预习Word邮件合并功能用法.pptx

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1、在日常生活和工作当中，经常要处理一些相同或相似的工作，比如：在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书在公司里要给大量的客户寄送邀请函在过生日的时候要给大量的同事发送请帖在结婚时要大量的制作喜帖第1页/共76页这些生活或工作中碰到的事情有相似的特点：发送或制作的量很大内容相同或相似如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽然没多大的难点，关键是量大。微软为了解决这些问题在word里提供了邮件合并的功能。第2页/共76页邮件合并产生的由来邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来的，

2、它批量的处理，大大的提高了工作效率。随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系，但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用到现在。第3页/共76页邮件合并的主要功能其功能是：批量处理批量制作批量输出第4页/共76页邮件合并的主要使用领域理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且需要批量制作处理的文档一般都可以尝试采用邮件合并的功能具体表现在：员工档案管理工资条请帖邀请函第5页/共76页如何使用邮件合并要想使用邮件合并需要掌握以下知识：邮件合并使用的前提条件邮件合并制作的步骤第6页/共76页邮件合并使用的前提条件条件：条件一、必须有主文档条件二、必须有数据源第7

3、页/共76页何谓主文档？主文档其实就是一个普通的word文档它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合并只有word才提供邮件合并的功能它是一个平台它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目标数据逐一的合并而产生新的文件在整个合并当中平台是不变的，变的只是与它合并的数据第8页/共76页平台的特点：平台可以什么都没有-空文档但一般不这么做平台里可以包含页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、图像等信息平台的页数可以有一页或多页平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可以不一样第9页/共76页平台的选择默认的平台我们可以按自己的想法自由设置，也可以选择软件提供的内置的平台文档类型的选择：第10页

4、/共76页类型的概括信函创建并打印套用信函电子邮件创建并分发合并的电子邮件传真创建和分发合并的传真信封创建或打印大宗邮件的信封标签创建并打印大宗的邮件的标签目录创建名称、地址和其它信息的目录普通word文档删除与主文档的数据源，恢复为常规文档第11页/共76页信函创建并打印套用信函经常要用的主文档类型默认的类型主文档可以自由的设置第12页/共76页电子邮件创建并分发合并的电子邮件理论上说在此处可以很好的编辑邮件，并能发送到邮箱中，但其实我们很少用此项点击此项后word会自动转到web版式视图第13页/共76页传真创建和分发合并的传真理论上说在此处编辑的文档可以很好的发送到对方的传真机中去但一般

5、此项是灰色的必须你所使用的电脑中安装有相应的传真机的软硬件才可以第14页/共76页信封创建或打印大宗邮件的信封点击此项后，word的版面会自动成为信封格式，模拟信封的样式，如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前的信息一般不用此项第15页/共76页标签创建并打印大宗的邮件的标签适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时可以节省纸张比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡套打某些小型的不干胶标签第16页/共76页目录创建名称、地址和其它信息的目录跟标签的功能有些类似的地方适合在一页纸上打印多条记录可以节省纸张适合的场合员工工资条的制作学生成绩单的制作第17页/共76页普通word文档一旦一个word文档

6、和某个数据源链接后，则该文档称之为主文档，链接后处于链接状态时，数据源：不能删除不能改名全部关闭后可以删掉。如何在文档开启时断开与数据源的链接状态？单击普通word文档之后断开主文档和数据源的链接状态使其恢复到默认的文档第18页/共76页总结文档类型你选择哪一个比较合适？想省纸的话可以选择标签目录想保持原貌的话信函想模拟信封的样式时可以选择信封想断开的时候可以选择普通word文档第19页/共76页一般选择信函目录标签 居多第20页/共76页第21页/共76页何谓数据源在合并过程中，提供数据的文件称之为数据源，该数据源包含一条或多条数据没有数据的数据源是没有意义的谁来承当这个数据文件？数据库软件

7、Excel软件Word软件文本文件其它，比如：outlook联系人列表等第22页/共76页链接的方式大同小异数据源文件制作的要规范都有相同的特征：二维表格的特征一般选择excel做数据源文件的居多。第23页/共76页第24页/共76页邮件合并的使用步骤大致可以分为以下三个步骤制作数据源制作主文档利用邮件合并功能合并需要的信息第25页/共76页形象比喻邮件合并功能数据源主文档需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件需要的文件第26页/共76页Word提供的邮件合并功能类似于合成中心，它把数据源提供的数据和主文档逐一合并出来并生成我们想要的文件。有句歌词唱的好：“请把你的歌带回我的家，请

8、把你的微笑留下”家就是平台歌声就是一条条的数据记录第27页/共76页在邮件合并当中的主要的步骤：选择主文档类型（平台类型）链接数据源插入数据字段预览结果（不是打印预览）合并第28页/共76页这几个步骤可以通过以下来完成方法有三种：通过邮件合并工具栏通过邮件合并向导通过邮件合并的域第29页/共76页通过邮件合并的工具栏设置第30页/共76页选择主文档类型（平台类型）第31页/共76页链接数据源第32页/共76页插入数据字段第33页/共76页预览结果（不是打印预览）预览的目的：防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定要预览以下。注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否则该项无法使用，灰

