模拟召回演练记录有机认证.pdf

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1、 2015 年度 产品召回演练档案 品名：黄芪 分类：干品 日期：2015 年 8 月 编制：审核：一、案情描述 2015 年 8 月 5 日，客户致电到我司2015 年 7 月 16 日产品批次号为 20150716T01 的产品黄芪发现霉变，不符合客户要求。当日，仓库管理员立即统计该批次的产品一共600 件，当中有300 件已运至客户处。为了避免市场投诉和免遭遇品质危机，经公司管理层会议讨论决定，决定将该问题批次产品实施召回，以降低公司的损失和挽救公司的声誉。根据公司的产品召回控制程序应立即开始展开召回工作。二、计划拟定 产品召回、撤回演练计划 目的：演练公司产品召回控制程序，测试公司处理

2、一旦产品发生质量、安全问题时需召回、撤回产品的能力，验证公司有机管理体系。召回产品：黄芪 产品分类：干品 所属客户：谦礼国际贸易（上海）有限公司 召回原因：客户反映公司的黄芪产品存在霉变现象，存在市场违规风险，严重时将影响公司和客户的声誉，经公司管理层会议讨论后，决定召回。涉及范围：批次号为20150716T01，包装数600 箱,300 箱运至客户处 参与部门：综合部、国贸部、生产部、品控部 演练时间：2015 年 8 月 备注：编制：审核：批准：日期：日期：日期：三、成立召回行动小组 总经理迅速召开紧急会议并确立职责分配：召回小组 姓名 部门/职务 电话/手机 组长 董事长 组员 人事经理

3、 组员 品控经理 组员 生产经理 组员 国贸经理 1.召回组长组织相关人员进行审核评估，并制定召回步骤和期限。2.生产部：立即黄芪的生产线进行冻结，等待品控部的抽样检测结果决定是否需返工或复产。3.品控部：立即对黄芪的库存所有批次进行抽样检测，待检测结果决定是否需返工或复产。4.国贸部：同客户采取电话、邮件的方法联系具体召回事宜。确定召回所需时间，并办理具体退运手续。5.计划部：对本批的剩余产品进行封存、标识、隔离，正在发运的黄芪货物全部暂停。6.综合部：关注客户、销售商和市场动态，随时做好危机公关准备。四、召回步骤和期限 步骤 开始时间 完成期限 责任人 实际完成期 确认回收范围 2015.

4、8.5 2015.8.5 2015.8.5 编制回收公告 2015.8.5 2015.8.5 2015.8.5 发布回收信息 2015.8.6 2015.8.6 2015.8.6 产品回收行动 2015.8.7 2015.8.12 2015.8.15 回收产品处理 2015.8.12 2015.8.17 2015.8.17 确认回收完成 2015.8.12 2015.8.15 2015.8.15 编制回收报告 2015.8.6 2015.8.20 见报告 说明：确认回收范围：见召回计划，如果后续品控部加抽测的结果异常，必要时扩大召回的范围和数量。编制回收公告：根据召回计划和后续品控部加抽测的结

5、果编制，内容见客户召回告知书。发布回收信息：国贸部第一时间与客户取得联系后，通过邮件或传真和方式传递正式公函到客户方，并及时知会客户进行确认和协助，必要时对客户透露足够的信息和安抚客户的情绪。产品回收行动：国贸部与客户达成良好协商后，将产品作退运处理，并通知计划部和生产部做好准备随时接收市场召回的产品。回收产品处理：计划部将召回的产品隔离存放在仓库，并与生产部核实召回产品的信息，如召回产品的型号、款名、批次、箱数、数量。生产部安排对召回产品进行返工处理，无法返工的产品依照程序进行报废。确认回收完成：品控部对计划部和生产部提交的数据进行核实，并对退回的产品进行抽检确认。编制回收报告：见召回小组职

