宝石集团新生入学管理系统.pdf

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1、迎新管理系统 1 迎新管理系统操作手册迎新管理系统操作手册 2011-3-2 1 系统简介与使用流程.3 1.1 系统简介.3 1.2 系统使用流程.3 2 基本信息管理.4 2.1 数据字典管理.4 2.2 组织结构管理.4 2.2.1 部门信息下载.4 2.2.1 院系信息管理.4 2.2.1 专业信息管理.4 2.2.1 班级信息管理.4 2.3 学生信息批量导入.5 2.3.1 学生信息批量导入.5 2.3.2 新生照片导入.6 2.3.3 新生信息管理.6 2.3.4 自动分班.8 2.4 导员信息管理.8 3 收费管理.9 3.1 交费信息管理.9 3.1.1 收费项目管理.9 3

2、.1.2 收费标准管理.9 3.1.3 审批理由管理.10 3.14 班级年度收费标准.10 3.2 收费与审批.11 3.2.1 收费.11 3.2.2 收费审批管理.11 3.2.3 收费记录查询.12 3.2.4 补打收费凭证.12 3.2.5 退费审批.13 3.2.6 催缴费查询.13 3.2.7 退费.13 4 新生注册.14 4.1 新生注册.14 4.1.1 新生注册管理.14 4.1.2 学号生成规则设置.15 5 物品发放.16 5.1 物品发放.16 5.2 物品退回.16 6 查询统计管理.18 6.1 交费情况统计.18 6.2 阶段交费情况统计.18 迎新管理系统

3、2 6.3 新生报道统计.18 6.3 阶段报道统计.19 6.4 生源地报道统计.19 6.5 详细新生报到统计.20 6.6 生源地详细统计.20 6.7 收银员收费统计.21 7 系统设置管理.22 7.1 权限管理.22 7.2 角色管理.22 7.3 操作员管理.22 7.4 设置系统参数.23 7.5 迎新流程配置.24 7.6 设置学校信息.24 迎新管理系统 3 1系统简介与使用流程系统简介与使用流程 1.1系统简介系统简介 本系统服务于各高校迎接新生入学的各项工作安排与管理，实现信息化注册、物品领用、激活校园卡、统计查询等相应功能，减轻高校忙碌的迎新工作的负担，并且提高了各项

4、迎新工作的准确性，从而达到快速、准确、合理的完成迎接新生的各项工作任务。1.2系统使用流程系统使用流程 1 财务交费：新生入学根据其实对应专业交纳学费与杂费。2 交费审批：学生根据相关证件（如特困证等）到交费审批服务台申请，根据学生的实际情况进行相关费用减免。3 新生注册与迎新工具发放：新生填写个人详细信息(高考数据中不含有的部分，如应急联系人与联系电话等)发放新生迎新工具，在迎新系统中使用迎新工具进行查询、迎新操作短信提醒、迎新流程短信提醒，并作为校园卡进行使用。4 物品领取：新生在物品发放服务台领用相关物品。5 激活校园卡：新生申请一卡通帐号并将迎新注册工具在一卡通里进行注册，如果新生未领

5、取迎新注册工具在此注册并领取一张校园卡。迎新管理系统 4 2 基本基本信息管理信息管理 2.1 数据字典管理数据字典管理 数据字典管理包括：民族、地区代码、政治面貌、招生类别、学科类别、计划性质、毕业类别、考生类别等信息管理。检查数据字典中的内容是否正确。如发现有不全或不对的内容可 自行添加或修改。2.2 组织结构管理组织结构管理 2.2.1部门信息下载部门信息下载 点击部门信息下载进入下载界面，点部门下载按钮进行部门信息下载，可下载得到院系信息、专业信息、班级信息。2.2.1院系信息管理院系信息管理 院系信息管理：管理部门信息下载得到的院系信息，如今年不做招生计划的院系也下载到迎新系统中，那

6、么可将此院系删除到回收站中。1.添加院系：点击添加图标添加院系界面。其中必须添加的有：院系名称、院系代码。2.修改院系：点击编辑修改院系界面，对院系进行修改并保存。3.删除院系：选择要删除的院系，点删除按钮。删除后的院系可在回收站中查看到。2.2.2专业信息管理专业信息管理 专业信息管理：管理部门信息下载得到的专业信息，如今年不做招生计划的专业也下载到迎新系统中，那么可将此专业删除到回收站中。1.添加专业：点击添加图标添加专业界面。其中必须添加的有：专业名称、专业编码、所属院系、招生类别。2.修改专业：根据查询条件查询出要修改的专业，点击编辑进入修改界面，对专业进行修改并保存 3.删除专业：据

