基于RFID的高校固定资产管理系统探讨.pdf

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1、基于 RFID 的高校固定资产管理系统探讨易佑金,?杨?氢(吉首大学 财务处,湖南 吉首?416000)摘?要:我国高等教育事业的迅猛发展,高等学校占有、使用的固定资产规模急剧膨胀,其构成也日趋复杂,管理难度越来越大,迫切需要利用信息化等新技术来加强高校固定资产管理?本文首先分析了现行高校固定资产管理现状及其局限性,在此基础上提出运用 RFID 技术来构建高校固定资产管理系统,对现行高校固定资产管理有一定的借鉴意义?关键词:RFID 技术;?固定资产管理;?管理信息系统中图分类号:G647?文献标识码:A?文章编号:1671-9743(2009)11-0062-04收稿日期:2009-11-0

2、5作者简介:易佑金(1976-),男,湖南隆回人,吉首大学会计师,主要研究财物管理?20 世纪 90 年代以来,我国高等教育迎来了高速发展阶段,高校资产的年增长率超过了国家财政拨款经费的增长率?这样快速的发展速度,建设资金来源的多样性,资产管理的复杂性,在十年前是无法预见的?改革与发展使教育的供给大幅度增加,教育得到全面进步和快速发展,这种发展给高等教育体制和内部管理提出了新的要求1?1?现代高校固定资产管理需求分析近年来,我国高等教育事业的迅猛发展,高等学校占有、使用的固定资产规模急剧膨胀,其构成也日趋复杂,管理难度越来越大,尤其是随着校际间的合并与调整、学校内部推行后勤、财务、人事、分配等

3、各项改革的深化,对高校的固定资产管理工作不断提出新的要求?资产管理即资产生命周期管理3,加强高校资产生命周期管理不仅可以降低维修成本、提高维修效率和设备完好率等,更可改善学校的运行状况以及资产的利用率及使用效益?现代高校固定资产管理涉及大量纷繁复杂的资产,对资产的有效管理,提高资产利用率,避免重复建设等对信息的准确性和及时性要求很高?随着高校信息化的深入,管理信息系统(MIS)、ERP 等效率不高,达不到设计效果的原因往往是因为原始数据采集存在相当大的问题,往往都是采用补丁数据来进行管理,这种补丁数据特别是入库、出库及维修中的补丁数据大量存在,不仅会使学校的资产使用信息得不到及时反映,而且会因

4、为手工录入等而造成数据失真,误导决策,有可能导致学校重复建设,乱费资金4?而 RFID 技术对固定资产信息采集、归纳、传递等起着重要作用,RFID 技术作为推动资产管理行业信息化的关键技术之一,势必成为高校固定资产管理发展的重要支撑?引入 RFID 技术,除了能使物品信息的采集更高效,更带来了高校内部信息交互模式,实现校园内资产跟踪与信息共享,让资产的信息在其生命周期内?随时随处可见 2?2?高校现行固定资产管理业务流程分析固定资产管理是建立在账目、卡片和实物的一致性基础之上的,由于高校固定资产数量大、种类多、数据繁杂、涉及面广,传统的手工管理活动已日益显出弊端,资产流失、更新无序、折旧与核算

5、不合理的现象在高校中普遍存在,利用计算机技术,网络通讯技术,自动识别技术等辅助资产管理活动已是必由之举?现行高校固定资产管理系统难以适应高校管理的要求,主要问题在于:(1)对固定资产信息的管理不够全面,偏重于设备的数量、种类管理和价值的统计汇总,不能全面反映资产的各个侧面的信息?(2)未体现对固定资产生命周期的全过程管理,设备从购入、安装、运行、调动、测试、停用、检修到最终报废的每一个环节都有相应的事物要处理,有相应的信息要记录、统计和分析?(3)系统功能不够完善?许多现有的软件系统是单机版单用户的,能在网络环境运行的系统也基本上是为固定资产专管部门设计的,很难满足高校各个部六的资产管理员在业

6、务发生地完成信息维护的要求?现行高校行业的固定资产管理流程存在以下不足:(1)固定资产管理的财务管理部门与实物管理部门缺乏业务联系的业务沟通,使得账面无法反映资产的存在,同时有关人员在办理资产相关手续时需多次往返国有资产管理部门,耗费了大量的时间和精力,特别对校区分散的高校教职工来讲,更是极大的不便;(2)拥有大量的资产,但没有集成的信息系统,缺乏有价值的固定资产管理信息,固定资产的管理困难,工作效率低?(3)账、卡、实不符?资产设备基本信息的录入工作主要靠资产管理部门的工作人员根据手工填写的验收单来完成,工作量繁重?(4)难以有效控制固定资产流失?第28卷第 11 期?怀化学院学报?Vol?

