壹基金财务管理制度.pdf
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1、壹基金财务管理制度目目目目 录录录录前言前言前言前言-1 1 1 11.1.1.1.货币资金管理货币资金管理货币资金管理货币资金管理-1 1 1 12.2.2.2.收入管理收入管理收入管理收入管理-3 3 3 33.3.3.3.支出管理支出管理支出管理支出管理-5 5 5 54.4.4.4.项目资金管理项目资金管理项目资金管理项目资金管理-8 8 8 85.5.5.5.预算管理预算管理预算管理预算管理-101010106.6.6.6.帐务处理和财务报告帐务处理和财务报告帐务处理和财务报告帐务处理和财务报告-121212127.7.7.7.附则附则附则附则-141414148.8.8.8.附件附
2、件附件附件-15151515深圳壹基金公益基金会编号:OF-FIN 试行版版本/页次:V.试/Page 1 of 17主题:壹基金财务管理制度生效日期:2011 年11月壹基金财务管理制度 V.试行版Page 1 of 17前言为了规范本基金会的财务工作,更好地发挥财务在基金会经营管理中的作用,参考民间非营利组织会计制度、企业内部控制应用指引、及其他相关法律法规,结合本基金会的实际情况,制定本制度。本制度2011年11月23日由壹基金执行委员会批准,秘书长签署后颁布试行6个月,之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行。1.货币资金管理1.1 总则1.1.1 为了规范基金会对货币资金的内部控制
3、,保证货币资金的安全,提高货币资金的使用效益,制定本规范。1.1.2 货币资金管理应遵循专款专用的原则,尊重捐赠人的意愿;货币资金管理严格按照计划、量入为出,保证财务现金流可持续运转;且货币资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。1.1.3 本规范所称货币资金,是指基金会所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。1.2 现金管理1.2.1 根据基金会的现金使用量及从银行提取现金的频率,规定现金库存余额不得超过 5 万元。1.2.2 现金的提取:提取库存现金前,出纳应填写“银行提现申请单”,并注明用途、金额,经财务经理签字批准。除特殊情况外,一次提取现金不得超过伍万元;1.2.3 基
4、金会用现金支付范围主要包括:(1)开展公益活动必须的现金支出,包括支付给个人的资助金、慰问金等。(2)出差人员必须随身携带的差旅费和参加会议、培训等按规定应交纳的费用。(3)个人劳动报酬,包括聘用人员工资、补贴及其他劳务费用。(4)向个人购买少量农副产品和其他物资支付的价款。(5)结算起点 1,000 元以下的零星支出。(6)确实应需要现金支付的其他支出,申请人需要递交申请并得到财务经理批准。现金收付纪律:(1)不符合现金支付范围的,不准用现金进行支付;(2)基金会取得的现金收入必须及时入账,并及时解付银行,严禁“坐支”;(3)不准私用公款,不准借用账户套用现金;(4)不准保存账外款项,不准收
5、付规定业务以外的现金;(5)不准保存账外款项,不准收付规定业务以外的现金;壹基金财务管理制度 V.试行版Page 2 of 17(6)库存现金余额不得超过伍万元,库存限额超过时,须及时送存银行;(7)严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定,报销程序和审批手续是否正确、齐全,若发现凭证有伪造、涂改时,拒绝办理收付款手续,并及时报财务总监及财务经理予以追究;(8)及时清理,正确记录现金收付业务。及时盘点现金库存,并与现金日记账目核对,做到日清月结、账款相符;出纳于每月末对现金进行盘点,由会计和财务经理负责监盘,编制现金盘点表。确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理
6、。1.3 银行存款管理1.3.1基金会的银行账户开立,需要经过法人代表和秘书长同时批准。按照实际需要,可开立基本账户、外汇账户及一般账户。1.3.2基金会不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。1.3.3月末出纳负责核对银行对账单与银行账面金额,并编制银行调节表,由会计和财务经理负责审核。1.4 银行票据及有关印章的管理银行票据管理1.4.1银行结算票据由出纳负责,按相关规定登记、领购、填制、保管、回收、缴销。1.4.2专设银行结算票据登记簿,由出纳做好登记记录,严防空白票据遗失和被盗用。银行支票如发生丢失,有关责任人应及时向财务部及开户。如系空白票据所造成的损失,丢失人员负有赔偿责
7、任。1.4.3银行票据的作废,需做好记录,并加盖作废章。银行印鉴管理(1)基金会对银行预留印鉴实行严格的管理,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。(2)采用支票付款方式的,支票簿由出纳保管,财务专用章由财务经理保管,法人章由基金会领导人或其授权人保管。采用网上银行付款方式的,由秘书长和财务总监同时管理网上权限。网银付款由出纳准备,会计、财务经理、财务总监按照已批准的付款申请,按权限在网上进行付款支付审批。人民币 5000 元以内(含 5000 元)的网银付款由会计审批,人民币 5000 元-50,000 元以内(含 50,000元)的网银付款由会计+财务经理审批,人民币 50,000 元以
