南开区卫生系统档案培训范本.docx

《南开区卫生系统档案培训范本.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《南开区卫生系统档案培训范本.docx（9页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、南开区卫生系统档案培训范本、文书档案：根据8号令规定精神，修订各单位文书档案归档范围与保管期限表1、机关文件材料归档范围：（1）上级机关颁发的需要贯彻执行的文件，要 紧包含会议文件、业务指导文件、领导讲话等；（2）本机关产生的绝大部分文件 材料；（3）同级机关需要贯彻执行的文件；（4）下级机关报送的重要的文件材料。2、机关文件材料不归档范围：（1）上级机关文件材料中，普发性不需要办 理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件;（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性的文件, 通常性文件的草稿，无特殊储存价值的信封，不需要办理的通常的人民来信、电

2、 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与 本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中， 不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件 材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或者越级抄报的文件材料。3、保管期限。（1）永久储存的材料：一是反映本单位重大史实的文件材料; 二是上级形成的、与本单位有直接关联的、应该作为永久储存的文件材料；三是 下级部门形成的、本单位应该作为永久储存的文件材料。（2） 30年储存的材料：一是本单位形成的、不具备永久储存价值的，30 年内有参考价值的材料；二是上级形成的、不具备永久储

3、存价值的，30年内有 参考价值的材料；三是下级形成的、不具备永久储存价值的，30年内有参考价 值的材料。（3） 10年储存的材料：各级形成的，在10年内具有参考价值的文件材料。、会计档案：15年下列保管期限会计档案排列，按5年的报表一15年的帐簿一15年的凭 证先后次序排列、照片档案：数码照片的整理方法随着立会科学技术的进展，在原先以胶片作为记录载体的同时，增加了以数 字形式记录信息的新载体一一光盘。光盘有着体积小、容量大、移动性强、存储 方便、价格低廉等诸多优点，已被大多数单位使用。用数码相机拍照后，将数据 刻录在光盘上，就形成了数码照片光盘。能够说，数码照片光盘是另一种形式的要将数码照片按

4、照年度分开，不得跨越年度。建立一个名为：数码照片档 案+年度的文件夹。将一个年度内需要归档的全部数码照片放入其中。例：2006年的数码照片档案应全部放入到图A的文件夹中。数码照片档案2006年在年度下进行分组管理，分组原则与照片档案的分组原则相同，通常按照 拍摄内容进行分组。一个拍摄内容的数码照片分为一组，应放入同一个文件夹内, 不能混淆。文件夹的文件名要概括出该组照片的基本内容，但应该比照片档案中 该组照片的总说明略简单些。该文件夹应放入到所属年度的数码照片文件夹下。例：2006年某局同意市级某项检查的一组照片就都应该放入到图A （数码照 片档案2006年）的文件夹下的图B的文件夹中。某局接

5、受市级领导某 一J项工作检查由于数码光盘廉价、体积小、容量大等诸多特点，每组照片内很可能出现 一部分数码照片冲洗成照片入册，成为照片档案；另一部分没有冲洗出来，只作 为资料进行储存。我们应当把被选冲洗入册归档的数码照片的文件名改为与之对 应的冲洗出照片的档号。比如：单位全宗号为50,照片档案目录号为16,本照片冲洗后在第5卷， 照片号为46,则该数码照片的文件名应为图C：全宗号 目录号 案卷号照片号50-16-5-46同一年度、同一问题的数码照片不分开刻录光盘。没有被选入的照片的文件名，暂不作要求。（四）、编研材料：编研的概念：编研工作是指以馆（室）藏档案资料为要紧物质对象，以主动 提供或者报

6、导档案信息内容为要紧目的，在深入研究的基础上，围绕着一定的题 目范围，对档案文献进行收集、筛选与不一致性质、不一致层次的加工，使之转 化为不一致形式的出版物，供社会或者有关方面利用。按加工层次划分的两类编研成果：一、一次文献编研成果：收发文汇编、专题文件汇编选编、文集、图册等。什么是一次文献？ 一次文献也称之档案文献的原文，是人们实践活动的原 始记录，它包含档案原件及其复制品，即凡内容与原件相同的文件、图纸等都可 称之一次文献。一次文献编研成果的概念：是按照特定的题目，对有关档案材料进行收集, 通过筛选、转录、校勘、编排与出版，成为某种档案文件的汇合。一次文献编研成果特点：向读者提供真实、准确

