办事处管理规定.pdf

《办事处管理规定.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办事处管理规定.pdf（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 办事处管理规定 The final edition was revised on December 14th,2020.办事处管理制度 第一章 总则 一、为加强办事处的管理，使办事处的工作更加科学化、规范化和制度化，特制定本制度。二、凡贵州颐年春酒业股份有限公司（以下简称“公司”）驻外办事处的设立和管理，均适用本规定。三、办事处要坚持公司的营销政策，勇于开拓，团结进取，向客户提供高效优质的服务。四、为进一步推动公司产品销售，鼓励公司员工进行全面、全员销售，公司员工（销售人员按考核制度执行）除干好本职工作外，可以利用自身的资源进行销售，同时享受公司平等销售政策及提成制度；但为规避风险凡销售中的

2、开瓶费、回扣等都应由各办事处负责人监督实施；凡销售票据尤其不是现款现货的票据应统一由办事处进行保管和管理；提成按经办人当月实际回款金额按月结算，但利用公司现有资源进行销售的不予提成；办事处有权对公司员工进行销售额度、账期限制，原则上账期最长不得超过60 天，否则要做退货处理。第二章 办事处设置原则、职能 一、设置原则 1、办事处的设立、机构设置、人事编制由公司决定。2、办事处是我公司目前销售的唯一分支机构，原则上公司商品都应通过办事处进行销售，由公司统一管理。二、办事处职能 各办事处是公司的驻外销售机构，是公司的直属派出机构，应当在公司的统一管理下履行职责。1、确定本区域的销售目标及销售方案，

3、并报公司批准后实施。2、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行业竞争品牌的营销动态。3、根据公司的销售任务指标，制定相关政策，报公司批准后，负责销售代表的组织、招聘、培训考核、晋升等。4、负责本区域的营销管理工作。5、负责当地市场的开拓、客户资源的开发、维护和管理工作。6、负责本区域产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。7、根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。8、负责公司当地财产的管理，保护公司财产安全。9、协调好办事处与当地的公共关系，维护公司品牌信誉、企业形象、确保销售工作顺利进行。10、执行公司临时指派的任务。三、办事处岗位职责 1、办事处负责人职责（1

4、）接受公司分配给该区域销售任务，并确保完成任务。（2）研究分析本地市场，将公司下发的销售任务细化分解，并制定相关销售政策报公司审批执行。（3）传达和执行公司的有关政策和精神，负责本区域一切工作，指导营销代表提高业务水平。（4）行使对办事处的管理权，统筹办事处所有营销工作，负责本区域工作人员的调动。（5）负责办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各种费用。（6）实时监管办事处工作人员，并根据各人的工作表现，每月进行工作成绩和业务能力考核，配合公司对办事处人员的工资核算和绩效考核工作。（7）建立办事处销售台账，监督货款回笼情况，每月 5 日前与公司财务对账一次，并上报本月工作总

5、结和下月工作计划。（8）监督营销代表货款流向、销售政策执行情况、终端客户维护、返点回扣到位，促销活动等工作，督促做好上报和反馈工作。（9）负责协调好办事处与当地政府及职能部门的关系，减少和规避办事处本身职能和销售活动所带来的与相关职能部门规章制度之间的冲突。（10）办事处负责人尤其要监督实施回扣、返点等销售政策落实情况，如有回扣、返点、开瓶费挪用、少给、拖延等情况，一经查实，视情节严重对相关责任人处三倍以上罚款或开除处理，对办事处负责人处该部分金额一至五倍罚款。如发现办事处负责人出现挪用、不给、少给现象，给予立即开除处理且不予结算当月工资及返点。2、营销代表的工作职责（1）必须全力配合办事处负

6、责人做好销售相关工作，如期完成本区域销售任务。（2）严格按照公司要求开拓当地市场，落实执行公司及办事处销售政策，控制管理所负责区域产品价格，监督所负责区域货款流向，负责所辖区域的客户资源管理。（3）严格要求自己自觉做好每天（每周、每月）工作计划及实施情况登记按周（月）报送办事处负责人审核，并作为绩效考核依据。（4）调整好心态，用饱满的精神和良好积极的工作态度完成好每一天的工作。3、销售内勤的工作职责（1）对每批收到发出产品做好开票、登台账相关工作，并做好产品、票据的管理工作。（2）做好产品销售统计工作，每月 30 日前向办事处负责人报送相关数据并审核通过后，于下月 5 日前向公司报送相关数据和