8、上的网银付款由会计+财务经理+财务总监三人审批后方可进行。1.5 备用金管理1.5.1备用金是基金会内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金管理,有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用和贪污,一经发现严肃处理。1.5.2备用金的核算分为定额备用金和非定额备用金。壹基金财务管理制度 V.试行版Page 3 of 171)定额备用金是用款部门因业务原因需要长期持有的备用金。用款部门需要根据日常零星开支的需要,事先核算备用金定额。有需要定额备用金部门需填制申请单说明原因,一次领出现金,报销时由财务根据审核后的报
9、销凭证,用现金补足备用金定额。用款部门必须设立专人妥善保管定额备用金和相关凭证。2)非定额备用金是指满足临时性需要而暂付给有关部门和个人现金,经批准实报实销。申请人应当在完成业务后的一个月内将备用金与财务部门进行结清。3)备用金申请一般一次不超过 2 万元。申请时需注明用途和明细。如确因工作需要增加额度,须经秘书长批准。4)财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,按月及时清理。5)借用备用金的人员应及时冲账,对无故拖延者,财务部发出催办通知后还不办理者,财务部可从该人员工资中抵扣。6)所有备用金必须在年底前结清。2.收入管理2.1 总则2.1.1为了规范基
10、金会对收入的内部控制,保证收入及时、准确、完整地入账,制定本规范。2.1.2本规范所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府补助收入、投资收益、商品销售收入等主要业务活动收入和其他收入等。2.2 收入类型2.2.1基金会的收入主要包括:1)发起人以及其他境内外自愿捐赠收入2)投资收入3)其它合法收入2.2.2根据捐赠方对资金使用上的限制,收入被划分为限定性收入和非限定性收入。2.3 收入确认2.3.1 收入的确认遵循“权责发生制”的原则。2.3.2 捐赠收入是指本基金会接受其他单位或者个人捐赠所取得的社会捐款收入。2.3.3 对于无条件的捐赠或其他收入,在捐赠或其他收入收到时确认;对
11、于附条件的捐赠或其他收入,在取得捐赠资产或其他资产控制权时确认。2.3.4 捐赠收入按是否存在限定区分为非限定性收入和限定性收入进行核算。如果资产提供者对资产的使用设置了时间限制或者(和)用途限制,则所确认的相关收入为限定性收入;除此之外的其它收入,为非限定收入。2.3.5 因基金会正常的项目运作是有管理成本发生的,相关筹资人员对于限定项总则捐款收入,可与捐款方沟通管理成本的合理承担额。一般行政管理成本为该限定项目总捐款收入的 10%。壹基金财务管理制度 V.试行版Page 4 of 172.3.6 对于本基金会接受的劳务捐赠不予确认收入。2.4 收入流程现金或银行收款2.4.1无论是通过银行
12、还是现金方式,基金会在收到款项后,出纳应及时开具合规票据给付款人。并及时将支票、现金缴存银行入帐。2.4.2社会捐赠专用收据一式三联,包括付款人联、记账联、存根联。2.4.3社会捐赠专用收据连续编号,按顺序使用。写错的收据,应注明“作废”,不得撕下。2.4.4社会捐赠专用收据包括以下重要信息:是否限定、收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖财务章。收据信息应当填写准确、完整。2.4.5财务经理于每月末审核收据的使用情况。2.5 实物捐赠收入2.5.1收到捐赠实物后,捐赠方需要提供的证明文件:2.5.2捐赠方出具实物捐赠函:注明捐赠品名、数量、估计价值、用途、联系人方式等。2.5.3提供捐
13、赠货物价值证明或原始单据。若无价值证明的,按市场的公允价值计价。2.5.4按价值证明,开具实物收据给捐赠单位或个人;2.5.5根据实物收据验收后填写入库单并凭入库单入帐;另一份入库单交基金会财务部。2.5.6捐赠实物出库,必须填制出库单,由收具单位盖章后销帐;另一份出库单交基金会财务部。2.5.7财务部必须每半年盘存一次,核对帐物是否相符,如发现盘盈、盘亏,必须查明原因,列出清单,经秘书长批准后方可调整帐面。2.5.8捐赠专用票据的使用管理规范,具体请参考深圳壹基金公益基金会-公益事业捐赠票据使用管理办法。2.6 收入核算2.6.1对所募集的捐赠收入实行统一管理,分类核算的办法进行管理。2.6
14、.2接受定向捐赠收入,可依据捐赠人汇款和提供的信息进行记录,也可与捐赠人签订捐赠协议或者要求捐赠人提供捐赠函等信息,来确认定向捐款收入。2.6.3限定性资产转为非限定资产的条件2.6.4期末,将限定性收入和非限定收入余额分别转入限定性净资产和非限定性净资产。2.6.5如果限定性净资产的限制已经解除,应当对净资产进行重新分类,将限定性净资产转为非限定性净资产。2.6.6当存在下列情况之一时,可以认为限定性净资产的限制已经解除:2.6.7所限定净资产的限制时间已经到期;2.6.8所限定净资产规定的用途已经实现(或者总则已经达到);2.6.9资产提供者或者国家有关法律行政法规撤销了所设置的限制。2.
