谋的工作1

33、、 参与决策调研，提供有份量的信息。秘书要做好决策参谋，就要积极参与决策的调查研究。首先是广泛搜集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有份量的文稿。其中要把握三点：第一、 要有观察力，跟踪理解领导的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。才能及时预测领导在想什么，预备什么。第二、 要站在领导工作的角度考虑咨询题，才有一定的高度、广度和深度。第三、 主动与领导交流思想，通过听取领导的意见不断调整本人的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地表达领导的思想。2、 参与实践，协助领导推进工作。（1） 积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。（2） 经常

34、理解全局情况，获得按时保质完成各类任务的主动权。3、 参与要有度，参谋要有方（1） 参与决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。（2） 参与催促检查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。（二） 辅助总经理塑造良好的形象。1 语言形象 领导在正式场合发表讲话，秘书要事先预备好文字材料、发言提纲，必要时做好语言标识。公务活动之前，提供广泛适用的背景材料（包括活动内容、所要处理的根本咨询题及与此相关的人文等知识）供领导参考预备。 2协助领导树立行为合作形象。要在事务安排中，尤其是公司内部活动中，使领导多接触一般员工，理解情况，融于员

35、工之中，才能使领导的形象得以升华。3 协助领导树立行为鼓励形象。要尊重别人，协助领导把握好用人之道，多协商，多征求大家意见，在坚持原则的前提下，尽量满足下属及部门的需求，加强合力。4 协助领导树立行为感化形象。领导者要通过本身的行动妨碍别人，秘书是领导对外界面的口，必须协助领导做好以下几项工作：（1） 要待人热情，例如在领导开展某项活动之前，详细理解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动制造条件。（2） 对外交往要真诚情切，秘书要特别好地领会和把握总经理的处事原则，并在对外交往中特别好地运用，必要时提示总经理领先垂范，以身作则。以感化

36、、教育和鼓舞别人。四、 秘书礼仪素养的要求（一） 培养良好的道德涵养礼仪是道德的一种外在表现方式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚尊敬的态度。1、 公正客观。要公正地评价别人，不要以本人的好恶来评说别人，也不用本人的好恶要求别人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批判、建议要出于“公心”，协助别人要出于“诚心”。2、 忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到别人的谅解。3、 摆正站位。秘书一定要摆正本人的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行本人的职责，而不能超越权限，既要积极地

37、配合工作，又不能干涉领导的决策和下属或其它部门的工作。（二） 培养谦虚而尊敬落落大方的态度 谦虚是指正确地对待本人，也正确地对待别人。不过高可能本人，不过低可能别人， 擅长发觉本人的缺点并改正，擅长发觉别人的优点欣赏和学习。尊敬确实是尊重对方的人格，诚恳待人，和气热情，不骄横。谦虚而尊敬的态度往往是一个人的神态、语言、动作和行为的综合表现。1、 表情。表情中最主要的要素是眼神和微笑。它们能够表现出对对方的欣赏、理解和欢迎。特别在与人交谈时，眼神要能显示你在倾听对方的谈话，使对方感到你能理解他、尊重他，才能赢得对方的信任，从而产生愿意同你交往。同样微笑能使陌生变为亲切，真诚的微笑能造成互相信任和

38、亲切友好的气氛。2、 举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而尊敬的态度。秘书经常与领导出现于各种场合，更应留意礼节。在社交场合要主动、大方地与对方接触、递送名片、自我介绍。让对方尽快理解本人，言谈中留意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。3、 牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。一般人关于本人的姓名特别在意，假如记得对方的姓名，会使对方对你产生莫大的好感。即便不记得了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我不记得了”等让对方难堪。4、 培养温文而雅的仪表风度。 穿着仪表是个性的表征，反映一个人的文化涵养和风格，显示本人的职业和职位。秘书正式

39、场合应着整洁得体大方优雅的职业装。第四部分 文字支持秘书文字支持应到达的要求：l 针对性强文档处理要直截了当、明确地去处理某个详细咨询题，提出意见和方法。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把规定以外的东西写进去。比方写一个预备开展一项活动的通知，就要围绕为什么要开展这一活动和怎么样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要理解而不需要直截了当处理事情的人可采纳抄送方式；关于保密文件，一定要有明显的保密标识符。l 详细真实详细是指收文人看了文档后明白该怎么样去做，真实是指实事求是。l 条理性强文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因而对拟制文稿的条理性要求尤为突出。l 时限性强文字工

40、作是处理随时发生的咨询题或将要出现的咨询题。要写得及时，否则会延误时机，严峻时会造成公司的损失。l 有固定的格式格式为内容效劳，要有相对的稳定性。秘书文字支持的品种：l 和邮件（详细处理流程见前）l 业务类文档（正式文件、报告、总结、PPT制造等）l 一般信件、感激信、邀请函等程序：预备撰拟审核修正、发布l 预备 明确行文要求。秘书应事先理解行文目的、收文对象、主要内容，在与领导互相沟通中，精确领会领导意图，并据此进展写作。 确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、说明政策中所表述的根本观点和主张。 选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，由于“报告”不要求批复而只适用于向领导反应信息、提供参考。 调查研究搜集材料。在接受领导授意后，秘书应进展深化的调查研究，搜集标志着材料。l 撰拟文稿合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清晰，前后衔接严密，方便收文人阅读与正确理解。写好开头与结尾。开头用以唤起收文者留意，引导阅读，通常采纳下述方式：（1） 简明交代拟文依照与目的（2） 概述有关情况，使收文人理解发文背景（3） 以简要文字提示全文主题，引起收文