公文处理工作培训教程PPT课件.ppt

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1、n公文处理工作交流材料n2014年9月15 日办公室工作 办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的办公室是一个机关或部门内为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启综合办事机构，是领导的耳目和左右手，是工作运转和承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽。下、联系左右、沟通内外的枢纽。下、联系左右、沟通内外的枢纽。下、联系左右、沟通内外的枢纽。n n

2、办文办文n n办会办会n n办事办事办文要规范 办会要细致 办事要用心 办公室只有很好的发挥了自身的功能，才能服务好领导、办公室只有很好的发挥了自身的功能，才能服务好领导、服务好机关、服务好基层和群众。服务好机关、服务好基层和群众。第一部分公文种类公文公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。由于公文的种类繁多，其性质、特点各异，使用范围不同，颁发程序、规范程度、执行落实的行政约束力不一，又有保密程度、紧急程度之分，因而比较庞杂。对现代公文文种的分类规范，目前尚没有统一的认识和一致的意见。（一）规范性公文行政机关规范性公文共15

3、种。分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。2.决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。决定具有特定的权威性、全局性、群体性和强制性，决定具有特定的权威性、全局性、群体性和强制性，各部门必须坚决贯彻执行。各部门必须坚决贯彻执行。例如：例如：1.1.云南省人民代表大会常务委员会关于批准云南省人民代表大会常务委员会关于批准昆明市环境保护条例的决定昆明市环境保护条例的决定 2.2.弥勒市人民政府关于加

4、快全市工业发展的决弥勒市人民政府关于加快全市工业发展的决定定3.命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人。县以上人民政府准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人。县以上人民政府可以发布命令（令），其他机关和人员无权发布；文号不受可以发布命令（令），其他机关和人员无权发布；文号不受年限制，可以一直编下去。年限制，可以一直编下去。例如：例如：中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令4.公报适用于公布重大决定或者重大事项。例如：1.中华人民共和国和斐济群岛共和国新闻公报 2.中华人民共和国国务院

5、公报 5.公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。具有权威性，一般由各级人大和国家行政机关制发。除个别单位因业务也可用外，行政机关一般事项不随便使用。例如：1.毛主席宣布中华人民共和国中央人民政府成立的公告 2.中华人民共和国全国人民代表大会公告 6.通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告具有较强的强制性和约束力，属法规性或惩治性的，可先印发有关部门，再登报或张贴，以便事后备查。例如：1.新疆电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告 2.节目通告7.意见适用于对重大问题提出见解和处理办法。例如：1.中共中央办公厅 国务院办公厅关于依法处理涉法涉诉信访问题的意见 2.四川省

6、人民政府办公厅关于进一步加强城乡生活垃圾处理工作的实施意见 8.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，以及批转、转发公文。例如：1.中共中央办公厅 国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知 2.弥勒市人民政府办公室关于成立棚户区改造工作领导小组的通知 9.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。通报具有针对性、准确性、真实性和时效性，要及时、准确。例如：1.国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报 2.开远市人民政府办公室关于2014年第二季度政务信息采用情况的通报10.报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级适用

7、于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是让上级阅知，不需办理答复的机关的询问。报告是让上级阅知，不需办理答复的公文，不能夹带请示事项。公文，不能夹带请示事项。例如：例如：1.1.元阳县人民政府关于县第十四届人民代表大元阳县人民政府关于县第十四届人民代表大会第一次会议代表建议、批评和意见办理情况的报会第一次会议代表建议、批评和意见办理情况的报告告 2.2.竹园镇关于贯彻落实州委七届七次和市委一竹园镇关于贯彻落实州委七届七次和市委一届一次全体（扩大）会议精神及常委会届一次全体（扩大）会议精神及常委会20142014年工作年工作要点进展情况的报告要点进展情况的报告11.请示适用于向

8、上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级适用于向上级机关请求指示、批准。请示是下级机关向上级机关请求指示、批准办理事项使用的公文。在具体应用时要机关请求指示、批准办理事项使用的公文。在具体应用时要注意：不能与注意：不能与“报告报告”文种合用，写成文种合用，写成“请示报告请示报告”；不得；不得用用“报告报告”代替代替“请示请示”；主送机关只有一个，不能一文多；主送机关只有一个，不能一文多送，如公文内容涉及的部门可用抄送形式分送，但不能抄送送，如公文内容涉及的部门可用抄送形式分送，但不能抄送下级机关；一文只能一事，不能一文多事；不能越级行文；下级机关；一文只能一事，不能一文多事；不能越级行文；

