招议标采购管理制度1254.pdf

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1、招议标采购管理制度 一级 豫龙董,2012，16 号 招议标采购管理制度，暂行，为优化物资招标采购流程构建简约、快捷、顺畅、高效的运作机制以标准化思想为指导以招议标为采购主渠道建立系统、科学、合理、务实的作业标准和管理标准在“保质、保量、保时、保性价比的同时实现有效监督、堵塞漏洞、消除腐败提高效益和信誉特制订本制度.一、适用范围 ,一，集团公司所属各委员会、子公司。，二,原辅材料、燃料、耐材、合金、机电产品与自动化、设备、软件、备品配件、车辆、办公与劳保用品、运输、建筑材料、劳务服务、技术支持、商务咨询等集团一切采购业务及建筑施工招标。二、基本原则 ，一，诚实守信原则 1(诚实守信无欺诈、无虚

2、假、无隐瞒.（为客户提供“透明、公平、公正、公开”的竞争平台 ,二，以招标,包括竞标、议标，为主的原则 1(招标:有多家企业生产属买方市场的采用招标形式但合格投标方的数量不得少于确定中标方的三倍.2（竞标:经过对市场了解透彻已经出现较为激烈的竞争态势且已经形成买方市场的设备、产品、物资等采用竞标形式。3(议标：属下列情形之一的经批准后可以不列入招标范围实行直接采购或议标：，1,全国只有极少数厂家生产原厂配套、国内垄断、供货厂家不足三家的物资。,2,不经常采购的物资、为了便于备品备件的统一通用性而套用前期项目使用较为正常的设备等。,3，采购量小且距前次招标时间不长、价格不大于前批采购价.,4,已

3、确定定向、定点采购的物资。,5，生产经营、项目建设上紧急需要、时间上不允许组织招标等特殊情况可实施询价比价采购但比例控制在总种类的 10%以内。,6,经公司领导批准同意的其它情形.,三，集中招标、网上招标、厂家直供的原则 1(所有物资在招标或议标时应将同类物资或关联物资进行合理整合从供货时间段和关联种类上形成大标实行集中招标进而签订大单采购合同、整体采购、分批采购严禁人为分标、拆标或分解成小合同.2(开发网上招投标系统实现网上招标.3(所有物资招标在确保最优性价比的前提下优先选择直供厂家或一级代理商,若直供厂家或一级代理商不能满足采购需求的可选择经销商但必须确保性价比优于直供厂家。,四，性价比

4、优越原则 从最终使用效果成本最低决定系统大生产顺行的关键部件质量可靠、使用效果最好等方面综合分析科学定价。严谨简单 2 的以最低价定标的貌似负责实为不尽职的做法。,五,可追溯原则 凡涉及招议标采购的一切活动均须有翔实明确的文字记载并分类建档以便招标采购活动结束后进行监察审计、审核和责任追究。，六,监督制约原则 1(招议标工作必须按照“集体决策、透明管理、民主监督”的工作程序进行实行阳光采购杜绝暗箱操作。2（招标采购和竞争性谈判等受监察部门的监督并接受质询。3（采购人员的选拔和使用必须坚持德才兼备、清正廉洁、忠于公司的用人标准签订经济责任保证合同书。4(各公司、供应管理委员会、监察委员会、监事会

5、等部门要制订举报制度、设立举报箱开辟举报通道为接收各类举报提供便利。5(特殊情况下招议标要有监察部门的过程监督。(集团公司所属的招标采购接受全体员工和供应商的监督。三、工作职责 ,一,集团供应管理委员会是集团公司招标定价的管理部门负责招标采购活动的全面指导、管控工作。，二,供应管理委员会监察管理处是采购计划的管理、供方审核、价格监管部门负责对使用单位上报的采购计划、各采购部门合同定价及分供方进行审核对计划的“五性”、供方合格性、定价合理性负责。,三，供应管理委员会招标处是招议标活动的监控和实施部门负责招议标活动的组织实施、招议标采购合同签订、合同报批及相关档案管理工作实行公平、公正、透明招标。

