财务管理系统设计方案和对策31290.pdf

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1、.财务管理系统 FM 设计方案 付万超 1 产品名称 名称 英文名称 缩写 描述 财务管理系统 Finance Management System FM 财务管理系统 2 报销管理 2.1 报销流程 费用支付及报销流程图 流程图 说明 权责部门 相关表单文件 报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要报销的发票或单据,并进行整齐粘贴.根据报销内容填写 费用报销单,外地出差的填写计划出差申请表.报销人员 报销发票 报销单据 采购合同 出差计划书 借款单 费用报销单 及相关单据准备完成后,报销人员提交给直接主管审核签字,直接主管须对以下方面进行 1）费用产生的原因及真实性；2）费用的合理性；3）

2、票据及单据的规范性.若发现不符合要求,立即退还给相关报销人员重新整理提报.相关部门主管 费用报销单 报销发票 报销单据 采购合同 出差计划书 借款单 部门经理审核签字后,将报销单据提交给财务部,由财务部门会计人员进行报销费用的确认,主要内容包括：1）产生的费用是否符合报销标准；2）单据或票据是否符合财务规范要求齐全合法有效.若发现不符合要求,立即退还给相关部财务部 费用报销单 报销发票 报销单据 采购合同 出差计划书 借款单 报销单据整理粘贴 填写费用报销申请单 直接主管审核 财务部审核 财 务 部经 理 审核 NG NG NG.门重新整理提报.财务部对审核符合要求的报销单据统一财务总经理,由

3、总经理进行批准签字,主要内容包括：1）产生的费用是否必须、合理.2）单据是否符合标准流程授权.若发现不符合要求,立即退还给相关部门重新整理提报.财务部经理 费用报销单 报销发票 报销单据 采购合同 出差计划书 借款单 申请人将已经签字审批完毕的费用报销,统一给李总签字.总裁办 费用报销单 将李总签字后的费用报销单交给财务部进行统一付款 财务部 费用报销单 报销发票 报销单据 采购合同 出差计划书 借款单 2.2 报销申请 功能说明：报销人拟制报销单,提交报销详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此报销单据的.如果提交审核了,且

4、审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据,如果尚未审核,那么可以直接修改单据.报销时,如果有借款申请,可以选择借款记录,作为报销的冲抵.属性：单据 ID,单据编号,单据名称,报销人,报销时间,附件,其他报销数据.界面参考：2.3 报销与借款冲抵 报销时,如果有借款申请的,可以在提交报销单时,选择借款记录,系统自动进行计算,进行报销与借款的冲抵处理.2.4 报销草稿 功能说明：报销单录入完成后,可能不想立即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将报销单存入报销草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交.界面参考：2.5 报销作废 功能说明：对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重

5、新修改或者不想提交报销了,此时,可以选择报销单作废,之后重新提交新的单据.此条报销记录自动存入到草稿中,即将其状态修改为已作废.属性：报销单 ID,报销状态,提交人,提交时间 2.6 报销审核 功能说明：审核人进入待审核报销单菜单后,查看报销单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写驳回原因,驳回后,报销单回退到报销人的单据列表中,报销人可以重新修改,之后再提交.属性：单据 ID,审核状态,审核人,备注,操作时间 2.7 我的申请 功能说明：可以查看当前报销的状态,以及历史审批记录,因为一个报销单可能需要经过多次审核.属性：报销单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注 界面参

6、考：2.8 待审核报销 功能说明：审核人可以在此列表中看到需要自己审批的报销单,然后进行审批.查询条件：报销时间段,报销人,报销单据号.2.9 已审核报销 功能说明：报销人可以在此看到已经审批通过的报销单.查询条件：报销时间段,报销单名称 2.10 报销统计 功能说明：统计各阶段,各部门,个人的报销数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等.2.10.1 部门报销统计 功能说明：统计各部门的报销情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析.2.10.2 项目报销统计 功能说明：统计每个项目的报销情况.2.10.3 综合报销统计 功能说明：可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行报

7、销统计.3 借还款管理 3.1 借款流程 3.2 借款申请 功能说明：报销人拟制借款单,提交借款详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此报销单据的.如果提交审核了,且审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据,如果尚未审核,那么可以直接修改单据.属性：单据 ID,单据编号,单据名称,申请人,申请时间,申请金额,原因,备注,其他明细数据.界面参考：3.3 报销与借款冲抵 如果有借款申请的,可以在提交报销单时,选择借款记录,系统自动进行计算,进行报销与借款的冲抵处理.3.4 借款草稿 功能说明：借款单录入完成后,可能不想立

8、即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将借款单存入借款草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交.上 级 主 管 审 核签字 会计 审核 财务经理审批 李总审批 出纳 付款 借款人 申请 1、填写借款单,写明借款原因 1、符合公司财务制度规定的借款范围 1、审 核 填 写 正确 2、审 核 前 期 有无借款 1、审核金额、填写正确 2、前期借款有无核销 3、本次借款合理1、合理性 1、出纳签字 2、领款人签字 .3.5 借款作废 功能说明：对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重新修改或者不想提交借款申请了,此时,可以选择借款单作废,之后重新提交新的单据.当前借款记录自动存入到借款草稿

9、中.属性：借款单 ID,状态,提交人,提交时间 3.6 借款审核 功能说明：审核人进入待审核借款单菜单后,查看借款单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写驳回原因,驳回后,借款单回退到提交人的单据列表中,提交人可以重新修改,之后再提交.属性：单据 ID,审核状态,审核人,备注,操作时间 3.7 我的申请 功能说明：可以查看当前借款单的状态,以及历史审批记录,因为一个借款单可能需要经过多次审核.如果借款人申请了还款,并且审核通过,则这里的借款记录状态需要修改为已还款,并记录还款金额,还款日期.属性：借款 ID,单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注,借款金额,还款金额,借款