9、除上级领导要求外，一般不得给领导个人行文；末尾可用除上级领导要求外，一般不得给领导个人行文；末尾可用“当否，请示当否，请示。”但不能用但不能用“当否，请示当否，请示！”；应在附注位；应在附注位置、发文时间后注明联系人和联系电话。置、发文时间后注明联系人和联系电话。例如：例如：1.1.弥勒市人民政府关于申请弥勒市太平雨补水库输水干弥勒市人民政府关于申请弥勒市太平雨补水库输水干渠工程烟草行业援建资金的请示渠工程烟草行业援建资金的请示 2.2.弥勒市人民政府关于申请筹建弥勒鑫源小额贷款有限弥勒市人民政府关于申请筹建弥勒鑫源小额贷款有限责任公司的请示责任公司的请示 12.批复适用于答复下级机关的请示事

10、项。批复要有针对性，适用于答复下级机关的请示事项。批复要有针对性，请示什么批复什么，文字要简洁。对重大事项应正请示什么批复什么，文字要简洁。对重大事项应正式行文答复，对一般问题可电话或口头答复。式行文答复，对一般问题可电话或口头答复。例如：例如：1.1.国务院关于同意将云南省会泽县列为国家历国务院关于同意将云南省会泽县列为国家历史文化名城的批复史文化名城的批复 2.2.弥勒市人民政府关于同意弥勒二中分离办学弥勒市人民政府关于同意弥勒二中分离办学的批复的批复 13.议案适用于各级政府按法律程序向同级人大提请审议的适用于各级政府按法律程序向同级人大提请审议的事项。属于法规性的议案和人事任免，一般以

11、政府事项。属于法规性的议案和人事任免，一般以政府文件报送，落款为主要领导签名章。文件报送，落款为主要领导签名章。例如：例如：1.1.国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案案 2.2.沈阳市人民政府关于组织动员全市人民综合沈阳市人民政府关于组织动员全市人民综合治理开发建设浑河沈阳城市段的议案治理开发建设浑河沈阳城市段的议案 14.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函属于询问和答复事项，一般用机关批准和答复审批事项。函属于询问和答复事项，一般用机关信即可；属于请示批准

12、答复的事项，应该用正式文件或信函信即可；属于请示批准答复的事项，应该用正式文件或信函式文件，便于备存，以示重视。式文件，便于备存，以示重视。例如：例如：1.1.弥勒市人民政府办公室关于做好市城南片区规划建设弥勒市人民政府办公室关于做好市城南片区规划建设用电的函（主送单位：市供电公司）用电的函（主送单位：市供电公司）2.2.弥勒市人民政府关于云桂铁路弥勒段建成后将部分辅弥勒市人民政府关于云桂铁路弥勒段建成后将部分辅助隧道移交地方管理用作人民防空设施的函（主送单位：云助隧道移交地方管理用作人民防空设施的函（主送单位：云桂铁路云南有限责任公司丘北指挥部）桂铁路云南有限责任公司丘北指挥部）15.纪要适

13、用于记载会议情况和决定事项。要注意：要有固定的文件适用于记载会议情况和决定事项。要注意：要有固定的文件头（红头）；要有纪要的标题，如：弥勒市出租车运营相关头（红头）；要有纪要的标题，如：弥勒市出租车运营相关问题协调会议纪要，居中排布；开头不需标注主送机关；要问题协调会议纪要，居中排布；开头不需标注主送机关；要标注纪要成文时间；不盖发文机关公章；要正文下空一行，标注纪要成文时间；不盖发文机关公章；要正文下空一行，左空左空2 2个字符用个字符用3 3号方正黑体号方正黑体GBKGBK字体依次标注字体依次标注“出席、列席出席、列席或者请假人或者请假人”，后面加全角冒号，用，后面加全角冒号，用3 3号方

14、正仿宋号方正仿宋GBKGBK字体字体标注单位和姓名；最后标注主送机关，如有抄送机关也要标标注单位和姓名；最后标注主送机关，如有抄送机关也要标注，明确印发的范围。注，明确印发的范围。例如：例如：1.1.市第一届人民政府第市第一届人民政府第9 9次常务会议纪要次常务会议纪要 2.2014 2.2014年全市农业农村工作会议纪要年全市农业农村工作会议纪要常用规范性公文当前，我们常用的规范性公文一般有7种：报告、请示、通知、函、纪要、批复、意见。（二）非规范性公文除15种规范性公文之外，如调查报告，工作计划类，工作总结类，提案、建议、说明，讲话稿类，简报信息类，书信类公文，表格类公文，大事记等，都属于

15、非规范性公文。第二部分公文处理中存在的问题（一）标题不规范，不完整1.标题不全。部分单位的文件仍然没有标注发文机关，大家只能从发文机关标志和落款处判断文件是从哪里发出的，不利于公文的有效运转和办理。例如：关于弥勒工业园区招商引资优惠办法的请示（错误）；弥勒市工业园区管理委员会关于弥勒工业园区招商引资优惠办法的请示（正确）。2.2.标题重复、太长。部分乡镇、市属各办、局在转发标题重复、太长。部分乡镇、市属各办、局在转发上级文件的过程中，采取套用省、州、市有关文件标上级文件的过程中，采取套用省、州、市有关文件标题的办法，使介词题的办法，使介词“关于关于”或或“对对”、动词、动词“转发转发”、文种文

