内部审计质量管理中多层次PDCA_省略_动态集成化质量管.pdf

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1、血全国内部审计理 论研讨优秀论文集(加12)内部审计质量管理中多层次PDCA循环模式的应用研究基于N J银行动态集成化质量管理体系的实证分析杨鸿运南京银行审计稽核部【摘要】PDC A循环是全面质量控制中计划制仃和 组织实施的过 程,是 质量管理的科 学程 序。呵银行内部审计 质量管理 体 系具有动态化和集成 性的特点,该体系建立在以闭环为特 征的项目管理基础上,通过动态循环管理模式,持续改善内审质量,从而实现全面质量管理。本文通过对叨银行内部审计质量管理 体系的实证分析,构建了适用于内部审计质 量管理的多层次PDCA循 环模式,以期为 内部 审 计质量管理提供一种具有广泛适用性的 系统 性框

2、架。I关键词】PDCA循环内部 审计质量管理闭环管理一、引 言200 5年,中 国 内 部审计协会颁布了内 部审计具体准则第1 9号准 则内部审 计质量控制,从内部自我 质量控制和外部评 价两个维度对企业内部 审计质 量 控 制作出了详细 的 阐述,标志 着 我国内部审计质量控制形成 较 为完善的体系。审计质 量管理体系 的完善程度和 项目实施效果有密切 的关系,但是 大部 分企 业现有内部审计质量管理体系 的系统性及 协调 性均有待进 一步提升。目前,内部审计质 量管 理体系的研究主要集中在 针 对 现有体系存在 的 问题,提 出 自己的 建议 或构建 多要素的体系结构,解决的 一般是现存部

3、分问题,属于静态策略 范畴,无法适 应 审计领域新的发展要求。因此,探索能够适应 内部审计发 展要求的质量管理体系具有重要 的理论 意 义 和迫 切 的现实需要。PDCA循环,又称质量 环 或戴 明 环,是 管理学中通用质量控制模型。PDCA循 环最早 由“统计质 量 控制(S QC)之父”休哈 特(Wa l te rA.Shewhar t)提 出。1950年开始,美国质量管理专家戴明(Edwa rdsDeming)进行了持续研究和推广,并进一步将之运用于改善产 品或项目质量,使之成管理活动有效进行 的基本方法之一,在 质量管理中尤其获得广泛的应用。PDCA循环为内部审计全面质量管理提供了一个

4、全新的视角,对提升内审质量管理水平具有重要 的借鉴 意义。本文构建的基于PDCA循环模式审计质量管理体系包 含多个层次的PDCA循 环,从 整体到局部 均形成了螺旋上 升 的PD C A循环。该体系不但横向上保证体系要素的全面集成,而且纵向上确保体系的动态 发 展,二者相 互作用、协调推动,形 成一个相对完善的 动态 集 成化审计质量管理体系框架,在一 定 程度 上 满足 了内部审计快速发 展 中全面质 量管理的要求。本 文 的研究思路是 通过 引 入PDCA循 环理论,结合分析NJ银行内部审计质量管理取 得 的阶段性成 果,构 建 多个层 面上多层次的PDCA循环 内审管理模式。本 文余下部

5、分为:第二部分文献综述,介 绍 国内外研究现状;第三部 分分析PD CA循环理论;第四部分为案例分 析,对NJ银行 的内部审计质量管理情况进行分 析,为形 成次 内审管理模式提供实证基础;第五部分构建事创周 到舍丫澎思合.引爵丫酬侧葱丫澎翻洲倒澎 引.澎脚刀:l;-l!.-!.!l,!1124 8肥,t!l!1111ll1 111,ll,11 1!:净注净津.嘎滚医冷浅清旧浅净浦沪限净沃嚷嗜堵.净淹.1.;!1.11!.!:!l!,l!.1.1!.J20 12年度”内部审计质鱼管理”了具有动态、集成、综合、实用的内部审计多层次PDCA管理模式,为内部审计质量管理提供了一种可行模式;最 后一部分