9、色的。第34页/共76页第35页/共76页合并结果的设置只有在主文档中已经和数据源建立链接后，才有合并结果设置的可能，否则全是灰色。合并结果共有四项选择第36页/共76页合并到新文档默认的合并方式快捷键alt+shift+n在新文档中显示合并结果多条记录放置在一个文档内每一条记录单独的显示一页或多页根据主文档页数而定第37页/共76页合并到打印机将合并结果直接发送到打印机不会产生新文档应充分检查邮件合并结果的正确性，以免浪费纸张慎用此项打印机要配置妥当才能打印出来第38页/共76页合并到邮件不会产生新文档会把每条记录相应的分别以电子邮件的形式”发送”到指定的邮箱中前提：数据源中必须有邮箱数据电

10、脑必须安装有相应的软件第39页/共76页合并到打印机不会产生新文档会把合并的结果相应的分别发送到指定的传真机中（按指定传真号分发文件）使用前提：电脑中必须安装有相应的传真程序和传真调制解调器才可用还要考虑不同对方的传真情况（手动收发、自动收发）慎用此项第40页/共76页总结不同点：以不同的方式处理我们合并的结果产生新文档、直接发邮件、直接打印出来、直接传真过去相同点：在出来结果的时候，都会提示合并数量的设置第41页/共76页需要选择哪种合并结果根据你的具体情况而定吧合并到新文档（经常用）合并到电子邮件（经常用）第42页/共76页小技巧：一篇文档和数据源在进行某种类型的合并后，在不退出主文档时，

11、我们可以选择不同的合并方式接着合并选择不同的主文档类型接着合并第43页/共76页第44页/共76页在合并当中的一些相关设置数据源种类的选择域的相关设置合并数量的相关设置第45页/共76页数据源种类的选择可以选择一种数据源，也可以选择多种数据源但一般不那么做第46页/共76页域在主控文档中的相关设置域在文档中位置的设置可以放置在表格内、文本框内、页眉页脚内数量的设置可以复制、删除、剪切添加的域格式上的设置给域在字体、字号、颜色上等的设置当然还有其它设置（后面讲述）第47页/共76页关于在合并过程中合并数量的设置如果在合并中不想合并某些数据或某些记录该如何设置合并前设置合并中设置合并后设置第48页

12、/共76页合并前设置-在数据源上设置在数据源链接到主文档之前，把数据源中不想要合并进去的数据去掉去掉某条或某些条记录去挑某列或某些列第49页/共76页合并中设置-数据源已经链接完毕第50页/共76页合并后设置缺点：不适合挑选不连续的记录第51页/共76页总结选择哪个为筛选条件看你所处的过程中吧连接前-删数据源链接后-在收件人上下设置合并后-通过合并记录设置第52页/共76页举例：邮件合并的几个使用例子邮件合并工资条邮件合并证书邮件合并批量套打不干胶标签邮件合并客户祝福（群发邮件）第53页/共76页邮件合并工资条文档类型选择目录采用表格布局数据源使用excel合并结果为合并为新文档第54页/共7

13、6页邮件合并证书文档类型选择信函采用文本框布局数据源使用excel合并结果为合并为新文档第55页/共76页邮件合并批量套打不干胶标签文档类型选择标签默认标签提供的布局模式数据源使用excel合并结果为合并为新文档第56页/共76页第57页/共76页第58页/共76页如何群发电子邮件我们在使用163、sina、sohu等邮箱时可以他人发电子邮件，也可以通过提供的群发功能实现对多人群发。这种群发条件是：必须通过网上传播必须先登录某个网站必须事前获取对方的邮箱第59页/共76页网对网传播网网第60页/共76页手机群发短信我们现在用的大部分手机在发短信的时候也可以实现群发。手机手机第61页/共76页W

14、ord提供群发邮件的功能由word邮件合并功能提供的可以从本地群发到对方邮箱的功能。本地网络第62页/共76页Word内实现群发邮件的条件满足以下条件：必须联网数据源里含有邮箱数据本机必须安装有微软公司开发的outlook express 或outlook 2003 软件Ie浏览器进行相关的设置最后结果并没有真的发送到对方的邮箱里还得通过outlook进行二次发送。第63页/共76页第64页/共76页链接时出现的问题如下：合并完后数字的小数点增多链接途中打开数据源打开曾经链接过数据源的文档时第65页/共76页小技巧：如何解决数字类型域后的小数位数增多问题在插入的为数字域内输入mergefiel

15、d“某域”#”0.0”则保留一位。在该数字域的前方输入英文=,在用新域括起来=mergefield“某域”在数据源上添加一行无意义的文本在word内单击”工具菜单”选项常规勾选“打开时确认转换”（该项默认没被选中）第66页/共76页第67页/共76页小提示：链接状态时数据源文件不能改名不能删除能打开，但会有提示如果此时复制该源文件，则复制的源文件不会有提示第68页/共76页打开曾经链接过数据源的文档时第69页/共76页我们默认加入的域虽然能进行一些相关的设置，但是：如果数据源里没有相关的数据如何办？想实现智能判断是该如何？第70页/共76页在邮件合并当中插入其它域的设置插入普通类型的域第71页/共76页插入智能判断类型的域第72页/共76页我们上述讲述的一切操作都是基于通过邮件合并工具栏进行的，其实在使用邮件合并功能合并文档时还可以通过向导的方式逐步的完成，只不过它的灵活性欠缺些，不建议采用向导的方式合并。第73页/共76页通过邮件合并向导单击工具菜单-信函与邮件-邮件合并该向导需要分六步完成第74页/共76页第75页/共76页感谢您的观看！第76页/共76页