时间管理法精华课件.ppt

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1、时间管理法时间管理法 目录绪绪 论论第一章：自省法则第一章：自省法则分析时间的使用方式分析时间的使用方式第二章：目标法则第二章：目标法则用用SMART标准提高效率标准提高效率第三章：方圆法则第三章：方圆法则一切按规则做事一切按规则做事目录第四章：四象限法则第四章：四象限法则在正确的时间做正确的事在正确的时间做正确的事第五章：精简法则第五章：精简法则优化工作流程和细节优化工作流程和细节第六章：韵律法则第六章：韵律法则让每一分钟都有价值让每一分钟都有价值第七章：第七章：80/20法则法则把时间用于少数重要的事把时间用于少数重要的事 绪绪 论论课程简介本课程介绍了华为时间管理七大法则自省法则、目标法

2、则、方圆法则、四象限法则、精简法则、韵律法则和80/20法则，并通过案例、经验、技巧的介绍，对七大法则分别加以解释，引导并帮助学员总结日常工作中在时间管理上常见的误区，采取行之有效的处理方法。学习目标：学习目标：1.学会正确的时间分配并充分有效地利用时间，在今后的工作中减少浪费时间现象。2.学会制定SMART的工作目标。3.掌握制定有效工作计划的方法和过程。第一章：自省法则第一章：自省法则分析时间的使用方式分析时间的使用方式问问自己你经常不吃早餐吗？每周你不止一次把工作带回家做吗？会出现有时会很紧张，而有时又会觉闲的闷得慌吗？你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？你的文具总是在你需要

3、的时候不翼而飞吗？你是否总觉得计划赶不上变化？你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？“没时间”是你的口头禅吗？你忘记了重要承诺和约会。如果你有如果你有5 5个问题回答是肯定的！你就需要学个问题回答是肯定的！你就需要学习如何有效地进行时间管理！习如何有效地进行时间管理！案例分享：时间特性时间的独特性供给毫无弹性：每一个人都应该去探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，延长自己的有效生命。案例分享 时间特性假设：有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400，可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间银行就会把你当日未用尽的款项全

4、数删除这种情况下你会怎么做？当然：每天不留分文地全数提领是最佳选择！你可能不晓得其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是时间(Time)每天时间银行会为你在帐户里自动存入86,400秒时间的独特性无法储蓄：时间不像其它资源那样可以积蓄储藏。我们都必须消费时间，所以无法节流。时间的独特性无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌。因此，时间是无法取代的。无法失而复得：时间一旦丧失，则会永远丧失。倘若挥霍了时间，无法象失物一样失而复得。令工作更轻松，更富有成效！增加成就感！更多的时间享受生活！啊！时间正啊！时间正在死亡在死亡时间供给没有弹性时间供给没有弹性时间无法蓄积时间无法蓄积时间无法取代时间

5、无法取代时间无法失而复得时间无法失而复得如果平均如果平均8080岁寿命岁寿命?我们有多少年的时间去创造生命的价值我们有多少年的时间去创造生命的价值？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 小时 年 一日三餐 小时 年 交通 小时 年电话 小时 年看电视、上网 小时 年看报、聊天 小时 年刷牙、洗脸、洗澡 小时 年休假、白日梦 闹情绪、身体不适小时 年?平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值,我们如何管理它？我们如何管理它？

6、我们如何管理它？我们如何管理它？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3认识时间管理 时间管理时间管理 如何面对时间的流失而进行自我的管理，其如何面对时间的流失而进行自我的

7、管理，其所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未所持的态度是将过去做为现在改善的参考，把未来做为现在努力的方向，立刻去运用正确的方法来做为现在努力的方向，立刻去运用正确的方法做正确的事。做正确的事。自自 律律自自 律律 Self Self DisciplinedDisciplined自自 我我 管管 理理自自 我我 管管 理理Self Self ManagedManaged自自 我我 激激 励励自自 我我 激激 励励 Self Self MotivatedMotivated 自自 我我 学学 习习自自 我我 学学 习习Self Self LearningLearning 自自 我我 完完 善

