会计档案管理办法.pdf

《会计档案管理办法.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计档案管理办法.pdf（10页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、制度编号 HBJQM0313 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 目目 录录 1 1 目的及使用范围 2 2 参考文件 3 3 术语 4 4 职责 5 5 管理规定 6 6 记录与存档 7 7 发放范围 8 8 附则 9 9 附件 起草部门 财务部 起草部门审核 任毅敏 制度管理员 张娟 总经理签发：陈继厚 起草部门分管副总审核 许明珍 企管部审核 熊刚 相关部门负责人会签 胡熠 发放日期：2008.10.13 相关部门员工代表会签 熊婕 陈霞 高愉 第 1 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 1 目的及使用范围 1

2、目的及使用范围 1.1 1.1 为加强公司会计档案管理工作，规避风险，使会计档案更好的为公司各项工作服务，根据财政部、国家档案局颁发的会计档案管理办法，结合我公司的实际情况，特制定本办法。1.2 1.2 本办法适用于湖北九州通医药有限公司及各下属分公司。2 参考文件 2 参考文件 会计档案管理办法 3 术语 3 术语 公司会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告等等。4 职责 4 职责 4.1 4.1 财务部负责公司会计档案的管理工作，包含立卷、归档、保管、借阅、销毁等工作。4.2 4.2 集团

3、法务监察总部负责监督财务部的会计档案管理工作以及审批财务部向执法机关提供会计档案资料。5 管理规定 5 管理规定 5.1 5.1 会计档案的包含范围 5.1.15.1.1会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。第 2 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 5.1.25.1.2会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他 会计账簿。5.1.3 5.1.3 财务报告：月度、季度、年度财务报告（包括会计报表、附表、附注 及文字说明）、财务分析资料及其他财务报告。5.1.4 5.1.4 其他：银行存款余额调节表、银行对账单、购进

4、、销售报表资料，购销合同及协议、客户授信资料、各种返利及其他收入合同、协议、各种纳税申报资料、各种税务及银行票据、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、各种财务数据及财务软件备份资料。5.25.2 会计档案的保存 5.2.15.2.1每年形成的会计档案，应当由财务部指定专人按照归档要求负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保管清册进行妥善保管，做到存放有序，查 找方便。（1）（1）会计人员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。（2）（2）出纳人员不得兼管会计档案。5.2.2 5.2.2 对于会计电算化进行核算的公司，打印出

5、的纸质会计档案也必须按本办法进行保存，同时对于采用其它介质（光盘、移动硬盘、财务服务器备份资 料等）进行资料或档案保存或备份的会计档案须一并归档妥善保管。5.2.35.2.3 各个会计岗位日常的会计档案资料由其本人具体负责分类装订、编号归档，月末或年末全部移交给会计档案管理人员集中归档管理。5.2.45.2.4会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定 期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类。具体第 3 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 的保管年限详见附件 1。5.2.55.2.5 本办法

6、规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保 管期限原则按照本办法附件所列期限执行。5.2.65.2.6 会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,参照类似档案的保管期限执行。5.35.3 会计档案的查阅、借用 5.3.15.3.1 财务部保存的会计档案，是为本单位的财会人员提供便利和资料依据，原则上其他人员上不得擅自借阅、复制、外借。如有特殊需要，经本公司财务负责人批准后，由会计档案管理人员或指定会计人员方可提供查阅、复制或借用服务，并详细登记相关信息(详见附件 2)。5.3.2 5.3.2 除会计档案管理人员或指定会计人员外，其他人员无权提供会计档案的查阅、复制或借

7、用。查阅、复制或借用会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画（划）、拆封和抽换。5.3.3 5.3.3 财务部人员因工作需要，经会计档案管理人员同意可以查阅会计档 案，经财务负责人批准可以复制会计档案，查阅、复制后必须按档案规定顺 序及时归还原处并告之档案管理人员。不得私自带出财务部查阅、复制。非 工作需要个人不得私自利用职务便利对外查阅、复制或借用会计档案，不得 私自对外透露会计档案相关信息。5.3.45.3.4公司内部其他部门因公需要查阅、复制会计档案，须出具经本部门负 责人签字的书面查询证明，经财务负责人同意，由会计档案管理人员或指定 专人提供查阅和复制，不得将原件借出。5.3.5 5.3.