7、表格。（3）辅助办事处负责人做好办事处后勤工作。（4）提醒和监督营销代表货款回笼工作，避免因营销代表疏忽或维护不到位导致跑单等带来的不必要损失。（5）监督营销代表严格执行公司营销方案和及价格体系，坚持现款现货的原则，对收到的货款和打给公司的汇款要做好票据留存记录并到银行进行核查。对电汇要将凭证当天传回公司，以备核查。第三章 办事处人力资源管理 一、新员工入职流程 1、须带身份证复印件一张，办理入职手续并登记家人备用电话一个。2、入职后三天之内为双方选择期，三天选择期后正式办理入职手续，如果正式办理入职手续，工资从选择期开始计算；如没正式入职，选择期不计算工资。3、试用期限为一到三个月，试用期考

8、核合格后根据实际情况再进行岗位分配。二、员工离职制度 1、新进员工在经过选择期后，半个月之内如因个人原因要求离职的，公司有权不予以结算工资；如因公司原因除外。2、老员工因故辞职，应提前一个月向办事处经理提出书面申请，经理报知公司知晓。3、职员工必须办理离职移交手续，待办事处安排其他人员接替其工作和职责之后方可离开，如不交接工作则视为强行离职行为，公司将不予以结算工资。4、员工未经批准擅自离开公司者，视为强行离职，作除名处理；公司有权不予以结算工资。三、办事处一般工作人员薪资设定 办事处工作人员薪酬=月任务底薪+补助（电话、车费、差旅）+提成+奖金 注：销售任务根据淡旺季和实际的销售情况由办事处

9、负责人指定并报公司同意后执行。月销售额（月销售任务）：是指当月营销代表通过自身开发新客户或维护老客户等，且本不存在占用公司原有客户资源，所达成的销售任务。提成计算：营销代表通过自身努力完成月销售任务即可享受相应的提成。试用期无电话等补助转正后享受相关补助和福利政策 销售内勤不享受提成 第四章 办事处办公纪律 一、办事处办公规定（一）上班纪律 作息时间为上午 8：0011:30，下午 2:005:30 实行上班签到考勤制，由销售内勤负责。1、相关规定可参照公司行政办公室管理相关文件执行。2、办事处作为我公司销售窗口，肩负着企业形象和素质的展示作用，因此严禁在办事处出现吊儿郎当、衣冠不整、吃零食、

10、打瞌睡、赌博等现象，一经发现核实将对相关责任人处 50 元/次的罚款，对维护公司形象的人员和行为给予50元/次的奖励。3、办事处人员应忠于职守，保守业务上的机密，对造谣诽谤公司、透露公司销售政策、价格体系、促销活动等行为，一经发现确认，做开除处理。3、办事处人员应准时签到，严禁互相代签。一经发现，严肃处理。未签到者，以旷工半日处理，月累计 5 次以上者，扣发当月工资，态度恶劣者予以开除。4、严禁脱岗行为，以下视为脱岗（1）工作时间未经批准，擅离工作岗位半小时以上的；（2）虽经批准，经查实未到应去地方，去向不明的；（3）虽经批准，但超出规定时间未回岗报道的；（4）因紧急公务，在休息时间联系不上的

11、；（5）特殊情况下需值班时脱岗者，按正常出勤的脱岗情况处理。凡脱岗人员，处 30 元/次的罚款，月累计 5 次以上者，扣发当月工资，态度恶劣者予以开除。（二）礼仪 1、接电话时，文明用语：您好！颐年春酒业！请讲！2、接待客户时要有礼有节，要主动让座沏茶。3、外出接洽客户应保持衣冠整洁干净，杜绝上班穿拖鞋等不礼貌行为。（三）例会 1、每周一例会，每早一晨会。2、晨会每天早上 8:15 准时开会，总结昨天工作进展情况并安排当天工作任务；周会每周六上午召开，总结一周工作情况并进行业务培训。3、在开会之前把手机调为震动，整个会议的过程中不准抽烟看报、及谈无关会议的话题。（四）工作流程操作规程 1、营销

12、代表必须按期（周、月、年）向公司报填工作计划和工作情况进展及总结（详细表格见附表），做到工作有条理有依据、工作目标清晰、工作中的问题及时沟通及时解决。2、办事处负责人必须按期（周、月、年）向公司报送工作计划及总结，并安排办事处其他人员工作，报公司知晓。3、销售内勤负责向公司填报：月销售报表、办事处月工资发放表（考勤表）、月客户返点发放表，销售员月销售统计表等财务报表。第五章 办事处人员出差管理 一、办事处人员出差总则：1、办事处经理按期（月和周）提前向公司报送办事处人员出差计划，计划中应注明出差人员名单、目的地、出差天数、费用数额。待公司市场部核定后交总经理签字后方可实施；若办事处人员中途临时