7、28?No?112 009年 11月?JOURNAL OF HUAIHUA UNIVERSITY?Nov?,2009(5)资产清查费时、费力、效果有限,且?前清后乱?目前财务处与国有资产管理部门的财务对账主要靠人工进行,即由财务处利用财务处的系统打印报表,然后将报表送达国资处,国资处利用人工对两个报表进行比对,工作量大又容易产生人为错误?(6)运营成本难以及时、准确的核算?高校固定资产管理业务一般分为采购计划管理,入库管理,出库管理,日常维护维修管理,报废管理?不同的管理部门对于固定资产管理的看法是不一致的?财务部门往往从学校的资金流出发,希望固定资产的单位价格较低,数量较小且监控环节不可缺少

8、;资产管理部门希望资产管理方式简化,有利于管理?使用单位一般只考虑资产的精细度,当然价格越高越好且多多益善?目前国内的高校固定资产管理正处于刚刚起步的阶段,而如今的固定资产管理控制已十分复杂多样化,仅靠人工记忆和手工录入,不但费时费力,而且容易出错,给学校带来巨大损失,因此固定资产管理需要一个信息化的系统平台协调各个环节的运作,使高校能合理配置资源、提高固定资产管理水平和资金利用率?现简单描述一下传统固定资产管理的几个流程(现行固定资产管理结构图见图 1):图 1?固定资产管理结构图(1)采购计划环节?根据各院系、部门提出的采购计划,立项申报批准后上报资产管理部门?(2)采购部门环节?由采购部

9、门或招投标部门通过招标来确定厂商,然后签订合同?(3)收货环节?固定资产到货后,资产管理部门通知使用部门一起根据打印好的提货清单,验收货物?(4)入库环节?资产管理部门采购的固定资产进行验收入库,并将资产数据化录入电脑?(5)清产核资、盘点环节?清产核资、盘点即对学校原有的固定资产和未发出的固定资产进行清点数量,检查质量及登记盘点表的管理过程,其目的为了清查学校固定资产的实物是否和账面数相符以及货物质量状态?实物数与账面数有出入的,要调整资产的账面数量,做到账物相符,并遵循相应的管理流程?由于资产使用部门不在同一地,盘点工作人员需要携带纸、笔等现场记录信息,在移动地或仓库翻找货物时很不方便,盘

10、点数据采集后,还需要人工将数据录入计算机系统进行数据比较和汇总?由于这种清查方式通常由录入员来完成,这样不仅占用了大量的人力物力资源,而且极大增加了人为错误的可能性?(6)出库环节?由使用部门的个人根据提货单,到资产管理部门领取要使用的固定资产?(7)报废出让过程?使用部门提出固定资产报废申请,由资产管理部门回收,当报废的固定资产还有一定的使用价值时,由资产管理部门进行出让?3?基于 RFID 的高校固定资产管理系统分析目前看来,高校固定资产现行的管理方式是通过人工简单的手工录入记录对资产的信息进行管理,后来出现的条形码技术使这个情况得到了很大改善,但由于条形码技术自身存在的局限性,令它们无法

11、全方位地进入到高校固定资产管理领域的工作中?现行的固定资产管理模式无论从质量上还是效率上,都难以适应高校管理新形式的需要,其存在着无法克服的根本缺陷已显相对落后,导致设备管理人员对设备的准确数量、状态,以及位置等无法及时全面掌控,甚至于对设备的遗失发现与追踪也往往滞后很久?根据对固定资产管理流程分析,并结合对高校固定资产管理信息系统的实施体会,笔者认为现行固定资产管理系统不能实现?全信息、全过程、全方位 的管理?(1)全信息管理?即对资产的实物信息、价值信息、技术参数、运行记录等方面的信息进行全面管理,同时对资产清查、核算与重估业务设置相应的事物处理功能?(2)全过程管理?即对资产整个生命周期

