地产公司工程资料管理流程.pdf

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1、.*置业有限公司开发项目置业有限公司开发项目技术资料管理流程技术资料管理流程编制编制审核审核批准批准工程技术部日期日期日期日期日期日期修订记录日日期期修订状态修订状态修改内容修改内容修改人修改人审核人审核人批准人批准人可编辑.一、一、流程图流程图工程资料管理流程主控部门：工程技术部公司公司本部 决策层文件营销部质量部预算部工程专业材设建筑其他建设政府技术 监理总包分包部经工程供应设计设计监督公文内业 单位单位单位理师单位单位单位部门批件本部文件审阅会签处理设计资料批准审核会签处理登记存档收受设计文件图纸设计政府文件初审登记往来文件传阅往来文件审核会签处理处理发文存档收文或回复工程实体资料会签处

2、理登记存档报验工程实体资料报告审核会签处理登记存档发文批文报建资料批准初审存档会签处理初审记录付款申请工程付款批准办理付款存档可编辑.二、流程概况流程概况1、规范工程资料的流转、存档、管理；2、保证资料的完整；适用于沈阳昊华置业有限公司所有房地产开发项目的工程资料文件适用范围适用范围管理工作。1、完整：即资料完整存档，指与该资料有关的源文件、回文、流转会签记录等完整保存在该目录文件夹内；2、独立：即资料独立存档，与目录题述资料文件相关的过程资料无定义定义需保存；3、连续：即归档文件资料的连续保存，不因其它目录存有资料而欠缺；流程主导及流程主导及1.主导部门：工程管理部参与部门参与部门2.参与部

3、门：公司其它各部门上级流程名称上级流程名称下级流程名称下级流程名称子流程名称子流程名称工程内业管理流程无无部门部门流程中承担职责流程中承担职责1、起草文件初稿；2、收发工程协作单位文件资料；工程技术部3、按公司制度规定流转审批工程类的文件。4、存档管理工程文件资料和部门内部资料；1、起草部分文件初稿；质量部2、负责质量、安全有关管理资料的存档；1、负责起草与预算、结算有关的文件资料，按公司制度规定流转审合约预算部批完成后，存档管理；2、与工程管理有关的预算资料文件确定后，复件抄送工程管理部1、监督各部门在文件资料管理过程中的职责履行；综合财务部2、保存公司重要文件资料；1、审核流转中文件资料；

4、主管副总2、抽检文件资料档案管理的规范性；1、批准流转中的文件资料；总经理2、抽检重要文件资料的管理规范性；流程目的流程目的三、工程资料分类、存档和管理三、工程资料分类、存档和管理3.13.1资料分类资料分类资料分类的目的是更好的分类保存和管理资料。（1）按资料周转流转范围分为：部门内资料、公司内资料、集团公司内资料、项目工程资料和政府资料等 5 大类；（2）按资料的作用分为：经济类资料、技术类资料和管理类资料 3 大类；（3）按资料的存档周期分为：过程资料和结果资料 2 大类；（4）按建设管理工程管理的一般程序，工程资料可分为：前期报建类资料、设计可编辑.类资料、招投标资料、合同资料、进度资

5、料、质量资料、安全文明资料、分部分项验收资料、材料设备验收资料、设计变更洽商资料、技术管理资料、往来文件、付款资料、核价资料、签证资料、结算资料、竣工交验资料、保修资料等 18 类资料；（5）按资料的内容可分为：实体资料和监控资料3.23.2资料管理的特点资料管理的特点（1）全面性：要求工程资料完整的记录和保证全部建设开发活动中的所有工程资料；（2）全员参与性：只有每位工程管理人员严格按规定进行资料的编制和收集才能保证资料的全面性和完整性；（3）完整性：资料是记录管理活动的载体，因此管理活动的系统性决定了资料的完整性；一般的说，资料必须经过原始编制、审核、审批、处理、回复、确认、存档等才能构成

6、一份完整的资料；（4）资料存档的复杂性：由于资料的完整性、管理活动的间断性、资料统计查阅的方便性要求等决定了资料存档的复杂性，即在存档时，为了保证资料方便统计查阅，必须一定程度上打破资料的完整性，但为了兼顾资料的完整性，要求资料在登记记录时做到科学、连贯；3.33.3资料属性定义资料属性定义资料的属性定义目的：根据资料存档和管理的需要将资料固有属性按重要性进行排列，进而在资料存档时遵循该排列，在资料管理记录时按属性的记录和检索。资料的属性，按分类归档需要和重要性高低依次排列如下：（1）内部管理；（2）政府政策、规范、通知（3）项目名称；（4）政府批文；（5）合同类；（6）工程名称；（7）经济法

