国家自然科学基金项目管理中信息服务与管理互动研究.pdf

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1、 基金纵横 本文于!#年$月!%日收到&国家自然科学基金项目管理中信息服务与管理互动研究蔡德军余为一姚佐文（安徽农业大学科技处，合肥!#）自()%#年设立至今的!年中，国家自然科学基金（以下简称科学基金）极大地提高了我国在自然科学基础和应用基础研究领域的科研水平，为我国的科技事业乃至社会、经济的发展做出了巨大贡献。随着科学基金投入力度的不断增强，科学基金在管理上不断改进和提高，信息化建设不断加强；特别是“十五”期间，国家自然科学基金委员会（以下简称基金委）在科学基金管理、门户网站信息发布、基础设施与安全体系建设等方面不断推进，成效显著，管理科学化和现代化水平得到很大提高。现已实现了科学基金的项

2、目申请、评议、中期进展、后期结题等过程的网络化管理，主要文件也实现了电子化与网络传输，并提供门户网站信息发布和数字档案联网查询服务，是目前国家信息化程度最高的科技项目之一。在提供更快更细的服务同时，科学基金信息化对各项目单位的管理也提出了更高更新的要求。各单位管理人员如何有效获取基金委提供的信息服务，同时合理利用、挖掘这些信息为日常管理服务，促进信息服务与项目管理的互动，以提高科研管理水平，成为一个重要研究课题。!有效获取基金委的信息服务一般可通过信息系统、网站和纸质材料三种公开可靠的途径获取基金委的各类信息。!&!科学基金网络信息系统“十五”期间，基金委全面推进信息化建设，完成了基于局域网的

3、科学基金项目管理系统（*+,）、基于互联网的科学基金网络信息系统（+,+,）、科学基金项目管理培训系统、办公自动化（-.）系统的建设，初步实现了科学基金管理现代化。+,+,是面向承担基金项目的研究人员、评审专家、依托单位和社会公众的业务信息远程联网事务处理系统和信息发布、查询服务系统，能实现基金项目申请、项目评审、资助成果登录和项目信息发布的网络化管理。其信息采集部分主要来源于“科学基金申报系统（*/0/+1/2）”，实现项目申请书的电子化与网络传输和管理。在对$万余项科学基金项目档案与文件进行数字化加工，建立了项目数字档案管理系统，完成档案数字化建设工程基础上，+,+,系统与数字化项目档案衔

4、接，能提供数字档案联网查询服务。+,+,与培训系统衔接，能为项目负责人、单位联络人、项目评议人、项目申请人提供用户操作培训和在线培训、模拟操作培训，还提供在线帮助，各项培训内容全面、操作详实，能满足不同用户学习和实践的需要。+,+,与-.系统衔接，使基金管理和日常办公从人工模式向网络化、电子化模式转变，使得业务操作更加便捷、管理流程更加通畅。这些系统与相关工程结合起来，构成了一个功能强大、应用全面的信息系统，初步建立起科学基金数字体系。实践中，已经同时为基金委工作人员、&3万个项目负责人、#&3万个同行评议专家、!多个依托单位联络人提供了基于网络的电子业务服务。!#年截止到4月!(日，共集中受

5、理各类项目申请#项，比!3年同期增加了!&5。!&科学基金网站基金委制定并在不断完善网站信息发布和管理制度，一般政务信息均通过互联网网站（6 7 7 8：9 9 9&0 2:;&;0）公开，是基金委与社会各界特别是与科学家、教育部门、科研机构进行信息交流的主要渠道之一。我们应通过此网站及时主动了解科学基金的申请指南、管理办法、项目指南、资助情况、年度报告等基金项目信息，了解基金委要闻、快讯等版第#期中国科学基金 4)块发布的重要活动、公告、重要声明以及项目重要进展和成果，还有科学基金支持的杰出科学家和群体，以及我国基础研究取得的重要进展等，也可网上查读 简报、情况交流、中国科学基金、自然科学进