6、招标形式分为委托子公司独立招标、参与协助招标和具体组织实施招标三种形式招标处对招标的成效负责。3 ,四，供应管理委员会供应处是供应管理委员会招标、采购合同的执行部门是与使用单位对接的主要责任单位负责招标、采购合同的具体执行、结算及招标标底价格的预测工作对预测价格的准确性、招标合同执行的成效负责。,五,各子公司供应部门对本公司物资采购工作负责.,六，监察委员会、财务委员会、监事会等部门是招议标活动的监管部门对招议标活动进行监督、监管。四、招议标工作流程及具体要求 ,一,招议标采购工作流程 性价比会/监察管理处监察 使用总经理 招标处 供应处 定标小组 供方管理科 管理处 单位 开始 不合格？审核

7、是否审批?接收计划 为合格供方 审核?编制月度合格？接收申请 申购计划 合 不合格 格 不合格 组织市场审核 询价/对标？汇总整合计划 分解计划建立督?制作招议标书 合办考核台帐 格 提供预测？制作招议/对标价 反馈 核对反馈计划修正并重标申请 并反馈至使用新上报 审核 单位 提供历史价？制作标底 格和预测价 组织招标 出具招议标?签审?定标 报告 签订合同 14 合同审批 合同管理？15 执行合同?结束 4 ，二,具体要求 1(采购计划的上报及审核 监察管理处计划科对使用单位上报计划进行审查、核对将合格计划下发至相关采购处室采购处室接收的采购计划必须有准确的名称、技术规格型号,附图纸、技术协

8、议等，、数量等属固定资产、大型设备或备件的还须有准购报告等.具体要求见采购计划管理制度。2(采购计划的接收与审核 1，采购处室在接到计划科下发的采购计划后制作招,议,标申请.,2,招,议，标申请由三部分组成即招标申请审批表、招标明细表及招标说明具体内容及要求如下:提交招标申请审批表:要求规范准确的填写推荐投标厂家、联系人、电话/传真且推荐投标厂家必须是合格供方。a。各子公司自采物资的招标申请需由其归口主管副总经理审批后每月分 3次递交至招标处。.供应处的招标申请由其所属处处长审批后每周分 2 次递交至招标处。c工程项目招标申请按龙成集团工程项目管理暂行规定报批后每月分 3次递交至招标处.招标明

9、细表:要求完整准确的填写物资名称、物资编码、技术规格型号、数量,材质及重量,、历史价格信息等特别要做好预测价的测算工作申请人要根据前批价格、目前市场材料涨跌价等因素准确预测本标的价格。招标说明:必须有具体的、适宜的质量要求，附图纸、技术协议，、明确的供货范围、供货日期、计量方法、包装形式、运输方式、验收标准、历史价、预测价、建议付款方式、质量问题 处罚、违约处罚、投标信誉保证金以及在公司检修或安装期间的安全责任条款、合同期限等条款。对重要物资以及重大设备、自控、计量类设备等除招标说明外还必须附相应的技术协议或技术要求，工程项目、技改类还应附可行性报告及工程预算等。3(招,议,标申请合格供方的审

10、核 供方管理科接到招标申请后对申请推荐厂家是否为合格供方进行审签并根据招标物资明细进行询价或对标在招标开始前 1 天将询价或对标结果递交至招标处为招标处制订标的和性价比会议定标提供参考意见。4（招标前的保密工作 在招,议,标前任何部门不得透露推荐投标单位信息或对推荐投标单位进行询价。5（招,议,标的组织实施及管理 ，1，确定采购形式 铁料、钢材、废钢、煤焦类采购根据市场行情由供应处组织本部门集中商讨确定采购价格及采购量。单批次总金额在 50000 元以下的物资采购供应处、招标处按各自权限通过询价比价采购。在一个时间段价格波动不大、紧急采购计划等不适合招标采购的物资供应处可根据前期价格结合市场情