8、善 自自 我我 完完 善善Self Self FulfilledFulfilled “时时 间间 管管 理理 ”时间管理的定位与价值一起来做个小测试，看看你的时间观念吧！个人时间观念的测试 编号题 目是否一般1每天晚上做好第二天工作计划每天晚上做好第二天工作计划ABC2一觉醒来能及时起来一觉醒来能及时起来ABC3灵活利用上班途中时间灵活利用上班途中时间ABC4到了单位立即投入工作到了单位立即投入工作ABC5从最重要的工作着手做起从最重要的工作着手做起ABC6必须记录工作日程安排必须记录工作日程安排ABC7尽量授权尽量授权ABC8希望一下子做完一项工作希望一下子做完一项工作ABC9能随时处理的工

9、作就随时处理能随时处理的工作就随时处理ABC10同时处理几项事务同时处理几项事务ABC11为了尽早完成当日工作，凡事都竭尽全力为了尽早完成当日工作，凡事都竭尽全力ABC12当日的工作当日完成，筹备次日工作并做记录当日的工作当日完成，筹备次日工作并做记录ABC 续 表编号题 目是否一般13灵活运用节省时间的各类工具灵活运用节省时间的各类工具ABC14合理安排休息时间合理安排休息时间ABC15有灵活运用时间的意识有灵活运用时间的意识ABC16不花费太多的时间读报不花费太多的时间读报ABC17充分利用零星时间充分利用零星时间ABC18尽量打短电话尽量打短电话ABC19希望尽快结束意义不大的会议希望尽

10、快结束意义不大的会议ABC20尽量处理不必要的物品尽量处理不必要的物品ABC21尽早处理掉文件和信函尽早处理掉文件和信函ABC22尽早收复私人信件尽早收复私人信件ABC23所有文件的收存场所都有明确规定所有文件的收存场所都有明确规定ABC24希望尽量少写信函文件希望尽量少写信函文件ABC结果解释vA偏多 您的时间观念较强。vB偏多 您的时间观念偏弱，有待加强。vC偏多 您的中性作风过强，不随意浪费时间，也不太在意时间。耗时因素分析1、电话11、没有沟通或沟通不准确2、不速之客的干扰12、下属的训练和发展不充分3、会议（预约、没预约）13、拖延、犹豫、做白日梦4、争吵、发火14、不会说“不”5、

11、缺乏目标、时间计划、优先计划15、做事不能善始善终6、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性16、很少交派下属办事7、无效率的代表、委托人17、员工不足或工作不力8、做无用的尝试18、闲谈私事过多9、同一时间，想法、尝试过多19、缺乏自我约束10、不现实的时间期望20、缺乏协调和团队精神 续 表 21、错误的倾听31、怨天忧人22、缺少反馈32、压力、紧张23、争议、个人问题33、不充分的工具与设备24、忧虑、恐惧、焦虑34、信息不完全或信息来的太迟25、不充分的计划、错误的变更35、不充分的登记系统26、约会等待时间过长36、过多的文案工作、邮件、读物27、记忆本身37、宠物、外界活动28、差的

12、记忆38、不耐烦、办事急燥、草率29、对结果行为的迷惑39、不懂该事先做的事30、疲劳、讨厌40、对交派下去的工作很少检查 使用说明 请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失发最经常出现、最浪费时间的5个因素！1.2.3.4.5.浪费时间的根本原因还在于你自己！时间管理误区 之 工作缺乏计划1.因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2.不做计划也能获得实效；3.不了解做计划的好处；4.计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；5.不知如何做计划；误区一时间管理误区 之 组织工作不当1.职责权限不请，工作内容重复2.事必躬亲，亲力亲为3.沟通不良4.工作时断时续误区二案例分享

