个人与团队管理第二单元.ppt
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1、个人与团队管理张保全第二单元时间管理提高效率时间规划克服障碍1.提高效率活动跟踪表活动时间有效/无效侧重点优先级别工作方式Michael和James风风火火和慢条斯理时间利用效率1.时间观念差的人2.压力才有动力的人3.拖拖拉拉的人4.虎头蛇尾的人5.缺乏灵活的人6.过于忙碌的人寻求平衡思考与行动的平衡双子星座思考和行动之间保持完美的平衡,既不强调也不忽略,保持恰如其分的平衡效率和效果的平衡效率正确准确的做事效果工作是否完成方法是否奏效非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子,每天都要展开一场生命的竞赛,也可以看作是一场生命的奥运会,如果竞赛赢了就有东西吃,输了就可能遭受灭顶之灾。因此,
2、每天早晨,羚羊和狮子醒来时,它们的脑子里都闪过同样一个念头,那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了,它就没有羚羊吃,它就可能会活活饿死;如果羚羊跑慢了,它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。工作和工作维持能力之间的平衡马儿跑马儿也要吃草压力不足和压力过度之间的平衡压力不足:散漫不上进压力过度:误解忧虑信仰态度差异冲突案例二三枚硬币财富、健康、时间,哪一个更重要?为什么假设一个人的生命中有三枚硬币,一枚硬币代表财富,一枚硬币代表健康,还有一枚硬币代表时间,这三枚硬币哪一个最重要呢?通常人们都趋向于追求财富,如果在这三枚硬币中,把代表财富的硬币
3、拿掉,则表示这个人有足够多的健康,也有足够多的时间,他有可能重新去创业,赢得财富,把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。如果在这三枚硬币中,把代表健康的硬币拿掉,这表示这个人有足够多的财富,也有足够多的时间,则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病,至少可以拖延一定的时间,或借助高科技手段来延长生命,他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。如果把代表时间的硬币拿走,让一个人没有自己的时间了,这时候,即使他有无数的财富,有很强壮的身体,可是生命留给他的只有一刹那,他无法用1亿美元去换10分钟,这就好比无数的0前面没有了1,是没有任何意义的,他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生,而且
4、财富和健康对他也变得毫无意义了。点评:对于所有的人,尤其是经理人、企业家,他们有大量的金钱,可是他们感到最缺的还是时间。工作和生活之间的平衡1.不要过多预订。2.分清主次。3.定制计划4.利用选择权5.管理时间6.学会说不7.合理组织8.利用技术9.但是不要过分依赖10.慢下来11.不要拘泥小事12.不要总是追求完美13.获得足够的睡眠14.依靠你的支持15.获得专业的帮助任务团队个人之间的平衡完成任务建设团队发展个人活动跟踪表工作的侧重点无效工作的分析2.时间规划1.制定计划再好的头也比不过烂笔头2.检查目标3.时间管理矩阵B重要不紧迫A重要而紧迫D不重要也不紧迫C不重要但是紧迫A类工作:又
5、重要又紧急的事情假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分,然后对ABCD四大类的工作做一个排序,显而易见,首先应做A类工作,因为A类是又紧急又重要的,这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候,应该放下手头所有的工作,全身心地扑上去解决,这种行为被形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报,就要马上去处理现场。B类工作和C类工作当重要又紧急的突发事件被处理之后,接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作,还是B类重要但不紧急的工作?有人认为C类工作很紧急,应先期处理,也有人认为B类工作很重要,应先期处理。按照时间占用的顺序来划分,也就是按照时间的紧急程度来说,专家认为应先
6、处理B类工作。B类工作重要但不紧急,如果不做的话,B类工作会随着时间的进一步推移,越来越紧急,直到突破一定的极限,变成A类工作,所以,B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去,就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延,随着时间的不断推移,它也会变得越来越紧急,当越过一定的极限以后,C类工作就可能因为失去时机而消失,由此就会遭受一定的损失,承担一定的责任,工作本身也可能会因此而消失。如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析,例如下午只有一段时间,只能做一件事,要么做B类工作,要么做C类工作,两者不可兼得,那时就应该扔掉C类工作,要保住B类工作,因为B类工作的价值更大,它的重要程度更大。热气球的难题一个
7、胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察,他们带了很多食物和水,也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候,突然发生了意外,热气球开始漏气,为了减轻热气球的重量,要扔掉很多东西,于是先扔掉了实验仪器,接着扔掉了食物和水,这时候,热气球还是太重,需要牺牲一个人来挽救其他人,在这种情况下,因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同,只有按照最大可能地减少损失的思路来分析,即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命,所以必然要先扔胖子。在两者不可兼得的情况下,如果可以延长工作时间,统筹协调,进行更好的策略性的安排,即在B类工作不变成A类工作之前,先把C类工作完成,再按部就班地处理B类工作,这样就可以达
