工程监理内业资料的整理及管理.pptx
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1、内业资料的整理与管理内业资料的整理与管理 山东恒建工程监理山东恒建工程监理(jin l)咨询有限公司咨询有限公司 第一页,共71页。目目 录录 第一章第一章 概概 述述 第二章第二章 文函管理文函管理第三章第三章 施工资料管理施工资料管理 第四章第四章 竣工资料整理与归档竣工资料整理与归档(gu(gudng)dng)第五章第五章 资料整理提纲资料整理提纲 第二页,共71页。第一章第一章 概概 述述 1、内业资料的作用公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体,是日后公路通车运营管理的重要依据,加强和规范施工阶段的内业资料整理(zhngl)是当前公路工程施工管理的一项重要内容,也是
2、反映公路工程施工管理水平的主要方面。第三页,共71页。2、内业资料存在问题的原因一是平时不重视内业资料的管理,普遍存在“重外业、轻内业”的现象,且对内业资料的整理阶段性的进行,只“整”不“理”,导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”;二是工程实施过程中,专业化的施工队伍调动频繁,如路基工程作业队伍,在进入路面铺筑时已撤离现场,造成路基资料缺失或出现不连贯错误,逻辑性较差;三是工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉(shx),工作责任心差,且工作岗位不固定,工作连续性差,前后脱节,导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。第四页,共71页。3、内业资料整理(zhngl)要求“全”、“准”、
3、“严”:“全”就是在内业资料齐全上下功夫,做到文件、资料项目齐全,不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理(zhngl)上严把准确关,确保资料填写的内容和数据的准确性,经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上,严把审查关,不合格的内业资料严禁进入工程档案室。第五页,共71页。4、内业资料构成和分类(1)合同文件:施工合同协议书(含问题澄清)、投标书、招标文件(含补遗书)以及施工招标、施工合同有关资料。(2)日常资料分类:质量控制资料检验、试验,以及有关质量文件;进度控制资料总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况,进度计划调整,以及有关计划的文件;费用控制资料工程量统计
4、、核定、计量与支付、工程费用变更资料,以及有关费用控制文件;合同管理资料有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件;项目部内部管理资料规章制度、工程费用、工作(gngzu)考核、奖惩等;安全生产资料包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。(3)竣工文件。第六页,共71页。5、内业资料管理注意事项(1)明确(mngqu)职责、协调配合。(2)加强督促检查,规范档案管理。(3)学习业务、提高管理水平。第七页,共71页。第二章第二章 文函的管理文函的管理(gunl)(gunl)第一节第一节 文函的一般规定文函的一般规定1 1、基本要求、基本要求纸张纸张(zhzhng)(zhzhng)、颜色、字
5、体、颜色、字体、印章、装订、各要素要求。印章、装订、各要素要求。第八页,共71页。2、式样(shyng)第九页,共71页。第二节第二节 文函的管理制度文函的管理制度 一、一般规定一、一般规定1 1、项目部行文、用印由项目经理负责、项目部行文、用印由项目经理负责(fz)(fz),发出的各种报告必须书面化、专,发出的各种报告必须书面化、专业化。业化。2 2、文档管理必须由专人负责、文档管理必须由专人负责(fz)(fz),发文和转发文件要亲手交给收件人,并做发文和转发文件要亲手交给收件人,并做好签收记录。好签收记录。3 3、收文应做好登记,应及时送交负责、收文应做好登记,应及时送交负责(fz)(fz
6、)人批阅处理,并及时归档。人批阅处理,并及时归档。4 4、上级部门下发的与工程施工有关的、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料,应建立文件、通知等资料,应建立“文件读知文件读知”制度,并传阅、签认。制度,并传阅、签认。5 5、文档管理者应认真记录文档处理过、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果,并做好分类整理归档。程和结果,并做好分类整理归档。第十页,共71页。二、函件(hnjin)传递程序 业 主总监代表处驻地监理处承包人业 主总监代表处驻地监理处承包人注:主送 抄送第十一页,共71页。第三节 文函的常见问题与注意事项 一、文函常见问题一、文函常见问题1 1、格式错误、格式错误(