11、况直接采购。其它类物资经招标处招标采购合格投标方的数量是中标方的三倍以上的招标采购不足三倍的议标采购对标的透明且市场竞争激烈的竞标采购。，,拟定招标采购周期 供应处、招标处根据采购计划、以往年度需求情况、生产经营需求变化及市场价格走势等情况经济合理地拟订各类物资的招标采购周期,项目建设所需物资根据项目建设进度适时进行。6 招标周期分为定期式和定量式两种招标处最终决定对某一物资采用定期或定量采购。定期式即集中招标分为每季度一次、每半年一次、每年一次采购.定量式即严格依据采购计划实施招标该批业务完成后若要再采购需重新招标。，3,接收招标申请 招标处对各单位提交的招标申请进行审核包括招标申请的合规性

12、、拟定招标周期及采购形式的合理性、各项技术指标的完整性及权威性。对不符合要求的招标申请退回提交部门再补充完善直至符合要求，对符合要求的招标资料予以接收并进行登记建立台账。招标处可依据情况增减招投标单位变更招标周期及采购形式但增加的投标单位必须为合格供方,非采购物资招标增加或减少投标单位需充分征求招标申请单位意见,确保适宜招标物资的合格投标单位不少于三家 ,，编制招标计划 招标处对合格的招标申请根据生产需求结合市场行情编制招标计划按照内部分工及招标周期确定具体的经办人、招标日期、明确招标形式报招标处处长审定并向相关人员公布.，5,常规物资招标在个工作日内完成非常规物资在技术协议签订后 7 个工作

13、日内完成。,实施招标采购。，发布公告 招标处按程序发布公告,通过龙成报、报栏、网络等多方公告确保公告发布广泛,明确招标时间招标公告时间一般不少于 3 天.发放标书 向受邀单位发放标书标书需注明资质材料、授权委托书、足额的信誉保证金以及招标前的相关准备工作和投标时间、地点等招标相关事宜使每个投标单位都清楚明了.发出邀请后要保持联系力争被邀请单位能全部按时参加投标。现场招标及开标 a。按招标计划在规定的时间、地点召集所有投标单位进行招投标工作.b.整个招投标过程都必须有不少于人同时参与，其中 1 人为该项目招标的责任人,招标经办人员必须将参加现场招标的投标人的身份进行核实、登记、备查.c.招标前收

14、全信誉保证金,投标方可以以账上老款做担保但必须开具正规收款收据,凡是没有交纳信誉保证金一律不得参加投标。d。使用单位对标书内容及招标采购物资规格型号、相关技术要求等解释清楚解答投标单位的合理提问必要时招标处可抽调相关单位的专业技术人员、使用单位人员或提交招标申请人员协助招标。e。招标经办人在招标前要让投标人阅读现场招投标纪律及注意细则并签字存档明确投标单位应注意的事项务必使每个投标单位都清楚明了。f招标经办人要维持招标现场秩序分开各投标单位让其单独填报投标书防止投标单位之间串标发现异常情况或有串标行为的要立即汇报并当场取消其投标资格或作废标处理。招标经办人在投标单位填写标书时不准与其交谈不准看

15、其标书上填写的内容。g。投标单位标书填好后按要求投入标书箱内或由招标经办人在规定时间同时收取标书投入标书箱或被收取后一律不准更改待标书全部收齐后由招标经办人进行汇总。h最终报价应有招标经办人人以上共同在报价单上签字确认以示监督并对价格准确性负责。非现场招标及开标 a。按招标计划由招标经办人在规定时间通知所有投标单位以传真或电子邮件形式进行报价在我方现场工作人员不少于两人的情况下方可开标由两人同时签字确认价格。b。所有参加开标人员均须做好保密工作除招标人员按正常程序公布中标情况外任何人不得以任何形式将开标过程及内容向他人透露.招标经办人收齐所有招标书后要及时将投标单位名称填入“非现场招标开标记录

16、”。d.开标后开标人员必须认真审阅各投标单位的投标书同时由招标经办人员根据各投标单位所报价格及更改的有关数据如实、详细填写“开标记录”，或招标明细,等。e.所有参加开标人员都必须在“开标记录上亲笔签名对所记录的开标内容进行确认.f。工程项目建设类的技术标书由招标经办人员转提交招标申请部门由提交招标申请部门组织审核、汇总,重大设备、自控、计量设备类由招标处抽调专业技术人员进行技术论证统一形成正式的技术协议文本参与审核人员审核签字后交招标经办人员必要时可对重大设备、成套设备、总承包工程在二次投标前由招标处通知相关部门向投标单位进行技术交流或答疑。招标经办人员根据第一标开标意见,包括确定的二次报价的

