2022年高效会议管理技巧.doc

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1、高效会议治理技巧（节选）【所属体系】 个人开展类 【主讲专家】 张晓彤 内容提要第一讲当今会议面面观 第二讲会议效率不高的缘故及处理方案 第三讲开会前的预备工作 第四讲成功会议的五种策略 第五讲会议中的沟通与反应技巧 第六讲主持人的会议治理技巧 第七讲如何对待会议中的意外情况 第八讲主持人与参会者的守则与责任 第九讲会议记录 第十讲会后跟进第一讲当今会议面面观【本讲重点】会议的意义会议的目的会议的品种会议的频率会议本钱的计算会议的主要目的确实是处理咨询题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于处理咨询题，反而使咨询题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无

2、效率的会议上，不仅浪费公司本钱，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地处理咨询题，是“高效会议治理技巧”的中心议题。会议的意义1会议是一个集思广益的渠道图1-1集思广益图如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的办法会聚一堂，互相碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意确实是开会期间不同观念互相碰撞的产物。2会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的，即便是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会遭到质疑。因而，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。图1-2组织或部

3、门与会议3会议是一种群体沟通的方式开会特别少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛开展，人们的沟通方式越来越多，如今人们能够通过-mail、多媒体等种种方式进展沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。由于这种方式最直截了当、最直观，这种方式最符合人类本来的沟通适应。会议的目的开展有效的沟通会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达资讯通过会议能够向员工通报一些决定及新决策，也确实是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。监视员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监视、检查员工对工作任务的执行情

4、况，理解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的方式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与处理咨询题达成协议与处理咨询题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和咨询题的处理。图1-3达成协议与处理咨询题的6个步骤资源共享利用开会聚集资源，以期互相协助，共同进步。开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，构成新的构思，同时论证新构思，使其具有可行性。鼓励士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。稳固主管地位经理或主管为了表达本身的存在价值，更为了稳固本人的地位，经常

5、会召开一些上下协调会议，以此来强化本人的地位。会议的品种会议能够按照人数、开会方式和开会目的进展分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断开展亲密相关。表1-1会议的品种按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 团体会议 一对一会议 面对面会议 会议 视频会议 宣布人事安排、讲解政策的会议 当众表扬或批判别人的会议 临时处理突发事件的会议 固定的团队会议 集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议处理咨询题、到达目的。1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议会议

6、本钱的计算会议本钱分为时间本钱、直截了当会议本钱和效率损失本钱3种。会议本钱是特别可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因而万万不可等闲视之。1.会议的时间本钱2.直截了当的会议本钱3.效率损失本钱开会时，主管人员必须离开本人的工作岗位，这有可能造成公司整体治理效率的下降。由于治理效率下降而造成的损失，确实是效率损失本钱。效率损失本钱包括以下3种情况：【自检】请将以下相关选项用横线连接起来。A、固定的部门会议至少每两月一次B、一对一会议随时C、处理突发事件的会议按需要D、全体会议至少每月一次见参考答案1-1【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能协助我们

7、迅速处理实践中遇到的咨询题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间本钱、直截了当本钱及效率本钱的损失。因而，每个人应从根底做起，深入理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的本钱，只有先掌握了这些根底知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】_第二讲会议效率不高的缘故及处理方案【本讲重点】会议效率不高的缘故及预防性治理高效会议的八大特征会议标准会议效率不高的缘故及预防性治理1会议的通病效率不高小王是一家公司的职员，他对公司会议有本人的一些办法，他的办法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们考虑。特别多公司往往由于以下缘故，开会效率低下：公司的主管都不明白何时是开会

8、的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管关于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，由于已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论特别难进展。而到场的人往往并非与议题关系最亲密的人，因而预备不充分或者根本来不及预备。时下有一句特别流行的话“最近比拟烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话能够改为“开会比拟烦”。开会之因而烦，用小王的话来说，确实是“会议常在毫无章法的情况下进展，甚至毫无意义地延长时间，即便有决议，质量也特别低”，简而言之，会议效率不高。因而，寻找致

9、使会议效率不高的缘故就显得格外重要。2会议效率不高的缘故会议效率不高通常由以下7种缘故造成。在这7种缘故中，有3种缘故是会议的“致命伤”，需要格外警觉。这3种缘故是：主持人的技能、会议的地点以及会议的预备工作。表2-1会议效率不高的缘故及详细表现项 次缘故详细表现（1）时间会议安排在马上午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进展。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏妨碍力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法到达会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何

10、表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的预备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的缘故、目的和结果开会的缘故、目的和结果在会议进展中突然发觉皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。高效会议的八大特征与低效率会议相对的确实是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利要素。高效会议具有8大特征。建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性治理，使马上召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。会议标准会议标准包含3个部分：会议时间安排的标准、固定的会议流程标准以及会议标准本身。1会议时间安排的标准上午8-9点之间，正是

11、员工从家到公司，预备开场一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因而，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进展业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，员工已经开场进入工作状态。在这个时间段最合适进展一对一的会谈，同样也是进展业务会谈的最正确时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最合适调发动工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开场进入一天当中的倦怠期，人人希望立即回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。2会议标准本身会议标准是指大家达成共识的会议守

12、则。会议标准主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关材料。所有与会者都要预备在会上发言。准时开场，准时完毕。各业务单位负责人对决议能否达成负直截了当责任。所有与会者应明白维护别人的尊严，不在会中侮辱别人，这条规则最重要，需特别留意。意见不同是好事，谈论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议完毕2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进展反应的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。3固定的会议流程标准图2-1固定的会议标准流程固定的会议流程标准主要包括一个中心、两个根

13、本点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开场，详细包括：致欢迎词；说明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进展会议讨论，能够分为不同的议程，比方议程一、议程二、议程三等。详细包括：分享话题和目的；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 完毕会议，详细包括：总结；安排下次会议。（2）两个根本点两个根本点是指会议的一头一尾，即会议开场前的预备和会议完毕后的跟踪，这两个根本点是最容易被无视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。因而，一个标准的会议流程必须包含会前的预备工作与会后的跟踪工作。会前的预备工作与会后的跟踪工作详细包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。【本讲总结】会议效率不高是当前许多会议的现状。因而，找出会议效率低下的缘故就显得格外重要。通常有7大要素致使会议效率低下，针对这些要素，应在会前充分做好预防性治理。与此同时，清晰理解什么是高效会议、会议标准有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。【心得体会】_