企业管理资料范本-物业档案管理和管理制度.docx

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1、管理管控规章制度和档案建立管理管控物业管理管控规章规章制度明细豪之英物业管理管控中有严格的规章规章制度，以下规章制度是我公司现场配置的标 准化管理管控规章制度目录，进入现场后，公司运行部将根据现场情况，制定和现场 相适应的规章规章制度，进行培训教育。物业档案管理管控措施物业管理管控是长期细致的管理管控工作，涉及建筑物的硬件软件、政府机关、客户 等各个方面。详实准确的档案管理管控，有助于保持管理管控信息的连贯真实，利于 资产管理管控和客户服务，是非常重要的管理管控工作。相关项目管理管控的档案可 以分为客户档案和管理管控档案两大部分。客户档案：主要包括个科室基本情况，各科室紧急联络人、投诉和意见处

2、理记录、客户满意度调 查等内容管理管控技术档案：主要包括相关项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理管控专业的工作方案、 IS09001工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等。档案管理管控职责.公司档案工作实行二级管理管控。其中：一级管理管控是指公司综合办公室统筹管 理管控。二级管理管控是指各职能部门机构、服务提供部门机构的档案资料管理管 控工作。1 .公司档案由专人相关相关项目，业务归属综合办公室。各职能部门机构、服务提供 部门机构指定相关人员，兼职档案资料管理管控工作。2 .公司档案管理管控人按照国家有关规定，以及公司档案工作规章制度、作业规程统 一管理管控公

3、司的档案。各职能部门机构、服务提供部门机构的档案管理管控相关 人员应参照公司的有关管理管控规定做好工作，相关相关项目收集、整理、保管本 部门机构或本单位的档案资料。3 .档案管理管控相关人员要严格执行公司档案管理管控规定，认真细致地做好档案保 管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4 .公司档案管理管控相关人员有责任对二级档案管理管控工作进行监督和指导。档案保管的目的.便于查阅。1 .保证档案的安全。2 .防止档案损坏。3 .采取修复技术，延长档案寿命。档案保管的责任部门机构.相关项目所有档案由档案管理管控员统一归档、保管。1 .各部门机构日常工作记录由部门机构档案相关相关项目人于每月1号统

4、一递交档 案管理管控员归档。档案的保管程序.各部门机构将需要保管的资料经文书处理程序后，移交档案管理管控员。1 .档案管理管控员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号。2 .档案原则上保管原件。档案的查阅权限.相关项目经理可查阅所有档案。1 .部门机构相关相关项目人可查阅该部门机构相关的所有档案。2 .其他相关人员根据审批查阅有关档案。档案的查阅/借阅/复制.查阅/借阅/复制相关人员到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。1 .档案管理管控员审核其查（借）阅资格。2 .权限内（经授权/审批）的按正常手续办理。3 .权限外的，档案员开具文件查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续

5、。4 .属公司或IS09000质量体系档案，由相关项目经理审批。5 .属部门机构档案，由部门机构相关相关项目人审批。6 .借阅档案原则上需当日归还，如不能当日归还的，应严格按申请的归还日期归还档 案，档案管理管控员相关相关项目本合同支付资金服务保证档案完好、整洁交还档 案室。7 .需复制档案：一般和涉密档案由部门机构相关相关项目人相关相关项目审批。机密 和绝密档案报部门机构相关相关项目人及相关项目经理逐级审批。档案的销毁.档案管理管控员依据档案保管期限，编制计划，填写档案销毁记录经审批后进 行销毁。1 .属公司档案，由相关项目经理审批。2 .属部门机构档案，由部门机构相关相关项目人及相关项目经

6、理逐级审批。3 .属1S09000质量体系档案，需报分公司总经理审批。档案管理管控相关规章制度归档规章制度1 .凡是反映公司企业开发、物业管理管控服务、企业管理管控及工程建设等活动，具 有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2 .凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理管控，任何个人不得擅自留存。3 .归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或各部门机构须保留 的，保存人必须到综合办公室登记，办公室保存复印件。4 .由公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档：以公司名义发出的文件、 函件要留底稿及正文备查。5 .业务活动中的有关请示报告及公司领导人批复，属本相关项目联

7、系相关公司正式正 式生效方法或本相关项目联系相关公司正式正式生效方法或盖章性质的，由计划财 务部保存原件。属人力资源问题的，由人事部保存原件。其他重要报告，在公司资 料归档范围内的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室，在工程资料归档范 围的，连同有关资料由经办人整理后，根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、 相关相关项目部。归档范围外的请示报告由各部门机构自行保管。6 .由公司对外签订的经济合同协议，均保留两份原件，综合办公室、计划财务室各存 一份。特殊情况只有一份原件时，财务部保存原件，办公室保存复印件并注明原件 存放处。7 .公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档。档案保管规章制

8、度.各职能部门机构应根据保存档案数量，设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防 潮、防虫等安全条件。1 .归档资料要进行登记，编制全行目录。2 .科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录。根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。3 .档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学合理。4 .库存档案必须图物相符，账物相符。5 .档案管理管控相关人员要熟悉所相关相关项目的档案资料，了解利用者的需求，掌 握利用规律。6 .根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。7 .经鉴定需销毁的档案，由综合办公室编造销毁清册，经公司领导人及有关相关人员 会

9、审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。8 .严格遵守档案安全保密规章制度，做好档案流失的防护工作。9 .公司工作相关人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。10 .相关项目部的管理管控档案除国家规定外保存期为三年。相关项目结束后，所有档 案资料需要移交给客户保管。档案借阅规章制度.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位相关人员未经公司领导人批 准不得借阅。1 .借阅部门机构保管的档案、材料，须经档案所属部门机构相关相关项目人批准。借 阅档案材料，属借阅部门机构经办的，由部门机构相关相关项目人批准。借阅非本 部门机构经办的档案、材料须经综合办公室相关项目经理批准。

10、阅档必须在综合办 公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合办公室相关项目经理 批准。2 .借阅档案，必须履行登记、签收手续。3 .借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借:。过期由档案管理管控员催还。 需要长期借出的，须经综合办公室相关项目经理并报总经理、副总经理批准。4 .借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单 位或借阅人，以便查阅和催还。5 .调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件， 归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门机构及时处理。