6、展 等出版物的电子版等等，也就是说，基本信息均可在网站上得到查询。当然，各单位、用户均要通过该网站登录基金委的网络信息系统和培训系统。!纸质信息在网络化、电子化的同时，基金委还注重发挥纸质资料的交流宣传作用，也为我们提供了大量信息。要定期查阅基金委编印并邮寄至本单位的 简报、情况交流 等资料，了解科学基金资助项目取得的重要的、关键性进展和成果，相关情况是否在国际上引起广泛关注或在国际重要学术刊物上发表，以及科学家对解决影响社会和经济发展的热点问题提出的具体建议，有重要影响的国际合作和交流等。要认真研究和分析基金委编辑出版的各年度资助项目统计资料、年度报告、各学科的项目汇编、成果汇编等资料，参阅

7、各科学部组编的一些学科进展等资料，订阅基金委编辑出版的 中国科学基金、自然科学进展 两种期刊，利用这些为管理提供服务。另外，也可通过相关报刊、广播、电视和网站等媒体获取与基金工作有关的信息，特别是 科技日报、科学时报 和一些对科学基金相关信息转载率较高的网站。#全面利用基金委的信息为管理服务在科学基金项目的全程管理中都需要按照基金委的相关规定，全面合理地利用各项信息服务功能。#!前期准备要利用基金委的信息服务，首先要申请#系统单位用户并注册，然后向本单位的项目负责人、评议专家、项目申报人分配用户名和密码。通过基金委网站下载$%&%(，安装登录并修改初始的用户名和密码)*+%&)*+%&，设置单

8、位基本信息并建立各院系用户，联网上传电子申报书前可通过#获取本单位的注册码，或在网上按流程注册获取。另外，要注意及时修改本单位的基本注册信息。#!#项目申报用好科学基金申报系统。$%&%(是申报科学基金项目的重要工具，可用于收集、汇总和报送基金项目电子申请书，并打印申请汇总表等报表。当然，也可登录#进行单项申请书的联网上传，或通过受理现场报送，但应该注意基金委已经取消了电子邮件上传申请书的服务。及时了解本单位的申报情况。通过#随时查询本单位的申请项目；另外，在申请项目信息上报后，#收到并经过处理，会自动将收到正确申请书的简要信息返回到指定的电子邮箱，要注意及时查看以掌握情况。做好申请项目的超项

9、检查。除了通过#进行指定人员承担项目情况的在线查询外，基金委信息中心还提供网络信息查询服务，可通过$%&%(发送申请项目人员信息到指定邮箱,-./!-.!&(01 2!3.4!2&，信息中心会将 人员项目承担情况查询结果 以5 6 2,7电子表格文件作为邮件附件传送到指定邮箱，从而，可具体了解查询请求中申请项目负责人和具有高级职称参加人员以往承担 参加项目的情况，以及在本次请求中提供的以上人员在当年准备申请项目的情况（可通过项目批准号栏目识别：在研项目有批准号，申报项目没有）。若某人员在查询结果中没有出现，表示其目前未承担 参加项目。发现超项要及时核实，并及时通知相关人员进行调整，如有错误或不

10、清楚的应主动向基金委咨询解决。沟通解决其他问题。由于89:;宏的缘故，申请书电子文件被破坏比较多见，如果遇此情况，需要录入或修改的灰色框无法打开，可将申请书作为电子邮件的附件，发送技术支持电子邮箱(月?日前登录 0#网络信息系统提交电子文件。#!$结题及时了解资助项目负责人填写的资助项目结题报告并予以确认，并与财务、审计部门对纸质材料进行审核把关、签章再上报。A B中国科学基金C B B D年!成果录入为解决基金成果管理中存在的缺陷，加强项目结题后产生的成果管理，实施好动态管理，从#$年%月开通了成果在线填写功能。管理联络人应经常查询和了解本单位的成果信息，注意提醒已结题项目负责人在线录入结题