17、单位及第二次报价价格的要求,通知相关投标单位在正式的技术协议文本上签字盖章和进行二次报价各投标单位签字盖章的技术协议和密封好的二次报价在规定时间内交招标经办人员。对不签技术协议或不能满足技术协议要求的二次报价作废标处理 9 招标经办人员根据第二次开标意见进行商务谈判。,7，定标 招标处或招标小组根据投标单位的合格供应商等级、产品质量、技术能力、价格、综合信誉、产品质保期、推荐投标单位以前所供物资在本公司使用的质量情况等结合实际供货能力、预测价、前批供货价、供方管理科询价或对标价、采购询价及招标情况按照综合性价比研究提出预中标单位、预中标价格报招标处处长审核采购业务经供方管理科审核后报供应管理委

18、员会性价比领导小组研究定标,非采购业务的定标需与招标申请单位沟通形成初步定标意见后上报供应管理委员会。定标前任何人不得透露招标信息 标的在50 万元以上的独家议标、与集团公司有利害关系的客户参加的物资招标、近年来容易出现问题的物资招标及涉及员工切身利益的物资招标等特殊、敏感类物资定标在性价比委员会形成初步定标意见后报主管副董事长、董事长定标.轧辊、支承辊、钢包耐材类及单价在100 万元以上的设备或标的在00 万元以上的重大招标项目定标在性价比委员会形成初步定标意见后报主管副董事长、董事长定标 单批次50 万元以上的、在准建，购，报告范围内的项目建设类定标在性价比委员会或定标小组形成初步定标意见

19、后报主管副董事长、董事长定标。废标：经招标处处长批准后不符合要求的招标可作废标处理废标也要公布。，8,信誉保证金的退还 公布中标结果后未中标单位的信誉保证金由招标处办理退还手续。中标单位的信誉保证金待合同执行完毕由合同执行部门 0 在保证金收据上审核签字确认后经招标处处长审批后到招标处或财务处，电汇部分，无息全额退还。，9,竞标 经过对市场调查了解透彻的设备、产品物资等可以以竞标的形式组织.6(单批次总金额在00050元的采购业务招标处可采取询价比价的形式洽谈定价报性价比会议研究审批供应处签订合同简化流程提高效率。五、供应处实行询价比价采购的流程及要求 ，一，采购流程如下 监察管 供应管理委监

20、察管理处使用单位 供应处 理处 员会总经理 供方管理科 开始 合格?编制采购计划 审批 审核 审核 审核 不合格 不合格 不合格 合反 格 馈 询价比价 签订合同 执行采购?合同管理 结束 ,二，具体要求如下 1(适应范围:，1，采购量小、价值不高,单批次合同额在 2000 元以内，11 且距前次采购时间不长、价格不高于前批采购价的物资。，2,钢材类、铜、白银、铝等依据网价进行定价的物资。3，从接到采购计划到合同签订完毕要求时间不超五天的，紧急采购。2(要求：属供应处询价比价采购物资由供应处自行询价比价报监察管理处审核并经供应管理委员会总经理审批后方可实施。六、子公司自行采购流程及要求 ,一,

21、各子公司采购流程如下 分公司总经理或监察管理处分公司供应部门 使用单位 主管副总经理 供方管理科 开始 合格?编制采购计划 审批 审核 审核 不合格 不合格 合 格 反 馈?询价比价 签订合同 执行采购 合同管理 ,二,具体要求如下 1(适宜招标的按招标采购流程实施招标采购,不适宜招标的由各子公司通过询价比价确定采购报供应管理委员会监察管理处对采购定价进行审核.监察委、财务委、供应管理委员会对其采购效能进行稽查评价若不能很好履职取消自采权限。2 2(适应范围：汉冶供应部门负责非标制作件自用载重汽车、铲车备件的采购,特材供应部门负责除铜、银、铬、锆、镁、铍铜、坩埚、漏斗、捣打料、高铝水泥、油脂、