15、6.10 如果限定性净资产受到两项或两项以上的限制,应当在最后一项限制解除时,才能认为该项限定性净资产的限制已经解除。2.6.11财务部一般每季度清查限定性资产的使用状况,并根据实际情况进行结转。2.7 投资收益2.7.1需按照合法、安全、有效的原则实现基金的保值、增值。2.7.2需要经过理事会批准的投资事项为:年度投资计划;单笔超过人民币贰佰万元的投资行为;壹基金财务管理制度 V.试行版Page 5 of 17其他理事会认为重大的投资活动。2.7.3投资收入在投资收益科目里进行单独核算。3.支出管理3.1 总则3.1.1为了规范基金会对支出的内部控制,统一各项支出的报销要求、保证支出的有效、
16、及时、准确,制定本规范。3.1.2本规范将包括如下内容:支出基本要求、支出类型、支出细则、支付程序、支出审批权限。3.2 支出基本要求3.2.1费用报销需符合基金会财务制度和其他相关管理制度,具体细则请参考财务报销管理细则。3.2.2费用报销的时间:除办公室相关费用、差旅费、项目支出及其他特别紧急的业务支出可以按需提前申请办理报销手续外,其他费用在每月 15 日前办理相关签批手续并递交付款申请单到财务部或者当地报销复核人,如遇节假日顺延;一般于每月 22 日前集中到深圳财务中心。每月末统一报销。3.2.3付款申请单的填写,应遵照“实事求是、准确无误”的原则,将项目号、事由、金额(金额必须一致且
17、不允许涂改)等要素填写齐全,在报销凭证上签署自己的名字,并按审批权限得到上级的批准;要求报销凭证相关签字手续齐全,符合规定的审批流程;3.2.4和项目有关的费用,请填写项目号和项目名称,请在项目开始前即向财务部申请。财务部开启项目号后,即通知所有员工;和项目无关的费用,无需填写项目号。请在报销单右上角勾选是否与项目相关。3.2.5要求提供合法的发票或票证(税务机关认可),发票或票证各项目要填写正确、齐全,印章清晰可辨,发票台头须填写付款机构的全称“深圳壹基金公益基金会”;员工有责任将报销款及时足额支付给第三方。如因特殊原因无法得到发票(如偏僻乡村等),且金额不构成重大的(一般在1,000 元以
18、下的),须附上有关收据,并说明原因,收款方签字和联系方式,以及财务经理批准。3.3 支出类型基金会的日常支出包括办公用品及低值易耗品采购、工资及办公室支出、手机费、市内交通费、差旅费、工作餐费、业务招待费、固定资产、项目支出、其他支出等等。3.4 支出细则3.4.1办公用品、低值易耗品3.4.2应由综合管理办公室或者行政人员负责,实报实销;初次采购,应多方比价后,挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后,可省去多方比价的手续。3.4.3工资及办公室支出3.4.4办公室定额支出指房租、水电气、座机费等等。工资及办公室定额支出,须经按权限经审批人首次确认,例如聘用合同、房租合同等。今后
19、,如果金额比较定额,则无需再经审批人审批。3.4.5手机费,按照级别和实际工作日不超过上限报销:因业务需要,特殊情况超支较多的,须经秘书长特批后予以报销。3.4.6市内交通费,按级别和实际工作日不超过上限报销:因业务需要,特殊情况超支较多的,须经壹基金财务管理制度 V.试行版Page 6 of 17秘书长特批后予以报销。3.4.7差旅费:出差需事先填写“出差申请单”,并按照审批权限表得到合适的批准。如需申请备用金的,请提前 2 个工作日递交财务部。差旅费报销原则上应在出差结束后一个月内报销,预借差旅费原则上在出差结束后一个月内冲账。具体标准参见出差管理制度1)机票:为经济舱标准(如遇火车报销软
20、卧车票),由行政人员根据按权限批准过的“出差申请单”统一预订出票。2)酒店:三星级以下(含三星级)经济型酒店。需提供酒店清单和发票。3)交通费:因公活动实报实销,发票上请注明事由和来回地点。出发地去机场或火车站的车费可按实报销。4)其它费用:如因公发生的酒店上网费,实报实销。5)差旅补助:不超过 RMB80 元/天。如果在出差当地已有餐食招待,须自行扣除相关餐费,扣除标准为:早餐 20 元,中餐及晚餐为 30 元。须提供发票。3.4.8工作餐费:因团队工作需要的工作餐费用,须注明参加人员。一般不超过 50 元/人/餐。特殊情况不超过 100 元/人/餐的,需事先得到秘书长批准。3.4.9业务招