6、责。五、客户召回告知书 产品回收通知（函）尊敬的谦礼国际贸易（上海）有限公司负责人：您好！我司2015 年 7 月 16 日发货到贵方的黄芪干品存在质量隐患，为保持双方良好合作关系和维护两方的商誉，我司决定自费紧急召回批次号为20150716T01、包装数600 箱的黄芪干品。希望贵方接此函后，予以协助。如产品已销往市场，请协助我司回收。商祺 XXX 有限公司 2014 年 8 月 5 日 六、召回产品回收记录 回收产品描述：（种类、生产日期、产品批号、数量、原因）2015年 8月 5日，客户致电到我司2015年 7月 16日产品批次号为20150716T01的产品黄芪发现霉变，不符合客户要求

7、。当日，仓库管理员立即统计该批次的产品一共600 件，当中有300 件已运至客户处。为了避免市场投诉和免遭遇品质危机，经公司管理层会议讨论决定，决定将该问题批次产品实施召回，以降低公司的损失和挽救公司的声誉。回收实施情况：2015 年 8 月 6 日已由国贸部传真发书面通知函，要求客户予以配合召回工作。2015 年 8 月 7 日，客户完成第1 批产品收集、整理、打包、退运手续，首批退回220 箱。承运公司：浩川物流。2015 年 8 月 8 日，客户完成第2 批产品收集、整理、打包、退运手续，末批退回80 箱，承运公司：浩川物流。2015 年 8 月 13 日，我司收到第1 批召回产品，经清

8、点核查，为220 箱，与客户提供的信息一致。存储于1 号仓库，办理人：王晓燕。2015 年 8 月 15 日，我司收到第2 批召回产品，经清点核查，为80 箱，与客户提供的信息一致。存储于1 号仓库，办理人：王晓燕。回收处理状况（产品数量及处理措施）：品控部对召回产品抽5%作产品测量是否超标，或趋向超标。结果显示抽检的结果与客户抽测的结果基本一致，有霉变现象，产品暂冻结在仓库，等待高层决策。记录人：审核人：日期：七、召回产品处理记录 召回产品名称 黄芪 批号及生产日期 20150716T01 召回数量 300 箱 召回日期 2015 年 8 月 6 日 召回产品确认 与 危害产生原因分析 1、

9、2015 年 8 月 15 日，产品召回入库，仓储部实施了隔离并标识。2、品控部对此次召回产品的重复确认，属于产品霉变，不符合客户要求和国家法例要求。3、经现场分析和追溯调查，本次霉变原因真空不足，导致产品在一个月后发生霉变。处理方案 1、针对此次事件，召开所有生产相关人员进行生产技术方面知识的培训，以提高全员质量安全意识，并保证其运用到实际生产中。2、安排其他合格批次产品补送给谦礼国际贸易（上海）有限公司。本召回批次产品全部报废。处理结果 参考处理方案 处理日期 2015 年 8 月 17 日 验证 已处置完毕 验证人：备注 记录人：日期：八、产品召回模拟演练总结报告 2015 年 8 月

10、5 日我公司对已销售的黄芪干品，进行了一次召回模拟演练，演练过程如下：1、召回的实施过程 1）安全小组组长：制定召回步骤和期限。参考召回步骤和期限。2）生产经理：立即停止黄芪的生产，并由安全小组对有机管理体系进行全面确认。3）国贸部：同客户采取电话，传真方法发布产品回收通知函联系具体召回事宜。确定召回至公司所需时间为大约7 个工作天（2015 年 8 月 7 日8 月 17日），并办理退运手续。4）计划部：对本批的剩余产品进行封存、标识、隔离。5）生产部：将此批次剩余原料以及以此原料加工的产品半成品全部暂停生产、包装；并由食品安全小组进行隔离、评估。2、召回过程的实施情况 1）2015 年 8 月 6 日已由国贸部传真发书面通知函，要求客户予以配合召回工作。2）2015 年 8 月 17 日，客户完成退运手续，将不合格产品召回入库隔离。3、召回产品的处置：1）此批产品按计划于8 月 13 日和15 日（2 天）运回公司；2）计划部安排准备好空库位准备召回产品的存放。3）产品退运回厂后的处理：将该批产品全部报废。在整个召回过程中各部门积极配合，在较短的时间内很好的完成了召回工作，此次召回演练过程按预定的计划进行，没有发生异常问题，经过此次对已销售的产品进行召回演练，说明我公司的产品召回程序有效可行。