电子文件归档与整理课件(电子档案整理).ppt

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1、电子文件管理与归档电子文件管理与归档陕西省档案局(馆)杜佳琦3/3/档案信息化建设过程档案信息化建设过程n n1.基础设施建设n n2.档案信息资源建设n n3.标准规范建设n n4.应用系统建设n n5.人才队伍建设n n6.档案信息安全保障体系建设 3/3/电子文件的两个事例电子文件的两个事例 摩根斯坦利银行的数据备份摩根斯坦利银行的数据备份 20012001年年9 9月月1111日，美国纽约日，美国纽约世界贸易中心大厦在世界贸易中心大厦在“9.11”9.11”事事件中倒塌。位于这座大楼中的许件中倒塌。位于这座大楼中的许多公司因为其所有业务数据被毁，多公司因为其所有业务数据被毁，无法继续开

2、展业务，只得申请破无法继续开展业务，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用的数据备份中，但是该银行采用的数据备份系统，在数英里外的新泽西州的系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。复了营业。国家档案局组织电子文件管理情国家档案局组织电子文件管理情况调查况调查 20062006年国家档案局组织的一年国家档案局组织的一项调查表明，中央和国家机关、项调查表明，中央和国家机关、中央企业已有将近

3、中央企业已有将近80%80%的单位采的单位采用了办公自动化或电子政务系统，用了办公自动化或电子政务系统，共已产生各种类型电子文件共已产生各种类型电子文件2 2亿亿件，成为各项工作真实记录的重件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。要组成部分。本次讲座的内容大纲本次讲座的内容大纲n n 一、电子文件与电子文件管理概述 （一）电子文件的概念 （二）电子文件的种类 （三）电子文件的管理目标 （四）电子文件的管理标准n n 二、电子文件的归档与整理 （一）电子文件的归档范围 （二）电子文件的归档方式3/3/一、电子文件与电子文件管理概述一、电子文件与电子文件管理概述（一）电子文件的概念（一）电子文件的

4、概念n n电子文件是在数字设备及环境中生成电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、依赖计算机等数字设备阅读、处理处理,并可在通信网络上传送的文件。并可在通信网络上传送的文件。3/3/n n两个基本特征两个基本特征:n n1 1、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。通常、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。通常又叫又叫“数字文件数字文件”。n n2 2、电子文件是文件的一种类型。、电子文件是文件的一种类型。3/3/n n电子文件构成的三要素是内容、背景、结构。(国际档案理事会电子文件委员

5、会1996年制定的电子文件管理指南文件的概念)1.内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息；3/3/3/3/2.背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息；3.结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体等方面的信息；3/3/（二）电子文件的种类（二）电子文件的种类（二）电子文件的种类（二）电子文件的种类n n根据电子文件的特点，有以下两种划分方法。根据电子文件的特点，有以下两种划分方法。n n1.1.按电子文件的信息存在形式划分按电子文件的信息存在形式划分:（1 1）文本文件）文本文件（TextText，代码为，

6、代码为T T）（2 2）数据文件）数据文件 （DatabaseDatabase，代码为，代码为D D）3/3/ （3 3）图形文件）图形文件 （GraphicGraphic，代码为，代码为G G）（4 4）图像文件）图像文件 （ImageImage，代码为，代码为I I）（5 5）影像文件）影像文件 （VideoVideo，代码为，代码为V V）（6 6）声音文件）声音文件 （AudioAudio，代码为，代码为A A）（7 7）程序文件）程序文件 (Program(Program，代码为，代码为P)P)（8 8）“超媒体链结文件超媒体链结文件”（HypermediaHypermedia，代码

7、为，代码为O O）3/3/n n2.2.按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件辅助性、工具性文件 （1 1）主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于）主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定的软硬件环境中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读境中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。取和处理条件。（2 2）

8、支持性文件主要是生成和运行主文件的软件，如文）支持性文件主要是生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。（3 3）辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件）辅助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。过程中起辅助、工具作用的文件。3/3/（三）（三）（三）（三）电子文件的管理目标电子文件的管理目标电子文件的管理目标电子文件的管理目标n n1.1.保证电子文件的真实性保证电子文件的真实性 是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保是指文件内容、逻辑结构和背景信

9、息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。持不变，与形成时的原始状态一致。n n2.2.保证电子文件的完整性保证电子文件的完整性 三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；它形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、辅助性、工具性文件及相关参数齐全。三是与主文件有关的支持性、辅助

