会计管理信息系统初探.pdf

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1、?年第 期青岛海洋大学学报社会科学版会计管理信息系统初探王封内容提要本文试图将时代 发 展的信息化、网络 化特 征具 体 应用在会 计 管理信息系统!#%&(&)+&+)#,#&./,+(&012#,2,简称03设 计中,提出 0的管理型、信 息型概 念和适时性、复核 分析、在线反馈的特 征,以及 0在不同环境条件下 的设 计思路 与方案,特别是 通过引入 构建“区域 0 服 务中心”这 样一条途径,来探讨我国中小企业 0的整体解决方案的可行性。作者4王澎,青岛海 洋大学海洋 地球科 学 学院教 师。一、0的概念 与特征!一3 0的概 念在我国会计学 界,长期以来,都使用英文#%&(&)&./

2、,+(&012#,的汉语 翻译“会计电算化”、“电算化 会计”或“会计信息系统”,提出 了“核算型”、“管理型”、“决策 型”等三个不同层 次的会计信息系统概念。但都还没有明确提出,能提供适时 会计信息,涵 盖整个企业资金运动流 程的会计管理信息系统概念。因此,笔者 在 当今信息化、网络 化的 时代背景下,对 0的概念做一般阐述4所谓会计管理信息系统!#%&(&)+&+)#,#&./,+(&01”#,简称03,就是指 融合信息科学、管理科学,建立 在信息化、网络 化基础上,体现 会计目标体系要求,并最终为整体管理服务的一种管理信息系统。经过理论推理,笔者提“会计管理信息系统”,而扬弃了“会计信

3、息系统”的提法。所谓管理,无论是传统的认识“社会组织中,为了实现预期的目标,而以 人为中心进行的协调 活动”,还是最新的认识“对资源的有效整合”,都有一个共同的内涵,即都是 面 向 系统 的控制,牵扯到信息论、系统论、控制论这三门新发展 出来的横断学科。三论之 间的关系密不可分,而且作为管理基础 的 系统论中很重要 的 一个概 念 就 是,系统的基 础是信息,越高级的信息就代表了越 高级的系统。换句话说,随 着 0提供了原来 0所无法提供的适时信息,0的系统基础 和管理基础 就发 生 了质的变化。那么,原先的会计信息系统也就必 然的要 在 适时信息的 基础 上,不是做一些 改进,而是不可避免的

4、转化为会计管理信息系统。!二3 0的特征56 0的适时性!5 3会计 源 信息输 入 0的适 时性。0进行适时处理最先要解决的是会计源信息进入的适时性问题。如果不 能在经济业务发生 的同时,就使其产 生的信息进入 0,那么其后 设 想的功 能就没有了适时性信息的基 础。这里需要强调的是并不仅仅指输入 0的会计凭证适78时的通过其网络传递,更为 重 要的是在 经济 事项发 生 的 同时,通过与业务 处理信息系统的数 据接口,或者 是业务、会计二者合一型的信息系统,接受适时的经济业务信息,并通过 0从其中提炼出所代表的会计数据,形 成 进入 0的适时会计源信息。!?3会计源信息在 0中处理 的适时

5、性。通过 0的 网络 系统,实 现 会计源信息在 0中处理的适 时性。从 理论上讲,以计算机 技术和网络技术为硬件基础的 0,对接受的 会计原始 数据,应该以 网络所提供的带宽!9+&:;(:?/#22(&)&(简称=3提供 的频率!/#%#&13来进行交换处理,这 完全可以实 现 会计信息在 0中处理的适 时性,以形成经过加工整理的会计信息。!7 3会计信息流 出 0的 适时性。经 过加 工 整理,要有 一个能 流 出 0,进入其 他信息系 统,体现适时性特 征的会计信息。会计的目的不是仅仅为了核算的需要,更重 要 的是要体现管理要求,提供决策用的会计信息。这就要求 0 提供 不 局限于数据

6、接收、处理等环节,还 要能适时提供 给其他各个管理信息系统需 要的 会计信息。否则,0就削弱 了自身在企业 整体管理中的作用,制 约其 整体效应的发 挥。?6 0的复核分析性!53 0对会计信息的复核。由 于 0实 现的是信 息化、网络化的会计核算、管理体系。因此,其对会计信息复核的效果肯定比手工 会计流程更清 晰、更 准确。手工会计流程中,会计信息的复核主要是通 过帐实、帐帐核对来实现。而 应用最为广泛 的 是帐帐核对中明细账与总帐的核 对。在 0中,由于 会计信息处理 的过程都采用 了计算机处 理,因此,从理论 上讲,除7 非遇 到灾难性、不可恢复 的损害!实践中,许多大 型公 司集团都采

