项目管理中的知识集成方法和系统.pdf

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1、!#$!科学学与科学技术管理科技管理知识知识知识知识知识知识摘要#根据项目管理的特点，在对项目管理运作过程中各种可能的知识集成对象分析的基础上，探讨了项目管理中的知识集成机理以及知识集成的关键，并构建了项目管理中的知识集成系统功能模型。该系统不仅较好地结合了知识集成过程和项目管理中知识的特点，而且阐述了知识集成系统如何通过软件来实现知识的获取、传递、利用、交流创新以及评价，能较好地辅助项目管理中知识的集成。关键词#项目管理；知识集成；方法中图分类号：$%!&(文献标识码：)文章编号：&*(+*(,&-(*(.*/+*!+*,项目管理是通过一个临时性的专门的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织

2、、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。一个项目的完成，除了该项目本身实现的预定目标外，还包括项目信息档案等显性知识以及该项目运作过程中获得的经验教训等隐性知识的产生。集成这些知识，有助于企业今后相关项目的开发，有助于企业的长远发展。项目管理中的知识集成的主要特点是：从项目组外集成项目管理所需的知识和信息，帮助项目组进行有效的管理。在项目组内集成项目管理所需的和新产生的知识和信息。充分利用信息技术和知识集成技术，建立以知识和信息为基础的知识型组织和知识集成平台，促进知识和信息交流共享，培养项目组成员间的知识共享能力，创造知识和信息共享环境，提高项目组成员知识创新的能

3、力。将项目中积累的知识资源进行整理和规范化，用于以后的类似项目，使项目管理知识得以继承和重用。项目管理中知识集成的目标是：在项目管理中最大程度地获取、积累、传递、共享和利用知识，使每个员工在最大限度上贡献知识的同时，也能享用他人的知识，高效、优质地完成项目管理任务。一、项目管理中知识集成的对象分析项目管理知识体系的知识范畴主要包括：!一般管理知识；项目相关应用领域的知识；#项目管理所特有的知识。美国项目管理学会从范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、交流管理、风险管理、采购分包管理八个知识范畴描述了项目管理体系。在当今知识经济时代，知识越来越成为一个重要的生产要素，因此，知识集

4、成也应是现代项目管理的重要部分。从项目管理的运作过程分析，项目管理可分为项目前期管理、项目计划管理、实施过程管理、验收移交管理以及日常事务管理。图&从项目管理运作过程角度出发，分析了项目管理中的知识集成的对象，阐述了项目管理中知识集成的内容和集成的方向。从图&可以看出，知识集成系统从项目管理运作各个阶段获取知识，然后通过系统的分析和评价等知识处理过程，重新运用到当前的项目管理运作中去，并不断充实企业的知识库，以利于今后项目的实施。从项目运作浙江大学生产工程研究所仇元福潘旭伟顾新建项目管理中的知识集成方法和系统#国家自然科学基金资助项目（0%0*!）项目计划管理实施过程管理项目前期管理知识管理知

5、识库验收移交管理日常事务管理图&项目管理中的知识集成示意图!#$!科学学与科学技术管理科技管理过程分析，项目管理中的知识集成对象主要包括：#$项目前期阶段知识：项目前期阶段管理主要包括上报项目、项目预审、项目复审、可行性研究、项目立项等管理功能。前期阶段的知识主要包括项目录入情况、企业政策、审批结论、论证意见、立项计划及如何在前期阶段为项目做准备的经验等知识。%$项目计划阶段知识：项目计划阶段管理主要实现对工程项目的总工期计划、实施方案、资源计划、成本计划等进行管理。这一阶段，项目经理需要清楚地把握企业的组织结构、人力资源分布、知识结构等，以利于制定项目的工期计划、网络计划、劳动力计划等。项目

6、管理中的知识集成，能有效地辅助项目计划阶段的实施。!$项目实施过程知识：实施过程管理主要是为了实现对整个项目的实施过程进行管理和监控，包括招标管理、进度控制、成本控制、质量控制、合同控制等内容。这一阶段，项目招标的评标记录、标后处理文档、进度控制中顺利完成的成功经验、项目拖延的原因和解决的措施以及成本控制、质量控制和合同管理中的各种经验知识，都是企业的宝贵财富，都需要有效的积累和管理。&$验收移交阶段知识：验收移交管理主要是为了实现对整个项目完成后的验收和移交工作进行管理，包括验收管理、试运行管理、移交管理等内容。这一阶段，验收记录、工程结项情况、工程调试中遇到的各种问题和解决方法，也需要进行