21、待费用:须注明被招待人员单位,姓名,地点,事由。一般不超过 50 元/人/次。特殊情况不超过 100 元/人/次的,需事先得到秘书长批准。3.4.10 固定资产1)本规定所指的固定资产是指使用期限超过一年,并且单位价值在 2,000 元(含 2,000 元)以上的房屋建筑物、机器设备、运输工具,以及其他有关的设备、工具等;2)固定资产的购置及相关登记手续,由综合管理部统一管理;3)对于预算内固定资产的采购,由使用部门上报申请,综合管理部汇总,并按相关权限审批后方可采购。4)财务部门须配合综合管理部定期或不定期地对基金会的固定资产进行实地盘点,每半年至少盘点一次,做到账实相符。每次盘点结束,由综
22、合管理部门提交统计清单并对盘盈、盘亏的固定资产查明原因,报秘书长批准后,财务部进行相应处理。5)基金会不再需要或不能使用的固定资产,由综合管理办公室提交申请,报财务部审核后,并报批秘书长,进行有偿转让或报废,同时报批单转交财务部门进行账务处理。3.4.11项目支出对于项目支出,申请人需提交支持性文件,包括但不限于批准的立项申请书、三方报价、协议或合同,项目报告,验收单等,按照审批权限进行批准后,到财务办理请款或报销手续。具体请参见项目资金管理细则。3.4.12 其他支出对于上述没有提及的其他报销,按照相关审批流程办理手续,并按实事求是的原则据实报销。3.5 支付一般程序3.5.1支付申请:有关
23、部门或个人申请付款时,应提前向审批人提交付款申请单,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,有相关合同、协议、文件或证明材料的要一并附上。3.5.2支付审批:审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的付款壹基金财务管理制度 V.试行版Page 7 of 17申请,审批人应拒绝批准。3.5.3支付审核:财务部人员按照审核权限负责对批准后的付款申请单进行审核,审核付款申请单的批准范围、权限、程序是否正确,是否符合预算管理,相关原始单据是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。审核无误后,交由出纳办理支付手续。3.5.4办理支付:出纳应当根据复核无误的付款申请单
24、,按规定办理支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。3.6 支出审批权限3.6.1部门负责人审批额度为每笔金额在人民币 10,000 元之内(含 10,000 元)的日常支出及每笔金额在人民币 200,000 元之内(含 200,000 元)的项目支出。招待费用及工作餐费的审批额度为50 元/人/次以下标准。3.6.2副秘书长审批额度为每笔金额在人民币 50,000 元之内(含 50,000 元)的日常支出及每笔金额在人民币 500,000 元以内(含 500,000 元)的项目支出招待费用及工作餐费的审批额度为 50 元/人/次以下标准3.6.3秘书长审批额度为每笔金额在人民币 1,000,
25、000 元以内(含 1,000,000 元)的支出。招待费用及工作餐费的审批额度为 50100 元/人的标准。3.6.4执行理事长审批人民币 1,000,0005,000,000 的支出(含 5,000,000)。超过 5,000,000 的付款报理事会审批。3.6.5审批职位空缺时,由上一级别审批人审批空缺职位的事宜。如:副秘书长空缺时,该职位审批权由上一级秘书长进行审批。3.6.6每一级别的审批需得到上一级别审批人的批准后进行。部门负责人的报销需经副秘书长审批。副秘书长的费用由秘书长审批。3.6.7如遇有关审批权限人员出差在外,可由邮件批复。审批人也可以授权其他人员代行审批职责,被授权人员
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