10、日期,还款日期,还款状态.界面参考：3.8 待审核借款 功能说明：审核人可以在此列表中看到需要自己审批的借款单,然后进行审批.查询条件：申请时间段,借款人 3.9 已审核借款 功能说明：借款人可以在此看到已经审批通过的借款单.查询条件：申请时间段,借款单名称.3.10 还款申请 功能说明：还款时,只需要登记还款记录即可,不需要再进行审批了,在还款时,需要关联借款记录,系统需要显示出借款金额,已经还款的金额,以及本次还款金额.界面参考：3.11 还款审核 功能说明：借款人提交还款申请后,财务人员收到还款,则到待审核还款列表中,审批还款记录,同时,系统自动更新借款记录,将其状态修改为已还款.3.1

11、2 借还款统计 功能说明：统计各阶段,各部门,项目,个人的借还款数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等.3.12.1 部门借还款统计 功能说明：统计各部门的借还款情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析,包括借款金额,还款金额,欠款金额,借款日期,还款日期.3.12.2 项目借还款统计 功能说明：统计每个项目的借还款情况.3.12.3 综合借还款统计 功能说明：可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行借还款统计.4 资产申购 4.1 申购流程 详细的资产报销流程见下表：资产购置申请单流程图 流程图 说明 权责部门 相关表单文件 报销人员根据公司费用报销制度要求,整理好需要

12、报销的发票或单据,并进行整齐粘贴.根据报销内容填写 固定资产购置付款单 报销人员 比价单 采购合同 报销发票 报销单据 验收单 固定资产购置付款单及相关单据准备完成后,报销人员提交给直接主管审核签字,直接主管须对以下方面进行 1）费用产生的原因及真实性；2）费用的合理性；3）票据及单据的规范性.若发现不符合要求,立即退还给相关报销人员重新整理提报.相关部门主管 资产购置申请单 比价单 采购合同 报销发票 报销单据 验收单 部门经理审核签字后,将报销单据提交给财务部,由财务部门会计人员进行报销费用的确认,主要内容包括：1）产生的费用是否符合报销标准、正确；2）单据或票据是否符合财务规范要求.若发

13、现不符合要求,立即退还给相关部门重新整理提报.财务部 资产购置申请单 比价单 采购合同 报销发票 报销单据 验收单 财务部对审核符合要求的报销单据统一财务经理,由经理进行批准签字,主要内容包括：3）产生的费用是否合理 4）单据是否符合报销标准 若发现不符合要求,立即退还给相关部门重新整理提报.财务部经理 资产购置申请单 比价单 采购合同 报销发票 报销单据 验收单 报销人员报销单据整理粘贴 银行转账付款 李 总 审核 财 务 部经 理 审核 财务部审核 直接主管审核 报销人员填写固定资产购置付款单 NG NG NG NG 资产采购申请 资产采购审批批 借款申请 借款审核 报销申请 报销审核.申

14、请人将已经签字审批完毕的费用报销,统一给李总签字.总裁办 资产购置申请单 将李总签字后的费用报销单交给财务部进行统一付款 财务部 资产购置申请单 比价单 采购合同 报销发票 报销单据 验收单 4.2 采购申请 功能说明：采购人拟制采购申请单,提交采购详细数据,数据录入完成后,可以直接提交审核,也可以选择保存到草稿箱,后续可以进行修改,此时审核人是不会看到此采购申请单据的.如果提交审核了,且审核通过了,那么将无法再修改,此时可以选择作废单据,如果尚未审核,那么可以直接修改单据.采购完成后,进行报销时,如果有借款申请,可以选择借款记录,作为报销的冲抵,同时要选择采购申请单,比价单,以便财务审核.属

15、性：单据 ID,单据编号,单据名称,申请人,申请时间,附件,其他采购数据.4.3 采购草稿 功能说明：采购单录入完成后,可能不想立即提交审核,后续还需要修改,此时可以选择将申请单存入申请草稿,用户可以直接选择草稿,然后再修改,并提交.4.4 采购作废 功能说明：对于已经提交的单据,发现单据有错误,需要重新修改或者不想提交申请了,此时,可以选择申请单作废,之后重新提交新的单据.此条申请记录自动存入到草稿中,即将其状态修改为已作废.属性：申请单 ID,申请状态,提交人,提交时间.4.5 采购审核 功能说明：审核人进入待审核申请单菜单后,查看申请单,进行审核,可以选择审核通过,也可以选择驳回,并填写

16、驳回原因,驳回后,申请单回退到申请人的单据列表中,申请人可以重新修改,之后再提交.属性：单据 ID,审核状态,审核人,备注,操作时间 4.6 我的申请 功能说明：可以查看当前申请的状态,以及历史审批记录,因为一个申请单可能需要经过多次审核.属性：申请单据详细信息,审批状态,审批人,审批时间,备注 界面参考：4.7 待审核申请 功能说明：审核人可以在此列表中看到需要自己审批的申请单,然后进行审批.查询条件：申请时间段,申请人,申请单据号 4.8 已审核申请 功能说明：申请人可以在此看到已经审批通过的申请单.查询条件：申请时间段,申请单名称 4.9 申请统计 功能说明：统计各阶段,各部门,个人的申请数据,以便进一步分析财务状况,企业运营状况等.4.9.1 部门申请统计 功能说明：统计各部门的申请情况,便于部门领导以及公司决策层对财务进行分析.4.9.2 项目申请统计 功能说明：统计每个项目的申请情况.4.9.3 综合申请统计 功能说明：可以根据需要,按部门,按人员,按时间段,按项目进行申请统计