22、煤、电脑、空调、福利外的物资采购，冶材供应部门负责除燃料、辅料、福利外的物资采购.各子公司设备的维修、维护、保养业务由各子公司自行组织实施。七、合同签订 ,一,原则上除零星小额能即时清结不宜签订合同的采购外一般在00元以上的采购必须签订采购合同，50元以下根据实际由采购科室确定是否签订合同,。不签订合同的物资采购依据直接领导,经理级以上，人员审核,签字,的采购订单及到货通知单办理入库.,二,分类统一合同文本 由行政委员会法律事务部、供应管理委员会共同研究分类确定统一的合同文本法律事务部派员驻供应管理委员会负责对每份合同进行全面审查。，三,合同签订职责分工 1（生产类招,议,标物资由招标处依据定

23、标结果签订合同并按规定的审批权限逐级报批。工程项目、建设、技改类由实施单位根据招议标结果,中标通知书,签订合同.2（属子公司采购权限内的物资由子公司供应部门负责签订合同并按规定的审批权限逐级报批。（监察管理处负责对供应管理委员会签订的合同进行统一编号、存档。,四,招议标、采购合同审批流程及权限 1。进口矿、煤焦、废钢类及单笔价值在00 万元以上的设备、备件合同分别经合同签订部门科长、所属处处长、监察管理处计划科、供方管理科、供应管理委员会总经理、主管副董事长、13 董事长签批后方可履行盖章手续。2(标的在 5万元以上的独家议标与集团公司有利害关系的客户参加的物资招标近年来容易出现问题的物资招标

24、涉及员工切身利益的物资招标标的在 500万元以上的招标等特殊、敏感、重大类物资招标合同分别经合同签订部门科长、所属处处长、监察管理处计划科、供方管理科、供应管理委员会总经理、主管副董事长、董事长签批后方可履行盖章手续。(合金、辅料、耐材类金额在 300 万元以上及单笔价值在 5000 万元的设备备件合同分别经合同签订部门科长、处长、监察管理处计划科、供方管理科、供应管理委员会总经理签批后报主管副董事长签批后方可履行盖章手续。4（其它类物资采购合同分别经合同签订部门科长、所属处处长、监察管理处计划科、供方管理科、供应管理委员会总经理签批后方可履行盖章手续。5（附有准购报告的非工程、非生产类固定资

25、产合同、大型备件采购合同供应处询价比价采购合同子公司采购合同按对应职责、级别及金额审批。（合同审批流程见附表。，五，相关要求 (所有合同文本代表栏必须由具体责任人及直接上级亲笔署名,合同审批的各个流程节点即时审核特殊情况不得超过半个工作日.(5000 元以上不经过招标的合同必须报监察委员会备案。,六,招标采购合同正本我方至少保留一式四份合同签订完毕后由招标处存档一份一份转监察管理处存档一份交合同签订人传递给供货方另外一份交供应处室执行合同进行结算 八、招议标工作评估 ,一,供应管理委员会招标处负责对每月招议标工作进行一 14 次评估.（评估内容包括以下几个方面:，1,对招标采购物资尤其是周期性

26、采购物资和价格波动频率较快物资从成本构成、价格波动因素、市场供求状况、产地分布、供货厂家情况等做出价格分析.,2，依据分析状况评估招标成效分析招标过程中面临的主要困难及存在的问题与不足提出改进方案。,3,根据评估分析情况作出后期价格走势预测对于后期同类物资采购提出建设性意见为后期采购提供有力指导。(撰写招标评估报告在招标处内部进行评审通报并进行存档 ,二，将有价值信息或建设性意见上报供应管理委员会领导班子商议研究为采购决策做指导.九、档案管理 ,一,集团供应管理委员会招标处、供应一处、供应二处和子公司供应部门要建立健全采购与招标的相关档案。，二,档案至少包括以下内容:1(信息收集档案,2(采购