7、用灾难性备份 的方法,预 防或降低 损害程度3,否则只要软件系统编制正 确 无误,计算机 的 帐务 处 理结果就是真实而正 确的。这样一来,只要进入 0的经济业务被审核为真 实、完整 的,0中的会计信息复核功能,就将通 过对处理 流程的数据跟 踪而自动完 成。从而减轻会计人员 的手工工作量,使其从事更需 要 的会计管理工作。!?3 0对会计信息的分析。整 个 0中最 核 心、最关键的功能 应该是其对会计信息的管理、分析能力。因为 0区别于手工会计流程和其 他的会计信息系统!#%&(&)&./,+(&012#,简 称0,我 国在 最初译为会计电算化或 电算化会计3的根本 之处,就在 于它在 对原

8、 始 会计数据进行适 时处 理、形成加 工 整理后 的会计信息、并进行复核的基础上,能够借助于计算 机、网络 技术,实现 更 加 完 善、更加完备的管理与分析功能。当前,信息技术的发 展,已经实 现 了会计信息的 海量存储和超高速运算,特别是网络 的广 泛应用,使其具备了几乎可以无限发 展、扩大的处理 能力,这都为实现会计信息进一 步的管理分析能力打下了坚定 的技术基础管理科学 的发 展,也为设计新型(2提供 了科学、完 整的管理方法、思路和发 展方向。这一切 就决定 了 0要 在会计信息的管理分析上独树一 帜,并凸显其信息化、网络 化 的特征。具体说来4通过建立数据模型,分析更完 整、更 详

9、 细、更具体的财 务指标,为管理者提供充分而 有价值的管理 会计信息通 过数据接口,在对同期业务信息、管理信息的分解基础上,实现多元联合动态分析,即将会计信息与其他信息结合在一起,分析各个不 同 因素之 间的变动比例关系,为进一步提高管理水平提供最为可靠而合理的数据分析信息。76 0的在线反馈性!53 0向数据源端的在线反馈。当会计源信 息被数据 源端收集,并 被输入 0后,要 允许数据源适时的、在线!即通过网络3使用进行加工 处理、复核分析后的会计信息,这是 0向数据源的在线反馈,体现 了数据源的权利。因为,在 一个大型公司、集团中,当各个分支公司、所属部门在数据源端,输入了会计源信息后,为

10、了体现 0的完整性和 系统性,不会也没有必要再让这些数据源端进行同样的会计核算管理工作。而他 们又必须拥有经过加工整理、复核分析后的会计信息,以满足本部门的会计核算和微观管理需要,就要求 0能够利用网络基 础,实 现 向数据源端的在线 反馈。!?3 0向系统外的在线反馈。前面已经 阐 明 了 0的根本目的还在 于 经济发展 和管理的需求,要满足各方面对会计信息的使用 需求。因此,就需要其能向系统外提 供 在 线反馈,即 会计信息可以通过设 置不 同权限的开放式网络,如&#/&#、&#/+&#提供给 0外各种联网的信息需求者,诸如决策 层领 导、非会计管理人员、业 务 人 员 否 则,就谈不 上

11、 整体管理。这种 向系统外的在线反馈,是从 用 户层、需求层,体现 了 0内在的、成为企业 整体管理型管理信息系统的要求。二、0的设 计思路与实施方案在对 0概 念认识的基础 上,提出本文 的核 心部分 0的设 计和实施。并按照 我国 企业规模的多样性特征,通过引入“区域 0服务中心”,分别为有条件的大型企业和中小型 企业提出有针对性的 0 整体解决方案。!一3 0的设计思路56整体设计 0在系统设计阶段,必 须 要有一个整体的设计思路。可能有些功能、有些信息需求现在还不 需要提供,但考虑 到这是一 个企业整体的、长远的会计解决方案,把问题想 的全 面 一些、长远 一些,而不 能只想到眼前利益

12、、部 门利益。要 从企业整体和长期发展 出发,设计完善的整体解决方案,为后期企业的发展 和 0的发 展 预 留 空间。?6统一建设 0在 系统建设 阶段,一 定 要 有统一部署 的计划安排。因为这是整体的 系统建设,企业的每一个部门都是 0的要素之 一,有些部门可能以前在计算机、网络方面搞的比较好,但不是说有一 两个部门水平高就能建设好 0。这就象“水桶理论”所说明 的 问题,水桶的 有效容积,是以最低的木板高度为标准。同样的,在 0建设中,如果没有统一 的建设计划,任何一个部门的建设工作跟不 上 整体步 伐,都会严重影 响 0的效用 的充分发挥。7 6分 步 实施0在 系统实 施 阶 段,可

13、以按照分步 走 的战略来实现。“差别是普遍存在的”,注 意 到 我 国企业在人力、财 力等条件上 的差别,0的实施,就只能通过分步 走来完成。有条件的可以一步 到位暂时 没有条件的,也不 能再走 0的老路,而是通过构 建“区域 0服 务中心”!详见 下 文3来实 现。6产业原则 0在系统运作 阶段,要 按 照 产 业原则 的模式来实现。建设和实施 0 的原动力就是企业管理的要求,“向管理 要效益”,其投资应该通过管理水平提高所增 加的 经济收入或减少的经济支出,即为 企业带来的经济效益来弥补。因此,即使是在企业内部,也要按照产业 原则,建立独立核算7的 0运作体系,将 0的建设和实施 投入视为