7、1)(1)主送单位和抄送单位不分。主送单位和抄送单位不分。(2)(2)字体、字号、行距不正确。字体、字号、行距不正确。(3)(3)印章印章(ynzhng)(ynzhng)不规范,甚至漏盖章。不规范,甚至漏盖章。(4)(4)错字、病句重复出现。错字、病句重复出现。(5)(5)附件不全。附件不全。(6)(6)发送时间不规范。发送时间不规范。2 2、内内容容表表述述不不清清:行行文文的的目目的的不不明明确确,文文字字表表述述专专业业性性不不强强,不不简简练练,答答复复要要求求的的报报告告针针对性不强,甚至答非所问。对性不强,甚至答非所问。第十二页,共71页。二、文函处理注意事项1、健全文函阅办制度,
8、一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度;二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了,该阅处的阅处,该阅知的阅知,该指定谁处理的要列明。2、及时进行文函的处理,具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率,特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。3、要严肃纪律、明确责任,对文函处理需要保密的要绝对保密,需要传达的要传达到位,做到每份文件要有详细的处理结果,并对处理完的文件及时存档(cn dng)、备查。4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。第十三页,共71页。第三章第三章 施工资料施工资料(zlio)(zlio)管管理理 第一节第一节 质检资料的整理与注意事项质检资料的整理与注
9、意事项一、填制说明一、填制说明1 1、表格一律用碳素笔(中性笔)填写。、表格一律用碳素笔(中性笔)填写。2 2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称(qun(qun chn)chn)。(可以采用电脑统一打印方式)。(可以采用电脑统一打印方式)。3 3、合同号:填写、合同号:填写“合同段代号合同段代号”,如二合同为,如二合同为“二二”。4 4、编号:暂不填写。、编号:暂不填写。5 5、表格中的、表格中的“工程名称工程名称”填填“招标工程的全称招标工程的全称(qun(qun chn)”chn)”。6 6、自检结论填、自检结论填“经自检符合规范及设计要求
10、经自检符合规范及设计要求”。7 7、监理评语填、监理评语填“符合规范及设计要求符合规范及设计要求”。第十四页,共71页。二、资料排放顺序的基本要求1、路基工程按路线前进方向13km或按结构物分段分别装盒,盒内资料按施工顺序存放,即填前压实检测资料在上,路基填筑和路槽检测资料在下。2、路面(lmin)工程按路线前进方向13km或按结构物分段(基本同路基分段划分)分别装盒,盒内资料按桩号里程由小到大顺序存放,左、右幅共放一盒的左幅在上,右幅在下。第十五页,共71页。3、桥梁工程按路线前进方向,按每座结构物分别装盒。结构物下部结构资料(zlio)按墩、台编号由小到大排列,每墩、台资料(zlio)按施
11、工先后顺序排列,即基础在上,桥面系工程在下。4、试验资料(zlio)中的施工检测部分(如砼强度、路面强度等)归到相应检测资料(zlio)之后,各种试验配合比、原材料检测等资料(zlio)独立装盒。第十六页,共71页。三、资料填写中的常见错误及注意事项 1、签字人员不统一,字迹不一致。(1)同一负责人在各种(zhn)资料中的签字字迹不一致。(2)不同负责人所填写的资料内容字迹一致。2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。(1)自检资料中的各种(zhn)检验未按根据施工工序的顺序来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日期上不对应。(2)自检、
12、抽检、试验资料对同一施工工序而言,时间、内容上不对应,特别应注意砼浇注日前与试件的制件日期。第十七页,共71页。3、资料数据间的逻辑关系经不起推敲。如钻孔灌注桩中钻孔深度、钻孔前孔底标高、沉淀层厚度、孔深等几项内容分在不同的检测阶段,填写在不同的表格内,却存在一定的逻辑关系,要仔细推算;路基填筑表格中高程检验、压实厚度检验、宽度检验、横坡检验等在数据上也存在一定的逻辑关系。4、填写内容不符合图纸及规范。对每一分项工程(gngchng)中的重要指标必须全部合格。不仅单值合格,而且评定值也必须合格。搞清表格中是填写规定值还是偏差值,要根据情况和要求去填写,表格中的数据来自施工现场,但应满足设计和规
13、范要求。5、表格的顺序及种类应根据各分项工程(gngchng)的工序来定,一般情况,每个工序都要做记录和检验,不得漏项。6、资料中存在明显的数据错误、涂改、漏填现象。7、填写字迹潦草、纸面污染、纸张大小、重量、格式不统一。第十八页,共71页。第二节 试验资料的整理(zhngl)与注意事项1、由于试验规程和施工技术规范近年来变动频繁,相应万龙件中的表格和计算公式也需要及时更新升级。以目前广泛使用的“万龙公路试验数据处理系统V2.0”版为例,“公路工程沥青及沥青混合料试验”的计算公式和表格依然是沿用旧版公路沥青路面施工技术规范(JTJ 03294)的要求,而非新版公路沥青路面施工技术规范(JTG
14、F402004)的要求。这一点在使用中要切实注意,以免脱开规范,造成大的错误。第十九页,共71页。2、监理(jin l)单位与施工单位试验表格相比没有“监理(jin l)(督)工程师意见”一栏,故软件中监理(jin l)单位表格的“报表表尾风格”应选择为“试样二”,施工单位表格的“报表表尾风格”应选择为“试样一”。3、“水泥物理性质试验”表格中,抗折强度按Mpa为单位输入值时不能生成平均值,应以N为单位输入值方能生成平均值。4、击实、沥青最佳用量、配合比设计等需要绘制曲线的试验,输入数据后需要先按“出图”按钮,方能生成完整的试验报告资料。第二十页,共71页。第三节 质量(zhling)评定资料
