紧急采购控制制度.pdf

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1、紧急采购控制制度紧急采购控制制度第第 1 1 章章总则总则第 1 条目的（如果不适用可以删除或修改）为了以下目的，特制定本制度。1保证物资供应及时，避免造成采购成本增加、物资供应不足、延误企业生产或影响经营活动的情况。2降低企业采购成本，控制紧急采购质量及价格风险。第 2 条职责划分（如果不适用可以删除或修改）1采购经理负责组织紧急采购作业、签订采购合同。2采购专员负责执行紧急采购作业、跟催采购订单。3财务部负责审核紧急采购审批单、采购合同，按照采购合同付款。4仓储部或质量管理部验收人员负责验收紧急采购物资。第 3 条审批权限（如果不适用可以删除或修改）1价值元以上的紧急采购物资订单由总经理或

2、主管副总审批。2价值元以下的紧急采购物资订单由采购经理审批。第 4 条相关定义（如果不适用可以删除或修改）紧急采购是指企业在生产经营紧急的情况下，来不及纳入正常采购计划而必须立即进行的物资采购行为。第第 2 2 章章紧急采购的申请与审批紧急采购的申请与审批第 5 条紧急采购申请条件（如果不适用可以删除或修改）出现下列情况之一者，企业需进行紧急采购。1生产部即将停工待料。2需连续进行的工序或关键工序。3事故紧急抢险。4市场出现急剧变化。5企业临时决定变更产品工艺。6影响企业正常生产经营的其他相关情况。第 6 条紧急采购审批程序（如果不适用可以删除或修改）紧急采购应按照以下程序进行审批。1 请购部

3、门填写“紧急采购申请审批单”（如下表所示），注明需采购物资的基本信息，同时详细说明紧急采购原因，经部门经理签字后交采购部。紧急采购申请审批单紧急采购申请审批单物资名称型号/规格用途底价参考价格请购数量请购原因采购经理审批总经理/主管副总审批请购部门经理确认请购部门：申请人：申请日期：年月日2.请购部门应直接将“紧急采购申请审批单”交采购经理审批。如果采购总额较大或物资特殊，采购经理无权审批的，请购部门应将“紧急采购申请审批单”提交总经理或主管副总审批。3.紧急采购审批后，采购经理组织实施紧急采购。第 7 条 特殊规定（如果不适用可以删除或修改）1.特殊情况下，请购部门可直接请示企业总经理，在紧

4、急采购后补办相关审批手续。2.一些低值易耗生产物资的紧急采购允许由采购经理直接审批，先行采购，采购后再补充相关手续与文件。第第 3 3 章章 紧急采购作业管理紧急采购作业管理第 8 条 选定采购方式（如果不适用可以删除或修改）采购专员应按照以下规范选择较为合适的采购方式。1.为了降低采购管理成本和采购价格，缩短采购周期，采购专员应尽量选用电子采购方式。2.大宗标准化物资采购应考虑使用招标采购方式，是否选择公开招标方式应参照以下标准。(1)采购物资技术含量高、价格变化幅度大，采购项目涉及内容多的情况，应该采取公开招标方式。(2)采购物资数量较少、属于标准产品、规格标准统一、价格变化幅度不大的情况

5、，不适宜采取公开招标方式。(3)采购方案不细，采购物资技术复杂、没有办法计算出准确的价格的情况，不适宜采取公开招标方式。(4)人员较少、专业知识缺乏、不具有组织招标工作的相应能力的情况，不适宜采取公开招标方式。3.原则上，紧急采购不选用国际采购方式，除非国内没有供应的特殊情况方可使用国际采购方式。选用国际采购方式时，需要选用较为快捷的运输方式。第 9 条 下达紧急采购订单1.采购专员根据已确定的采购作业方式执行采购作业。2.采购专员执行紧急采购作业时，要确定紧急采购物资的采购价格，付款方式交货的时间、地点、方式等内容。紧急采购物资相关内容应符合以下规范，如下表所示。紧急采购物资相关内容规范紧急

6、采购物资相关内容规范内容概要内容概要备选供应商采购价格具体内容具体内容 备选供应商应在采购部的供应商档案中选择 采购价格不应超过底价 紧急采购应尽量选择先供货后付款的付款方式付款方式 遇到必须先付款才能采购的情况，采购专员上报总经理审批后执行3.采购专员应填写“采购申请表”交相关权限审批人审批。4.经总经理、主管副总或采购经理审批通过的“采购申请表”交财务部审核。5.采购部与供应商签订采购合同。采购合同的内容须符合国家相关法律的规定和企业合同管理相关规定。第 10 条 紧急采购订单跟踪1.采购专员下达采购订单后，应跟踪采购订单备料生产情况，确保紧急采购物资按时交货。2.紧急采购物资交货前，采购

7、专员应准备相关资料，通知验收人员做好验收准备、请购部门做好接收准备。3.采购专员根据供应商交货时间、请购部门使用时间以及物资是否需要紧急放行等情况，做好相应的协调处理。(1)验收人员执行紧急放行工作应参照企业紧急放行管理制度相关规定进行，采购专员跟踪监督紧急放行执行过程。(2)对于不需要紧急放行的物资，验收人员应参照企业物资验收管理制度，规范、快速地进行验收。第 11 条 紧急采购交货后处理1.采购专员根据验收结果向财务部申请付款，并将相关采购合同或订单、验收单等资料一同传送至财务部。2.采购专员将采购作业资料留存档案副本，作为采购作业依据。企业档案管理人员将采购作业资料整理归档。第 4 章 附则第 12 条 本制度由采购部负责制定，解释权、修改权归采购部所有。第 13 条 本制度自公布之日起开始实施。