公司合同管理细则.docx

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1、公司合同管理细则第一条 目的本文件规定了本公司合同管理工作的基本流程和控制要点，旨在加强本 公司合同的管理，规范合同业务操作，加强风险控制，保障和促进业务健康 发展。第二条适用范围本文件适用于本公司合同的日常管理和操作，包括格式合同的拟定、修 订和废止、非格式法律文本的会签、非标准格式文本的审批、对外签订合同 原件的收集、保管以及合同的选用、填写、谈判、签订、履行、变更、解除、 归档、检查等活动的管理。第三条定义、缩写和分类（1）合同是指本公司公司和各分支机构与自然人、法人、其他组织之间设立、 变更、终止民事权利义务关系的协议，与合同相关的申请（书）、承诺（书）、 证明（书）、声明（书）、意向

2、（书）、授权（书）、保函、函件、通知、 公告、备忘录等法律文本也纳入本手册的管理。（2）合同管理是指按照有关法律法规和本公司规章制度中关于内部控制与风险 管理的要求，对合同的拟定、修订、废止、选用、填写、审查审批、谈判、 签订、履行、变更、解除、归档、检查等活动进行管理的活动。（3）格式合同文本是指为便于在业务中重复使用而由公司对文本的内容、体例 和格式等进行统一规定并要求公司和各分支机构必须使用的合同文本。各 分公司对公司格式合同文本进行修订或针对公司未拟定格式合同文本的某 项业务拟定合同文本并报公司批准后可以普遍适用于本分公司。（4）非格式法律文本是指除格式合同文本之外的法律性文本。非格式

3、法律文本 按使用方式不同，可分为单笔使用的文本和批量使用的文本（以下简称“批 量文本”），批量文本适用于一定期间、特定范围内公司或各分支机构拟多 次使用的情形。各分公司拟定批量文本须经公司会签批准。（5）送审单位是指因经营管理需要按本手册要求进行法律文本会签、非标准格 式文本审批的公司各部门和各分支机构。（6）相关管理部门是指按本公司各部门职责和岗位说明书的规定在各类法律文 本会签中出具审查意见的总分公司管理部门。（7）合同管理部门是指公司法律合规部和分公司合规管理部门。（10）本文件所指的合同分业务类合同和非业务类合同。第四条职责与权限1、送审单位经办岗(1)负责送审文本的拟定、送审工作；(

4、2)负责合同起草、谈判、签约工作；(3)负责与合同文书档案保管岗办理对外签订合同原件的交接；(4)本手册规定的其它职责。2、送审单位负责人(1)负责对送审文本及所涉业务出具审查意见；(2)本手册规定的其它职责。3、分公司相关管理部门会签审查岗(1)负责对分公司权限内所在部门负责人交办的送审文本及所涉业务出具审查 意见；(2)本手册规定的其它职责。4、分公司相关管理部门负责人(1)负责本部门合同管理的日常工作；(2)负责对格式合同文本的拟定、修订和废止提出意见；(3)负责分公司权限内送审文本的审查；(4)本手册规定的其它职责。5、公司相关管理部门会签审查岗(1)负责对公司权限内所在部门负责人交办

5、的送审文本及所涉业务出具审查意 见；(2)本手册规定的其它职责。6、公司相关管理部门负责人(1)负责本部门合同管理的日常工作；(2)负责对格式合同文本的拟定、修订和废止提出意见；(3)负责公司权限内送审文本的审查；(4)本手册规定的其它职责。7、分公司合同管理部门法律事务岗(1)负责分公司合同管理的日常工作；(2)负责指导分支行正确使用格式合同文本；(3)负责分公司权限内的送审文本的法律及合规审查初审；(4)本手册规定的其它职责。8、分公司合同管理部门负责人(1)负责拟定、执行分公司的合同管理制度；(2)负责对格式合同文本的拟定、修订和废止提出意见；(3)负责分公司权限内的送审文本的法律及合规

6、审查复审；(4)本手册规定的其它职责。9、公司合同管理部门法律事务岗(1)负责全公司合同管理的日常工作；(2)负责指导公司分支机构正确使用格式合同文本；(3)负责对格式合同文本的拟定、修订和废止出具法律意见；(4)负责公司权限内的送审文本的法律及合规审查初审；(5)本手册规定的其它职责。10、公司合同管理部门负责人(1)负责拟定、执行公司的合同管理制度；(2)负责格式合同文本的拟定、修订和废止；(3)负责送审文本的法律及合规审查复审；(4)负责公司层面及分公司根据需要提请的对外合同起草、谈判、审查和签约 工作；(5)本手册规定的其它职责。11、合同文书档案岗(1)总分公司合同管理部门根据实际情