7、查询条件查询出要删除的专业，点删除按钮。删除后的专业可在回收站中查看到 2.2.3 班级信息管理 班级信息管理：管理部门信息下载得到的班级信息，如今年不做招生计划的班级也下载到迎新系统中，那么可将此班级删除到回收站中。1.添加班级：点击添加图标添加班级界面。其中必须添加的项有：班级名称、班级编码、学制、所属院系、所属专业、组建年份。迎新管理系统 5 2.修改班级：根据查询条件查询出要修改的班级，点击编辑进入修改界面，对班级进行修改并保存 3.删除班级：据查询条件查询出要删除的班级，点删除按钮。删除后的班级可在回收站中查看到 2.3 学生学生信息批量导入信息批量导入 2.3.1学生信息学生信息批

8、量导入批量导入 学生信息批量录入批量导入：该功能主要是把预招的新生信息通过组织成 Excel 文件形式导入到迎新系统中。如图 2-3-1 图 2-3-1 点击页面中的下载可下载学生信息导入的 Excel 模板，依照模板格式加入学生信息保存后，再点击页面中的浏览按钮如下图 迎新管理系统 6 选中事先保存好的 Excel 文件，点上传稍等片刻页面会出现上传后的结果，如有错误请按照错误提示修改 Excel 中的学生信息并再次做上传。2.3.2 新生照片导新生照片导入入 导入前准备：学生照片的名字要和该学生的考生号一致，例如：某个学生的考生号为06510101160778 那么他的照片对应的名字为：0

9、6510101160778.JPG。用 winzip 软件将学生照片压缩成 students.zip 格式。点击 新生照片导入进入照片导入界面点浏览选中事先压缩好的学生照片进行上传。如有错误请按提示新型修改，直到上传成功。2.3.3 新生新生信息管理信息管理 新生信息管理：主要是对单个学生信息进行查询、添加、修改、删除。1.添加学生信息：进入新生管理界面点击添加图标添加新生信息界面。其中必须添加的信息有：考生号、姓名、性别、身份证号、出生日期、民族、政治面貌、学制、院系、专业。点提交即完成新生信息的添加。2.修改学生信息：根据查询条件查询出符合条件的学生，点击某个学生记录后的详细信息，进入这个

10、学生详细信息的显示界面如下两图：迎新管理系统 7 点击修改按钮进入修改界面，可对这个学生信息进行修改并提交。3.删除学生信息：查询出要删除的学生，选中此学生点击删除按钮即可完成删除。删除迎新管理系统 8 后的学生可迎新系统的回收站中查到，如有误删现象可再恢复这个学生的信息。2.3.4 自动分班自动分班 自动分班可对院系和专业进行分班，如只选择院系将对此院系下的所有专业进行分班。如选择院系和专业将对所选择的专业进行分班。如图：分班规则有：男女生比例平均、成绩平均、生源地分散、特长生平均。分班按照所选择的规则顺序进行分班。2.4 导员信息管理导员信息管理 1.添加辅导员：点击添加图标添加辅导员界面

11、。其中必须添加的项有：辅导员名称、教职工编号、所属院系。2.修改辅导员：根据查询条件查询出要修改的辅导员，点击编辑进入修改界面，对辅导员进行修改并保存 3.删除辅导员：据查询条件查询出要删除的辅导员，点删除按钮。删除后的辅导员可在回收站中查看到 迎新管理系统 9 3 收费管理收费管理 3.1 交费信息管理交费信息管理 3.1.1 收费项目管理收费项目管理 功能：1.添加收费项：点添加图标进入收费项添加界面，其中必须添加的信息有：收费项目名称、收费金额、部分支付、交费项目类型、收费性质、打印类型、公共收费项、专业设置收费金额、是否可退、领取物品。各信息的具体含义 部分支付：选择允许的时候则此收费

12、项在收费审批的时候可以进行金额的修改，反之选择不允许的时候，在收费审批的时候不能对其金额修改。交费项目类型：1.必须交纳：该收费项在收费审批中将无法设置赠送或无需交纳。2需要审批：该收费项在收费审批中将允许设置赠送或无需交纳。3.自愿：在收费时学生可以自愿选择交纳或不交纳该收费项。收费性质：设定该收费项的收费性质。如：行政事业收费、非行政事业收费。公共收费项：选择是的时候此收费项就为所有的专业共有，选择不是的时候此收费项并不为所有的专业共有，只有个别需要此收费项的另行添加。收费标准设置收费金额：现在允许的时候，可以设置该标准的此收费金额。迎新工具收费项：选择是的时候此收费项在迎新注册的时候需要

