2022年纸质文档档案管理.doc
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1、机关事业单位纸质档案数字化技术标准1 范围本标准规定了纸质档案数字化的范围为各单位室藏进馆档案。 2 标准性援用文件以下文件中的条款通过本标准的援用,使用这些文件的最新版本。GB/T 17235.1-1998 信息技术 连续色彩静态图像的数字压缩及编码GB/T l8894-2002 电子文件归档与治理标准3 术语和定义31数字化用计算机技术将模仿信号转换为数字信号的处理过程。32纸质档案数字化采纳仪或数码相机等数码设备对纸质档案进展数字化加工,将其转化为存储在磁 带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。33数字图像表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量
2、化的函数,由一样维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。34黑白二值图像只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。35连续色彩静态图像以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过程中,通常表现为灰度和彩色两种方式。36分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。3图像压缩消除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的方式表示。纸质 档案数字化过程中,较常见的有TIFF(G4)、JPEG等压缩格式。4纸质档案数字化根本要求41根本原则纸质档
3、案数字化的根本原则是使档案信息资源精确、方便、快捷地提供利用,使能够公开的档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用的需求。42数字化对象确实定原则应当对所要进展数字化的对象按照一定的原则和方法进展确认,只有符合一定要求的纸质档案文献才能进展数字化。422符合国家法律法规的原则纸质档案的数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。422价值性原则属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。43根本环节纸质档案数字化的根本环节主要包括:档案整理、档案、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果治理等。44过程治理441应加强纸质档案数字化
4、各环节的平安保密治理机制,确保档案原件和数字化档案信息的平安。442纸质档案数字化的各个环节均应进展详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完好、标准的记录。5档案整理在之前,依照档案治理情况,按下述步骤对档案进展适当整理,并视需要作出标识,确保档案数字化质量。51目录数据预备按照档案著录规则(DA/T18)等的要求,标准档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不标准的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应进展修正。52撤除装订在不去除装订物情况下,妨碍工作进展的档案,应撤除装订物。撤除装订物时应留意保护档案不受损害。53区
5、分件和非件按要求把同一案卷中的件和非件区分开。普发性文件区分的原则是:无关和重份的文件要剔除,有正式件的文件能够不原稿。54页面修整破损严峻、无法直截了当进展的档案,应先进展技术修复,折皱不平妨碍质量的原件应先进展相应处理(压平或熨平等)后再进展。55档案整理登记制造并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。56装订工作完成后,撤除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应留意保持档案的陈列顺序不变,做到平安、精确、无遗漏。6档案61方式611依照档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的仪或专业担描仪 (如工程图纸可采纳0号图
6、纸仪)进展。大幅面档案可采纳大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进展,也能够采纳小幅面后的图像拼接方式处理。612纸张情况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采纳平板方式;纸张情况好的档案可采纳高速方式以提高工作效率。62色彩方式621色彩方式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采纳黑白二值。622页面为黑白两色,同时字迹明晰、不带插图的档案,可采纳黑白二值方式进展。623页面为黑白两色,但字迹明晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采纳灰度方式。624页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采纳彩色方式进展。63分辨率631分辨率参数大
7、小的选择,原则上以后的图像明晰、完好、不妨碍图像的利用效果为准。632采纳黑白二值、灰度、彩色几种方式对档案进展时,其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特别情况下,如文字偏小、密集、明晰度较差等,可适当提高分辨率。64登记认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,登记的页数,核对每份文件的实际页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明详细缘故和处理方法。7 图像处理71 图像数据质量检查711对图像偏斜度、明晰度、失真度等进展检查。发觉不符合图像质量要求时,应重新进展图像的处理。712由于操作不当,造成的图像文件不完好或无法明晰识别时,应重新。713发觉文件漏扫时,应及
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