7、、可靠的档案或者文件的原 文。一次文献编研成果的要求：高度忠实于档案或者文件的原文原意。二、二次文献编研成果：1、全宗介绍2、大事记3、组织沿革4、基础数字 汇合5、利用效果事例汇编什么是二次文献？二次文献不是档案文献的原文，是对分散的、原始的档案 信息进行浓缩或者提炼后形成的文献。二次文献编研成果的概念：是根据一定题目的需要，采撷、浓缩或者提炼档 案所载的内容，用新的体例、编者自己的语言编写而成的编研成果。二次文献编研成果的特点：向读者提供的不是档案原文或者原文的复制品， 而是以档案内容为根据，将档案原文中部分信息进行重新组合的材料。1、发文汇编：将某单位发制的文件按字号或者时间顺序排列汇编

8、成册。例：南开区委文件汇编南党发2007 1号、南党发2007 2号、南党发2007 3号注意：不一致发文字号的文件应分别编制汇编。南党办发字号的文件应该汇编南开区委办公室文件汇编2、专题文件汇编：将反映某一专题的文件汇编成册。3、收文汇编：将上级机关的普发性文件按一定的顺序汇编成册。例：市卫生局文件汇编(1996 1999)4、全宗介绍:又称“全宗指南”以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容与成分价值情况进行报导的一种参考资料。全宗介绍编写必要性：编制全宗介绍是档案馆（室）的一项基础业务建设; 编制全宗介绍为利用者提供基本的查找线索；编制全宗介绍为编写档案馆指南积 存

9、资料。结构：封面：全宗指南名称、全宗档案起止时间、全宗号、编制者、编制时间例：南开区委全宗介绍（ 1 9 8 4 - 1 9 9 8 ）全宗号：1南开区委档案室编一九九八年六月十八日正文：A、立档单位历史沿革简介：立档单位的名称（全称、简称）与性质；成立 时间、坐落地点及有关历史背景；隶属关系；单位职能、任务及职权范围；内部 组织机构的设置及演变情况；要紧活动情况；党、政领导人名录及变化情况等。B、全宗历史概况：档案的来源、数量；整理、分类原则；档案价值鉴定情 况；保管完整程度；检索工具的编制情况；档案利用情况；其他需要说明的问题。C、档案内容与成分介绍：是全宗介绍的主体，以文章叙述形式，按全

10、宗内 档案的实际分类体系介绍。例：（一）文书档案：本全宗共有文书档案XXX卷，其中永久XXX卷，长期 XXX卷，短期XXX卷。按年代一问题（或者年代一机构）组卷，要紧内容有： （二）基建档案：本全宗共有基建档案XXX卷，全部永久保管，分基建 项目与房屋产权两类。要紧内容有：（三）设备档案:本全宗共有设备档案XXX卷，分办公设备与交通设备两 大类，全部短期储存。（四）会计档案：本全宗共有会计档案XXX卷，其中永久XXX卷，定期XXX卷，分会计报表、账簿、凭证三大类。等等。D、其它情况说明：a、所使用的材料全部来源于本档案室库存档案;b、合并单位档案储存情况；c、隶属关系变化使档案储存发生变化。5

11、、大事记：是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生 的大事与要事的一种档案编研成果。特点：务必严格地按照时间顺序记载有关历史事实；使用编年记事体。编年 记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数 事，则分条记述。结构：题名。包含总标题，记述事件的起止时间，编者。比如：XX市文化局大事记X年X月-X年X月XX市文化局档案室编目录。正文。大事记的主体部分，要紧由大事时间与大事条目构成。二零零七年一月1 日,XXXXXXXX辅文：图表、注释、讲话稿等大事记的记述范围：各类重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况； 各类重要的会议与活动情况；区域与隶属关系变

12、化；机构建立与调整、名称更换; 领导成员的任免情况与重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整与人员任免 情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各类重大 荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生; 其他大事、要事、新事。大事记的编写要求:大事记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、 小事不收，突出大事、要事、新事；大事发生时间要保持唯一性，不能模糊；大事 内容包含事件、起因、进展过程、结果等要素，务必完整、概括与确切。6、组织沿革：是以文字或者图表形式，系统记述与反映某一独立机关(包 含党政机关与各类团体、企事业单位)或者某一地区、某一