8、到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现,因为C类工作的数量太多,单个C类工作虽然花费的时间不多,但是C类工作的数量层出不穷,所谓“野火烧不尽,春风吹又生”,很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付,致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中,迷失方向,只见树木,不见森林。箩筐任务测试美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是:一个箩筐中有10件工作任务,假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务,请中国的经理人进行挑选,并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作,最紧急的工作完成后,又挑出了最简单的工作,因为做起来很
9、简单,所以这些工作很快完成了;中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作,这些工作也很快做完后,第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作,可是这个工作还没有做完,测试的时间就到了。箩筐中剩余了6件工作任务,而且全是最重要的工作,但是这些工作都有一些类似的特点:不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是,这6件工作如果不做的话,它们全会变成重要且紧急的突发事件。假设你午饭后回到办公室,你计划着下午的日程。你有两项工作要做:第一假设你午饭后回到办公室,你计划着下午的日程。你有两项工作要做:第一项是处理一大堆琐碎又重要的事:口述信件、查看日常事务备忘并处理它们,项是处理一大堆琐碎又重
10、要的事:口述信件、查看日常事务备忘并处理它们,给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题,这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你技术问题,这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握,因为它刚好属于你特长的领域。非常有把握,因为它刚好属于你特长的领域。你有两个助手,他们都能做好第二项工作,原则上你可以让他们中的任何你有两个助手,他们都能做好第二项工作,原则上你可以让他们中的任何一个去完成,而琐事只能你自己处理,并且你只有完成这两项工作中一项的一个去完成,而琐
11、事只能你自己处理,并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。请从下列选项做出自己的选择,并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权请从下列选项做出自己的选择,并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权威。威。选择先处理技术问题,希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。选择先处理技术问题,希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。选择先处理那堆琐事,让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战选择先处理那堆琐事,让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。性的技术问题。C,把那堆琐事划按照是否要自己亲自处理划分出来,自己集中精力处,把那堆琐事划按
12、照是否要自己亲自处理划分出来,自己集中精力处理率需要自己处理的琐事,另一部分有自己的一个助手处理;另一个助手来理率需要自己处理的琐事,另一部分有自己的一个助手处理;另一个助手来解决那个重要的富有挑战性的技术问题。解决那个重要的富有挑战性的技术问题。1、你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家,也没有打电话或写信、你有好几个月没有回家,也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错,但你必须在周二或周三晚上去面试(、有一份夜间兼职不错,但你必须在周二
13、或周三晚上去面试(19:00以前),估计要花一小时以前),估计要花一小时5、明天晚上有一个、明天晚上有一个1小时长的电视节目,与你的工作有密切关系小时长的电视节目,与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩,你需要整理行李、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩,你需要整理行李9、你要在周五交计划书前把它复印一份、你要在周五交计划书前把它复印一份10、明天下午、明天下午2:004:00你有一个会议你有一个会议11、你欠某人、你欠某人200元钱,他明天也要参加那个会议元钱,他明天也要参加那个会议1
14、2、你明天早上从、你明天早上从9:0011:00要听一场讲座要听一场讲座13、你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面、你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗、你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡、你要好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午、你负责的项目小组将在明天下午6:00开会,预计开会,预计1小时小时17、你身上只有、你身上只有5元钱,需要取钱元钱,需要取钱18、大家明晚聚餐、大家明晚聚餐19、你错过了周一的例会,要在下周一前复印一份会议记录、你错过了周一的例会,要在下周一前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完
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