16、种“通知通知”反复出现，有的在一个标题内重复使用反复出现，有的在一个标题内重复使用两个以上文种，造成标题重复、繁琐。两个以上文种，造成标题重复、繁琐。例如：红河州人民政府关于印发例如：红河州人民政府关于印发20142014年州政府年州政府工作报告主要工作任务分解立项督办责任书的通知工作报告主要工作任务分解立项督办责任书的通知弥勒市人民政府弥勒市人民政府关于关于对对20142014年州政府工作报告主年州政府工作报告主要工作任务进行分解立项督办的通知（错误）要工作任务进行分解立项督办的通知（错误）弥勒市人民政府关于弥勒市人民政府关于20142014年州政府工作报告主要工年州政府工作报告主要工作任务

17、进行分解立项督办的通知（正确）作任务进行分解立项督办的通知（正确）3.滥用标点符号。原来省政府办公厅规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但部分机关在印发文件时经常在公文标题中出现多种标点符号。4.乱用文种。其中最为普遍的就是“请示”和“报告”混用，报告中夹带请示，“请示”是办理件，是需要办理、批复的；而“报告”是告知件，不需要办理、不需要批复。部分乡镇、单位混用这两种文种，致使需要及时办理的文件不能及时办理，延误了时机。（二）部分公文太长，语言不精练开头绕山涉水，主题不清，主要意思没有表现出来，让人看完不知道要干什么。有些请示要上级机关答复什么不清楚，有些通知要部门做什

18、么没有说清楚。（三）公文中错字、别字，时间和错误数据仍然存在一是公文中仍然存在错字、别字；二是单位名称不准确，乱用单位名称，或者仍然只用机构改革前的单位名称；三是领导名字和职务不准确；四是文中使用时间、数据不准确，特别是时间、计量单位经常出现错误。这些问题的出现，完全是办文人员不认真，不细心造成的。（四）公文印制格式、版记不规范 公文格式正确与否，不仅关乎机关形象，而且直接关系到公文格式正确与否，不仅关乎机关形象，而且直接关系到公文作用的有效发挥。但部分发文机关往往忽视细节，认为只公文作用的有效发挥。但部分发文机关往往忽视细节，认为只要正文通顺、合理，能说明问题就可以了，所以忽视了公文处要正文

19、通顺、合理，能说明问题就可以了，所以忽视了公文处理的许多细节，表现在：理的许多细节，表现在：一是字体不规范、不统一。对一级标题、二级标题和正文一是字体不规范、不统一。对一级标题、二级标题和正文落款的字体标注没有严格按规定执行，完全依据个人喜好使用落款的字体标注没有严格按规定执行，完全依据个人喜好使用字体；字体；二是结尾用语不规范。一些文件如请示、报告等，一般应二是结尾用语不规范。一些文件如请示、报告等，一般应在落款之前标识结尾用语，但部分公文处理机关，往往对请示、在落款之前标识结尾用语，但部分公文处理机关，往往对请示、报告等的结尾用语不加区别，贻误工作，达不到发文的目的；报告等的结尾用语不加区

20、别，贻误工作，达不到发文的目的；三是机构层次的标注不规范。部分公文处理机关对结构层次三是机构层次的标注不规范。部分公文处理机关对结构层次的标注，往往凭经验进行，前后不统一，没有按公文处理的序的标注，往往凭经验进行，前后不统一，没有按公文处理的序数层次标注结构层次。数层次标注结构层次。（五）公文处理工作人员流动性大，公文办理质量不稳定 第三部分第三部分对新公文的格式说明（一）发文机关标志由发文机关全称或规范化简称“文件”二字组成。居中排布，使用方正小标宋GBK字体（具体多大字号，根据发文机关名称字数的多少来定，但必须小于22mmX15mm），红色。联合发文时主办机关名称排在前。（二）发文字号在发

21、文机关标志下面空一行居中，年份用全称、用六角号括入，号数用阿拉伯数字标注，号数不加“第”，不编虚位，1不能编为01，应为：（弥政发20121号），也有常见错误：弥政发【2014】1号或弥政发20141号。使用3号方正仿宋GBK字体。上行文的字号与签发人在同一行。（三）签发人由签发人（用3号方正仿宋GBK字体）加全角冒号和签发人姓名（用3号方正楷体GBK字体）组成。联合行文有2个以上签发人的从左向右编排，一般每行排2个姓名。（四）公文标题发文机关+发文事由+文种，字体按照国家行政机关公文格式规定，应使用2号方正小标宋GBK字体标注；位置在红色分隔线下空2行居中。如果标题太长，一般使用梯形或菱形。

