公司文件管理制度（精选7篇）.docx

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1、公司文件管理制度（精选7篇）在当今社会生活中，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是指一定的规格或法令礼俗。什么样的制度才是有效的呢？下面是虎知道为大伙儿带来的7篇公司文件管理制度，希望能够对困扰您的问题有一定的启迪作用。公司文件管理制度 篇一 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪

2、要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3

3、）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的。发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案

4、的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件（含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等），由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由

5、办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上

6、签字，表示收到。公司所有公文由办公 室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。 （2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。 （3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。 （4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。 （5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办

7、文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。 （6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。 （7）注结：文件办理完毕，应在收文登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。 （8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。 四、保密文件管理 1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、

8、销毁等，并严格把关。 2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。 3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。 4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。 五、文件的销毁 1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。 2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。 六、附则 1、本制度由公司办公室

9、负责解释。 2、本制度自发文之日起实施。 公司文件管理制度 篇二 一、总则： 为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。 二、技术文件的编制、审核、批准： 1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。 2、工程部部长负责技术文件的审核。 3、总经理负责技术文件的批准。 4、技术文件包括： a、图纸； b、工艺操作规程； c、设备操作规程； d、产品内控标准； e、产品检验规范； f、采购技术要求等。 三、技术文件的更改： 1、技术文件更改的前提： a、顾客要求更改； b、由于开发试制的疏忽而必须更改； c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更

10、改等。 2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准； 3、技术文件更改申请单应包括以下内容： a、更改原因； b、更改前参数； c、更改后参数。 4、技术文件更改申请单的审批： a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批； b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签； c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）； 5、生产部根据指令实施更改。 a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求； b、更改不得违反有关标准和法律、法规； c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录； d、更

11、改时所有部门及所有文件应同步更改。 四、技术文件的管理： 1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在文件发放记录表上登记，由领用人签名。 2、文件使用和保管： a、工程部根据工作需要合理发放给使用者； b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续； c、工程部应建立技术文件一览表及外来文件一览表； d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管； e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在文件及资料借阅登记表上做好记录，由借阅人签名； f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审

12、批后及时收回销毁，并填写文件及资料回收登记表； g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。 公司文件管理制度 篇三 一、总则 1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。 2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按档案管理制度执行。 3、公司文件由办公室统一管理和存档。 一、文件的分类 1、外收文：公司从外部接收的政府文件。 2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。 3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式

13、文件和临时文件（指时效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。 三、内行文的管理 1、内行文的范围： 凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。 2、内行文的编号 公司文件管理制度 篇四 1.目的 防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。 2.适用范围 适用于公司各部门的日常工作。 3.职责 3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。 3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。 4.方法和过程控制 4.1公用设施的标识 4.1.1机电设备按各设备名称、设备

14、责任人标识，标识牌挂(贴)在设备显眼部位。 4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。 4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。 4.1.4所有设备间出入门上应有机房重地，非请勿进的标识。 4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。 4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上，并在库房门上贴严禁烟火的告示牌。 4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。 4.1.8在进天台的通道上应有天台重地，非请勿进的标识。 4.1.9变压器和高压环网柜上挂高压危险，请勿靠近告示牌。 4.1.10游泳池必

15、须标明水的深度。 4.1.11天台显眼部位应挂贴高空抛物，手下留人等字样的警示牌。 4.2服务过程的标识 4.2.1高空作业时，在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域，对区域内的财产要做好防护措施，并放置有危险勿进，高空作业，注意安全等字样的告示牌。 4.2.2配电设备维修时，必须在开关上挂有人工作，禁止合闸的告示牌。 4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时，应在显眼部位放置小心地滑的告示牌。 4.2.4在公共场所刷油漆时，如果油漆未干而现场又无工作人员时，应在显眼位置放置油漆未干告示牌。 4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间，在显眼部位挂放暂停使用告示牌，清洁时挂

16、放清洁中字样的标识。 4.2.6维修公共卫生间设施时，应放置维修中或停用字样的告示牌。 4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时，应在单元防盗门或明显位置悬挂此区域在清洁中字样的标识。 4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程（如一些清洁、保安、设备维护服务）标识，应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。 4.3标识的管理 4.3.1各部门自行制作的标识，必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式，所有ci手册所规范的标识，部门必须严格执行。 4.3.2各部门如需设置中英文对照标识，需将中文及译文内容报品质主管审批。 4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意

17、义，应及时更换、替补或撤消。 4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时，必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。 5.相关文件 ci标识手册 公司文件管理制度 篇五 1.编订依据 本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。 2.适用范围 本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。 3.责任部门 本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。 4.制度细则 4.1记录编号规定 4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。 4.1.2内部记录的设

18、定格式为： QR + XX + XX + X/X 记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号 4.1.3外来记录的设定格式为： （WL）QR + XX + XX 外来记录缩写+隶属部门+记录编号 4.2公司文件编号规定 4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有： （1）标准操作指导书：SOP （2）标准检验指导书：SIP （3）标准管理程序：SMP 4.2.2质量手册的编写格式为： TXJY + QM + X/X 公司简称+质量手册缩写+手册版本号 4.2.3程序文件的设定格式为： TXJY + QP + XX + X/X 公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号 4.2.4操作/检

