《商务礼仪》项目五商务仪式礼仪.ppt
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1、项目五项目五 商务仪式礼仪商务仪式礼仪 任务一任务一 掌握签字仪式礼仪掌握签字仪式礼仪任务二任务二 掌握开业仪式礼仪掌握开业仪式礼仪案例导入案例导入因仪式布置不当因仪式布置不当而告吹的生意而告吹的生意 经过长期的谈判,恒昌公司终于同美国的一家跨国公司谈妥经过长期的谈判,恒昌公司终于同美国的一家跨国公司谈妥了一笔大生意,双方决定为此举行一个签字仪式。了一笔大生意,双方决定为此举行一个签字仪式。由于双方的谈判工作是在中国进行的,因此签字仪式便由中由于双方的谈判工作是在中国进行的,因此签字仪式便由中方的恒昌公司来负责。为了表示对美方的重视与尊重,恒昌公司方的恒昌公司来负责。为了表示对美方的重视与尊重
2、,恒昌公司的工作人员精心布置了签字厅,将中方的国旗摆在签字桌的右侧、的工作人员精心布置了签字厅,将中方的国旗摆在签字桌的右侧、美方的国旗摆在签字桌的左侧。美方的国旗摆在签字桌的左侧。然而,在签字仪式正式举行的那一天,美方人员见到签字厅然而,在签字仪式正式举行的那一天,美方人员见到签字厅的布置后恼火不已,并拒绝进入签字厅,最终决定取消与恒昌公的布置后恼火不已,并拒绝进入签字厅,最终决定取消与恒昌公司的合作。恒昌公司的生意就此告吹。司的合作。恒昌公司的生意就此告吹。问题:请思考,美方人员为什么会取消与恒昌公司的合作?问题:请思考,美方人员为什么会取消与恒昌公司的合作?任务一任务一 掌握签字仪式礼仪
3、掌握签字仪式礼仪 签字仪式签字仪式是指业务双方或多方正式签署合同或协议时所举是指业务双方或多方正式签署合同或协议时所举行的一种仪式。它是商务谈判或洽谈的后续程序,是对谈判或行的一种仪式。它是商务谈判或洽谈的后续程序,是对谈判或洽谈成果的一种公开化和固定化。洽谈成果的一种公开化和固定化。签字仪式礼仪签字仪式礼仪是指各方人员在举行签字仪式时应遵守的礼是指各方人员在举行签字仪式时应遵守的礼仪程序和规范。仪程序和规范。一、签字仪式的准备一、签字仪式的准备 签字仪式的准备主要包括准备合同文本、确定出席人员、签字仪式的准备主要包括准备合同文本、确定出席人员、选择签字场地和布置签字厅。选择签字场地和布置签字
4、厅。(一)准备合同文本(一)准备合同文本 1文本定稿文本定稿 在谈判或洽谈结束后,签约各方应指定专人共同审定合同在谈判或洽谈结束后,签约各方应指定专人共同审定合同中的各项具体条款及其表述,并核对与合同相关的附件、批文、中的各项具体条款及其表述,并核对与合同相关的附件、批文、证明等材料的真实性、完整性和准确性,最终使合同文本定稿。证明等材料的真实性、完整性和准确性,最终使合同文本定稿。2确定语言文字类型确定语言文字类型 具体情况有如下两种:具体情况有如下两种:双边签约的签字文本应同时使用双方法定的官方语言文双边签约的签字文本应同时使用双方法定的官方语言文字撰写,必要时还可以使用国际通行的第三方文
5、字,如英文、字撰写,必要时还可以使用国际通行的第三方文字,如英文、法文;法文;多边签约的签字文本应使用经各方协商确定的语言文字多边签约的签字文本应使用经各方协商确定的语言文字撰写。撰写。3确定正本和副本确定正本和副本 正本正本即签字文本,其数量通常与签约方的数量一致,正本即签字文本,其数量通常与签约方的数量一致,正本签字后由签约各方保存或由专门的机构保存。签字后由签约各方保存或由专门的机构保存。副本副本是为了方便工作而按照正本制作的,其内容与正本相是为了方便工作而按照正本制作的,其内容与正本相同,其效力、印制数量和各方保存的份数由签约各方协商确定。同,其效力、印制数量和各方保存的份数由签约各方