13、系统各级各类机关自 身进展演变的参考资料。体例：组织机构沿革的编写体例有编年体、系列体与阶段体三种。最常用的 组织机构沿革体例是编年体。编年体是以年代为序，逐年列出本单位体制、机构 设置与人员编制等方面的情况。基本结构：总题名：标题、起止时间、编者例：XX医院组织沿革(19XX 19XX)XX局综合档案室编序言：是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源与历史沿革概况等。目录：正文：正文是组织沿革主体，要紧说明地址迁移、机构成立与调整、机构 的职权范围、机构性质与任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免 等情况。附录：补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机关设置的上级批文的复 印件。附录

14、附在正文后面，起到补充说明的作用。组织机构沿革的编写要求：准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序 列疏理清晰。统一组织机构编写涉及的机构与人员层次，特别关于机构设置多而且变化 较频繁的企业事业单位特别要注意这一点。使用编年体编写组织机构时，为了避免过多的内容重复，能够只写有变动 的部分。所谓变动要紧指机构设置的变化、机构职能的调整与人员任职的更替。 为了将隶属关系反映得更清晰，组织体系部分的内容能够用图表表述，再加以文 字叙述说明。7、基础数字汇合：以数字语言反映某一单位或者某一地区、某一系统的某 一方面情况或者若干方面基本情况的一种参考资料。整体结构总标题：单位、内

15、容、名称、时间例：XX社区XX慢性病情况统计(19901999)编制说明正文正文要素与形式要素：数列是构成统计数字汇合正文的基本要素。一个数列包含四个方面的内容：统计对象、时间与空间范围、统计数值、统 计指标注意：每一个数列能够根据需要选择不一致的时间范围或者空间范围，以便 加以比较，但它所反映的统计对象却只能始终是一个。形式：文字叙述式、图表式、图表与文字相结合形式统计图表的绘制图示：直方图、折线图、圆饼图表格：时间数列表、空间数列表、时空数列表基础数字汇合编写要求:准确、全面性与系统性、规范。8、利用效果事例：将实际工作中利用档案的典型实例按照一定的体例加工 提炼而成的一种参考资料。编写档

16、案利用事例的意义：1、显示档案的价值2、宣传档案工作、3、交流档案利用经验4、拓宽档案利用途径编写要求：1、典型性2、真实性3、科学性4、明确性基本内容：标题；利用档案的单位或者利用者姓名、职务（职称）等；利用档案的时间利用档案的目的或者原因；利用档案的内容、数量、人次；利用档案解决的具体问题；该实例的提供者“ 1984 1995年北京市食物中毒发生情况分析”“北京市五百例预防接种副反应分析”u 1985-1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了 很强的有用性。一、家庭档案的概念家庭档案，是指家庭及家庭成员在家庭生活与社

17、会活动中形成的可归属个人 储存备查的文字、图表、声像、电子、实物及其他各类形式的历史记录。（如： 出生证明、日记、病历、手稿、书信、作品、照片、录音（像）带、证件、凭据、 证书、磁（光）盘、实物等资料）二、家庭档案的管理1、管理原则。家庭档案是保护家庭及家庭成员合法权益、经济利益，反映 家庭历史真实面貌的重要根据，应集中存放、统一管理。2、家庭档案的收集。家庭档案的收集，是把散存在家庭成员手中及其他有 关方面的具有储存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。家庭档案的收集 要求：家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律，保证家庭档案的完整、 准确。家庭档案收集的范围：各家庭可根据实际，确定本

18、家庭档案的收集范围。 要紧有：宝宝康乐档案：计划生育材料，胎儿诞生及发育成长材料，婴儿出生材料， 婴幼保健材料，婴幼教育材料，婴幼音像材料等。学生时代档案：典型的学习课本、学习作业、学习成绩单，毕业证等证件， 学校生活的照片、录音、录像，升学考试材料，学习日记，师生书信，毕业纪念 及同学互赠材料，择业材料等。恋爱婚姻档案：恋爱书信及照片、结婚证书、结婚照片、婚礼录像等。工作成果档案：工作日记，发表的论文及著作手稿，科研、革新、发明材料, 工作照片及录像等。当家理财档案：当家理财记录，家庭财产，购物发票，家庭参与经营与财产 购置材料等。医疗保健档案：病历，身体检查的片子，化验单，家族病史记录等。家庭历史档案：家族简况、家史，父系亲属与母系亲属简况记录，谱牒等。 综合类档案：阖家欢聚的照片，家庭成员生日录像，有纪念意义活动的录音、录像，家庭大事记，家庭成员基本情况记录等。