13、：忙人的恶性循环案例分享 忙人的恶性循环时间管理误区 之 时间控制不够1.习惯拖延时间2.不擅处理不速之客的打扰3.不擅处理无端电话的打扰4.泛滥的“会议病”困扰误区三案例分享：拖延商数测验案例分享 拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会

14、。试图令他人为管理者执行不愉快的工作。我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。案例分享 拖延商数测验9.我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。“非常同意”评4分 “略表同意”评3分 “略表不同意”评2分 “极不同意”评1分 总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。第二章：目标法则第二章：目标法则用用SMART标准提高效率标准提高效率SM

15、ARTSMART原则原则S S-Specific -Specific 具体，不能笼统；M M-Measurable-Measurable 可度量，A A-Attainable-Attainable 可实现，指付出努力的情况下 可以实现，避免过高或过低的目标。R R-Realistic -Realistic 现实性，指目标是实实在在的。T T-Time bound-Time bound 时限，完成目标的期限。制定目标目标是指你想或期望通过努力而取得的一个确切的、明确的结果。聪明的目标：具体 对以下所述具体目标进行评估。这些目标是否详细地表明了期望达到的结果？请在适当的空格处填上记号。项目项目太笼

16、统太笼统稍好，还不够具体稍好，还不够具体非常具体非常具体1a.1a.冲洗并清洁这辆汽车冲洗并清洁这辆汽车1b.1b.每周冲洗并清洁这辆汽车每周冲洗并清洁这辆汽车1c.1c.每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外2a.2a.更经常地温习学校的功课更经常地温习学校的功课2b.2b.每天温习我布置的学校功课每天温习我布置的学校功课2c.2c.每天至少花一小时温习我布置的数学功课每天至少花一小时温习我布置的数学功课3a.3a.减少这个部门的材料浪费减少这个部门的材料浪费3b.3b.减少由于变革而造成的包装材料浪费减少由于变革而造成的包装材料浪费4a.4a.减少客户投诉的数量减

17、少客户投诉的数量4b.4b.提高客户的满意度提高客户的满意度聪明的目标：能够衡量聪明的目标：能够衡量 对以下所述的能够衡量的目标进行评估，这些目标是否可计量？是否有一种比较的方法表示目标已经达到？请在适当的空格内填上记号。项目能够衡量不能衡量1 1、对所有的客户提供更好的服务、对所有的客户提供更好的服务2 2、在、在2424小时内回复每个电子邮件小时内回复每个电子邮件3 3、须大大减少投诉的数量、须大大减少投诉的数量4 4、只让工作效率非常高的人员加入、只让工作效率非常高的人员加入5 5、在目前的基础上，将客户投诉数量减少、在目前的基础上，将客户投诉数量减少50506 6、减少更换生产流水线的

18、时间、减少更换生产流水线的时间7 7、对新产品的建议要比、对新产品的建议要比20012001年增加年增加 20208 8、成为一名更好的团队成员、成为一名更好的团队成员9 9、在、在20032003年年1 1月月1 1日前开始这个项目日前开始这个项目1010、使、使101101生产线达到质量免检测生产线达到质量免检测聪明的目标：时间和资源约束聪明的目标：时间和资源约束 对以下有关时间和资源限制的句子进行评估，是否清楚地表示了目标完成的范围？请在适当的空格处填上记号。项目有清楚的时间约束约束不清楚或无约束1 1、下星期、下星期2 2、下周四中午以前、下周四中午以前3 3、尽可能快、尽可能快4 4

19、、星期一上午第、星期一上午第1 1件要作的事情件要作的事情5 5、今天下班以前、今天下班以前6 6、20032003年年1212月月3131日日7 7、不增加人员、不增加人员8 8、将预算的差异保留在、将预算的差异保留在 2 2以内以内9 9、在正常的操作流程之内、在正常的操作流程之内1010、保留所有重要的显示器、保留所有重要的显示器聪明目标的要素聪明目标的要素 找出以下每个聪明目标中的主要的要素：在2012年7月1日前开发5个新客户、将税前销售额增加到20,000美元，费用预算控制在5,000美元之内。表示动作的词语:可衡量的结果:时间的约束:资源的约束:在2014年12月31日前将市场份