6、协商确定。一般情况下,副本不用签字、盖章,或者只盖章、不签字。一般情况下,副本不用签字、盖章,或者只盖章、不签字。4文本盖章文本盖章 为了保证合同在签字仪式上一经签字即生效,签约各方通为了保证合同在签字仪式上一经签字即生效,签约各方通常在举行签字仪式前,在待签文本上盖上各自的公章。常在举行签字仪式前,在待签文本上盖上各自的公章。5文本装订文本装订 待签文本应用待签文本应用A4规格的高档白纸印刷并装订成册,再配以规格的高档白纸印刷并装订成册,再配以高档材料的封皮,以示郑重。高档材料的封皮,以示郑重。文本的装订通常由主办签字仪式的签约方(以下简称文本的装订通常由主办签字仪式的签约方(以下简称“主主
7、方方”)代办。)代办。(二)确定出席人员(二)确定出席人员 通常,签约各方应预先确定的人员包括主签人、助签人、通常,签约各方应预先确定的人员包括主签人、助签人、见证人和主持人。见证人和主持人。1主签人主签人 主签人主签人是签字仪式上的主要角色,其可由各签约方参与谈是签字仪式上的主要角色,其可由各签约方参与谈判或洽谈的主谈人担任,也可由各方更高级别的领导人担任。判或洽谈的主谈人担任,也可由各方更高级别的领导人担任。确定主签人的确定主签人的规则规则:主签人必须具有签字资格。主签人必须具有签字资格。主签人的职务和身份应当一致或大致相等。主签人的职务和身份应当一致或大致相等。2助签人助签人 助签人助签
8、人是指在签字仪式过程中帮助主签人翻揭待签文本、是指在签字仪式过程中帮助主签人翻揭待签文本、指明签字之处的人。指明签字之处的人。确定助签人的确定助签人的规则规则;助签人必须了解签约各方的谈判或洽谈过程,清楚待签助签人必须了解签约各方的谈判或洽谈过程,清楚待签文本的整理、起草和制作情况,并非常熟悉助签业务。文本的整理、起草和制作情况,并非常熟悉助签业务。双边签约时,签约双方应事先选定各自的助签人;多边双边签约时,签约双方应事先选定各自的助签人;多边签约时,可由签约各方自选助签人,也可由主方委派一名助签签约时,可由签约各方自选助签人,也可由主方委派一名助签人,依次协助各方的主签人签字。人,依次协助各
9、方的主签人签字。3见证人见证人 见证人通常由各方参加谈判或洽谈的人员担任,必要情况见证人通常由各方参加谈判或洽谈的人员担任,必要情况下也可请律师或公证机关的公证人员担任。下也可请律师或公证机关的公证人员担任。4主持人主持人 主持人一般由主方人员担任,但其身份应经其他各方确认。主持人一般由主方人员担任,但其身份应经其他各方确认。(三)选择签字场地(三)选择签字场地 签字场地即正式举行签字仪式的场地,其通常应根据参加签字场地即正式举行签字仪式的场地,其通常应根据参加签字仪式的人员人数和合同内容的重要程度来确定。签字仪式的人员人数和合同内容的重要程度来确定。签字场地的选择应当由签约各方共同协商确定,
10、任何一方签字场地的选择应当由签约各方共同协商确定,任何一方自行决定后再通知其他各方的行为都属于失礼行为。自行决定后再通知其他各方的行为都属于失礼行为。(四)布置签字厅(四)布置签字厅 布置签字厅的布置签字厅的总原则总原则是:庄重、整洁。是:庄重、整洁。1厅内陈设厅内陈设 标准的签字厅内应铺设地毯,并摆上签字时必用的桌椅,标准的签字厅内应铺设地毯,并摆上签字时必用的桌椅,其他陈设概不需要。签字桌通常应为长方形,桌上最好铺设深其他陈设概不需要。签字桌通常应为长方形,桌上最好铺设深色(通常为深绿色)的台布,但同时应考虑签约各方的习惯和色(通常为深绿色)的台布,但同时应考虑签约各方的习惯和禁忌。禁忌。