14、运作 部门的成本,而将 0带来的收益记为其收入。通过模拟产业运作,起 到督促提高利用 0的效果。!二3有条件企业的 0设计及实施56 0处理 流程在分析 0的 概 念 和特征的基础上,笔者设 想如 下流 程4!3在数据源端通过扫 描仪、联网的业务处理 系统等方式,适时的将经济业务信息识别为适时源信息!?3将适时源信息,适 时 输 入 0及其它管理信息系统!73在 2中,对输入的 会计 源信息,在适时的基础上进行复核分析,形成加工 整理后 的适时会计信息!3对于生 成 的适时会计信息,一方面满足 会计核算要求!8 3另一方面要 在线 反馈给数据源端!3还有一方面 则进入其他信息系统,提供有价值的

15、适时 会计信息。?6 0软 硬件系统!5 3计算机编程方式的选择。计算机 的发展 使计算机编程语言和编程技术有了质的变化,而 编 程语言 和编程 技术对 0的设计、推广和普及有 着很大的影响。随 着01+2#、/+#、&./,(、(#/2.00#/#/、(#/2.;#/9%(:#4等大型数据库语言的应 用,编程平台 尽量使用 面向终端 的(&8(&:;0(&:;0?的7?位模式编程技术从 过 程化转为!面向对象式3,提高编程效率、增 强 系统的 安全性应 用客户服务 器!=(#&0#/#/3和浏览器服 务器!9/;#/0#/#/3体系结构,为新一代网络应用解决架构问题应用基于(&:;0的对象嵌

16、入和动态数据链接 技术,为 不 同软 件之 间的数据交换创造条件应 用+技术解决跨平台异构网络环境的软件应用障碍。!?3多媒体技术的应用。多媒体%(,#:(+是计算机技术与图形、音像、视频等技术相结合的产物,应用 在设计中,就可以使 0拥有更加 灵活的人机对话模式。它可以使图 形 用 户 界 面!/+?=+,#/+3、海量存储设备!+2 20/+)#+#(13、可擦写式光驱!=一3等高新技术为会计 信息的长 久保存 创造了 条件特别值得 一提的是,光 学字符识别技术!?(#+=+/+#/#)&(&简称=3技术的采用,为 0实 现 适 时的“数据源信息扫描!照相3=自动识别一 自动复核分析自动在

17、线反馈”的全线信息化、网络化创造了条件。由由会计子系统处理理理由其它 子系统处理理生生成适时会计信息息满满足会计核算要求求6 6 6 6 6 6 6 6 46 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 一6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 4计会管理信统息系工0!7 3网络和远程通讯的 应 用。如前所述,&#/&#和&/+&#是信息时代深具前景 的信息技术,分布在世界各地 的&#/&#用 户正 在以几何级数的方式 剧 增,并直接成为设计 0的网络基础。网络的普及 和 远 程通讯 为 0中会计信 息的适 时传播创造 了条件,使之 彻 底摆脱了以前由于 地理障碍而带来的不

18、便通过对&#/&#&/+&#技术的支持,0就能把网络技术和信息技术有效地结合在 一起,使企业的远程用户利用&#/&#进入&/+&#,突破以往孤 立的小型 局域网的区域限制,实现企业 内外、远近 会计信息的适时传输、处 理和检索。!三3 0 在中小企 业实施 的可行性分析从目前来看,由于我 国中小 企业的资金比较少,地理范围相对比较近,而一套完整的 0动辄投资以百 万、千万计,在相当大 范 围内实 现,就没有必 要 也 不可能一一的生搬硬套在中小企业身上。因此,根据“整体设计、统一建设、分步实施、产业原则”,笔 者 提 出 构建“区域 0服 务 中心”的战略设计模式,为 广大 中小 企业 0提供

19、完 整解决方案。5“区域 0服务 中心”实施的可行性这种设 想源于实际工作。对 于中小企业,即 0的 使 用来 说,一套 完整的 0通过扩容和提速,在理论上具有无限 延展性,可以同时容纳几百个用户、几百套相 同或相 同 的会计信息甚至更多。如果把一家企业就视为一个用 户、一套会计信息,那么,一 套完整的 0就可以容纳几 百家企 业。换句话说,在 一定的范围内!比如说一个区、一个县3,就相当于几百家企业联合起来建立 一套完整的 0,使用加密 技术!&#/1?( 3(#+2#)/?&#%(2./#:6&.A 6?6#%&/(&)&./,+(&2 12/#/&:;+/:#0%。,#/2%(2#:1%)(&=,?+&15 67!&;#:)#+&+)#,#&+&:/)+&(+(()&+%261#/2%(2#:19%#/;/一#(&#,+A 6 6(.#&#/+(&+&+)#,#&芳=#260+)#%(2#:19%#/;/一#(&#,+A 6?86梁枢等信息时代与民族复兴青岛海洋大学出版社?年?月版。6萧深全球网络经济华夏 出版社5 年 月版。责任编辑周延 云