6、是本文研究结论。二、文献综 述PDCA循环在内部审计质量管理中的应用研究主要集中在具体项目管理方面。国外研究起步较早,初期主要是方法论的介绍,为内部审计质量控制提供一种崭新的视角。直到20 09年Pa ulC.Pa lme,系统地将PDCA循环作为一 种新的方法 引人1 5090 0卜20 08内部审计质量管理中,具有很强的实用性。国内对PDCA循环 的应用研究范围很广,内部审计质量控制方面也取得了一定的进展,王霞辉在20 09年将PDCA循环应用到审计管理链条中,主 张分步骤实施内审质量控制。曹耿群在20f l年将PDCA引人内部审计项目管理,详细提出按照四个循环步骤开展 内部审计。上述研究

7、提出的方法在一定程度上能够指导 内部审计项目实施,但是在长期持续的内部审计全面质量管理 中,PDCA循环模式 的动态性、螺旋阶梯式特点发挥依旧不 足,没有形成动态集成化的系统运作机制。如何构建动态集成、综合实用 的多层面上多层次PD CA循环质量管理体系正是本文研究的重点和创新点。三、POCA循环理论PDCA循环包括计划(P la n)、实施(Do)、检查(C heek)、处理(Aetion)四个步骤。计划是根据要求和组织的方针,分析存在的问题及影 响要素,进一步制定解决问题计划 采取的措施;实施是计划实施的过程;检查是对计划实施的过程进行监视和 测量,确定是否达 到 预期的效果;处理是针对实

8、施的效果总结,好的经验进行标准化,如形成制度、作业指 导 书或流 程 图等,依旧存在的问题进人下一个PDCA循环,从而实施持续的管理。P DCA循环适 用 于质量改 进 的全部过程,四个步骤周而复始地进行。完成单个循环仅仅解决了当前部分的 问题,其它 或 即将面临的新问题需要在接下来更高阶段循环 中逐步解决。PDCA循环 可以在每一个过程 中开展,亦可以在整个过程系统开 展。譬如在内部审计质量管理中,PDCA循环 既 可以在具体项目质量控制中实施,又可以在整个内审体系中实施,从而实现全面动态的质量管理。PD CA循环基本模型如图1所示。图1PDC A循环模型简图我们可以发现PDCA循环具有如下

9、特点:(一)周而复始PDCA循环运行一次并没有完结,而是周而复始地 进行,每个循环结束仅解决了部分问题,剩余的问题或出现的新问题将在以后 的PDCA循环解决。(二)环环相扣如果把整个单位的工作作为大的PDCA循环,那么每个部门、乃 至一个项 目均有各 自小的PDCA循环,大环循环运转驱动小环,小环循环运转亦为大环运转提供动力支持,这样就构成了一个有机互动、相辅相成的体系。(三)阶梯式提升PD CA循环并非长期在同一水平上低效率运转,而是通过每次循环解决部分问题,进 一步巩 固取得的循环成果,每一次循环都将到达新水平,从而实现通过阶梯式发展持续提高管理质量 的目标。四、NJ银 行动 态集成化 质

10、 t控制体系实证分 析NJ银行内部 审计经历了从最初的揭露错误和舞弊的消极防弊模式到对全行经济责任、经济效益进行审计监督、提供管理建议以提升经济效益 的积极兴利模式的转变,随着 内部审计质量管理的不断提升,N J银行正继续推进内部审计模式的变革,逐步深化风险管理、公司治理及价值增值为一体的管理审计模式。随着模式的转变,NJ银行大大 拓宽了内部审计的 职能范围,形成了事前、事 中、事后全程、连续 的审计模式。现 在内部审计不仅仅着眼于监督控制,还侧重于服务 职能,即评价和改善风险管理、内部控制以及管理过程 的有效性,从而为提升企业249全国内部审计理论研讨优秀论文集(2 O,2)价值和改善组织的