11、2桌椅摆放桌椅摆放 签字桌应横放于签字厅内,面对着签字厅正门。签字桌应横放于签字厅内,面对着签字厅正门。签字椅应摆放在签字桌的一侧,其数量则应根据签约方的签字椅应摆放在签字桌的一侧,其数量则应根据签约方的数量来具体确定。数量来具体确定。具体确定方法有如下两种:具体确定方法有如下两种:双边签约时,可摆放两张座椅,供双方主签人就座;双边签约时,可摆放两张座椅,供双方主签人就座;多边签约时,可只摆放一张座椅,供签约各方的主签人多边签约时,可只摆放一张座椅,供签约各方的主签人轮流就座,也可为每位主签人各提供一张座椅。轮流就座,也可为每位主签人各提供一张座椅。3会标布置会标布置 会标通常悬挂在签字桌上方
12、的醒目位置。会标通常悬挂在签字桌上方的醒目位置。会标的写法通常有如下两种:会标的写法通常有如下两种:双方签约时,由签约双方的名称、签字文本标题加双方签约时,由签约双方的名称、签字文本标题加“签签字仪式字仪式”或或“签约仪式签约仪式”构成;构成;多方签约时,由签约各方的名称、签约内容加多方签约时,由签约各方的名称、签约内容加“签字仪签字仪式式”或或“签约仪式签约仪式”构成。构成。4待签文本及相关物品的摆放待签文本及相关物品的摆放 签字桌上应事先摆放好待签文本,签约时所用的文具(如签字桌上应事先摆放好待签文本,签约时所用的文具(如签字笔、吸墨器等),话筒等物品,并在桌上放置各方主签人签字笔、吸墨器
13、等),话筒等物品,并在桌上放置各方主签人的桌牌。的桌牌。桌牌上应写明签约方的名称,以及主签人的职务和姓名。桌牌上应写明签约方的名称,以及主签人的职务和姓名。在涉外签字仪式中,桌牌上的内容应用中文和英文两种文字标在涉外签字仪式中,桌牌上的内容应用中文和英文两种文字标示。示。5国旗插放国旗插放 在签署涉外商务合同时,还应在签字桌上插放签约各方的在签署涉外商务合同时,还应在签字桌上插放签约各方的国旗。国旗的插放位置必须符合礼宾顺序。国旗。国旗的插放位置必须符合礼宾顺序。6香槟酒及酒杯的准备香槟酒及酒杯的准备 主方还应事先准备好一定数量的香槟酒和酒杯,以便签字主方还应事先准备好一定数量的香槟酒和酒杯,
14、以便签字仪式结束后,签约各方举杯庆贺。仪式结束后,签约各方举杯庆贺。二、签字仪式的座次礼仪二、签字仪式的座次礼仪 (一)并列式座次排列(一)并列式座次排列 并列式座次排列适用于双边签字仪式,基本规则如下:并列式座次排列适用于双边签字仪式,基本规则如下:签约双方的主签人与其随席人员并列位于签字桌的一侧;签约双方的主签人与其随席人员并列位于签字桌的一侧;双方的主签人按照以右为尊(以室内面向正门的视角为基双方的主签人按照以右为尊(以室内面向正门的视角为基准)的惯例居中、面门而坐,客方居右,主方居左;准)的惯例居中、面门而坐,客方居右,主方居左;双方的助签人站在各自主签人的外侧;双方的助签人站在各自主
15、签人的外侧;双方的随席人员分别站在己方主签人的座位后面,并按照双方的随席人员分别站在己方主签人的座位后面,并按照职位高低、由中间向两侧依次排开;职位高低、由中间向两侧依次排开;若是涉外双边签字仪式,则还应将签约双方的国旗分别插若是涉外双边签字仪式,则还应将签约双方的国旗分别插放在主签人的正前方,并与双方的主签人相对应,即客方国旗居放在主签人的正前方,并与双方的主签人相对应,即客方国旗居右,主方国旗居左。右,主方国旗居左。并列式座次排列图示:并列式座次排列图示:(二)相对式座次排列(二)相对式座次排列 相对式座次排列与并列式的座次排列基本相同,二者唯一相对式座次排列与并列式的座次排列基本相同,二