12、中的所有重大事件进行管理,每件资产从新增到消亡的过程中主要有以下事件:a制订新增计划并报批;b 资产新增包括购入、工程转入和调入;c 财务计账;d 建立固定资产卡片;e日常管理与维护即保证账、卡物的一致性和各方面信息的完备性;f 提折旧即按规定的折旧率定期计算资产折旧额外负担并做相应的财务处理;g 资产清查包括确定盘盈、盘亏、毁损、等报废等信息;h核资即根据清查情况进行资产价值的统计与核算;i 重估即根据资产价值调整因子对现有资产重新核算价值;j 调动即资产在高校内部各单位使用调动或调入、调出学校;k 异障运行、停用、测试、维修;l 报废处理?(3)全方面管理?即利用计算机网络环境实现分级处理

13、、集中管理的系统模式、使管理人员可以在各自的办公地点完成资产管理事务,无须将数据汇总到固定资产管理部门进行统一的录、改、删?同时,有关人员还可以随时随地地在网上查询?因此,寻找一种简便、高效的管理手段成为必然?利用 FRID 技术构建现代固定资产管理系统,改变固定资产清查数据的采集方式,解决固定资产实物清查的瓶颈问题,将使各级相关管理人员及有关领导快速查询、统计固定资产情况,实现合理配置资源,决策,提供依据,提高工作效率?克服传统管理方式带来的缺陷?RFID 的全称是 Radio Frequency Edentification,即射频识别?是基于无线电基础之上的,利用射频信号对静止或移动物体

14、进行自动识别和数据交换的技术,它在自动识别唯一物体领域具有其他识别技术无与比拟的优势5?其最大的优点在于可以对高速移动的远距离目标进行非接触自动识别,这一点是条形码等任何其它的自动识别技术所不具备的,利用 RFID 技术的这一特性,可以解决很多数据采集的瓶颈问题?高校固定资产的大部分业务过程所处的信息,都源于最初从产品的包装上所采集到的数据?由于高校资产数量大,品种复杂,再加之进行数据采集工作一般由人工来完成,所以不可避免的会出现大量的误操作?另外数据采集工作只有在停止当前业务流程的情况下才能!63!第 28 卷第 11 期?易佑金,杨 氢:基于 RFID 的高校固定资产管理系统探讨进行?这样

15、不但会影响高校资产数据的准确性,而且限制了资产处理速度?RFID 技术随着现代固定资产管理对效率、信息流和灵活性的要求的提高应运而生,其相对条形码技术的总体优势如下:(1)对环境的适应能力得到加强,可以全方位地进入到高校资源管理领域;(2)自动化程度提高,大大缩短资产出入库核对时间,提高整个业务操作效率;(3)大在提高数据实时采集能力,缩短库存盘点时间,增强库存盘点及清产核资的准确性;(4)借助于行业标准和信息共享,可以实现高校资产在整个流通环节的跟踪,明确出错环节,提升管理水平?因此,RFID 技术作为资产基础数据采集的最新手段,可以帮助高校行业建立起统一的、有效的、实时的和流程电子化的资产

16、资源管理体系,通过网络化集中管理的运行模式把各部门贯穿起来,从而:(1)实现设备从采购到报废的全部生命周期管理;(2)解决实物-卡片、卡片-财务账目不符问题?(3)完善现有业务流程:从采购计划、采购、入库、盘点,实现设备识别自动化;(4)实现业务协同,资产信息共享、多维分析,提供资产投资决策辅助支持,改善资产日常管理工作模式、流程及效果?系统应满足以下几个方面的需求:(1)具有通常信息管理系统的权限管理、数据查询、统计管理等功能;(2)能够提高资产查询的准确性;使资产管理可视化,可视化的要求即资产管理人员或相关人员能及时、准确地掌握资产的位置、状况、活动等信息,实现资产采购的及时辅助决策,从而