19、验规程、管理程序的设定格式为： SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X 文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号 4.2.5外来文件的设定格式为： WL + XX + XX 外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号 4.3部门编号的规定 4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如： 行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。 4.4文件编写格式的确认 4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。 4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米

20、，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的间距。 4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如： 1、 1.1 1.1.1 4.4.1.3公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律

21、法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。 4.5文件的发放和管理 4.5.1文件发行 4.5.1.1公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入文件发放管理台账，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。 4.5.2文件补发 4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写文件补发申请表并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。 4.5.3文件更换 4.5.3.1本公司所执行文件如有更新

22、、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入文件更新换版台账。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。 4.5.4文件受控 4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。 4.5.5文件编号 4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体

23、系部进行核对并处理。 公司文件管理制度 篇六 文件管理内容主要包括外部来函、电邮、资料和本公司内部上报下发的各种文件、资料。按照统一收发集中管理的原则自即日起本公司各类文件外来和内发统一由总经办归口管理 一、收文的管理与公文的签收 1、公司所有文件（除董事长、总经理订启的外）均由总经办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2、对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。 二、公文的编号保管 1、文件拆封和签收后应及时附上“文件处理传阅单”作分类登记编号、保管。 2、本公司外出人员

24、开会带回的文件及资料应及时送交总经办进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。 三、公文的阅批与分转 1、凡正式文件均需由总经办主任或行政主管根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事一般应在当天阅签完。 2、一般性质的函、电邮、单据等可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。 3、为加速文件运转收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过两天特殊情况例外。 四、文件的传阅与督办。 1、

25、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”总经办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密。 4.文件阅完后应交收发员切忌横传。 5、总经办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照

26、有关保密规定，并征得总经办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。 6、按照阅文范围。一线员工。一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由总经办通知到单位阅文。 五、发文的规定 1、公司上报下发正式文件的权力分别集中总经办和行政办公室。各分公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2、各下属公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向总经办、行政办公室提出发文申请并将文件底稿分别交总经办、行政办公室审核。总经办、行政办公室同意发文方可按公司发文规定设置与业务分工统一归口以密字、政字发文。各分公司团体文件由总经办批转。 3、对公司影响较大，涉及多个以上领导分管范

27、围的文件，须经公司领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。 六、发文的范围 1、凡是以公司名义、总经办、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2、总经办、行政办公室下发文件主要用于： （1）公布公司规章制度 （2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件 （3）公布公司体制机构变动或干部任免事项 （4）公布单位重大建设、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定 （5）发布相关奖惩决定和通报 （6）其他相关重大事项 3、总经办、行政办公室上行文、外发文主要用于： （1）对上级机关呈报、请示报告、处理决定 （2）同兄弟

28、公司联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。 4、日常工程、技术、管理、建设工作中有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行一般不用发文。 5、各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义用工作简讯发会议纪要。 七、发文程序规定 1、总经办、行政办公室同意发文后，主办部门应以公司目前方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿 2、草拟文稿必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工

29、整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写 3、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级 4、总经办应根据董事长和总经理有关指示精神，相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿 5、经总经办审查修改后的文稿，送分管领导核稿对文稿内容、质量负责 6、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚 7、文稿审核总经办签署后，按批准权限的规定分别呈送董事长、总经理处审定批准签发 8、经领导批准签发后的文稿交总经办收发员统一编号送打字室

30、打印 9、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名 10、文件打字后，由总经办派专人按数印刷，再由收发员分发并检查落实情况。 八、文件的借阅和清退 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意，对有密级的文件须分管领导或总经办主任同意后方可借阅。 借阅文件应严格旅行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 总经办收发员对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导

31、报告。 文件的立卷与归档范围 1、凡下列文件统一分别由总经办收发员负责归档 （1）上级部门来文包括上级对本部门报告、申请的批复(2)总经办、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等 （3）高层会议、行政办公会议、中层干部会议、全体职工大会以及各种例会记录(4)总经理办公会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果 （6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲

32、和材料 （8）反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品(9)单位日志和大事记 （10）单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 九、立卷要求 1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序分门别类地进行整理归档。 2、立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全保持文件、材料的完整性。 3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档。 4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。 十、文件的销毁 1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，总经办应定期清理造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续。 2、经审核同意销毁

33、的文件，应在总经办收发员文书和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。 公司文件管理制度 篇七 (一)总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 (二)文件管理 内容主要包括:上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 (三)收文的管理 1、公文的签收凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时，收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门

34、发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由办公室文书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，

35、一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室办公室文书，切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任，承

36、办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 (四)发文的管理 1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。 3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、

37、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。 (五)文件的立卷与归档 1、凡下列文件统一分别由两办负责归档: 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和

38、生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等； 经理办公室各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的。报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记；公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查）。 4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 它山之石可以攻玉，25