11、经营管理服务。该审计模式以风险为导向,以内控为主线,以价值增值为目标,为经营目标的实现提供有力保障。其内部审计全面质量管理是通过较为合理的组织架构、相对完善的系统平台以及以“闭环管理”为特征的项 目管理体系实现的,下面逐 一进行分析。(一)组织框 架国际内部审计师协会(n A)公布的实务标准认为:“为实现必要的独立性,审计执行主管在职能上应向审计委员会或同类部门报告。为了行政管理的需要,在大多数情况下,审计执行主管应直接向机构的首席执行官(CEO)报告。”经过组织结构优化提升,如图2,NJ银行内部审计组织结构基本上 满 足 了该标准 独 立性的 要求:总行行长直接分管审计稽核部,董事会、监事会

12、及其下设审计委员会对内部审计工作进行指导与监督。此内部审计组织结构在很大程度上保证了内审独立性,为内部审计有效履行监图3N J银行内部审计 系统 平台示意图督、评价、控制和咨询等职能提供了坚实的基础。图2呵银行内部审计组织结构图(二)系统平 台NJ银行内部审计紧跟科技发展步伐,根据银行业务数据电子化发展的要求,充分利用行内信息化成果,加强科技手段和信息技术在审计工作中的运用。通过项目论证、计划实施、系统建设至最终实现系统化项目管理,N J银行建立 了非现场监测体系以及内部审计信息管理系统,为内部审计全面质量管理提供了信息化平台。随着内部审计发展,内部审计系统也持续优化完善,循环提升系统控制效果

13、。如图3所示,内部审计部门建立 的非现场审计系统、审计管理信息系统与全行业务 系统、管理系统形成了良性互动机制,通过持续的系统优化,不断提升内审质量管理水平。1.基础数据平台N J银行信息技 术部 门逐年提升信息化建设水平,加强信息技术对业务的支撑力度,满足业务发展 的需要,先后建立并不断优化对公信贷系统、个人信贷系统、国际业务系统、票据系统等业 务系统、核心系统以及GRC(操作风险和内部控制合规系统)等管理系统,为内部审计提供了良好的信息技术化平台基础。2.非现场审计系统20 08年5月,NJ银 行非现场 审计系统上线,通过采集业务系统(如对公信贷系统、个人信贷系统、核心业务系统等)数据信息

14、,进一步按照风险导向审计的要求,利用数据挖掘技术对大量数据信息进行分析筛选,针对各类业务风险点编写脚本并定期跑批运行,形成初步的数据分析结果,即实时更新的发现问题数据库,进一步将监测发现实时导人审计管理信息系统,为现场审计提供有力的支持。该系统涉及 的主要业务条线基本覆盖 了全行主要业务和主要风险点,有效支撑内部审计对大量业务数据的筛选分析。随着业务发展和内审工作深人 开展,将持续提升系统运行效率及业务覆盖 面,为内部审计 向非现场审计转型提供有力支持。3.审计管理信息系统N J银行审计管理信息系统一方面以支持现场审计作业、日常工作管理、审计数据信息收集、审计档案管理为主体,通过利用计算机网络

15、技术和电子影像手段,对审计人员、审计项目、审计工作质量、审计文档进行电子化管理;另 一方面 可以及 时 地通过网络传递有价值的审计疑点和现场审计人员每天的工作进展情况,使得血,11!,11!,1!11!1111!1.侧引引 州引、挂j 万幼引 引创渊创创令到翻引引洲到 别健|1!1l!,!1 11!,!L一绷翼1 1.11:!j!1!.1.!.1.!1.!.!.11!.旧匡净滩冷澳滚冷限吸浦旧沂津博净浮浮冷凌才净凌11,l!jl.ill!l!l!,!lJ!不在现场审计内审部门负责人也能及时得到现场审计的一手资料并加以督导、决策,从而提高现场审计 的质量和效率。该系统为项 目闭环管理提供了系统支

16、持。NJ银行 内部审计不断满足内部审计管理模式、运作方式和审计技术信息化管理的要求,实现了静态审计向动态审计、现场审计向现场与非现场协同审计的转变。内部审计系统的建设及持续改进将不断推动审计模式 的转型,提升审计手段,促进审计处理流程的规范化,从而适应审计集中管理的需要,提高内审部门质量20 12年度“内部审计质里管理”管理水平。(三)呵银行内部审计项目管理 体 系闭环管理模式系统平 台建设 为内部审计项目管理提供了信息技术基础,实现 了电子化流程控制及质量管理。从项目启动到结束,经过计划、实施、报告到推动整改并归档总结四个阶段,其实这也是一个PD CA循环,完成了一个项 目上的闭环 管理,所