16、者唯一的差别在于:相对式座次排列将签约双方的随席人员移到了主的差别在于:相对式座次排列将签约双方的随席人员移到了主签人的对面(如下图所示)签人的对面(如下图所示)。(三)主席式座次排列(三)主席式座次排列 主席式座次排列主要适用于多边签字仪式,其基本规则如主席式座次排列主要适用于多边签字仪式,其基本规则如下:下:签字桌前只设一张签字椅,签约各方的主签人按照各方签字桌前只设一张签字椅,签约各方的主签人按照各方事先同意的顺序站在签字椅后面、面向签字桌,其中,排在第事先同意的顺序站在签字椅后面、面向签字桌,其中,排在第一顺序的主签人居中,其他主签人按照先右后左的顺序向两侧一顺序的主签人居中,其他主签
17、人按照先右后左的顺序向两侧由近及远地依次排开;由近及远地依次排开;签约各方的随席人员背对正门、面向签字桌就座于主签签约各方的随席人员背对正门、面向签字桌就座于主签人的对面,并按照职位高低从前往后依次排开,通常,每一方人的对面,并按照职位高低从前往后依次排开,通常,每一方随席人员的位置与其主签人的位置相对应;随席人员的位置与其主签人的位置相对应;签字时,各方主签人按照签约各方事先同意的先后顺序签字时,各方主签人按照签约各方事先同意的先后顺序依次入座签字,各方的助签人则随其所在方的主签人上前助签,依次入座签字,各方的助签人则随其所在方的主签人上前助签,并按照以右为尊的原则站立在主签人的左侧;并按照
18、以右为尊的原则站立在主签人的左侧;若是涉外多边签字仪式,则还应在会标与主签人之间插若是涉外多边签字仪式,则还应在会标与主签人之间插放签约各方的国旗,国旗的插放顺序应与各方主签人的位置相放签约各方的国旗,国旗的插放顺序应与各方主签人的位置相对应。对应。主席式座次排列图示:主席式座次排列图示:亚太空间合作组织公约多边签字仪式的座次排列图示:亚太空间合作组织公约多边签字仪式的座次排列图示:三、签字仪式的基本程序三、签字仪式的基本程序 签字仪式的签字仪式的基本程序基本程序主要包括仪式开始、签署文本、交换主要包括仪式开始、签署文本、交换文本、举杯庆贺、合影留念和退场这六个环节。文本、举杯庆贺、合影留念和
19、退场这六个环节。1仪式开始仪式开始 签约各方的全体出席人员进入签字厅,按照礼仪顺序在指签约各方的全体出席人员进入签字厅,按照礼仪顺序在指定的座位入座。定的座位入座。2签署文本签署文本 主签人签署文本时应采用主签人签署文本时应采用“轮换制轮换制”的方式进行,即需签的方式进行,即需签署多份正本文本时,各方主签人应先签署由己方保存的合同文署多份正本文本时,各方主签人应先签署由己方保存的合同文本,并将名字列于首位,然后将合同文本交由他方主签人签字,本,并将名字列于首位,然后将合同文本交由他方主签人签字,再签署由他方保存的合同文本。再签署由他方保存的合同文本。主签人签署文本时,助签人应站在相应位置协助翻
20、揭文本主签人签署文本时,助签人应站在相应位置协助翻揭文本并指明签字之处。并指明签字之处。签署文本图示:签署文本图示:3交换文本交换文本(如下图所示)(如下图所示)签约各方交换已经签字完毕的文本,以便各方保留己方首签约各方交换已经签字完毕的文本,以便各方保留己方首签的文本。交换后,各方主签人应起身站立,热情地与他方主签的文本。交换后,各方主签人应起身站立,热情地与他方主签人握手,并相互祝贺,同时还可以相互交换各自使用过的签签人握手,并相互祝贺,同时还可以相互交换各自使用过的签字笔,以作纪念。此时,全场出席人员应热烈地鼓掌,以表祝字笔,以作纪念。此时,全场出席人员应热烈地鼓掌,以表祝贺。贺。4举杯
