excel表格常用技巧大全有哪些.pdf

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1、excel 表格常用技巧大全有哪些 E_cel 表格的操作技巧 E_cel 表格的基本操作一：修改字体 首先，从输入开始，先来调整字体吧。在工具栏那里一开始就可以发现字体的工具框了，在这里可以快速更改字体类型、大小、颜色等等的。E_cel 表格的基本操作二：更改对齐方式 打好字，或者打字之前，都需要按照需要来调整字体的对齐方式的。在对齐方式工具栏中，可以快速随意地更改字体对齐方式，第一个小框中上三个图标是调整横向对齐的，下三个是调整纵向对齐的。而第二个框中还有一键调整字体的排列方向，第三个框中可以一键设置自动换行等。E_cel 表格的基本操作三：添加符号 如果想要输入一些数据制作消费统计表的话

2、，那么就要输入￥这个符号了，一次次输入太麻烦了，直接在数字框那里，第一个就是货币的标志了，可以选择一批数据，批量添加呢。当然百分号、小数点也可以在那里快速修改。E_cel 表格的基本操作四：插入和删除单元格 在单元格工具框中，可以快速一键插入或删除单元格。比如，有时输入的时候，输漏了一行数据，在这里点击插入下面的小三角，选择插入行就 OK 啦。E_cel 表格的基本操作五：常用函数一键搞定 如果需要求某几个单元格的和或者积之类的，那么就要用到公式了，但是不懂公式咋办?直接在在编辑框里面的第一个里找就可以了，点击求和(默认是求和的)的小三角，然后选择其他函数，就能直接找到自己想要的函数了。E_c

3、el 表格的基本操作六：快速求和、求平均值 想要直接知道某几个数的和或者平均值，那么直接选中那几个数就可以知道了。选择之后，在最下方的状态栏中，就有求和、平均值、和计数显示。E_cel 表格的基本操作七：如何输入身份证号等长数字?输入一行长的数字怎么自动变样了?例如，我输入一行身份证号，变成都变成看不懂了?想要输入一行长的数字怎么办?这个简单，只要更改一下数字种类就可以了。选中单元格，然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”。设置好之后，再输入的话，无论多长的数字，都不会变样的。温馨提示，记得是先设置好格式再输入，不然第十四位数之后的数字都回变成 0 的。E_cel 表格的基本操作

4、八：格式刷 例如七所说的，设置好了，但是要一个一个修改，数量少的话还好，数量庞大得话，就那么就悲剧了。没事，用格式刷就 OK 了，在工具栏“开始”的第一个框中。格式刷的使用很简单，只要点击一下格式刷，然后在选择要复制的格式，最后就是选择要修改的个单元格了，可以批量修改的哦。E_cel 表格的基本操作九：快速一键制表 没有制过表的人，是否感觉制表很复制，或者很麻烦?其实不然，在 E_cel 表格中，只要一键就能制表。选中一些数据，然后在上方工具栏中选择“插入”，再打开“图表”，最后根据自己的需要，选择表格样式就能轻松制成专业的表格了。E_cel 表格的基本操作十：快速复制粘贴 当你在输入数据中，

5、如果需要输入 1、2、3这样按顺序的数字的时候，一个一个输入，太麻烦了，想省点功夫，是否有法?有的，只要使用鼠标一拖，就完事了。选中一个或一些数据，然后把光标移到选中框的右下角，光标变成一个加号的时候，向下拖动，就会智能帮你填 1、2、3了。(温馨提示，这个一拖的功能还有格式刷的作用。)E_cel 中进行表格高级基础操作的方法 1.数据输入虽然看似简单，但有很多基本的东西要注意 首先讲讲各种表格的术语,工作簿与工作表:一个电子表格文件就是一个工作簿，一个工作簿可以包含多个工作表(默认为 3 个：sheet1、sheet2、sheet3)工作表标签：sheet1、sheet2、sheet3 就是

6、标签，可以重命名，双击或者右键点击选择“重命名”即可。其他很直观的就不说了，看下图：输入各种类型的数据：可以输入数值、文本、日期等各种类型的数据。如图所示，创建一个家庭收支情况表并输入数据。具体操作步骤：启动 E_cel，窗口中自动打开一个空白工作簿。在 A1 单元格中单击鼠标，输入标题文字“家庭收支流水账”按回车键 Enter，光标自动向下跳到 B1 单元格。提示：默认情况下，按 enter 建，光标将会自动向下移动。如果要改变光标移动方向可以通过以下方法设置：依次单击“文件”选项卡“帮助”“选项”命令，打开“E_cel 选项对话框，在左侧类别中单击”高级“，在右侧”编辑选项“区的”方向“下

7、拉列表中指定光标移动方向(如图)从 B1 单元格从左向右依次输入表格的列标题：序号、发生日期、摘要、收入金额、支出金额、余额。在“序号”所在 A 列的 A2 单元格中输入第一个序号“01”。注意：在数字前需要先行输入一个西文单撇号“”，将其指定为文本格式，才能正确显示出数字前面的“0”。在“发生日期”所在 B 列的 B2 单元格中输入第一个日期“2/1”，以斜杠“/”分隔月日，按回车键Enter确认，单元格中自动显示“2月1日”。提示：E_cel 提供多种日期显示格式，其具体的设置方式可参见后面的设置数据格式中的介绍。在“余额”所在 F 列的 F2 单元格中输入第一个计算公式：“=D3-E3”