17、有过程 实现 了 系统动态化、集成化控制。NJ银行 内部审计项目管理过程如图4所示。图4审计项目流程 简图由上面的流程图可以看 出,NJ银行 内部审计项目管理具有以下特点:1.程序清晰项目管理作业流程上 主要分为四个阶段:计划 阶段包括确定审计工作计划 至批准方案;实施阶段包括送达审计通知书至 项 目总结;报告阶段包括三级复核审计报告至审计报告发出并督促整改;总结阶段主要是 归档、经验总结及依旧存在的问题等。四个阶段不 是孤立存在 的,而是紧密联系、相辅相成,而且每一阶段中都包含微小的PD CA循环。2.管理闭环N J银行内审部门制定了 审计业务管理办法、各类审计作业指导书等质量控制标准,把全

18、行 内部审计作为一个闭环 系统,并把该系统 中的各项管理项目计划、项 目实施、项目报告、后续审计、归档总结等作为闭环子系统,使系统和子 系统内的管理构成连续封闭回路;另一方面面对审计实施中情况变化,进行信息 反馈并对审计方案作出相应调整,决策、控制及反馈交替循环进行,.从而在循环 中不断提高内审工作质量。流程图中,从开始审计计划确定到利用非现场审计发现数据库实施现场审计,到形成审计报告并督促完成整改问责,再到进行后续审计,最后进行归档总结提升形成经验库、问题库等成果,形成了完整的闭环回路。(四)其他方面除了以上质量管理措施,NJ银行内审部门持续优化内部审计质量管理环境、加 强 审计人才队伍建设

19、、进行内外互 动沟通,为提升内部审计质量提供不竭动力。1.持续优化内部审计质量管理环境;2 51全国内部审计理论研讨优秀论文奥(2 012)主要是通过持续加强公司治理和加大责任追究、违法违规行为惩处的力度等措施提升内部审计监管力度;通过长期思想道德建设提升员工道德水准,严肃职业纪律;通过日常宣传交流活动提高人们对内部审计的认识理解,进 一步获得认可 和支持。2.不断加强审计人才 队伍建设NJ银行 内部审计部 门为审计人员提供持续发展成长的环境,组织参加相关培训及资格认证,审计部门人员均持有内审人员从业资格证书,几乎全部员工取得了注 册会计师、国际 注册内部审计师、中级 会计师或经济师等专业资格

20、证书,形成了高素质的审计团队,为提升内部审计质量管理提供了人力资源基础。3.内外部交流NJ银行 内部审计部 门积极参与省市乃 至全国范 围内的审计研讨或业 务 交流,不断学习先进审计理论,吸收业务经验,并将之应用到日常审计工作中,取得了良好效果。通 过以上分析,我们可以得 出:NJ银行内部审计质量管理体系具备动 态性与集成化的特点,并且基本形成了建立 在 闭环 项 目管理基础上的PDCA循环质量管理模式,通 过以组 织结构、系统集成及项目管理为主循环 和以内审环境优化、人才队伍建设及内外交流为次循环的动态体系,使内部审计质量管理水平获得了循环阶梯式提升。因此,该体系可以为本文设计多层次PDCA

21、循环内部审计质量管理模式提供可靠的实证基础。五、多层次尸O CA循环内部审计质t管理模式多层次PD CA循环内部审计质量管理模式中每个层次上单个PDCA循环从本质上讲就是通 过计划(P lan)、实施(DO)、检查(Cheek)、处理(A ct i on)四个步骤、综合应用科学管理方法(如控制图、统计分析表等质量管理工具),揭露现有质量管理体系的现存问题并加以解决,为本层次下 一个PDCA循环或上一层次的PD CA循环提供更高水平的阶梯。站 在更高阶梯 的下一步PDCA循环 除了需要考虑已经 发生 改变 的现实状况外,还要将上 一循环遗留的 问题纳人进来,利用前期固化形成成功管理经验 改进解决