10、性、工具性文件及相关参数齐全。n n3.3.保证电子文件的长期可读性保证电子文件的长期可读性 是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。3/3/（四）（四）（四）（四）电子文件的管理标准电子文件的管理标准电子文件的管理标准电子文件的管理标准 电子文件管理特有的标准。近年来，我国先后制定了以下电子文件电子文件管理特有的标准。近年来，我国先后制定了以下电子文件管理标准：管理标准：n n1.1.磁性载

11、体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995DA/T15-1995）n n2.CAD2.CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（第一部分：电子电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（第一部分：电子文件归档与档案管理；第二部分：光盘信息组织结构）文件归档与档案管理；第二部分：光盘信息组织结构）(GB/T17678.1-1999)(GB/T17678.1-1999)n n3.3.电子公文归档管理暂行办法电子公文归档管理暂行办法（国家档案档案局令第（国家档案档案局令第6 6号）号）n n4.4.电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002GB

12、/T18894-2002）n n5 5、公务电子邮件与管理规则（、公务电子邮件与管理规则（DA/T32-2005DA/T32-2005）n n6 6、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008 DA/T38-2008）n n7.7.以下以下3 3项标准业经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并项标准业经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自20102010年年6 6月月1 1日起实施。日起实施。（1 1）DA/T 46-2009 DA/T 4

13、6-2009 文书类电子文件文书类电子文件元数据元数据方案方案（2 2）DA/T 47-2009 DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求版式电子文件长期保存格式需求（3 3）DA/T 48-2009 DA/T 48-2009 基于基于XMLXML的电子文件封装规范的电子文件封装规范 3/3/二、电子文件的归档与整理二、电子文件的归档与整理n n（一）电子文件的归档范围（一）电子文件的归档范围 确定电子文件归档范围的原则确定电子文件归档范围的原则 1.1.基于电子文件的特性，确定归档范围。基于电子文件的特性，确定归档范围。2.2.基于电子文件的管理特点，确定归档范围。基于电子文件

14、的管理特点，确定归档范围。3.3.基于基于“双套制双套制”归档要求，确定归档范围。归档要求，确定归档范围。3/3/n n（二）电子文件的归档方式 n n分为逻辑归档和物理归档分为逻辑归档和物理归档 1.1.逻辑归档逻辑归档 逻辑归档是指在计算机网络上进行逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原存储不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。部门移交的过程。3/3/ 2.2.物理归档物理归档 物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。网络传

15、输或介质传递方式移交给档案部门的过程。以网络传输方式进行的归档亦称在线归档，以介以网络传输方式进行的归档亦称在线归档，以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。质传递方式进行的归档亦称离线归档。（1 1）在线归档）在线归档 （2 2）离线归档）离线归档3/3/n n（1 1）在线归档）在线归档 举例：举例：OAOA系统电子文件的归档系统电子文件的归档 需两个平台：办公自动化系统平台和档案管理信需两个平台：办公自动化系统平台和档案管理信息系统平台；息系统平台；利用两个平台的无缝链接，将办公自动化系统中利用两个平台的无缝链接，将办公自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立流转的具有查考利

16、用价值的电子文件进行网上立卷归档；卷归档；3/3/n n网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下：网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下：3/3/第一阶段：第一阶段：OAOA系统环境下系统环境下 OAOA系统流转完毕的电子公文，将进入系统内的档案系统流转完毕的电子公文，将进入系统内的档案管理模块，由兼职档案员作归档处理。管理模块，由兼职档案员作归档处理。（图（图1 1）3/3/ （图（图2 2）3/3/ （图（图3 3）3/3/第二阶段：档案管理系统环境下第二阶段：档案管理系统环境下 当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专职档案员对导入档案管理系统的归档当专

17、职档案员对导入档案管理系统的归档信息完成预处理后，就可以登录档案管理系统信息完成预处理后，就可以登录档案管理系统信息完成预处理后，就可以登录档案管理系统信息完成预处理后，就可以登录档案管理系统（如图（如图（如图（如图4 4），进入对应的档案表内（如图），进入对应的档案表内（如图），进入对应的档案表内（如图），进入对应的档案表内（如图5 5），），），），对归入的电子文件进行档案化操作。对归入的电子文件进行档案化操作。对归入的电子文件进行档案化操作。对归入的电子文件进行档案化操作。3/3/ （图（图4 4）3/3/ （图（图5 5）3/3/ 从编辑界面（图从编辑界面（图7 7）看，专职档案员在这