27、与招标情况档案,3(合同档案,4（采购员采购记录档案,5（投诉与质疑档案,6(采购与招标、货物验收相关问题的处理档案，（招议标工作评估.,三,监察管理处指定专人管理保存供应管理委员会签订的合同分类整理建档不经批准他人不得查阅 十、纪律、考核与责任追究 ,一，纪律 15 1（采购与招标人员与客户有利害关系或客户认为其与其它客户有利害关系并经确认的必须回避。（集团公司任何领导和任何人不得违反本办法向采购和招标人员授意、施压、干预选择供应商、招标和采购对干扰正常招标采购工作秩序的任何单位和个人都有权举报并由监事会、董事会予以查处。3(招,议,标采购严格执行阳光廉洁管理暂行规定.(采购和招标人员:，1

28、,不得违背招议标管理制度的基本原则.,不得刁难客户、设臵障碍。,3，不得从“三无”和“二手厂商采购。,4，不得弄虚作假、推诿拖延。，5，不得隐瞒应该公开的所有信息.,6,责任处、科必须在规定时间提交相关价格、数据等上、下游需要的文字材料不得借故影响招标时间或效果。（供应商和投标人违犯本办法和有下列行为的据情给予取消供应资格 3-12个月的处理。能核算出直接损失的按直接损失的连带处罚直接损失 25 倍的罚款，不能核算出直接损失的连带处以 500500元的罚款。后果特别严重、触犯刑律的移交司法机关处理:,，违犯诚实守信原则、利用欺诈手段非法取得供应资格的，,2,向采购与招标人员行贿、以其他客户的资

29、质冒充或通过其它不正当手段成为供应商或中标的，3，违犯招投标管理纪律的，,4,不按合同执行造成我方停产、质量问题、经济损失的，,，客户违背公司制度为不到期的付款托关系、找门路、行贿的,，6,在合同签订过程中单方面修改技术指标、付款办法等 16 关键约定数据或条款的,7,在以往采购、供货过程中发生问题或产生异议较多的。,二，考核 1(供应管理委员会监察管理处定期对所有物资采购进行监督对不经过招标的物资采购进行稽查,定期不定期地对招标计划完成、招议标制度执行、合同审核执行结算、招标采购资料保密、档案管理等实施情况进行稽查。对各节点出现的问题进行汇总上报运营委员会每项次/天按。5 分予以考核.(招标

30、处定期不定期地对招议标制度执行、招标资料保密实施情况、招标工作规范性、投标保证金收交情况等进行检查纳入月度绩效考核。3(监事会、监察委、财务委员会等部门定期不定期地对供应管理委员会招标、采购工作进行监督检查。4（招，议,标过程出现违规违纪、各种失误与事故按公司制度予以考核。,三，责任追究 各单位、责任人在各环节不尽职而导致不能保证生产、建设所需的严格按“四不放过”严肃处理。情节严重者移交司法机关处理。十一、附则 本制度自下发之日起实施建设、工程类招标及合同审批按龙成集团工程项目管理暂行规定执行。附:河南龙成集团合同审批表 二 0 一二年四月十一日 发至:董事长、副董事长、监事长、董事、总监、副

31、总监,级，各委员会、公司、处、办、分厂、部、科室 ,共印 125 份存档 2 份，17 附:河南龙成集团合同审批表 合同编号：名称 标的 买方 一、万元 概况 供方 类别 原辅材料?燃料？合金?耐材？电器？备件？劳保?空调电脑?运费?其它?二、计划主办 车间主任 分厂厂长 主管领导 使用 计划 单位 审定 招议标 是否评审 招议标主办 招议标主管 采购主办 供应处长 招?评 审？议?没评审?三、合同 供方管理科监审 计划科监审 法律事务部 签审 签字日期:签字日期:签字日期：供应总经理审批 使用单位副总经理 使用单位总经理 四、合同 审查 签 签字日期:签字日期：签字日期:主管副董事长 董事长 五、批准 签字日期:签字日期:六、其它 填表说明:1（一、二两项由合同签订单位依据采购计划审定后相关签字结果填写不需本人签字。2(此表的批准作为合同盖章、对采购计划、合同相关失误、失职人员追究问责的依据。3、本表适用于生产类物资及非工程、非生产类固定资产采购合同。8