13、改变出差计划的，必须提前通知办事处经理和公司市场部（公司行政部），待审批通过后方可实施。2、办事处经理、公司市场部（行政部）有权利和义务跟踪出差人员的具体工作情况，并要求出差人员做好出差记录、留好出差单据及凭证待出差完毕，报公司审核。办事处人员（经理、销售人员）在出差过程中，出差的第一天和回到办事处后的当天，应以当地座机电话告知公司销售内勤，以备销售内勤作好记录。3、办事处人员报账应做到及时、准确、不弄虚作假；即每次出差后应及时整理单据填写报销单、由办事处经理签字后快递回公司。一般出差报账不得累计过月，即办事处经理必须在每个月的月底把办事处所有人员整个月的出差费用与公司财务结算清楚。二、定义解

14、释 1、驻外人员出差的定义：驻外人员从办事处所在地到办事处所在行政区域（县、市）以外的地区进行公务。2、在途的定义：驻外人员未到达目的地之前的时间，包括在火车上过夜，没有在目的地产生住宿费用，不能提供正规住宿凭证、目的地已提供住宿的，均视为在途，属于在途性质的费用，按补助费用标准的50进行计算，总之当天能到或旅途中不产生住宿的均视为在途。3、外派人员定义：即公司选派人员到异地进行工作，其家并不在工作地点的即视为外派。三、出差补助规定 1、出差补助标准 （1）、驻外人员出差补助包括：餐费、住宿费、市区公交车费，实行“包干使用，节约归己，超支不补”的原则；（2）、办事处人员因公司指定其他任务的出差

15、则暂时不按此标准执行。（3）、所有补助不分岗位，出差补助标准规定如下：在途补助 外派人员 生活补助 下乡补助 出差补助费用标准 按出差补助减半计算 20 元/天 10 元/天 出省（直辖市/省会城市）（公司未设立分支机构）地（县）级市 150 元/天 100 元/天 2、报销相关说明：车费仅限火车票、长途客车票、船票等，市内出租车票不予报销，特情况乘坐飞机、出租车票需要报销者，需要经过总经理的批准。出差所在地的市内公交车票含在出差补助中不再另外报销。出差人员出差期间未产生住宿费用的时间段（即出差目的地提供住宿，火车上过夜，不能提供正规住宿证明）则只报销在途补助。出差人员应保留完整车（船）票及住

16、宿发票，即车/船票时间、车次、住宿发票的日期清晰可见，以此票作为计算费用的依据。以相关的票据日期和时间计算是否在途和住宿。3、交通工具标准（1）火车：乘车时间超过 4 小时以上或有夜间乘车行为（22：00-6：00）的，可以乘坐硬卧，否则一律为硬坐。（2）汽车：长途汽车票、汽车票、办事处所在公交车票可以报销。（3）出租车：不予报销。第六章 费用支出管理规定（1）办事处发生的其它费用支出，如招待费、办公费等应提前以表格的形式上报公司市场部（行政部），经市场部审核后报总经理批准实施。（2）如因不可抗拒和突发因素，导致费用的发生来不及以书面形式上报的，也应电话报批总经理，在用款金额和范围得到批准后方

17、可实施。第七章 货物及销售管理制度 1、办事处要对酒和促销品做到规范化管理、做到及时盘点、及时登帐、及时对账、妥善保管。2、办事处所有产品必须入库，不能在办事处其他地方停留。3、对所有出入库产品，必须开据出入库单作为凭证，并及时登好手工台帐。要建立手工台帐，记录产品的出入、结余情况。4、办事处要以客户为明细，以客户进货额和销售额为标准逐笔登记入账并做好客户登记情况表及月销售情况表，定期（半个月）向公司汇报。第八章 回款管理制度 1、作为公司的收入，严禁任何人以任何理由短期、长期挪为己用，占为私有，一经公司发现，做除名处理并追究相关的刑事责任。2、办事处所有人员不得以任何理由经手货款，若货款金额

18、超过 1 万元，货款原则上就应由客户直接汇入公司账户，公司经查询款项到帐后即安排发货，如有违反，公司可拒绝给相关客户发货，并追究经办人员责任。3、现金缴款（现金缴款只限于 1 万元以内）：当日收到的现金货款在 5000元以内的，如当日不能电汇公司的可暂留办事处，最迟于次日上午 10：00 前由经理或内勤到银行办理电汇；超过 2000 元，办事处经理必须当日电汇给公司，并妥善保管好单据定期寄回公司。若有现金款项要作为办事处的活动经费，也应在报经总经理批准后严格按照办事处缴款流程办理。并定期配合公司财务进行对账等事宜。未尽条款待后再进行补充。本制度自 2011 年 8 月 1 起执行。贵州颐年春酒业股份有限公司 二 0 一一年七月十二日