20120330时代出版董事会关于公司内部控制的自我评估报告.pdf
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1、1 时代出版传媒股份有限公司董事会时代出版传媒股份有限公司董事会时代出版传媒股份有限公司董事会时代出版传媒股份有限公司董事会 关于公司内部控制的自我评估报告关于公司内部控制的自我评估报告关于公司内部控制的自我评估报告关于公司内部控制的自我评估报告 本公司董事会及全体董事保证本报告内容真实、准确和完整,没有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。时代出版传媒时代出版传媒时代出版传媒时代出版传媒股份有限公司全体股东股份有限公司全体股东股份有限公司全体股东股份有限公司全体股东:时代出版传媒股份有限公司董事会对建立和维护充分的财务报告相关内部控制制度负责。财务报告相关内部控制的目标是保证财务报告信息真实完整
2、和可靠、防范重大错报风险。由于内部控制存在固有局限性,因此仅能对上述目标提供合理保证。公司董事会已按照 企业内部控制基本规范要求对财务报告相关内部控制进行了评价,并认为其在 2011 年 12 月 31 日(基准日)有效。公司在内部控制自我评价过程中未发现与非财务报告相关的内部控制缺陷。时代出版传媒股份有限公司 董事长:王亚非 二一二年三月二十八日 2 一一一一、公司内部控制的目标公司内部控制的目标公司内部控制的目标公司内部控制的目标 建立健全并有效实施内部控制是公司董事会及管理层的责任。公司内部控制的目标是:1.建立和完善符合现代管理要求的法人治理结构及内部组织结构,形成科学的决策机制、执行
3、机制和监督机制,保证公司经营管理目标和战略目标的实现。2.建立行之有效的风险控制系统,强化风险管理,在公司所有业务环节各层面建立全面的内控安排,保证公司各项经营活动的健康运行。3.严格防范道德风险,堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现和纠正各种错误、舞弊行为,保护公司资产的安全完整。4.规范公司会计行为,保证会计资料真实完整,提高会计信息质量。5.建立合理的信息传递及报告制度,保证公司信息披露的及时性、真实性、准确性和完整性。6.确保国家有关法律法规、部门规章和公司内部控制制度的贯彻执行。二二二二、公司内部控制要素公司内部控制要素公司内部控制要素公司内部控制要素 公司建立和实施内部控制制度时,按
4、照财政部等五部委发布的企业内部控制基本规范和上海证券交易所发布的上市公司内部控制指引等法律法规的要求,考虑了内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五项基本要素。现对公司 2011 年就上述要素的构建及执行情况阐述与评价如下:(一)内部环境 1.公司法人治理结构 公司依法设立了股东大会、董事会和监事会,分别作为公司的权力机构、执行机构和监督机构。报告期内,公司根据 公司法、证券法、上市公司信息披露管理办法、上海证券交易所股票上市规则等有关法律、法规、业务规则及公司章程 的有关规定,修订了公司董事会秘书工作细则、章程、重大决策管理办法、董事会议事规则、总经理工作细则等规章制度,进一步
5、完善了公司的法人治理结构。2.公司组织机构 公司根据业务规模和经营管理需要,设立了总经理办公室、人力资源部、出版业务部、国际合作部、计划财务部、投资发展部(证券部)、审计部、科技业务部、专家委员会、审读委员会、教材中心、策划中心、营销中心、期刊中心、影视中心、浆纸中心等职能部门。公司下设 17 个单位:安徽人民出版社、安徽科学技术出版社、安徽教育出版社、安徽文艺出版社、安徽少年儿童出版社、安徽美术出版社、黄山书社、安徽电子音像出版社、安徽画报社、安徽时代出版发行有限公司、北京时代华文书局有限责任公司、安徽新华印刷股份有限公司、安徽出版印刷物资有限公司、安徽时代创新科技投资发展有限公司、上海中科
6、大研究发展中心、安徽旭日光盘有限公司、合肥世安消防工程有限公司。公司各单位、各部门通3 过科学划分职责和权限,形成各司其职、各负其责、相互配合、相互制约、环环相扣的内部控制体系。董事会下设战略委员会、审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会,加强对公司信息披露、高管任命与考核的管理和对重大投资的风险控制,完善对公司管理层的考核与监督。公司经理层分工明确,各职能部门根据职责加强与各单位沟通并做好相关服务工作。3.人力资源政策 公司大力加强人才队伍建设,制定了人力资源管理相关政策,明确规定了招聘、绩效考核、薪酬奖惩、晋升、专业职称等一系列管理办法,制定了详细的培训计划,由人力资源部牵头组织实施,确
7、保各管理层和全体员工具备相应的胜任能力,并有效地履行岗位职责。通过制定人才发展基金实施方案,设立人才培训专项资金,专门用于培训、培养、吸引各类优秀人才,向人才提供广阔的发展舞台,使人才有用武之地。公开招聘各种独具特色的人才,特别是熟悉新媒体、新技术的专业人才,以及高素质的管理人才。2011 年,公司组织开展了新进人员、财务人员、高管人员等不同层次的员工培训,利用公司博士后工作站和上海研究发展中心,与中国科技大学、复旦大学、武汉大学、中国传媒大学等高校联合培养博士后,大大提升公司的产业实力和后续动力。4企业文化建设 公司始终把企业文化建设作为公司发展的核心内容,坚持以人为本,积极倡导员工为企业做