7、有效的积累和管理，以促进企业知识库的完善。$日常事务处理知识：日常事务管理主要是为了实现对工程项目实施过程中的有关事务进行管理，包括会议纪要、技术资料管理、往来信函和传真、重要电话记录、出差记录等内容。项目管理中的知识集成，利用人力分布图、知识分布图和传递图，通过检索知识库，能很好地辅助各种日常事务的管理。二、项目管理中知识集成的机理及实施关键项目管理过程是一个隐性知识与显性知识、个人知识与组织知识之间不断转化和不断创新的过程。项目管理中的知识集成，其主要过程可概念化为知识处理过程的螺旋化，即显性知识和隐性知识在不同阶段的螺旋形动态转化，在周期循环中不断前进，如图%所示。#$社会化：包括个体间

8、为了表达个人的知识和经验而进行的隐性知识的交流。项目员工可通过知识集成系统上的会议系统、电子邮件、讨论版等进行隐性知识的交流，激发创新的灵感。%$外在化：描述的是一个知识的转化过程。通过知识集成系统上的讨论版、个人主页、知识库管理系统等，项目员工可以将自己的经验转变成共享的显性知识。隐性知识通常难以表达，因此往往通过隐喻、类推、丰富的语言想象、故事、可视化工具、模型、图表等支持转换。为了达成有建设性的意见或有创造力的观点，综合和演绎法尤为重要。!$综合化：对不同的显性知识进行综合化和系统化处理，以便在组织范围内使新的知识得以共享。通过知识集成系统的知识分类等，加速知识的系统化和优化，提高现有知

9、识的转换和转移速度，增加知识的实用价值。&$内在化：指组织范围内显性知识向个体的隐性知识的转换，这实际上是一个学习过程。通过知识集成系统中的知识推送系统，向企业员工提供他所需要的最新知识，提高学习效率。通过知识集成系统中的知识分布图等，使企业员工能快速找到他所需要的知识，从而提高自身素质。从知识集成的螺旋化过程可看出，要有效地实施知识集成，关键是如何实现知识的社会化，使员工的隐性知识得以交流、碰撞，产生出新的隐性知识；如何实现知识的外在化，使员工的隐性知识转变为显性知识，从而方便地被整个项目成员共享，并可被继承；如何实现知识的综!#$!科学学与科学技术管理科技管理合化，使显性知识系统化、条理化

10、，从而容易被再利用；如何实现知识的内在化，使得能力、技巧、经验等都得以内化，转变为员工头脑中的知识，提高员工的素质，使员工有新的、更丰富的隐性知识。项目管理中的知识集成，主要目标是为了实现知识的共享，提高知识的利用率，其概念如图!所示。从图!可看出，项目管理中的知识集成，不仅要在知识集成的运作层上，利用知识集成系统进行知识获取、知识传递、知识利用、知识交流创新以及知识评价，实现知识的社会化、外在化、综合化以及内在化的螺旋处理；并且由于项目管理自身的特点，项目组织的临时性、项目的一次性以及人员的流动性，项目管理中的知识集成更加困难，还必须结合项目组织文化，顺应企业的战略目标进行发展。三、项目管理

11、中的知识集成系统图#描述了项目管理中的知识集成系统的主要功能，该系统主要是如何通过软件来支持项目管理中知识的获取、传递、利用、交流创新以及评价，能较好地辅助项目管理中的知识集成的实施。$%知识获取知识获取包括各种各样的信息资源，如电子文档资源、纸质文档资源、语音资源和数据库数据等，然后搜集到知识仓库内进行分类整合。它主要从以下两个方面获取知识：一是对现有的一些显性知识的采集，如通过收集企业现有研究资料、客户资料、竞争对手资料，并创建电子文档输入到知识仓库；另一方面来自对隐性知识的挖掘和捕获，如项目开发部门或雇佣专家在内部创造和开发过程中获得的经验，用户反馈信息的分类、分析和提炼，然后形成对组织

12、有价值的知识，并录入到知识仓库。&%知识传递在知识应用前，知识应分配给需要知识的人。项目管理中的知识集成系统通过知识推送、电子公告、知识订阅、教育培训等主要功能模块，利用页面浏览、()*+,、文件传输等方式来实现知识的传递和分配。（$）项目知识推送：是指根据项目用户所从事的工作岗位、项目用户的兴趣等，自动向项目用户推送相关的项目基础知识、技能和数据，如结构化的外部知识-如：通用的方法，基本理论知识.、结构化的内部知识-如：调查报告，面向产品的市场销售材料和方法以及各类文档.和非正式的内部知识-如：各种技术诀窍、经验教训以及各类讨论及在线会议等所组成的数据库信息.；也能根据项目的最新进展情况，自