13、发放物品，比如手机。是否可退：选择是的时候标记此收费项可以退费，反之则不可以退费。领取物品：选择“需要”的时候说明此收费项是某物品的收费项，需要发放物品。展示顺序：数值越小此收费项的的显示级别越高，优先显示。是否为一卡通代缴费：作为一卡通代缴费的标记。2.修改收费项：选择要修改的收费项，进入详细信息页面，点击修改按钮进入修改界面，对收费项进行修改并保存。3.删除收费项：选中要删除的收费项，进行删除操作，则此收费项将进入回收站。3.1.2 收费标准收费标准管理管理 功能：设置不同情况收费标准。如下图所示 迎新管理系统 10 1、点击右上角添加功能按钮，即可增加一条标准。（详细命名规则请查看说明文

14、档）2、点击【编辑】即可对该条标准进行更改。3、点击【设置收费项】如下图 勾选此标准所拥有的收费项，然后设置金额等相关选项。3.1.3 审批理由管理审批理由管理 对审批理由的增加、删除、修改。如下图所示 3.14 班级年度收费标准班级年度收费标准 功能描述：将标准与班级进行关联，完成班级收费标准的设定工作。1、勾选归属的的班级。2、点击【提交】完成设定。迎新管理系统 11 3.2 收费与审批收费与审批 3.2.1 收费收费 此功能实现新生交费功能，具体实现如下：1、根据考生号或身份证号、录取年份查询出该生信息。2、系统会显示出该生应交费金额及明细。系统提供三种交费方式（现金、POS、银行汇款）

15、，收银员可以根据实际情况在每种收费方式中录入相应金额，然后点击【交费】按钮即可完成该生的交费工作。3、打印发票与收据，在点击【交费】后系统会提示打印发票与收据功能，点击【确定】即可完成发票和收据的打印工作。3.2.2 收费审批管理收费审批管理 此功能完成该生是否可以进行部分收费项目的交费方式或方法的更改。1、根据考生号或身份证号、录取年份查询出该生信息。2、据上图可以设置该生是否可以部分缓交、无需交费、免费赠送等交费方式。3、点击【审批】即可完成该生审批过程。迎新管理系统 12 3.2.3 收收费记录查询费记录查询 此功能对交费记录进行查询，显示出符合查询条件的每条费用记录。3.2.4 补补打

16、收费凭证打收费凭证 1、根据考生号或身份证号、录取年份查询出该生信息。2、点击【打印】即可完成。发票如下图所示 迎新管理系统 13 3.2.5 退费审批退费审批 此功能完成了需要退费学生动审批工作，只有通过审批后的某学生的某费用项，才可以进行相关退费，如该生更改专业，且两个专业学费不同，即要先完成费用不同项的退费工作，然后才能进行新专业的交费工作。1、根据考生号或身份证号、录取年份查询出该生信息。2、选择【批准】，点击【提交】即可完成该生的退费审批工作。完成后，该生才可以进行实际的退费工作。3.2.6 催缴费查询催缴费查询 此功能可将往届与新生中欠费的学生列表查出，并可导出为 excel 表格

17、形式。1、可根据条件查询出相关学生。2、点击【导出 EXCEL】保存为 excel 报表。3.2.7 退费退费 该功能实现了学生退费操作，具体如下 1、根据考生号或身份证号、录取年份查询出该生信息。迎新管理系统 14 2、在需要退费的收费项前进行勾选，然后点击【退费】即可完成该生该收费项的退费工作。4 新生注册新生注册 4.1 新生注册新生注册 4.1.1 新生注册管理新生注册管理 此功能主要完成学生信息的注册、一机通开户、迎新物品发放等相关功能，具体操作如下：1、根据高考号或身份证号、并选择录取年份查询出新生信息，如下图。2、跟据查询出的学生信息添加相关信息，如联系电话、家庭电话、父母姓名及

18、电话、UIM卡号、电信手机号。3、利用键盘口读卡器读取手机卡物理卡号并显示在一机通卡号一栏。4、照片上传，如果该生没有照片可以将选择新拍照片路径。5、领取迎新工具，如果注册环节需要发放相关物品，可以进行勾选发放。迎新管理系统 15 然后点击注册，完成该生注册环节。4.1.2 学号生成规则设置学号生成规则设置 此功能完成对自动生成学号的规则设置，用户可通过系统给出的编码选项进行学号生成，如下图所示 1、拖动规则名称框，按照学号编码顺序排好次序。2、勾选学号中的需要用到的编码。3、选择长度或填写子编码内容。迎新管理系统 16 5 物品发放物品发放 5.1 物品发放物品发放 根据卡号、考生号、身份证