11、后所取得的成果信息，以提高项目的绩效评价，以利于下次申报。#促进基金信息服务与管理的互动由于各信息系统针对不同类型用户提供不同的服务功能，加之对相关信息的积累不同，单位管理人员在促进信息服务与管理互动中发挥着十分重要的作用。#!$加强信息沟通与反馈，解决好信息不对称问题及时了解本单位申请书、资助项目计划书、资助项目进展报告、资助项目结题报告、资助项目计划调整书的传报情况，加强对项目负责人、申请人的提示与提醒，特别要解决好申报项目的查重和超项问题。因为很多单位虽经仔细查重，但申报后仍存在超项情况是常有的事，这就要求管理人员做好细致的上下联络反馈工作。当然，也需要基金委不断增加与完善&的功能，并协

12、调建立信息资源共享平台，为用户提供一个高效、便利的资源共享与信息交换机制，实现科学基金资源信息的主动采集、动态更新、辅助审核、实时交换与分级共享；从而通过平台进行信息交换和共享，快速查询获取所需的资源。应定期组织召开本单位的科学基金工作会议，使科学基金的有关规定、管理办法为大家所了解和熟悉，利用()*)&+),和年度统计资料等进行相关统计、分析、对比、挖掘并对内发布，合理分析专家评议意见，通过多种途径促进管理人员、项目申请者和受资助者之间的相互交流、沟通和配合。#!提供更多的主动服务和个性化服务，促进信息互动有条件的单位可以建立集电话、手机、互联网和短信查询为一体的通讯与计算机网络连动服务综合

13、平台，既实行同一化管理又提供个性化服务。利用计算机电话语音集成技术（-.&技术）、智能交换分配技术、异构系统信息交互技术、数据库技术等，将通信网、互联网等有机结合，构成高效适用的信息交互平台，采取/0 1、电话、传真、短信、视频、现场、远程等多种服务手段，提供快捷方便、个性化的信息服务。管理人员通过综合平台自动发送密码注册、项目申请、报送、进展、结题等信息至相关人员，各人员也可根据自己需要进行定制服务。同时，可借助此平台构建各项目的虚拟创新团队，促进灵捷合作创新，推动网络合作研究中心的建设。当然，在此过程中，要注意减少垃圾信息的产生和传送。也建议基金委能继续推进信息化建设，构建多层次、安全、可

14、靠的自然科学基金信息服务支撑体系，提供上述的综合服务。#!#加强宣传培训，促进自我服务要主动加强信息技术的学习和培训，特别是要加强宣传和利用基金培训系统，提高本单位相关人员的信息技术操作能力，让更多的项目申请人、负责人、评议人进行自我服务，掌握好申请书的填写和报送，资助项目计划书、进展、结题报告的填写和提交，以及项目的评议，主动防范超项和错误操作。当然，培训中管理人员也应通过电子邮件与电话等为培训提供技术支持和咨询解答。#!%加强安全性与保密性，防止泄密在通过()*)&+),汇总联网上传单位电子申请书时，系统会自动进行压缩和文件加密。基金委使用计算机群集处理接收的数据，进行备份，并在接收处理高

15、峰期间安排专人值班，确保接收信息的安全。在申请书收集后，电子申请书的/2 3 4格式将被转换成5 4 6格式，不能被任何人修改，提交评议和查询时也以5 4 6格式出现，评议人需要凭密码才能登录获取和打开申请书，基本做到了信息保密。系统还通过工作流程的各个环节约束基金委工作人员的行为，严格执行项目评审流程和在研项目的跟踪管理流程，也更好地排除了人为干扰因素。作为单位管理人员，也应注意做好本单位信息的安全和保密工作，不应轻易索取申请书的保护密码，更不能泄露单位及个人注册码等信息。#!加强审查监督，防范不端行为真实性是申请基金应遵循的道德准则的核心，诚信是从事基金项目研究人员应遵守的基本道德准则。管理人员要注重开展并加强本单位的科学道德建设，严格遵守基金委的有关规章；加强诚信教育，规范学术活动准则，完善规章制度，制定惩戒规则。要对本单位各项上报材料的真实性进行认真审查和监督，重点是科学基金申请、项目实施、经费使用、科研成果发表、项目结题等各环节，特别要防范在学历、职称、履历、资历、签字、申请书内容、成果与实验数据等方面的不端行为发生，避免求量不求质的浮躁学风。第7期蔡德军等：国家自然科学基金项目管理中信息服务与管理互动研究8 9%