13、动地将最新知识推送给特定岗位的用户。（&）项目电子公告：是一种广播式的项目知识推送，具有及时更新、便于维护等特点。不同于知识推送的地方在于其面向的范围更广，目的性不如知识推送明确。（!）项目知识订阅：项目用户可以按照自身兴趣、任务和工作重点等多种方式主动订阅知识，定期按时得到有关这些类目的所有最新知识，并且可根据需要及时地更换企业战略知识集成系统知识评价知识创新知识传递知识利用项目管理组织文化知识获取企业文化战术层图!项目管理中知识集成的概念战略层运作层项目电子文档采集项目电子文档采集项目其它资源采集项目知识推送项目电子公告项目知识订阅项目社区论坛项目知识贡献统计项目知识价值评价知识获取知识传

14、递知识评价项目管理中知识集成系统图#项目管理中知识集成系统的主要功能项目教育培训项目电子会议知识交流项目知识搜索项目专家定位知识利用项目协同工作!#$!科学学与科学技术管理科技管理订阅内容。（#）项目教育培训：项目员工可以通过选择所需培训的内容，选择网上教室，进行网上培训，开设课程的教师可根据学生的网上作业成绩、考试成绩等对参与该课程的学生进行评估。网上教育培训，不仅提高了项目内部有用信息和他人经验的共享率，而且节省了企业的人力资源，有利于提高企业的生产力和竞争力。!$知识利用知识利用是知识集成的目的。项目管理中的知识集成系统提供了协同工作、知识搜索、专家定位等功能模块，支持知识利用。（%）项

15、目协同工作：协同功能主要是为处于异地的同一项目组成员对特定问题的研究和讨论开发的，如协同进行计划、协同进行设计、协同进行软件开发等。（&）项目知识搜索：搜索者根据许多特征，如排名、语言的选择、概要、关键词、日期等来定位搜索所需的知识，如各种技术文件、图纸、合同、规章制度、来往信函和传真、会议纪要、日常文件、工程进度、工程质量、工程成本以及项目运作中积累的各种经验和技巧等。（!）项目专家定位：在项目运作过程中，可能会遇到各种各样的问题一时难以解决，对拥有特定领域知识的专家进行准确、全面的查找和定位，可以方便用户与这一领域的专家直接进行交流，实现经验、技巧各种知识的共享，加快项目的进程。#$知识交

16、流项目管理中的知识集成系统提供了电子会议、社区论坛等知识交流创新的良好场所，帮助实现知识共享和知识创新。（%）电子会议：在存在时差和空间距离的情况下，通过召开电子会议来实现异地协作，最终用户可以很容易地获取所需的知识，方便与专家交流，及时有效地解决许多问题。通过积极有效的交流，参与者可以不断产生许多新想法和解决方案，实现知识的创新。（&）社区论坛：在社区论坛中，用户可就某个共同感兴趣的主题进行交流和共享，可查询、阅读和交互式访问所有成员开发的各类主题，可在多个社区之间自由切换，可给论坛的各个发表者直接反馈，如电子邮件、站内信件、直接发送消息（若用户在线）等。在论坛中，当用户产生新的想法，可以开

17、发一个新的讨论主题，不仅便于其他用户的访问和讨论，也利于将这些论坛的内容为他人共享，更好地进行知识创新。$知识评价为更好地更新和发展企业的知识仓库，同时也为鼓励员工将自己的知识在项目内供他人共享，需要对知识进行正确有效的评价。知识评价模块为分析知识的利用率和创新评估提供了重要依据，同时也为激励员工贡献知识措施的制定提供了量化指标。（%）项目知识贡献统计：系统自动评估方面包括发表文章的数量、质量（通过基于()*的被链接和下载的次数以及传统的专家打分的方法来评估）等，以此来评估员工对知识库建设所做的贡献。（&）项目知识价值评价：包括在知识库的发展过程中某一知识内部共享率的评价、在增进整个知识库的积

18、累方面的评价以及知识创新度的评价等。对在讨论区发表的文章，可由社区成员进行评估，对特别优秀的文档，可交由专家进行评估。参考文献%中国项目管理研究委员会$中国项目管理知识体系与国际项目管理专业资质认证标准$北京+机械工业出版社，&,%$-&余志峰，胡文发，陈建国$项目组织$北京：清华大学出版社，&,$%&!.)/0)123 4$3 516783 9$:;83 4$?6:1A B;6C)7);)261BD;7$E6/1;:C 60 B;6C)7)F:;:7)F);2$%3!G!H+%I,J%,$#K$L$/D2=)DM)1A)$5;6C)7)F:;:7)F);2 D;AF:CC:;F)D/F N ADO)6FP:;D)A+B;6C)7)F:;:7)F);2 061);N21)P1);)/1A$E6/1;:C 60 5;6C)8)1$4KS.=/AD;)AA L16)AA T1:F)61BA$&;UD2D6;$.P1D;7)13%I$（收稿日期&,&N,#N&）（责任编辑 殷得民）