8、5 集团内各公司因公需要查阅、复制会计档案时，须出具经该公司领导 签字的书面查询证明，经我公司负责人批准后，方能由会计档案管理人员接 第 4 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 待查阅或复制，但不得将原件借出。5.3.65.3.6 集团法务监察、审计及财务总部等重要部门需要查阅、复制和借出会 计档案时，需出具经该部门负责人签字的专用调取资料协助函（见附件 3），并经财务负责人同意后，方可由会计档案管理人员或指定专人负责提供查阅和复制。需要借出的，须办理书面借出清单并经双方签字。5.3.75.3.7 公安部门、司法部门和其他行政执法机关处理案件或特殊

9、情况需要查 阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，由财务负责人核对 后及时与集团法务监察总部负责人联系，交由法务监察总部负责接待处理。财务部负责人按法务监察总部负责人通知的要查阅的会计档案内容，及时安 排会计档案管理人员或其他会计人员将要提供的会计档案的查阅、抄录、复 制资料报法务监察总部负责人审核后最终决定是否提交。未经法务监察总部 负责人同意，财务部不得私自向公安部门、司法部门和其他行政执法机关提 供查阅、抄录、复制会计档案，否则追究财务部相关人员的责任。5.3.8 5.3.8 主管税务机关稽查或外部税务机关协查时，所有会计档案的调阅、复 制必须经财务负责人同意后，由会计档案管

10、理人员或指定会计人员提供调阅 或复制。5.4 5.4 会计档案的销毁 5.4.1 5.4.1 保管期满的会计档案，除 5.4.2 规定的情形外，可以按照以下程序销 毁：（1）（1）由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案 的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销 毁时间等内容，并报公司董事会审查，经批准后上报集团财务、审计、法务 监察部门备案后进行销毁。第 5 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 （2）（2）销毁会计档案时，应当由财务、审计及法务监察等相关部门共同派员监督销毁过程。（3）（3）监销人在

11、销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核 对所要销毁的会计档案；销毁后，各部门相关监销人应当在会计档案销毁清上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。5.4.2 5.4.2 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭 证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出 立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。5.4.35.4.3 公司撤消、合并时，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定的 单位，并按规定办理交接手续，编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内

12、容，并由交接双方的公司负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。5.4.4 5.4.4 由于会计档案管理人员变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交 时，须办理书面交接手续，并由移交人、接收人和上一级监交人在交接清单 上签字或盖章。6 记录与存档 6 记录与存档 本办法产生以下记录：会计档案借阅表调用资料协助函，由财务部会计档案管理员整理存档。7 发放范围 7 发放范围 湖北九州通医药有限公司副总及以上管理人员、各部门负责人、各分公司负 第 6 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 责人、集团财务总部、法

13、务监察总部、审计总部负责人。8 附则 8 附则 8.18.1 本办法为 B 级文件，报湖北九州通总经理批准后实施。8.28.2 本办法执行部门为湖北九州通财务部。8.38.3 本办法解释权属湖北九州通财务部。9 附件 9 附件 9.19.1会计档案保管期限表 附件 1 9.29.2会计档案借阅登记表 附件 2 9.39.3调取资料协助函 附件 3 第 7 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 附件附件 1：会计档案保管期限表 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 一 会计凭证类 1 原始凭证 15 年 2 记帐凭证 15 年 3 汇总凭

14、证 15 年 二 会计帐簿类 4 总账 15 年 包括日记总账 5 明细账 15 年 6 日记账 15 年 现金和银行日记账 25 年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后 5年 8 辅助帐簿 15 年 三 财务报告类 包括各级主管部门 9 月、季度财务报告 3 年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算）永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15 年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 10 年 15 银行对账单 10 年 第 8 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 附件附件 2：会计档案借阅登记表会计档案借阅登记表 借阅方式 序号 会计档案名称 查阅 复制借用 用途 借阅人工作单位借阅日期归还日期 财务负责人 经手人 借阅方式选择时用表明所选项目 第 9 页 共 9 页 制度等级 B 会计档案管理办法 会计档案管理办法 更 改 码 1 附件附件 3：调取资料协助函调取资料协助函 公司财务部：现我部门因调查工作需要，需调取 会计资料，借调时间 ，现介绍 等人到贵部门调取资料，请贵部门予以协助为盼！调取资料明细如下：公司部门 负责人：年 月 日 被调阅公司财务部负责人意见：