11行政专员岗位说明书.pdf

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1、行政专员岗位说明书 基 本 信 息 职位名称 行政专员 所在部门 行政部 上下级 直接上级 行政部经理 人数 1 直接下级 保洁员 人数 1 薪资结构 基本工资+岗位工资+绩效奖金+年终奖 岗位职责及主要任务 工作概述 负责公司办公用品及办公设备管理、通讯管理、协议酒店管理、客户接待及公司执照、证书年检、申办等工作。岗位职责 主要任务 1、负责公司办公用品、礼品及办公设备管理；1、收集各部门办公用品需求，拟定申购计划报采购部，配合采购部采购；2、采购到位后在两个工作日内发放到位;3、对各部门提出的办公设备设施维修申请，在一个工作日内报修完毕；2、负责公司通讯录的维护与管理；1、登记、汇总员工手

2、机号码、QQ 号、邮箱等通讯联络方式，有变化时,在两个工作日内修订完并发送到主管（含项目经理、总工）及以上岗位人员;3、负责客户接待及协议酒店管理；1、接听来电，接待来访人员，并及时转告相关同事；2、按照接待人员需求安排对来访客人住宿及就餐;3、收集合适的酒店信息，签订合作协议；4、负责公司证照年检、申办及保管工作;1、收集执照、证书年检、申办所需的材料；2、按照流程和要求及时办理相关手续；3、编制相关执照、证书外借、领用的相关流程、手续并严格实施;4、负责做好公司资质网络平台的维护和信息收集、反馈工作；5、负责公司办公环境的日常维护工作；1、制订公司办公环境清洁卫生流程和标准;2、每天检查环

3、境卫生情况,督促保洁员按标准进行清洁,及时解决出现的问题；6、负责公司外来文件、快递的收发工作;1、负责接收外来的文件、传真、快递、信件等，并在当天转交或通知相应人员；7、负责外联及其他行政后勤服务工作.1、按公司领导的安排，负责与内、外部人员的联络、协调工作；2、协助同事完成文件打印、复印、装订的文件处理工作。本岗位关键绩效指标 关键绩效指标 指标定义及考核标准 工作延误次数 提交报表、资料、物品及信息传递、外部联系、办公设施维修等工作中出现延误、差错、遗漏的次数，每出现一次扣 10 分 办公环境脏乱差次数 办公环境因自身检查督促不到位而出现脏乱差的次数，每出现一次扣 10 分 客户投诉次数

4、 工作中出现客户（含内部同事）投诉，经调查属实的，每出现一次扣 50 分，出现两次该项不得分 文件保管差错次数 保管的证照、文件、资料、物品等出现丢失的次数，每出现一次扣 50 分 服务满意度 根据服务满意度调查结果 备注 1、月度考核结果与绩效奖金挂钩；任 职 要 求 项 目 必备要求 期望要求 教育程度 学历 大专以上 本科 专业 文秘、行政管理相关专业 知识要求 一 般 了解 档案管理、商务礼仪 工作技能 计 算 机操作 熟练使用各种办公软件（word、excel、ppt）写 作 能力 能按要求编制各类文件资料，语句通顺易懂 素质能力 沟 通 能力 1、表达时能用言简意骇的语言,清晰的阐

5、明观点,便于对方理解；2、沟通中能注意倾听别人讲话,不随意打断别人;3、能够使用恰当的表情和肢体语言,构建一个和谐的沟通氛围；4、能够根据环境,对象的不同,采取不同的沟通方式与策略。服 务 意识 1、以客户为中心，工作计划及流程按照客户需求进行调整;2、对客户提出的需求能主动的协调各方面资源予以满足；3、将为客户创造价值作为工作的最终目标和努力方向。分析、解决问题 1、能从多个维度去分析问题，从而迅速的理清思路、抓住关键;2、在问题发生时，能够尽可能的征求各方的意见和解决方案,迅速采取行动以解决问题；3、能从问题的表象分析深层次的原因,从而制订相应的措施杜绝隐患，保证同类问题不再发生.主动性

6、1、在超额完成职责范围内的工作的前提下，主动提出承担新的工作任务；2、在别人需要帮助时，能主动提供力所能及的帮助；3、工作中敢于打破固有模式,用新办法、新思路对原有工作进行创新;4、发现问题后，能主动向上级或相关部门反馈；5、经常就其他部门、岗位的工作提出合理化改进建议。责任心 1、在工作中能够以身作则,即使在没有监管的情况下，也能严格按制度、流程操作；2、热爱自己的工作,即使在出现困难、挫折时，不抱怨、不推诿、不妥协，坚持按高标准完成工作;3、经常对自身工作进行总结和反思，尝试采用新的方法、行动，不断提高效率和效果。工作经验 1、2 年以上行政管理经验,熟悉相关证照办理的流程；应注意避免的工作失误 1、服务态度生硬；2、出现问题不能及时发现和解决；工 作 条 件 一、工作场所 办公室 二、工作时间 标准工时工作制，工作时间固定 三、工作强度 工作强度一般，偶尔需要加班 四、工作环境 工作环境较好，无高风险操作 五、临时性工作 以常规工作为主，偶尔需要应对突发的临时情况，以协调、解决突发问题为主 六、办公条件 提供电脑、办公用品，交通费、话费补贴 职 业 发 展 可代理的职位 人事专员 可晋升的职位 行政部经理