17、提高资产管理水平?(3)能够改善清产核资的质量;减轻资产核查人员工作量,提高工作效率,适应现代固定资产管理要求;(4)当学校资产配置指标低于教育部生均数额时,系统能够自动提供警示;(5)系统的运行能够准确查询资产的报废年限,使用寿命;(6)能够给管理者与决策者提供及时准确的库存信息;(7)能够对库存信息自动化收集,从而实现资产管理的无纸化作业?业务流程分析的任务是调查系统中各环节的管理业务活动,掌握管理业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等,为建立管理信息系统数据模型和逻辑模型打下基础?业务流程图是掌握现行系统状况、确立系统逻辑模型不可缺少的环节,是系统分析和描述

18、现行系统的重要工具,是业务流程调查结果的图形化表示?现代固定资产管理的业务流程图如图 2 所示?业务流程描述如下:使用部门根据实际需要向资产管理部门提出立项申请、资产管理部门经过预测采购部门提出采购计划、采购部门向中标供应商发送采购订单后,供应商安排发货、经过收费验证等程序后,资产管理部门安排货物入库并自动更新基础数据库、资产管理部门向财务部门发送货物入库单据,报账、图 2?现代固定资产管理业务流程使用单位在资产管理部门办理出库手续、年底时资产管理部门清产核资,当盘点数据与学校资产数据有差异时,学校需要对这些资产的计算数据进行更新,并向财务部门发送相关数据,以调整资产信息?现代固定资产管理的主

19、要业务模块有:基础数据及入库管理、清产核资盘点管理和出库管理、采购管理?(1)固定资产管理系统的基础数据及入库管理模块负责原始信息的录入,建立用户和系统所需的完善而强大的资料库?负责整个系统的配置所需的一切资料?用户可通过不同权限查看本权限以内的各种资料?在其它模块中输入数据时,可通过参照基础数据管理中的项目来快速输入?如资产分类代码、部门院系代码等?其管理流程主要如图 3 所示?图 3?资产入库流程图1)资产管理部门收到供应商的发货通知单,资产管理系统根据资产的类型选择仓库,分配储存?2)资产到等检处时,入库门口的固定 RFID 阅读器批量读取货物标签,采集资产信息,即对实际验收通过的入库资

20、产数量进行确认并与进货通知单核对?3)核对无误,资产管理系统通过无线网络检索并安排资产入库;入库后将处理结果通过手持读写器上传至后台数据库?(2)清产核资流程盘点是对固定资产进行数量清点,主要是实际资产数量与账面数量的核对工作?其业务流程如图 4 所示?图 4?清产核资盘点流程图1)选择盘点地点、制定盘点表;2)管理系统通过无线网络控制读写器开始读取数据;!64!怀化学院学报?2009 年 11月3)读写器通过无线网络将盘点数据传送到后台管理系统;4)系统进行盘点处理,计算出资产的溢损数量?4?建立健全基于 RFID 技术的高校固定资产管理系统?(1)在资产管理观念上要创新,借鉴已有的信息化管

21、理经验,利用学校的技术、人力等资源,综合运用计算机、校园网、条码识读、数字照相等现代信息技术,低成本、高效率地筹建学校资产管理信息系统,实现资产的精细化和动态化管理?在信息系统初始化时,将基础数据一一录入系统,包括现有资产数额、资产购置时间,预计使用年限,已使用时限,学生现有人数,预计将来年数,本年度财务预算数额,本年度已完成的固定资产购置明细等等数据,现有系统不仅仅要能反映当年固定资产购置计划及现有固定资产结构情况及金额,同时还随时可与学校当年预计数据进行动态对应;将管理思想、管理制度、管理规范、资产使用效率、效益固化为数字化的管理程序?充分利用系统中的大量信息为学校管理决策提供客观、准确、

22、实时的依据,有力的支持了预算编制、资产购置、学科建设、重点实验室建设等管理活动的顺利实施?(2)为了真正实现资产信息化管理,加速固定资产管理的现代化、规范化、科学化进程,使管理水平上台阶,为教学、科研创造条件和保障,一定要建立健全资产管理制度和明确领导管理体制和各级管理人员的职责权限、制定有关考核资产使用效益和经济效果的制度、财务控制制度、实物资产管理制度,包括制定目录、资产品的分类标准,产权的登记、设备的采购、验收、使用、保管、转让、报废等一系列规章制度、奖惩措施等?在一系列制度颁布后,要坚决贯彻执行,不能流于形式?特别是在执行过程中遇到新的问题,要及时将信息反馈到相关部门,若不适应教育事业

