XX公司办公设施管理制度.pdf

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1、 1 公司办公设施管理规定 第一章 总则 一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作 效率和使用寿命，特制定本规定。二、适用范围。本规定所指的办公设施包含公司所有办公设备及办公家具。第二章 职责 使用部门：负责设备日常使用保养及设备的及时报修,发现办公设备及设施存在故障时，应及时填写办公设备维修申请单向行政部提出维修申请；行政部:负责办公设施采购的统一申请,设备的日常检查及设备的简单维护，并及时处理有关申请，如简单维护仍不能解决问题，协调科技信息部进行设备维修或发外维修;物资管理部：负责办公设施及设施维修所需部件的采购；科技信息部：接到协调工作申请后,由科技信息部负责协调完成

2、工作;计划财务部:对办公设施的采购、维修费用进行审核批准，及需报废物品的残值核算工作；总经理：负责办公设施的采购、规模较大维修等费用的审批。第三章 办公设施管理 第一节 办公设施日常管理 一、办公设施分类：（一）办公设备：包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品.(二）办公家具:包括办公桌、椅、文件柜、会议桌、会客桌等物品。二、办公设施采购:（一）各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报行政部，行政部根据公司整体需求提出相应意见，报总经理助理审核，总经理批准后方可实施采购.(二）按上述流程完成采购申请的审批手续后

3、，由物资管理部负责统一购买。办公设施采购到货后由行政部办理登记、建账、发放等手续。三、日常管理：（一）办公设施编号 2 1、办公设施实行编号管理，由行政部在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号.2、编号办法：编号形式为：公司名称缩写+分类符号+数字代码。（1)办公设备编号(QQ-SBXXX；包括:电脑,打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品）。（2）办公家具编号(QQ-JJXXX；包括：办公桌椅，会议台,洽谈台,文件柜等物品）。（二）办公设施的标牌：为即时贴,办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。使用权属各部门,各部门负责人及办公设施的使用人对办公设施的完好性负责。（三)台账

4、管理 所有办公设施的管理应登记造册建立台账、规范管理。四、办公设施的异动管理：（一）办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报总经理助理审批，方可办理相关手续。（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经行政部审核同意后,办理移交手续.（三）按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，行政部应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。五、办公设施的维修：1、发现办公设备及设施存在问题时，由使用部门到人事行政部填写办公设备维修申请单（见附件）；2、行政部接到申请单后，由部门经理进行审

5、批,如属于本公司办公区域内的设备立即派人进行检查维修，如属于物业公司管理，立即联系物业公司处理；3、如果待维修设备有部分零件破损需要更换，人事行政部应协调物资部进行采购；4、简单维修未能解决问题，由行政部协调科技信息部进行检修,或联系外部专业公司进行维修；5、联系外部公司所需费用需由行政部做出预算,报计划财务部及总经理审批；6、达到报废年限和无法进行维修的设备可由使用部门申请报废;7、如设备是人为原因损坏，人事行政部核查后将进行报废处理及处罚相关责任人，设备按评估后价值按价赔偿；8、属于物业公司负责的办公设备维修由人事行政部联系物业公司解决。六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由行政

6、部妥善保管。七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的,由直接责任人承担直接经济损失。八、行政部会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月 15 3 日前，将办公设施清理情况报告公司领导,同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。第二节 电脑管理 一、日常管理(一)公司办公电脑的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。（二）公司电脑由各使用人负责保管。三、注意事项(一）公司电脑原则上专人专用(未配备电脑人员，不是使用他人电脑），使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码，不得将密码泄

7、露他人。(二）不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭。（三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用.(四)电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。四、其他 公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理.第三节 复印机、打印机管理 一、日常使用管理（一）复印机由行政部负责管理。（二)复印机统一由行政部指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机.（三)各部门需复印的文件资料必须经登记、签名,登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印.（四

8、）各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后方可拿取.（五）其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件.二、注意事项:（一)文员应严格遵守保密制度,不得将文件材料的内容向外泄露.废纸应及时收集、销毁.（二）文员要定期检查、保养设备.出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态.（三）保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境.4 第四节 传真机管理 传真机的使用注意事项：（不得把下列稿件传入传真机)1、涂改液未干或稿件有涂层；2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲；3、破裂的稿件或稿件过厚;第五节 其他设备管理 所有设备均是公司的财产,各使用人必须保管好使用的设备,有问题应及时通知行政部协助解决。