8、(余额=收入-支出)，按回车键 Enter 确认。依次输入摘要及收入金额。对工作簿进行保存。E_cel2010 版本默认的文件名后缀为._ls_，还可以将其保存为其他类型，如存为 E_cel 97-2003 工作簿格式(._ls)等。向单元格中自动填充数据 序列填充是 E_cel 提供的最常用的快速输入技术之一。分别选择 A3、B3 单元格(也可以两个单元格同时选择)，向下拖动”单元格填充柄“至第 17 行。(自动填充数据的各种方法专门写一篇来讲解，这里只是最基础的东西，看下面引用链接)E_cel 表格实用技巧大全 一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于 500 分的

9、分数以蓝色显示，小于 500 分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入 500，单击格式按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击添加按钮，并以同样方法设置小于 500，字体设置为红色，最后单击确定按钮。这时候，只要你的总分大于或等于 500 分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。二、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选

10、择“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“”，最后单击确定按钮。三、分数排行:如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“”，最后单击确定按钮 四、控制数据类型 在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。幸好 E_cel 2003 具有自动判断、即时分析并弹出警

11、告的功能。先选择某些特定单元格，然后选择“数据有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符?例如：在单位的人事资料，在 e_cel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如

12、果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：1)假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B列;2)在 B2 单元格写入：=13 A2 后回车;3)看到结果为 13_ 了吗?鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2 “13”后回车。2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数?打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的

13、文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。3、在 E_CEL 中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成 1 月 1 日，1月 2 日等日期形式，怎么办?这是由于 E_CEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在”数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 4、在 E_CEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件?点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。5、用 E_cel

14、做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成?在 E_CEL 的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即 可。这样 E_cel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。6、在 E_cel 中如何设置加权平均?加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在 E_cel 中可设置公式解决(其实就是一个除法算式)，分母

15、是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。7、如果在一个 E_cel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打印多个工作表?把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话，E_cel 自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.”)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。8、E_CEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决?如果序号是不应随

16、着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作E_CEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。9、用 E_cel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头(如编号、工资.)，想输出成工资条的形式。这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。10、在 E_cel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项

17、都无济于事，该怎么办?这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在 Windows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“，”)，按“确定”按钮结束。这样再打开 E_cel 就一切都正常了。11、如何快速选取特定区域?使用 F5 键可以快速选取特定区域。例如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2：A1000。12、如何快速返回选中区域?按 Ctr+Bac

18、ksPae(即退格键)。13、如何快速定位到单元格?方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。14、“Ctrl+_”的特殊功用 一般来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl+_ 键可选定整个表格。Ctfl+_ 选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容?选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl+Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。

19、17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办?如果你知道所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr+A 键，E_cel 则自动进入“函数指南步骤 2 之 2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置?按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头(空心箭头)，然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在

20、单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。19、如何让屏幕上的工作空间变大?可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化 E_cel 窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。20、如何使用快显菜单?快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。21、如何使用快显菜单?快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作

21、需要选择不同命令。22、如何防止 E_cel 自动打开太多文件?当 E_cel 启动时，它会自动打开_lstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，E_cel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于_lstart 目录下的文件移走。另外，还要防止E_cel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”“选项”“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。23、如何去掉网格线?1)除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效;2)除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的

22、也是淡灰色表格线)，一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的 E_cel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。24、如何快速格式化报表?为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 E_cel 预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等 6 个

23、“应用格式种类”选项，若某项前面的“_”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。25、如何快速地复制单元格的格式?要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。26、如何为表格添加斜线?一般我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。其实，我们可以使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加

24、文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”“图案”，选择“无边框”项即可。27、如何快速地将数字作为文本输入?在输入数字前加一个单引号“”，可以强制地将数字作为文本输入。28、如何定义自己的函数?用户在 E_cel 中可以自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或插入一页新的模块表(Module)，在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按 Enter 确认后完成编写工作，E_cel将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就可以与使用 E_ed内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：Function Zm(a)If a 60

25、Then im=不及格”Else Zm=“及格”End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF._LS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保 MYUDF._LS 被打开，然后使用下述链接的方法：=MYUDF._LS!ZM(b2)30、如何快速输入数据序列?如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为

26、何不让 E_cel 自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 E_cel 内部规定的序列进行填充。如果能将自己经常要用到的某些有规律的数据(如办公室人员名单)，定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸!选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如：张三，李四，王二)，单击“增加”按钮将输入的序列保存起来。31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键

27、拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列此时，你可以根据需要选择一种填充方式。32.如果你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项?不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”“选项”“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“

28、确定”按钮返回工作表，下次就可以用这个序列项了。33、上例中，如果你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列?选定单元格区域，选择“数据”“筛选”“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。34、如何对工作簿进行安全保护?如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出。工作簿(表)被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这

29、样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。注意：不要忘记你设置有“口令”。35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?对那些加了保护的单元格，还可以设置颜色和底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感觉。但却带来了问题，即在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”“页面设置”“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。