7、况，指定本部门专人或要求各部门/机构 指定专人为合同文书档案岗，负责收集、保管本部门/机构对外签订的合同 及相关法律文本原件。12、不相容岗位送审单位经办岗与法律事务岗不相容。第五条基本规定一、 原则1、坚持合法合规、维护本公司权益的原则。2、保护交易安全、促进业务发展的原则。3、集中管理与分工负责相结合的原则。二、一般规定1、本手册适用于本公司公司和各分支机构在经营管理中签订的全部业务类合 同和非业务类合同，不适用于劳动合同。2、公司法律合规部是公司的合同管理部门，负责公司的合同管理工作；分公 司合规部门是分支行的合同管理部门，在公司授权的权限内负责分支行的 合同管理工作。其他部门或机构在职

8、责范围内负责合同的起草、谈判、审 查审批、签订、履行、变更、解除及归档等事宜。3、合同应当采用书面形式，即合同书、信件或数据电文（包括电报、电传、 传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。4、合同管理过程中涉及的业务问题由总分公司相关管理部门负责提供咨询和 解释，涉及的法律问题由总分公司合同管理部门负责提供咨询和解释。三、有关格式合同文本拟定、修订和废止的规定1、格式合同文本需由公司对格式合同进行拟定、修订后使用。分公司对公司 未拟定格式合同文本的某项业务拟定合同文本或修订格式合同文本的，报 公司审批同意后可以普遍适用于本分公司。公司印发相应的格式合同文本 后，分公司拟定

9、的格式合同文本应停止使用。支行无权拟定格式合同文本。2、公司各相关管理部门应适时清理与本部门职责相关的格式合同文本，有下 列情形之一的，应当及时提出修订或废止建议：1）国家经济金融政策、法律法规、规章发生变化；2）格式合同文本的部分内容与业务发展或经营管理需要不相适应；3）其他需要修订或废止格式合同文本的情形。公司法律合规部可以在征求公司各相关管理部门意见后提出修订或废止相 关格式合同文本的建议，并经相关管理部门会签后实施。四、 有关格式合同启用管理的规定1、涉及格式合同通用条款拟定/修订的，由公司法律合规部专人将审定后的合 同文本发送至指定印刷厂进行打样定稿。2、涉及格式合同特别约定条款拟定

10、/修订的，由公司法律合规部专人将审定的 合同文本发送至信息技术部指定人员进行系统文本条款的开发工作。3、格式合同拟定/修订后，凭证系统中相关格式合同版本编号等信息需要更新 的，由公司法律合规部专人对接公司运营管理部指定人员对凭证系统中相 关合同信息进行同步更新，确保公司各机构在凭证系统中领用的合同为现 行有效版本后方可正式启用该格式合同。4、格式合同文本的使用不需进行总分公司会签。5、公司法律合规部对公司的格式合同文本进行统一编号。五、有关非格式法律文本会签的规定1、针对个别业务，在特殊情况下，对方当事人提出不使用本公司提供的格式 合同文本的，可以与其协商拟订非格式法律文本或使用对方当事人提供

11、的 文本，但需按本手册第6部分“非格式法律文本会签操作流程”由相关管 理部门和合同管理部门进行审查后使用，未经审查或者未落实审查意见而 使用的按本公司相关制度进行问责。2、非格式法律文本会签通过法律文本会签系统操作完成，送审单位对送审材 料的真实性、准确性、完整性负责，因资料虚假等问题造成后果的，按本 公司相关制度对送审单位进行问责。3、|非格式法律文本的会签主要分为送审单位发起会签、相关管理部门审查、 合同管理部门法审、送审单位落实会签意见、合同管理部门审核定稿五个 阶段，送审单位对送审文本的规范性进行审查并发起会签，总分公司相关 管理部门对送审文本是否符合管理制度、业务政策等进行业务审查，

12、总分 公司合同管理部门对送审文本是否符合法律法规、监管规则等进行法律及 合规审查，送审单位对会签审查意见进行落实反馈，公司法律合规部负责 除分公司外的送审单位发起的非格式法律文本的反馈定稿工作，分公司合 同管理部门负责分公司送审单位发起的非格式法律文本的反馈定稿工作。4、对非格式法律文本进行法律及合规审查的主要内容包括：1）内容是否合法，是否需要办理有关批准或登记手续；2）条款是否完备，能否有效保障本公司权利；3）形式是否合法规范，文字表述是否准确；4）是否落实业务审批时提出的需通过法律文本落实的内容。非格式法律文本的内容违反法律法规及有关监管规定的，或者可能被 认定为无效的，合同管理部门应当