19、号其中的一项查询出这个学生能领取的物品，选中物品点发放。5.2 物品退回物品退回 对于已领取的物品如有特殊情况可对此物品进行回退：根据卡号、考生号、身份证号其中的一项查询出这个学生能回退的物品，选中物品进行回退。迎新管理系统 17 迎新管理系统 18 6 查询统计管理查询统计管理 6.1 交费情况统计交费情况统计 此功能可根据学生入学年份查询出该生入学相关情况，如下图所示 1、选择交费学年。2、点击【查询】按钮，即可在下方列出报表数据。6.2 阶段交费阶段交费情况统计情况统计 此功能完成阶段时间内交费统计，如下图所示 1、在开始年份和结束年份选择相应年。2、点击【查询】按钮，即可在下方列出报表

20、数据和图表显示。6.3 新生报道统计新生报道统计 此功能完成对新生的报道统计工作，并列出报表，如下图所示 迎新管理系统 19 1、选择录取年份。2、点击【查询】，即可列出新生等相关报道统计报表。6.4 阶段阶段报道统计报道统计 1、选择起始年份和结束年份。2、点击【查询】，即可列出新生等相关报道统计报表。6.5 生源地报道统计生源地报道统计 此功能根绝学生生源地进行统计报道，如下图 迎新管理系统 20 1、选择录取年份。2、点击【查询】，即可列出新生等相关报道统计报表。6.6 详细新生报到统计详细新生报到统计 此功能根据院系、专业和年份统计出各部门统计情况。1、选择所要查询的院系、专业和年份。

21、2、点击【查询】，列出各院系专业和班级的报到情况。6.7 生源地详细统计生源地详细统计 此功能统计出各市新生报到情况 1、选择省份、市和年份。迎新管理系统 21 2、点击【查询】后列出各生源地报道情况。6.8 收银员收费收银员收费统计统计 此功能统计各收银员收费情况。1、选择收费起始日期和收费结束日期。2、点击【查询】列出各收银员的收费金额和收款笔数。迎新管理系统 22 7 系统设置管理系统设置管理 7.1 权限管理权限管理 此功能给软件开发人员设置。7.2 角色角色管理管理 此功能分配角色，可对角色进行增删改查等相关操作，并可将权限设置给该角色，使拥有该角色的用户能访问到该角色所有权限。7.

22、3 操作员管理操作员管理 此功能是对用户管理，可进行增删改查等相关操作，并为其选择适当的角色。迎新管理系统 23 7.4 设置系统参数设置系统参数 此功能配置重要系统运行参数。每个参数详细描述请参阅系统内参数描述。1迎新收费步骤：值为 1 代表迎新中将使用收费步骤，值为 2 代表迎新中将不会使用收费步骤。2迎新注册步骤：值为 1 代表迎新中将使用注册步骤，值为 2 代表迎新中将不会使用注册步骤。3学号生成：值为 1 代表新生注册时生成学号（前提必须设置学号），值为 2 注册后不生成学号。4一开通开户(第三方同步)：值为 1 代表注册时向一卡通开户(第三方同步)，值为 2 表示不向一卡通开户(第

23、三方同步)。5学生导入-重复处理：默认忽略，忽略掉重复纪录，值为 1 时将覆盖原纪录。6学生导入-事务处理：默认事务级别为整个导入文件，一但导入文件中有一条记录不满足要求，整个导入文件内容将全部导入失败，值为 1 时事务级为记录，这样当某个导入文件中某条记录不符合要求时，其他纪录还可以导入。7迎新对接一卡通方式：0:代表连接教务，1:代表连接一卡通。8部门中哪部分是校区：对应一卡通数据库中部门表校区的级别。迎新管理系统 24 9部门中哪部分是院系：对应一卡通数据库中部门表院系的级别。10部门中哪部分是专业：对应一卡通数据库中部门表专业的级别。11部门中哪部分是班级：对应一卡通数据库中部门表班级的级别。12一卡通开户学号设置：1：表示学号，2：表示高考考号。7.5 迎新流程配置迎新流程配置 此功能完成对系统流程配置，如下图所示 描述：1、迎新中可选步骤收费和注册模块，系统运行时需要什么步骤就勾选该步骤。2、在注册步骤中可以设置生成学号和一卡通开户，以勾选方式解决有没有此功能。7.6 设置学校信息设置学校信息 此功能设置具体学校相关参数，可完成增删改查等相关操作。如下图所示