20、额扩大到5，同时广告费用不超过现在的标准。表示动作的词语：可衡量的结果：时间的限制：资源的约束:聪明的目标聪明的目标 以下所述是否是聪明的目标，如果不是，请重新改写，将它们变成聪明的目标。1、厨房用具的损耗率应被控制在最小限度。2、在10月1日之前消除现有电脑维护编码软件错误，成本不超过40个工作小时。3、在1月1日之前降低正常的营运成本。4、迅速接听电话，必要时记录留言。5、在年底前明显降低由于意外事故造成的时间损失。6、不增加费用的前提下，在6月1日前增加冰箱销售额10。将大目标子目标化写下一个大目标写下一个大目标写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作写出实现该目标所有的必要条件及充分

21、条件，作为小目标，即第一层树杈为小目标，即第一层树杈写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈变成第二层树杈如此类推，直到画出所有的树叶如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解才算完成该目标多杈树的分解时间计划举例第三章：方圆法则第三章：方圆法则一切按规则做事一切按规则做事工作方法三段论工作方法三段论计划计划 计划是计划是从目标到从目标到方法的桥方法的桥梁梁安排时间计划制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划；同时从长期和短期的角度考虑，计划每天应完成的任务，一次应制定出数周甚至数月的时

22、间安排。整体思路：目标任务总体工作计划工作事项短期具体工作计划。带上你的待办事项清单，需要时对照查询，以保证你至少完成了当天的首要任务。在一天结束时对计划进行复核。奖赏自己按计划完成了某些任务，并在一周剩下的时间内对计划进行必要的调整。谨记，像坚持计划这样的新习惯一开始是很难保持的。习惯成自然，实践得越多，保持起来就会越容易。利用意料之外的空闲时间：下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间：旅行延迟、会议取消、约会延迟。这些时间经常会被浪费掉。要养成利用这些空余时间处理事务的习惯：5分钟：安排一个约会，写张便条，更新代办单；10分钟：打一个简短的电话，为某次会议准备议题，阅读并回复电子邮件，安

23、排即将来临的旅行；30分钟：浏览刊物、杂志和安排每周计划，撰写一份报告提纲，填写一份开支报告。第四章：四象限法则第四章：四象限法则在正确的时间做正确的在正确的时间做正确的事事第三象限第三象限（轻）（轻）第一象限第一象限（急）（急）第四象限第四象限（缓）（缓）第二象限第二象限(重重)急迫急迫重重要要不不重重要要不急迫不急迫干扰，一些电话干扰，一些电话一些会议一些会议一些紧急事件一些紧急事件凑热闹的活动凑热闹的活动危机危机急迫的问题急迫的问题有限期的任务，会议的有限期的任务，会议的 准备事项准备事项细琐的工作细琐的工作浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视

24、准备及预防工作准备及预防工作计划计划关系的建立关系的建立培训，授权，创新培训，授权，创新急迫急迫重重要要不不重重要要不急迫不急迫偏重于第一象限结果：偏重于第一象限结果：压力压力 筋疲力竭筋疲力竭 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局偏重于第三象限结果：偏重于第三象限结果：短视近利短视近利 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 危机处理危机处理 轻视目标与计划轻视目标与计划偏重于要第四象限结果：偏重于要第四象限结果：全无责任感全无责任感 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局结果：结果：有远见，有理想有远见，有理想 平衡，纪律，自制平衡