7、律类；（8）往来文件；（9）设计技术；（10）质量安全（11）管理；3.43.4资料的存档资料的存档（1）资料存档的原则：首先保证资料的完整性，其次保证资料查阅检索的方便性；（2）统一管理、分类保存、分工存档：序号档案目录编号档案目录名称存档责任部门存档责任人1A-3-3部门工作计划专业工程师2A-3-4部门技术管理工程管理部专业工程师3A-3-5工程内部协调专业工程师可编辑.4567891011B 册C 册H-1H-2H-3H-4H-5H-5政府规定政策通知前期报建类资料工程计划工程协调质量管理安全文明管理甲供材设管理分户检验质量部质量部工程管理部质量部报建专业工程师报建专业工程师专业工程师

8、专业工程师专业工程师专业工程师专业工程师专业工程师（3）综合财务部负责保存以下文件的原件：合同原件；报建政府批文原件；单位间正式公函文件；成套图纸；（4）按下表目录分类规定进行存档；可编辑.工程资料归档分类目录序号12345678910111213141516分类A 册一级目录（档案柜）公司内部管理资料二级目录（档案盒）A-1 本部下发文件A-2 昊华内部文件A-3 部门管理文件三级目录（文件夹）A-1-1 管理要求通知A-1-2 运营会议纪要A-1-4 设计定版通知A-1-5 开发计划A-1-6 其它A-2-1 公司文件通知A-2-2 公司例会纪要A-2-3 收文处理单A-2-4 发文处理单

9、A-2-5 文件会签单A-2-6 合同签申单A-2-7 付款审批单A-2-8 其它A-3-1 部门制度规定A-3-2 部门会议纪要A-3-3 部门工作计划可编辑四级目录（文件页）按单位分类按单位分类按月、周分类按年月周分类内容要求独立独立独立独立独立编号存档要连续连续连续连续连续备注完整、独立求连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续连续.17181920212223242526272829303132B 册政府规定政策通知B-1 一般文件通知B-2 建委B-3 规划局B-4 国土房管局B-5 发改委B-6 质量监督B-7 安全监督B-8 其它A-3-4 部门技术管理A-3-5

10、工程内部协调A-3-6 文件传阅记录A-3-7 其它C-1-1 政府C-1-2 规划C-1-3 国土房管C-1-4 其它C-2-1 政府可编辑技术管理计划技术方案比较分析报告技术信息材料设备比较分析报告考察资料独立完整完整完整完整连续连续连续专用台帐连续、复件原 件 存 于连续、复件综合部连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件原 件 存 公以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统以下各册资料全部按项目分别存档，同一项目自成系统33C 册前期报建类资料C-1 报告申请发文34353637C-2 批文、证书.司3839

11、404142434445464748495051525354555657585960D 册合同资料C-3 缴费通知C-4 付款缴费记录C-5 技术指标测绘C-6 备案验收D-1 总包类合同D-2 分包类合同C-2-2 规划C-2-3 国土房管C-2-4 其它C-3-1 政府C-3-2 规划C-3-3 国土房管C-3-4 其它C-4-1 政府C-4-2 规划C-4-3 国土房管C-4-4 其它C-5-1 规划C-5-2 国土房管C-5-3 其它D-1-1 某甲单位合同D-2-1 某甲单位合同合同变更记录合同清算记录合同结算记录完整完整完整连续连续连续合同变更记录合同清算记录合同结算记录合同补充协

12、议完整完整完整完整连续连续连续连续合同补充协议完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件连续、复件建立台帐连续、复件连续、复件连续、复件连续连续连续连续可编辑.61626364656667686970717273747576777879808182E 册合同单位文件往来D-3 顾问类合同D-4 材设类合同D-5 公用市政单位合同D-6 政府事业单位类合同E-0 收发文登记薄E-1 甲单位E-2 乙单位D-3-1 某甲单位合同D-4-1 某甲单位合同D-5-1 某甲单位合同D-6-1 某甲单位合同D-6-2 某乙单位合同E-1-1 收到文件E-1-2

