企业董事会会议文件制作标准(完整版)820.pdf
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1、专业.专注.学习参考 .董事会会议文件制作标准(完整版)目 录 董事会会议文件制作标准.1 附件一 会议通知.9 附件二 回执.12 附件三 授权委托书.13 附件四 会议签到簿.14 附件五 会议议程.16 附件六 董事会会议议案.18 关于_的议案.18 _年度工作报告及_年经营计划.18 关于制定_制度的议案.21 关于任命(职务名称)的议案.22 关于免去_先生/女士(职务名称)的议案.23 关于批准组织机构设置和岗位编制的议案.23 关于批准公司年度工资总额的议案.24 关于批准发放年度奖金的议案.25 年度财务决算报告.26 年度财务预算报告.30 专业.专注.学习参考 .关于批准
2、投资计划的议案.34 关于年度利润分配的议案.35 关于弥补亏损的议案.36 附件七 会议纪要.37 附件八 会议决议.40 附件九 临时会议决议.42 附件十 会册封面.43 附件十一 目录.45 专业.专注.学习参考 .董事会会议文件制作标准(完整版)一、目的与适用范围(一)为了进一步规范XX企业董事会会议文件的制作,促进文件质量的提高,制定本标准。(二)本标准适用于 XX 企业董事会会议文件的制作。二、董事会文件内容要求(一)XX 企业董事会会议文件包括但不限于以下文件:1.会议通知;2.委托其他董事代为出席的授权委托书;3.会议签到簿;4.会议议程;5.议案及其附件;6.董事会会议纪要
3、及决议。(二)会议通知按下列要求送达,样本请见附件一:事项 内容 通知内容 召开的时间、地点和方式 召集人 议程 联系方式 专业.专注.学习参考 .发出通知的日期 注意事项 召集人署名 时限 定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达 临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排 章程另有规定的按章程规定执行 方式 电子邮件 邮政寄送 专人递交 对象 董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员(如有)附件 送达通知的同时,原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件。收集证明文件 应于送达同时,形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。(三)授权委托书(参
4、见附件三)应当载明:1.委托人和受托人姓名、身份证号码;2.授权范围,包括受托人是否有权对临时提案进行表决等;3.授权时效;4.委托人签字。(四)会议签到簿(参见附件四)内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。专业.专注.学习参考 .(五)会议议程(参见附件五)内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。(六)董事会议案包括但不限于以下文件(部分议案文本参见附件六):类型 议案 新设公司 董事会 选举董事长 聘任或者解聘公司总经理及决定其报酬事项,并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人及其报酬事项 批准阶段性工作报
5、告 阶段性财务预、决算方案 制定或修改基本管理制度 其它特别重大事项 存续公司 董事会 审议总经理年度工作报告 经营计划和投资方案 年度财务预、决算方案 商业计划书 利润分配和弥补亏损 组织架构设置方案 决定聘任或者解聘公司总经理及其报酬事项,并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司其他高管及其报酬事项 制定公司的基本管理制度 设置分支机构 专业.专注.学习参考 .变更注册资本 融资方案 合并、分立、解散和变更公司形式 修改章程 制定公司重要管理制度 章程规定的其它职权事项(七)议案的内容,应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定,并应采取一事一文。(八)会议纪要(参见附件七)应该记载内容如
6、下:1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;3.会议议程;4.议案汇报人的汇报意见;5.董事发言要点;6.每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名;7.列席监事与列席总经理的意见;8.其它需要记录的情况。(九)董事会决议(参见附件八)应记载内容如下:1.会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质;2.会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况,会议列席人员;3.决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名。专业.专注.学习参考 .董事会决议由到会董事签字;代行签字的,应当附相应的董事授
7、权委托书。决议涉及对外报批的事项,应一事一议,单独形成决议。董事会临时会议决议的命名在每届董事会内依次连续排序(参见附件九)。(十)纪要与决议的区别 纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式,两者特征和区别如下:类型 主要内容 数量 备注 纪要 会议全过程和结果的要点 所有议案 必备,用于内部存档备查 决议 经讨论后,法定多数通过的决定 单一议案 对外办理审批、登记、备案,及集团内部账务处理等相关事项所需(十一)提供董事会会议使用的会册包括会册封面(参见附件十)、会议议程、议案及相关附件,董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前 15 天发送至参会人员。(十二)签署 于会议结束时协
8、调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下,可会后完成签署事项,但最迟不超过会后十五日。注意事项:1.文件为数页,须页签。2.受他人委托代行签字的,应署【受托人名字】+“代”字样,并附授权委托书。三、会议命名规则 专业.专注.学习参考 .各企业董事会届数通常为 3 年或 4 年一届,以各企业章程为准。董事会命名规则如下:类型 规则 举例 定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX 有限公司第一届董事会第一次会议 临时会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”XX 有限公司第一届董事会 2010年第一次临时会议 四、董事会文件制作与归档要求(一)企业董事会会议