13、签署不同意的意见并阐释理由和依 据。5、合同管理部门应自接到送审文本及全部材料之日起2个工作日内完成审查 工作，大资管条线（资产管理部、投行部、金融市场部）业务送审文本审 限为3个工作日。送审材料不完整的，合同管理部门可以要求送审单位补 充材料，审查时限自相关材料补齐之日起重新计算。情况紧急的，合同管 理部门法律事务岗应当在部门负责人指定的时间内完成；重大复杂的送审 文本经部门负责人批准后可适当延长审查时限。6、送审单位经办人对未能落实的会签意见，应在会签系统中进行反馈，阐明 不能落实的原因、不能落实的条款内容，对需突破本公司基本制度、管理 办法及操作手册规定的文本，可由总/分公司法律事务闵提

14、交总/分公司分 管行长签批意见，法律事务岗根据分管行长的意见进行后续操作。7、各分支机构应按照本机构年度合同文本审查权限执行会签事宜，需提交公 司会签的法律文本在完成分公司层级审查后由分公司合同管理部门负责人 报公司进行非格式法律文本的复审。8、合同管理部门应定期对已定稿非格式法律文本及审查意见进行统计、整理, 发现具有普遍性、全局性的问题应进行分析，并提出改进意见，以改善经 营管理，防范经营风险。六、有关合同使用的规定1、关于合同的送审和谈判的规定（1）公司和各分支机构需对外签订合同时，公司印发了格式合同文本的，应当 使用格式合同文本，没有格式合同文本或不能使用格式合同文本时，由送 审单位负

15、责起草或提供需会签的合同文本。（2）合同的主要条款包括：当事人的名称或姓名和住所，合同标的的种类、数 量以及质量要求，双方履行合同的期限、地点和方式，违约责任，争议解 决方式及管辖地，生效条款，以及根据合同性质及双方的具体情况必须包 括的其他条款。（3）合同谈判由送审单位负责工送审单位认为有必要时，根据总分公司层级送 审单位可以要求合同管理部门协助谈判。（4）谈判中一般应要求合同相对方提供以下材料：企业（法人）营业执照等主 体资格证明文件，法定代表人身份证明，授权委托书，履行合同所必须的 资质证书及政府批准文件，证明相对方资信状况和履约能力所需的其他材 料。2、关于合同文本选用和填写的规定（1

16、）选用合同文本时，应当符合以下要求：1）根据业务种类、合同文本的使用说明进行选用；2）在文本适用的情况卜.，优先选用本公司格式合同；3）已经废止的格式合同文本不得选用。（2）合同文本内容填写要求：1）字迹清晰，使用黑色钢笔或水笔填写；关于对合同的更改、添加、附页 粘连，必须加盖合同当事各方的公章/合同专用章（或个人签字）以确认。2）所有合同，若采取打印形式的，应印迹清晰、位置对齐不错位；若采取 手写形式的，应使用黑色碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写，书写汉字应 规范、清晰，不得涂改。3）凡是划线填写部分，必须填写完整不留空白，若无填写内容的，必须用 斜线划去（对于“其它约定”部分，可用“无。”代替

17、划线）。4）凡方框（口）选择部分，请使用“ J ”符号在框内勾选，勿使用“ X ”、 等。5）对于表格内填写内容，请注意数量单位。6）在填写金额时，请注意合同要求，要求大写的应使用大写，并请填写完 整，勿忘记填写最后的“元整”或“乂元乂角乂分”。7）如果涉及币种的，请说明币种。本公司规章制度对合同文本内容填写有其它或更高要求的，从其规定。3、关于合同的签订和履行的规定（1）合同应当以公司或各分支机构名义在符合法律法规、规章和本公司规章制 度规定的范围内签订。公司和各分支机构的内部职能部门不得以自己的名 义对外签订合同。（2）合同签订前，公司和各分支机构应当按本公司规章制度的规定对相关业务 履行

18、审批程序。（3）合同的签章应当符合以下要求：1）对于公司类合同文本，单位要求加盖公章/合同专用章，法定代表人 要求本人签字或加盖个人名章，如果合同或文本明确要求签字的，应 签字。2）对于个人类合同文本，自然人必须亲笔签字（不得仅盖私章或个人名 章）。3)对于自然人委托代理的，代理人签章要求同本人，并须提交经面签的 授权委托书原件。4)对于单位公章/合同专用章、个人名章的审核在业务管理制度或会计 结算制度有其他要求的，从其要求。5)合同多页的，应当由各方当事人加盖骑缝章。当事人为自然人的，应 当在骑缝处签字。6)公司和各分支机构对外签订合同应当加盖本机构公章或其他专用印 章,负责人可以委托授权代