25、，纪律，自制 少有少有危机危机 第五章：精简法则第五章：精简法则优化工作流程和细节优化工作流程和细节改善工作环境将所有可以吸引你视线的东西全挪开将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.)将你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方管理你的Email处理 Email 的时间安排主要还是根据个人特性处理一般情况下公务Email处理放在工作时间的两端处理私人Email放在晚上时间处理做好Email资料夹的分类一目了然分类分项管理你的Email先问自己以下几个问题1、你一天花多少时间在看 Email？2、你进Email会不会看小说？3、你

26、看Email的时间是连续的，还是片断的？4、你的Email有没有做分类？5、你回信时是边看边回，还是分类集中回信？6、你进Email信箱，是先看信还是先发信？善善用用省省时时工工具具电话移动电话E-mail网址传真交通系统电脑手提电脑PDA语音系统案例分享 混乱的办公室第六章：韵律法则第六章：韵律法则让每一分钟都有价值让每一分钟都有价值韵律原则韵律原则包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行

27、为习惯等。记录自己日常工作习惯，连续记上一个星期，也许你就发现记录自己日常工作习惯，连续记上一个星期，也许你就发现了自己的生物钟规律！了自己的生物钟规律！注意观察自己，寻找自己生物钟的规律，再根据生物钟安排自己的工作掌握自己最有效率的时间重要的、复杂的放在精力高峰期完成精力低谷用于处理不重要的工作和休息逐步形成有自己特性的高效能的工作规律一般来说每天的情况早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛,冲动与勇气兼备(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)Relax,人文,（Thinking）1.处理 EMail2.敲定事情3.给 Leader 方向/

28、画架构4.执行进行中的专案1.面对面 Follow Up2.沟通与协调1.思考问题2.写计划/Update Follow up进度3.修正进行中专案1、写作2、看书学习3、交际星期一二星期三四五星期六日活力充沛,冲动与勇气兼备(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)1.大型专案布置2.组内专案布置3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.Follow Up 一二所做的布置2.调整,Update 计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在？2.有没有办法提升自己的价值?3.计划与规划一般来说每周的情况一般来说每周的情况时间管理的技巧符合生理

29、周期了解你的了解你的“兴奋兴奋”和和“低潮低潮”时间段并以此为时间段并以此为依据制定你每天的工作计划。依据制定你每天的工作计划。把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在把需要创造力和智慧的重要工作或活动安排在你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则你精力旺盛的时间来做。日常的或单调的事务则应放在精力不太旺盛时处理。应放在精力不太旺盛时处理。保持时间的系统性时间具有系统性时效能才会提高时间效能的杀手之一就是不重要的琐事因此收集日常琐事学会将日常琐事集中处理的习惯和能力第七章：第七章：80/20法则法则把时间用于少数重要的事把时间用于少数重要的事80/20原则含义：80%的工作价值来自于20%的

30、工作事项，而剩下的20%的价值来自于80%的工作事项。80/20原则启示启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。误区：面面俱到都想做好；完全主义都想做完；平均分配时间和精力。“8080、2020”法则法则运用运用先做最重要的事情先做最重要的事情 你知道你知道圆的面积占圆的面积占正方形面积正方形面积的多少吗？的多少吗？你知道去掉你知道去掉圆的面积正方形圆的面积正方形面积还剩下多少面积还剩下多少吗？吗？结论：结论：做重要的少数事情做重要的少数事情80/20法则

31、团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例造成的当你面临很多工作而不知所措时，应该想到帕累托原则锻炼自己寻找占20重要工作，并解决它。因为我们不是全能，也不想做完美主义者，能力、时间、空间总是会受到限制的。所以另80的工作没有完成，就不再显得那么重要了。故事资料 穆尔的故事穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的

32、时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-MoorePaintCompany)的董事长。故事资料 穆尔的故事这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了80/20原理：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。警示人歌今日复明日，今日何其少！今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。为君聊赋今日诗，努力请从今日始！今日歌明日复明日，明日何其多！我生待明日，万事成蹉跎。世人苦被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠。百年明日能几何？请君听我明日歌。明日歌谢谢 谢谢