9、文件制作的基本要求:内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。(二)会议文件页面基本参数设置采用 Microsoft Office Word 2003 软件默认设置参数:1.纸张大小:A4;宽度 21cm/高度 29.7cm;2.页面设置:页边距上 2.54cm/下 2.54cm/左 3.17cm/右 3.17cm;行距 1.5 倍;3.装订线:0cm,装订线位置为左侧;4.方向为纵向;5.页眉距边距:1.5cm,页脚距边距:1.75cm;6.两端对齐,段前 0 行,段后 0 行,行距 1.5 倍,段落间不空行,段落间距为零,不加任何背景色;专业.专注.学习参考 .7.字体:
10、宋体。(三)除“标识”或特殊要求及用途外,文件所有文字一律采用黑色、简体字。(四)在不影响议案的完整性和不致引起阅读不便的前提下,提案人可以采用相互引证的方法,对各相关部分的内容进行适当的技术处理,以避免重复和保持文字简洁。(五)议案正文应以文字说明为主,表格、图片展示为辅。图纸、图片、照片、表格、可独立存在的文件等不便于在正文显示的,可做成附件。(六)附件的制作要求如下:附件中的图表如规格超出A4纸页面范围的,在装订时,应在不影响阅读的前提下,将其折叠在A4纸页面范围内,以保持会册外观整齐规范;如果附件较多,也可以另行装订成册。装订成册后的附件,其封面可以比照会册封面样式制作,并在封面中央加
11、注“附件”字样。(七)会议结束后,企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。(八)每次董事会会议档案应当单独装订成册,按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录(参见附件十一)。(九)企业应当在每次董事会会议后一个月内,将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。方请报送办公室统一管理。(十)公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。五、执行时间 专业.专注.学习参考 .本标准自颁发之日起执行。附件一、会议通知 附件二、回执 附件三、授
12、权委托书 附件四、会议签到簿 附件五、会议议程 附件六、董事会会议议案 附件七、会议纪要 附件八、会议决议 附件九、临时会议决议 附件十、会册封面 附件十一、目录 专业.专注.学习参考 .附件一 关于召开_公司 第_届董事会第_次会议的通知 各位董事:兹决定召开_公司第_届董事会第_次会议。现将有关内容通知如下:一、主持人:二、召开时间:_年_月_日 三、召开地点:四、参会人员:人员名单 五、列席人员:(一)监事:人员名单(二)会议记录人员(三)公司邀请的其他人员 六、拟审议事项:(一)议题描述;(二)议题描述;(三)议题描述;(四)议题描述;(五)议题描述;(六)议题描述;(七)议题描述;专
13、业.专注.学习参考 .(八)议题描述;(九)议题描述;(十)七、注意事项:(一)本次会议应由董事本人出席,如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的,视为放弃本次会议表决权。(二)请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。(三)请填写回执、授权委托书(需授权董事签名)并在召开会议时交回会议联系人。(四)由于会议时间有限,为保证会议效率,请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见。八、联系方式:姓名:地址:电话:传真:特此通知,敬请准时出席会议。_公司 专业.专注.学习参考 .召集人签名:_年_月_日 附
14、:一、会议回执;二、授权委托书。专业.专注.学习参考 .附件二 回 执 _有限公司:关于公司召开第 届董事会第 次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人 出席本次会议。签署:日期:二 年 月 日 附注:一、请用正楷书写中文全名。二、首次出席会议的人员,请附上身份证复印件。三、委托代理人出席的,请附上填写好的授权委托书(见附件三)。专业.专注.学习参考 .附件三 授权委托书 兹委托 先生/女士(身份证号码:)代表本人,出席 公司第 届董事会第 次会议,并代为行使表决权。本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止。委托人签名:委托日期:二 年 月 日 专业.专注.学习参考 .附件四 _
15、公司 第_届董事会第_次会议签到簿 _年_月_日 出席会议董事签到:姓名 职务 有效证件号码 签字栏 列席会议人员签到:姓名 职务 有效证件号码 签字栏 专业.专注.学习参考 .专业.专注.学习参考 .附件五 会议议程 会议时间:_年_月_日 会议地点:会议主持:参会人员:董事会成员 列席人员:(一)监事:(二)董事会秘书:(三)公司邀请的其他人员:议程及安排:一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。二、主持人介绍到会人员,宣布大会开始。三、主持人宣读董事委派函、监事委派函(如有)。四、审议关于 的议案。发言人 五、审议关于 的议案。发言人 六、审议关于 的报告。发言人 七、审议。发言人 八
16、、与会董事签署会议决议和会议记要。专业.专注.学习参考 .专业.专注.学习参考 .附件六 议案_ 关于_的议案 各位董事:提议,(希望董事会做出某种行动:听取报告;批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项)。(概述事由,支持资料或文件作为附件并予以注明)。以上,请予审议。附:1、支持资料或文件 二 年 月 日 议案_ _年度工作报告及_年经营计划 各位董事:提议,批准以下 年度工作报告及 年经营计划。专业.专注.学习参考 .一、上年度董事会决议执行情况 (针对上一年度企业董事会(包括定期会议和临时会议)作出的重要决议,逐项说明执行情况)二、主要经营指标完成情况 项 目 0年 实 际(1)1
17、 0年 实 际(2)0年 预 算(3)0年 实 际(4)差 异%(4)(2)(4)(3)1、销气量(万 M3)其中:工业用气 2、报 装 收 入(万元)3、报 装 成 本(万元)4、发展户数(户)5、净利润(万元)6、供销差率 2 (以文字形式简要分析增长或减少的原因)三、重大事项报告 专业.专注.学习参考 .(对 年度公司在安全生产、工程建设、财务管理、用户发展、客户服务、制度建设、人力资源等方面发生重大事项作出说明)(一)工程项目建设情况 包括:管理制度存在的问题、改善计划及执行情况;人员素质培训存在的问题、改善计划及执行情况;年度计划完成情况,管网改造、建设项目及运行管理年度计划及执行情
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