15、的整理与注意事项 分项工程质量评定是工程项目中间或全部交工(jio gng)后,将检表和试表的结果汇总,按照公路工程质量检验评定标准(JTG F80/12004)规定对分项、分部、单位工程和整个合同段工程质量进行评定。评定表式按照公路工程质量检验评定标准(JTG F80/12004)附录J所列主要有五种:分项工程质量检验评定表、分部工程质量检验评定表、单位工程质量检验评定表、合同段质量检验评定表和工程汇总表。第二十一页,共71页。一、存在问题1、分项工程质量检验评定表(如表1)中实测值或实测偏差值一列所列10个检测值偏少,无法填写上百个的检测值。在此,建议适当改变一下表式(如表2),增加一个附
16、表(如表3)更方便填写。2、分项工程质量检验评定表(如表1)中质量评定得分一列是填写加权得分,还是加权后的计算得分容易理解模糊。在此,建议适当改变一下表式(如表2),直接(zhji)填写加权得分。3、分项工程质量检验评定时,对小桥涵的评定如果按标准要求13公里的小桥涵和符合小桥标准的通道进行评定,将打乱结构物的整体性。在此,建议增加子分项,每座结构物单独评定后再汇总。第二十二页,共71页。第二十三页,共71页。第二十四页,共71页。第二十五页,共71页。二、质量评定的注意事项二、质量评定的注意事项1 1、工工程程大大面面积积展展开开施施工工前前,首首先先要要及及时时正正确确的的划划分分单单位位
17、、分分部部和和分分项项工工程程,依依据据单单位位、分分部部、分分项项工工程程的的划划分分情情况况进进行行质质检检资资料料的的整整理理,便便于于(biny)(biny)完完成成后后的的质质量量评评定。定。2 2、质质量量评评定定工工作作要要安安排排专专人人进进行行,专专人人负负责责,评评定定时时要要切切实实依依据据公公路路工工程程质质量量检检验验评评定定标标准准(JTG JTG F80/1F80/120042004)要要求求和和工工程程质质检检资资料料的的实实际际,切切记记脱脱离离实实际际,盲盲目进行。目进行。第二十六页,共71页。第四节第四节 计量支付资料的整理与注意事项计量支付资料的整理与注
18、意事项 一、计量支付人员掌握内容一、计量支付人员掌握内容 1 1、全面熟悉、全面熟悉(shx)(shx)合同规定合同规定 2 2、复核工程量、复核工程量 3 3、现场调整、现场调整 第二十七页,共71页。二二、计计量量(jling)(jling)支支付付工工作作注注意意事事项项1 1、工作时效性、工作时效性 2 2、数据准确性、数据准确性 3 3、人员稳定性、人员稳定性 第二十八页,共71页。第四章 竣工(jngng)资料的整理与归档 第一节 档案案卷构成及质量(zhling)要求 一、案卷组成及其立卷要求 1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、卷页(包括件封面、件内目录)及卷内备考
19、表组成。案卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,贴在对应位置。或者打印在蜡纸上,用黑色油墨印刷在案卷封面。2、立卷要遵循科技文件的形成规律,保持案卷内科技文件材料的系统联系,并要便于档案利用和保管。3、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整,且做到手续完备。第二十九页,共71页。二、案卷(njun)填写要求 1、案卷(njun)封面见附件2 2、卷脊见附件3 3、借卷守则见附件4 4、卷内目录见附件5 5、卷内备考表见附件6 6、卷页(包括件封面见附件9、件内目录见附件10)第三十页,共71页。第三十一页,共71页。第三十二页,共71页。第三十
20、三页,共71页。第三十四页,共71页。第三十五页,共71页。第三十六页,共71页。第三十七页,共71页。三、立卷中有关注意事项1、归档文件材料采用三孔一线方法装订,装订线距左边10mm。装订前去掉金属物,用白色档案专用线装订;文件材料装订边和下边一定取齐;横表格的文件材料,应把表头向左装订。对批示、签注意见写在文件装订线上的,应予以粘贴补宽。对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。文件处理单及拟稿纸(gozh)等不再一并装订。图纸可以装订或不装订,不装订的图纸需逐张加盖件号章。第三十八页,共71页。件号章内容包括案卷顺序号(或档号)、件号和页数,用4号仿宋体,采用手写体,要求(yoqi)字迹清晰、
21、工整,件号章盖在卷内每件资料首页(即件封皮)的左上角,距上边沿1cm,左边沿2cm的位置,格式见下页图:第三十九页,共71页。2、同一案卷内有不同(b tn)保管期限的文件,该案卷保管期限应从长,同一案卷内有不同(b tn)密级的文件,应以高密级为本卷密级;3、案卷不宜过厚,一般不超过40mm,每件资料不的超过20mm,每盒内最多可放4件资料,若文件材料较多,可分成若干册。案卷内不应有重份文件,不同(b tn)载体的文件应分别组卷;第四十页,共71页。4、归档文件材料,必须书写工整,字迹、线条清晰耐久,表格(biog)统一规范(文字、表格(biog)A4,图纸A3),竣工档案资料用纸统一规格(
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