23、发展或不合理的地方,应及时修正?(3)随着现代信息技术在财会领域的广泛运用,利用信息技术可以将高校会计信息系统与固定资产管理子系统充分融合,实现购销存、人财物的统一会计核算和财务监控的一体化管理,实现物资、资金、信息流通的协调统一6?实施信息的集成和整合,促使财务信息与业务流程一体化?现代信息技术使企业信息的集成和合合成为可能,运用统一的财务软件,实现财务信息与业务流程一体化,是企业信息化建设的必然趋势?学校要找准切入点,从解决实际问题着手,统筹规划,研究制订切实可行的企业管理信息化的实施方案?积极推进财务与业务一体化工作,建立统一的计算机平台,采用统一的财务与业务一体化软件,把企业有效的规章

24、制度体现计算机的应用管理程序上来并予以因化,实现财务系统一销售、供应、生产等系统的信息集成和数据共享,使预算、结算、监控等财务管理工作规范化、高效化,保证资金流、物流、信息流处于严密监控之下?引进、开发使用先进的管理信息系统软件?重新构建内部控制体系应把握如下两个方面7:1)岗位分工;必须将不相容的职务、岗位分离?2)制度管理;主要包括网络管理与维护制度、设备管理制度、上机管理制度、业务处理流程、操作权限控制、信息管理制度、内部审计制度等?(4)本着?经营学校 的理念,盘活资产,以依法理财的思想管理学校固定资产,突出资产管理的整体性原则和效率性原则9?充分重视资产纳入预算管理的重要性,通过对资

25、产的预算管理,克服资产的重复购置,调节闲置资产,做到物尽其用,增强经费使用效益,杜绝资产管理中存在的?重钱轻物、?重购轻管 的现象?根据当年学校固定资产配置计划,将固定资产购置及占用情况逐步纳入学校经费预算,建立全过程的核算和管理体系?借鉴国际经验,建立高校非经营性固定资产的折旧制度,从而解决固定资产的账面价值与实际价值相背离的现状?学校应根据其长期发展规划、目标和教学科研的具体任务要求,合理确定保证教学、科研活动正常开展所需的设备数量和价值?建立资产管理与预算管理相结合的监督体系,建立科学合理的资产预算制度10?将资产管理和部门预算相结合,在充分分析单位资产的现状及履行公共职能需要的基础上,

26、解决单位需要购置什么资产、如何配置和处置资产的决策?实行部门预算后,按照预算管理的要求,各部门以实物资产为依据,根据任务的需要提出实物资产的增(减)计划,编制部门资产预算,通过项目支出和公共支出的资金物化形成固定资产?这有利于运用资产预算和统计报告对单位的存量资产进行分析,运用资产预算管理对资产的投入形成、调节使用、审核报销、计价核算、处置报废进行监控,从而保证单位资产的购置科学、配置合理、处置得当,最终提高单位的资产使用效率?同时,将资产管理纳入部门预算,有利于使资产配置管理与预算编制相统一、资产处置与预算执行相匹配、资产报告分析与预算报告分析相印证?(5)基于 RFID 高校固定资产管理系统结构拓扑图见图 5?图 5?固定资产管理系统结构拓扑图参考文献:1 陈谦余.学校资产管理 M.北京:高等教育出版社,2000.2 吴日希,等.RFID 系统及其在图书馆中的应用 J.图书馆论坛,2005,(25)1:4-8.3 刘玉平,温来成.国有资产管理新论 M.北京:清华大学出版社,2004.4 沈金东.关于高校固定资产信息化管理的思考 M.中国管理信息化,2007,(5).5 游战清,刘克胜,等.无线射频识别技术(RFID)规划与实施 M.北京:电子工业出版社,2005.!65!第 28 卷第 11 期?易佑金,杨 氢:基于 RFID 的高校固定资产管理系统探讨