21、庆贺举杯庆贺 签约各方的相关人员应接过一杯由礼宾小姐端上来的香槟签约各方的相关人员应接过一杯由礼宾小姐端上来的香槟酒,与他方的主签人及相关人员一一碰杯并当场饮用,然后高酒,与他方的主签人及相关人员一一碰杯并当场饮用,然后高举(以齐于眼部为宜)酒杯示意,相互道贺。举(以齐于眼部为宜)酒杯示意,相互道贺。5合影留念合影留念 合影位次的排列规则如下:合影位次的排列规则如下:按照以右为尊(以面向摄影师的视角为基准)的原则,客按照以右为尊(以面向摄影师的视角为基准)的原则,客方人员居于右侧,并按身份高低自左向右依次排列,主方人员方人员居于右侧,并按身份高低自左向右依次排列,主方人员居于左侧,并按身份的高
22、低自右向左依次排列,主客方站成一居于左侧,并按身份的高低自右向左依次排列,主客方站成一排;排;若一排站不开,则可按照前排尊于后排的规则排成两排或若一排站不开,则可按照前排尊于后排的规则排成两排或三排。三排。6退场退场 签字仪式结束后,主方应先请签约各方的最高领导人退场,签字仪式结束后,主方应先请签约各方的最高领导人退场,然后请客方人员退场,最后主方人员退场。然后请客方人员退场,最后主方人员退场。整个仪式所用的时间以半小时为宜。整个仪式所用的时间以半小时为宜。任务二任务二 掌握开业仪式礼仪掌握开业仪式礼仪 开业仪式开业仪式是商务组织或单位为了庆贺或纪念单位成立、建是商务组织或单位为了庆贺或纪念单
23、位成立、建筑工程动工或落成、项目开工或完成、道路或航线开通、新船筑工程动工或落成、项目开工或完成、道路或航线开通、新船下水等,而按一定程序隆重举行的庆典仪式的统称。下水等,而按一定程序隆重举行的庆典仪式的统称。开业仪式礼仪开业仪式礼仪是指在举办和参加开业仪式的过程中所应遵是指在举办和参加开业仪式的过程中所应遵守的礼仪规范。守的礼仪规范。一、开业仪式的准备一、开业仪式的准备 (一)人员安排(一)人员安排 成立若干专项工作小组,由各小组成员分别负责处理宣传成立若干专项工作小组,由各小组成员分别负责处理宣传事务、布置仪式现场、接待宾客、准备和发放礼品、主持仪式、事务、布置仪式现场、接待宾客、准备和发
24、放礼品、主持仪式、维护现场秩序、摄像或拍照、安排餐饮、组织娱乐、打扫卫生、维护现场秩序、摄像或拍照、安排餐饮、组织娱乐、打扫卫生、管理经费等各个方面服务。管理经费等各个方面服务。(二)舆论宣传(二)舆论宣传 舆论宣传的方式主要有以下几种:舆论宣传的方式主要有以下几种:在单位建筑物周围设置醒目的条幅、广告语、宣传画等在单位建筑物周围设置醒目的条幅、广告语、宣传画等进行宣传;进行宣传;向公众散发广告单页进行宣传;向公众散发广告单页进行宣传;利用报纸、杂志及网络等媒介进行传播;利用报纸、杂志及网络等媒介进行传播;运用广播、电视等媒体进行传播。运用广播、电视等媒体进行传播。(三)来宾邀请(三)来宾邀请
25、 1邀请的人员邀请的人员 有关领导有关领导 社会名流社会名流 合作伙伴合作伙伴 媒体记者媒体记者 社会公众社会公众 单位员工单位员工2邀请的方式邀请的方式 邀请来宾时,可以采取电话、传真、发邀请函等方式进行。邀请来宾时,可以采取电话、传真、发邀请函等方式进行。为了表明诚意与尊重,通常应采取发邀请函的方式进行,对于为了表明诚意与尊重,通常应采取发邀请函的方式进行,对于重要嘉宾,应派专人将其送到被邀请者手中。重要嘉宾,应派专人将其送到被邀请者手中。3邀请的时间邀请的时间 邀请工作应至少提前一周完成,以便被邀请者早作安排。邀请工作应至少提前一周完成,以便被邀请者早作安排。(四)场地布置(四)场地布置
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