22、公文标题中除法规、规章的文件标题可加书名号外，一般不用标点符号，更不能引用发文字号作为标题内容。（五）主送机关在标题下空一行顶格，用3号方正仿宋GBK字体标注主送机关，后用全角冒号。（六）正文正文必须首页显示。一般用3号方正仿宋GBK字体。编排在主送机关下一行。公文的结构层次序数，“第一层次”写成“一、”（用3号方正黑体GBK字体）；“第二层次”写成“（一）”（用3号方正楷体GBK字体），后面不加任何符号；“第三层次”写成“1”（用3号方正仿宋GBK字体），后面加“.”符号；“第四层次”写成“（1）”（用3号方正仿宋GBK字体）。正文排版标准为每页编排22行、每行28个字。（七）附件在正文下空

23、一行，左空2格用3号方正仿宋GBK字体标注“附件”，后标全角冒号，如有2个以上附件，用阿拉伯数字标注，每个附件另起一行，但必须与第一个附件的序号对齐。每个附件末尾不用标点符号。附件应当另起一页编排。另起一页左上角第一行顶格用3号方正黑体GBK字体标注“附件”，附件标题在第三行居中。（八）发文机关署名在成文时间之上，必须使用全称或规范化的简称，要加盖印章。（九）成文时间一般右空4个字编排。年、月、日必须标全，使用阿拉伯数字标注。成文时间以签发人签发时间为准。如果有2个以上签发人，以最后一个签发人时间为准。月、日不编虚位，即7月1日不能编为07月01日。（十）加盖印章公文有加盖印章的公文和不加盖印

24、章的公文。文件一般要加盖发文机关印章，不管是单一行文还是联合行文，印章顶端应当离正文一行之内。明传电报不加盖印章。（十一）附注如有附注，编排在成文时间下一行，居左空2格加圆括号，如：（此件发至县团级或此件可以公开）。（十二）主题词新的公文处理取消主题词。（十三）抄送机关一般用4号方正仿宋GBK字体。抄送单位之间用逗号隔开，末尾用句号。在印发机关和印发时间上一行，左右各空一个字符编排，另起一行时与冒号后的第一个字对齐。一般不用“抄报”，如果还有主送机关，一般主送机关在上面，抄送机关在下。（十四）印发机关和印发时间一般用4号方正仿宋GBK字体。印发机关左空1个字符，印发时间右空1个字符，并且在同一

25、行，处于最后末条分隔线之上编排。（十五）页码用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条“一”字线，单页码居右空1个字编排，双页码居左空1个字编排。附件与公文正文一起装订时，页码必须连续编排。第四部分第四部分电子公文各要素层次字体用字规范电子公文各要素层次字体用字规范 一、发文字号（用一、发文字号（用一、发文字号（用一、发文字号（用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）二、标题（用二、标题（用二、标题（用二、标题（用2 2 2 2号方正小标宋号方正小标宋号方正小标宋号方正小标宋GBK)GBK)GBK)GBK)三、主送机关（用三、主送机关（用三、主送机关

26、（用三、主送机关（用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）四、正文（四、正文（四、正文（四、正文（3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBKGBKGBKGBK）第一层第一层第一层第一层 一、一、一、一、（用（用（用（用3 3 3 3号方正黑体号方正黑体号方正黑体号方正黑体GBK GBK GBK GBK）第二层第二层第二层第二层 （一）（一）（一）（一）（用（用（用（用3 3 3 3号方正楷体号方正楷体号方正楷体号方正楷体GBKGBKGBKGBK）第三层第三层第三层第三层 1.1.1.1.（用（用（用（用3 3 3 3号方正仿宋号

27、方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）第四层第四层第四层第四层 （1 1 1 1）（用（用（用（用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）五、公文正文后的附件说明（用五、公文正文后的附件说明（用五、公文正文后的附件说明（用五、公文正文后的附件说明（用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）六、落款日期（用六、落款日期（用六、落款日期（用六、落款日期（用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）七、附注（用七、附注（用七、附注（用七、附注（

28、用3 3 3 3号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）八、另页附件（用八、另页附件（用八、另页附件（用八、另页附件（用3 3 3 3号方正黑体号方正黑体号方正黑体号方正黑体GBK GBK GBK GBK）九、抄报、抄送及印刷机关（用九、抄报、抄送及印刷机关（用九、抄报、抄送及印刷机关（用九、抄报、抄送及印刷机关（用4 4 4 4号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋号方正仿宋GBK GBK GBK GBK）交流交流完毕，若在以后的工作中遇完毕，若在以后的工作中遇到什么问题，可以加我的到什么问题，可以加我的QQ，在，在QQ上上进行交流，我的进行交流，我的 QQ号码为：号码为：834351872。最后，祝各位工作愉快！谢谢！