8、贡献、企业为员工谋利益、员工与企业同成长的共同价值观,全体员工有激情,在状态,呈现出巨大的爆发力。大力提倡创新精神和团队合作精神,进一步增强员工导向意识、危机意识、责任意识、精品意识和大局意识,不断增强全体员工的执行力。积极了解资本市场,加强市场开拓,采取务实的发展模式和独特的运作模式,以不断成长的经营业绩回馈广大投资者,为社会的发展和人类的进步做出应有的贡献。(二)控制活动 为了保证内部控制目标的实现,公司借助 ISO9001:2008 质量管理体系、ERP 系统、用友 NC 系统的实施,制定了完善的管理制度,建立了规范化工作流程,全面推行制度化的规范管理,保证了公司的安全、规范、高效运作。
9、1.控制程序(1)交易授权控制 通过相关的制度明确授权批准的范围、权限、程度、责任等相关内容,公司的各级管理层必须在授权范围内行使相应的职权,经办人员也必须在授权范围内办理经济业务。公司通过人事管理、生产管理、成本管理,营销管理等方面的规章制度,明确人事、生产、采购、销售等各个环节的授权,财务方面,以财务管理制度为基础,制定了财务收支审批权限,对董事长、总经理、财务总监、财务负责人及各部门负责人进行分级授权。对于公司经营方针、重大投资、融资、担保、关联交易等重大经营活动,依照重大决策管理办4 法,应经总经理办公会充分讨论通过后,报董事长批准实施;如超过董事长权限,应报董事会讨论通过后实施;如超
10、过董事会权限,应报股东大会讨论通过后实施。(2)责任分工控制 根据不相容职务分离原则,对各个部门、环节制定了一系列较为详尽的岗位职责分工制度,将各项交易业务的授权审批与具体经办人员进行分离,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。特别是在资产保管与记录方面,建立了货币资金保管制度、存货保管制度、固定资产管理制度、无形资产、递延资产和其他资产管理制度,并有专门的凭证单据对资产进行记录,使资产保管和记录人员分离,确保资产安全。(3)会计系统控制 依据会计法规和国家统一的企业会计准则,公司制定了适合自身特点的会计制度,并编制了财务控制程序,涵盖公司财务管理,会计系统的方方面面,从资产管理、财务报
11、告、票据档案管理、内部稽核、财务部工作细则到会计各岗位职责等各方面都做了详细的规定,公司为加强财务部门的管理和工作效率,使用了用友 E 地通财务软件系统,对公司财务状况实施全程管理,完善了会计、成本控制信息系统,从而能够及时准确地反应企业生产经营活动,保证企业资产安全完整,为企业提供真实可靠的决策信息。(4)凭证与记录控制 公司在采购、生产、销售等业务环节均严格按照规定对票据及凭证进行管理。在外部凭证的取得及审核方面,根据各部门的职责划分建立了较为完善的相互审核制度,有效杜绝了不合格凭证流入企业内部,在内部凭证的编制及审核方面,均经过主管部门和主管领导的签字盖章。重要的单据、重要空白凭证均设专
12、人保管。财务部入账时对相关凭证的真实性、准确性和合法性进行严格审核,入账后还有专人复核,确保财务核算数据的准确。(5)质量管理控制 公司根据 ISO9001:2008 质量管理体系的要求和国家出版物质量管理标准的要求,建立了严格的质量控制体系。建立质量记录控制程序、图书选题控制程序、出版物质量控制程序等控制流程,加强流程管理;制定了出版物编校质量管理办法出版物印制质量抽检办法等制度,通过专门的质量检测部门,对产品质量进行随机抽检。(6)内部报告控制 公司制定了重大信息内部报告制度,要求各控股子公司及各部门严格执行,对于在生产经营、企业管理、财务管理等活动中发生的具有较大影响力的管理行为及经济信
13、息及时上报,各控股子公司定期向总公司报送报表,从而全面提高公司管理机制的运行效率,及时为公司管理层提供内部经济信息及各控股子公司、各部门的动态,为公司领导正确决策提供快速、准确的信息服务,避免了重大事项披露的遗漏。2主要业务活动的控制 5 公司在进行规章制度建设、工作程序的规范化的同时,积极应用信息技术改造内部业务流程和工作程序,促进公司管理创新,工作及生产效率全面提升,产品质量稳步提高,可比产品成本不断降低。(1)采购及付款管理:公司设立了采购与付款业务的机构和岗位,制定并完善了采购控制、物资采购、价格控制程序管理办法、原辅材料检验制度、物流管理规程、物流采购中心实施方案、原辅材料应付账款内
14、部控制制度等制度,对物资计划、采购申请、处理采购单、验收货物,填写报告、记录应付账款等方面作出了明确规定,采购时本着“质优价廉”、“货比三家”的原则,杜绝劣质物资进仓库,成立的浆纸中心等采购部门充分利用市场资源实现战略整合,降低采购成本,协同增效,实现规模效益。(2)生产及质量管理:公司依据 ISO9001:2008 质量管理体系并结合实际编制了公司的质量手册以及与其相配套的程序文件及支持性文件,具有程序性和执行性,涵盖公司管理、生产的各个方面,尤其是生产方面包括生产过程控制、产品的监测、不合格品的控制以及数据分析等方面。除此之外,生产部门还制定了生产计划管理程序、领料单开出制度、原辅材料防护
15、的控制程序、投入生产管理制度对生产的其他环节加以控制。(3)销售及回款制度:公司及各子公司根据自身的业务性质制定了订单处理及发票开出流程、应收账款及客户信用管理办法、物流运输管理办法等一系列规章制度以及从订单处理、运送货物、开出销货发票、确认收入及应收账款、收到现款及其记录、信用管理等各方面对销货及收款的各个环节进行了严格的规定,最大程度的控制销售风险。(4)财务管理:制定了完善的会计核算、财务管理制度(例如现金管理制度、票据管理制度、成本费用控制办法、存货业务内部控制办法、固定资产管理制度、财务审批制度、对外担保制度、重大决策管理办法等),规范财务管理和会计核算工作;强化公司财务监督的功能,
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