19、理人对外签订合同。本公司规章制度对合同签章有其它或更高要求的，从其规定。(4)公司和各分支机构对外签订合同时应当注意：1)认真解答客户对合同条款提出的问题,避免客户对条款内容产生歧义;2)依据本手册及其他规章制度规定的程序签订合同，不得逆程序操作。(5)合同签订后，公司和各分支机构应当按照合同的约定履行义务，行使权利。 公司和各分支机构有关部门及经办人应当按照法律法规及规章、本公司规 章制度的规定以及合同的约定，及时要求合同相对人履行合同义务，加强 合同履约管理，维护本公司的合法权益和信誉。(6)合同履行中发生纠纷时，公司和各分支机构应积极采取措施予以解决，并 将争议情况及时书面告知合同管理部

20、门。对纠纷的处理，应征求合同管理 部门的意见，必要时可要求其予以协助。4、关于合同变更和解除的规定(1)合同的变更，包括合同内容的变更和合同主体的变更。变更合同的，公司 和各分支机构应当按照本公司规章制度的规定履行审批程序，不得损害本 公司权益。(2)合同变更可以采取以下儿种方式：1)签订补充协议，作为原合同的组成部分；2)对原合同条款进行更改，并经各方当事人在更改处签章确认；3)另行签订合同；4)其他方式。(3)出现依据法律规定或合同约定公司和各分支机构有权解除合同情形时，应 当根据实际情况决定是否解除合同。决定单方解除合同的，应当按照法律 规定或合同约定方式通知合同相对人。与合同相对人协商

21、解除合同的，应 当与合同相对人签订解除合同的协议。解除合同应当要求合同相对人按法 律规定和合同约定承担相应责任。七、有关合同文书档案保管的规定1、公司应建立科学的档案管理制度对合同文书档案的建立、移交、归档、利 用、保管等进行严格管理。2、合同采用纸质方式保存归档。对以电子签章、签名方式签订的合同除以纸 质方式保存归档外，还应当采用电子文档以及其他数据库的方式保存归档。3、法律法规、规章和本公司有关档案管理办法没有规定合同保管期限的，应 根据合同类型、性质、重要程度确定合理的保管期限，但合同应当自履行 终结之日起至少保管五年。在合同保管期限内发生争议的，应当自合同争 议解决之日起再保管五年。4

22、、本公司档案管理制度对合同档案管理有规定的，按照规定执行。没有规定 的，按照本手册执行。第六条 操作风险点风险点1：拟定、修订的合同文本违反法律法规、监管规定或消费者权益保护， 引起法律纠纷、声誉损失等风险。控制措施：公司各条线管理部门和合同管理部门应及时跟踪国家法律法规、监 管规定的变化，及时根据最新规定完善合同文本。风险点2：会签送审材料存在虚假性、误导性陈述和重大遗漏等，导致合同条 款未能有效维护我行的正当权益。控制措施：送审单位应对送审材料的真实性、准确性和完整性负责，实行责任 追究制；风险点3：法律事务岗未能充分提示法律文本的法律及合规风险点。控制措施：全面了解法律法规及监管规定并对

23、疑难问题进行行内讨论，必要时 征求专家意见。风险点4：送审人未落实会签审查意见而对外使用非格式法律文本。控制措施：非格式法律文本定稿前须由经办法务审核确认会签审查意见是否己 落实到位；已全部落实到位的，由经办法务在会签系统中上传最终定稿文本；送 审人在会签系统中点击申请文本用印，会签系统自动将经办法务上传的定稿文本 推送至印控系统进行用印。风险点5：合同文书原件应保管不善而遗失。控制措施:公司各直属机构应指定专人按本规程“有关合同文书档案保管的规定” 对合同文书档案的建立、移交、归档、利用、保管等进行严格管理。第七条检查监督总分公司合同管理部门对本文件规定的过程/活动实施检查监督。公司法律 合规部每年对公司各部门/机构的合同规范性管理工作进行检查，包括非格式法 律文本会签审查执行情况；非格式法律文本签署、合同原件保管情况；合同填 写、使用规范性情况等方面。分公司合同管理部门按照本制度要求落实分公司 日常合同规范性管理职责并按照公司法律合规部要求做好自查、整改等工作。第八条附则木文件由公司法律合规部负责解释。