13、 收到联系单E-1-3 发文E-1-1 收到文件E-1-2 收到联系单E-1-3 发文可编辑合同补充协议合同变更记录合同清算记录合同结算记录合同补充协议合同变更记录合同清算记录合同结算记录合同补充协议合同变更记录合同清算记录合同结算记录完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整完整独立独立独立独立独立独立连续连续连续连续连续连续连续连续连续连续连续连续连续连续本 册 文 件连续、原件仅指：单位连续、原件公 函 和 工连续、原件作 联 系 单连续、原件等 单 位 间连续、原件正式文件连续、原件.8384858687888990919293949596979899100101102103

14、104105F 册G 册监理资料工程实体资料F-1 监理组织机构F-2 监理规划F-3 监理月报F-4 监理会议纪要F-5 监理通知F-6 工作联系单F-7 监理考核记录G-1 施工方案G-2 设计资料G-3 开竣工报告G-4 质量验收G-2-2 设计图纸G-2-3 设计交底变更G-2-4 技术洽商G-2-5 变更审批表G-4-1 基础验收记录G-4-2 主体验收记录监理人员登记表监理人员证书监理变更记录监理规划监理实施细则监理月报审核意见监理例会纪要专题会议纪要监理通知单工作联系单按项目保存按项目存档独立独立监理通知回复单工作联系回复单连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件G-2

15、-1 图纸、变更、洽商收发记录按工程分类存档独立按工程分类存档独立相对完整按合同分类存档可编辑.106107108109110111112113114115116117118119120121122123124125126127H 册开发建设管理G-5 材料设备验收G-6 功能性检测G-7 竣工验收移交H-1 工程计划G-4-3 装饰样板验收G-4-4 其它分部验收G-4-5 竣工验收G-5-1 乙供材料验收G-5-2 甲供材料验收G-7-1 台帐记录G-7-2 竣工资料G-7-3 实物移交记录H-1-1 开发计划H-1-2 总包单位可编辑按合同分类存档项目开发总计划独立年度计划报建计划月度计

16、划分包计划招采计划设计计划材料设备供应工程验收计划期报月计划周计划独立独立独立独立独立独立独立独立独立独立独立连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件总计划、年计划独立.128129130131132133134135136137138139140141142143144145H-2 工程协调H-3 质量管理H-4 安全文明管理H-5 甲供甲指材设管理H-1-3 分包单位H-2-1 甲方工程会议H-2-2 工程协调记录H-3-1 质量工作计划H-3-2 质量检查反馈H-3-3 质量处理方案H-3-4 质量

17、通知H-3-5 质量处罚H-4-1 安全工作计划H-4-2 安全检查反馈H-4-3 安全处理方案H-4-4 安全通知H-4-5 安全处罚H-5-1 供应台帐期报月计划周计划期报按工程分类按合同分类独立独立独立独立完整完整完整完整完整完整连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件总计划、年计划独立连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件按工程分类按合同分类完整完整完整完整连续、原件连续、原件连续、原件连续、原件建 立 总 台帐可编辑.146H-5-2 供应验收记录按 供 应 单 位 分类，包含供货单、合格证明完整连续、原件14714814915015115215315

18、4155156157158J 册K 册L 册M 册合同付款资料交房保修资料声像资料电子资料H-6 分户检验J-0 付款台帐J-1 单位甲J-2 单位乙K-1 资料移交记录K-2 实物移交记录K-3 物业验收记录K-4 保修记录H-5-3 移交核定记录H-6-1 过程检验记录H-6-2 验收合格记录按项目分类按工程分类按栋号分类按使用单位分类完整按工程分类按工程分类完整完整连续、原件连续、原件连续、原件可编辑.3.53.5资料的记录和管理资料的记录和管理（1）每个目录文件夹必须单独建立文件资料目录；（2）工程管理部建立独立的电子文档目录查询系统；以便于资料的检索查阅；（3）各部门专业工程师负责文件资料的完整性和及时归档；技术内业岗位负责定期检查；四、支持性文件四、支持性文件工程资料管理办法五、支持性表格五、支持性表格5.1机密资料复印/借阅审批单可编辑.机密资料复印机密资料复印/借阅审批单借阅审批单日期：编号：文件名称、编号档案号借阅人签字:借阅用途借出日期预计归还日期技术内业意见本部门经理意见工程部经理批准归还记录归还日期归还人签字：可编辑