22、现有问题,从而 达 到环环相 扣、循环 不断、阶梯爬升全面质量管理要求。多层次PDCA循环内部审计质量管理模式以各层次单周期循环为依托,环 环相扣,阶梯提升,在持续改进内部审计质量水平中周而复始地运行,使内部审计质量管理水平得以螺旋式上升。依托NJ银行内部审计质量管理实践经验,根据多层次PD CA循环建立 的内部审计质量管理模式整体结构如图5所示,此模式将内部审图5多层PDC A循环内部审计质量管理结构图计全面质量管理体系看作一个空间系统。该系统分为三个层面:项 目层 面、功能层 面以及组织层 面。每一层面上PDCA循环多层次螺旋式持续运转,为上一 层面提供支持和动力,上一层面循环亦为其下一面

23、次的循环提供了持续改进的方向,从而构造出三大层 面循环 互动、各层面上多层次PD CA循环提升的动态集成化 内部审计全面质量管理模式。(一)项目层面项目层面 上,本文构建的PDCA循环模式具有 动 态性、集成化的特点,明确了计划(P la n)、实施(D。)、检查(Cheek)、处 理(Aetio n)四个步骤中各个环节以及每一环节中涉及 的部门、人员,具有较强 的实用行、可操作性。详见 图6。(二)功能层面在功能层面上,内部审计需 要 明确本身的职能,逐步从传统财 务导向审计、业务导向审计向风险导向审计、管理导 向审计转变,从揭露错误和舞弊的 消极 防弊模式到对经济责任、经济效益进行审计监督

24、、提供管理建议以提升经济效益 的积极兴利模式的转变,进 一 步 深化风险管理、公司治理及价值增值为一体的审计功能模式。可以通 过多层次PDCA循环,不断25 2血,l!1!l!l;!1 1 11侧司引引澎引引侧洲引引川铡引引侧引引倒引引I!l!l!l 匕全国内部审计理论研讨优秀论文集(2 012)图7内部审计功能框 架表1给出 了功能层面PDCA循环 的步骤,为单位进行功能优 化提升提供了简单 的框架,实施单位可以根据企业实际情况进行 丰富改进,最终实现功能层面PD CA循环。表1功能层面PDCA循环的步骤阶阶段段目标标步骤骤计计划划方针和 目标的确确分析和评价本单位内审功能状况,识别目前可

25、改进部分分(Pla n)定以及活动计划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划划的的的制定定分析影响本单位内审功能发挥的主要因素素确确确确认主要影响因素素针针针针对存在的主要原因,制定应对计划划实实施(Do)具体运作,实施计计根据本单位实际情况,实施计划,分步骤、多层次拓展内审功能。本步骤要要划划划中的内容容进行测量,确保按照计划实施,建立数据采集等文档。检检查查总结执行计划 的的评估 计划实施效果,是否完成预期目标。若失败,需要检查是否按照计划实实(Cheek)结果,明确效果,施。如果已经遵照计划执行,则说明计划无效,需要重新制定方案,重新进进找找找出问题题行PD

26、CA循环。行行动动总结检查的结果果标准化:总结检查的结果进行处理,成 功的经验加 以肯定,并予以标准化,(Aetio n)如制定作业指导书、工作流程图等,便于以后工作时遵循;对于失败的教训训也也也也要总结,以免重现。问问问问题总结:针对没有解决的问题,应提给下 一个PDCA循环 去解决决血111111.1.1,侧司引别引川侧洲引,谙 每。.J多(三)组织层面内部审计的独立性和权威性对内部审计质量管理效果有着重要 的影响,因此,加强内部审计组织层面管理将发挥根本性 的作用,是进行PD CA循环提升管理质量的关键环节。内部审计组织架构设置应合理保证内部审计的独 立性和权威性,保证其职责的顺利履行,