18、一阶）看，专职档案员在这一阶段的主要工作是根据形成部门纸质归档文件的整理段的主要工作是根据形成部门纸质归档文件的整理结果、利用结果、利用OAOA系统导入的数据信息对每份文件的系统导入的数据信息对每份文件的缺失数据进行补充，并对不合理的数据加以修改。缺失数据进行补充，并对不合理的数据加以修改。需要补充和修改的项目主要有：需要补充和修改的项目主要有：1.1.案卷案卷/盒号：盒号：件号，即文件号件号，即文件号 2.2.保管期限：保管期限：永久、永久、3030年、年、1010年年 3.3.密密 级：级：秘密或公开秘密或公开 4.4.题题 名：名：文件标题，归档文件中含部分未经文件标题，归档文件中含部分

19、未经 OAOA系统流转的材料，应对题名作相应修改，以更全系统流转的材料，应对题名作相应修改，以更全面地揭示文件内容面地揭示文件内容 5.5.起止日期：起止日期：文件日期文件日期 6.6.页页 数：数：每一份归档文件有图文页面的总页数每一份归档文件有图文页面的总页数 7.7.是否是否OAOA归档：是或否归档：是或否3/3/ （图（图6 6）修改前的案卷编辑界面）修改前的案卷编辑界面 （图（图7 7）修改后的案卷编辑界面）修改后的案卷编辑界面3/3/ （图（图8 8）3/3/(2)离线归档及整理 1.1.归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，档案部门予以协

20、助、指导。档案部门予以协助、指导。2.2.管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体。（举例）时间的顺序分别拷贝至相应载体。（举例）文书类：年度文书类：年度-机构机构-保管期限保管期限 3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/ 3.3.产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元，按照归档品型号、研究课题或建设项目为单元，按照归档电子文

21、件类别分别整理。电子文件类别分别整理。4.4.照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。载体中。举例：数码照片收集、整理举例：数码照片收集、整理 3/3/3/3/ 根据国家档案局根据国家档案局档案管理软件功能要求暂行规定档案管理软件功能要求暂行规定中推中推荐的图像数据格式，规定归档的数码照片需采用荐的图像数据格式，规定归档的数码照片需采用JPEGJPEG（JPGJPG）格式。）格式。整理：分类采用整理：分类采用 年度年度-组（事由、专题）组（事由、专题）排列顺序排列

22、顺序 年度年度-组组-张张 （1 1）不同年度所形成的照片，按年代先后顺序排列。）不同年度所形成的照片，按年代先后顺序排列。（2 2）一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排）一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排列。列。（3 3）每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间）每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。顺序排列。照片编号：照片编号：全宗号全宗号-年度年度-组号组号-张号张号 3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/3/5.计算机程序按形成时间顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。6.归档的电子文件应使用只读光盘

23、、磁带作为保存载体。3/3/7.7.存储归档电子文件的载体，应附有标签，标签内应存储归档电子文件的载体，应附有标签，标签内应填写档号、名称、年度、套别。填写档号、名称、年度、套别。7.1 7.1 档号：全宗号档号：全宗号-年度年度-载体代号载体代号-顺序号顺序号7.2 7.2 名称：载体中电子文件的内容概括或项目、工程、课题名名称：载体中电子文件的内容概括或项目、工程、课题名称等。称等。7.3 7.3 年度：载体中电子文件的归档年度。如年度：载体中电子文件的归档年度。如20102010。7.4 7.4 套别：用大写英文字母套别：用大写英文字母A A、B B、C C表示。表示。A A表示封存保管

24、；表示封存保管；B B表示查阅利用；表示查阅利用；C C表示异地存放。表示异地存放。3/3/ 8.8.整理要求整理要求整理要求整理要求 8.18.1归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管归档电子文件的整理，应按内容、项目、保管期限、密级等因素相对集中。期限、密级等因素相对集中。8.28.2不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中。不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中。8.3 8.3 需要长期保存的电子文件，应当把归档电子需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。在同一载体上。3/3/ 8.48.4符合归档条件的电子文件应定期按档案管理要求符合归档条件的电子文件应定期按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。的格式存储到可长期保存的脱机载体上。3/3/ 谢谢大家！联系电话：联系电话：029-87418475029-874184753/3/