27、保证内审对企业的经济责任、经营行 为和职能部门实施有效地控制和监督,这样才能为内部审计质量控制提供可靠的基 础。表2提供了组织 层 面PDCA循环的步骤。254.lJi!1.!L20 12年度“内部审计质 量管理”表2组织层面PDC A循环的步骤鸽犷。尹犯荞礴心犷护瓦吸卜食粉衡尹犷户坠r 石礼阶阶段段目标标步骤骤计计划划方针和 目标的确定定分析和评价本 单位 内审组织架构合理性,识别可改进 部分;(Plan)以及活动计划的制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制制定定定定分析影 响本单位 内审部门独立性、权威性的主要因素;确确确确认主要影响因素;针针针针对存在

28、 的主要 问题,制定应对计划。实实施(Do)具体运作,实施计计根据本单位实际情况,实施计划,分步骤改进本单位组织架构,持续提升审审划划划中的内容容计独立性、权威性;本本本本步骤要进行测量,确保按照计划实施,建立相关计划控制文档。检检查查总结执行计划的结结评估计划实施效果,是否完成本次循环预期目标。若失败,需要检查是否按按(Cheek)果,明确效果,找找照计划实施。如果己经遵照计划执行,则说明计一划无效,需要重新制 定方案,出出出问题题重新进行PDCA循环。行行动动总结检查的结果果标准化:总 结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定,并予 以标准化,(Aetio n)如发布组织机构调整通知明确部

29、门设置等;对于失败 的教训进行总结,避免免重重重重犯。问问问问题总结:没有解决的问题应提给下一个PDCA循环去解决决本部分构建的多层次PD CA循环内部 审计质量管理模式具有动态、集成的特点。首先是动态性,持续改进是该体系 的本质属性,计划、目标与应对措施根据循环 的不同阶段和不 同层次上的循环 需要不断做出动态调整;其次是 集成化,PDCA循环模式建立在多 层次PDCA模式基 础上 的质量管理体系,整体结构以及局部各组成要素之间形成集成优化 组合,而 且这 种优化组合不断发展的。同时,该模式能够满足多个层面管理的要求,还具有很强 的操作性,各个单位 可以根据实际情况,调整部分环节,丰 富各循

30、环阶段的具体内容,就可以应用 到本单位的内部审计管理 中,通过持续循环运作提升 全面 质量管理水平。六、结 论与 启示本文构建的内部审计质 量控 制多 层 次PDCA循环模式在项 目、功能、组 织三个层面形成了多层次循环 的全面质 量管理体系,具有 动态性、集成化、综合性、实用性的特点。该体系针对性地解决了目前内部审计体系 中存在 的部分突出问题,该循环模式有效保证了内审质 量管理体系的持续改进,实现 内审质量 管理水 平螺旋阶梯式提升。因此,该体系 的构建对 内部审计质量管理具有较强 的理论意义和现 实意 义。显然,由于内部审计质 量管理水 平 受到 企业外部宏观经济环境以及 内部微 观管理

31、 环境的影响,实现内部审计管理质量提升 是一个长 期、持续的过程,不 可能一娥而就。因此,内部审计部门应 坚持不 懈优化质量控制环境,完善管理的主体及客体,丰富质量 管理手段,建立并优化信息 系统平台,提升 内审人员综合素质,最终实现内部审计管理质量持续提升。参考文献:【11斯 欣 宇,2004,p DCA循环 理论 在 质 量管理工作中的运用 N,中国检验检 疫。2 李云光,王云珠,2000,运用PDCA循环理论改进 我国的行政管理四,齐齐哈尔大学学报。3 1田秀文,20 05,加强作业标准化提升 内审质量效 能困,中国内部审计。!4张凤珍,20 04,浅析国用商业银行 内部审计 的盲 点及

32、对 策【N,辽宁行政学 院学报。【5Pa ulC.Palme s.APro eessDr ivenCom prehe nsiveAuditing:ANewW盯ToCondu et1509001:2000Inter na lAuditsM.ASQ Qua lityPr ess,2005:3 35一392.61BaderMK,palme rs,Staleup.C,Sha ve rT.UsingaFO CUS一PD CAqualityim Pro veme ntmodelf orapPlyingtheseve ret ra umatiebr ainin ju卿即idelin estoPraetie e:pr oeessando ute ome sJ.Ref le etNu rsL eader sh,2002,28(2):34一35.夏流痊意熟、_浑裸黔