欣和投资管理责任公司管理咨询报告办公室管理规定674.pdf

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1、 欣和投资管理责任公司管理咨询报告办公室管理规定 Final approval draft on November 22,2020 北京欣和投资管理有限公司 办公室管理制度 第一条 为使办公室有一个良好的对外窗口形象，提高办公室人员的工作效率，加强办公室各项工作的管理，保持一个安静、清洁、舒适的工作环境，特制定本制度。第二条 员工有责任爱护公司工作环境的整洁和卫生。第三条 员工必须经常保持衣冠整洁、大方、得体，精神饱满，头发梳理整齐，在工作时间，办公室男士须穿西服或衬衫、皮鞋，女士穿套装裙或裤、皮鞋。第四条 接电话时要使用礼貌用语“您好！欣和公司”，通话时要注意保持合适音量，以免影响他人工作，

2、不允许长时间响铃而无人接听，接听电话时应做好电话记录。第五条 非本公司人员来访，办公室人员应主动接待，并根据情况予以引导。第六条 对于非预约来访者，应详细了解来访者姓名、单位、来访目的、联系电话等，报办公室主任或其他相关人员处理。第七条 传真机由办公室秘书负责操作及管理，其他人员禁止使用，如属人为原因损坏，需照价赔偿，并视情节轻重给予一定的处罚；传真统一由办公室秘书负责接收，登记后尽快发放给收件人，各部门将需发出的传真交由办公室秘书，登记并发出；国际长途传真件，须经总经理助理批准后，交办公室秘书传真；办公室秘书应经常对传真机进行检查、保养，以保证其正常运作；传真机仅公司业务联系使用，不准作为私

3、人用途。第八条 复印机由行政主管管理并对复印机进行卫生清洁、日常保养工作，以保证其正常运作，不得使用复印机复印私人材料。第九条 总经理助理以上管理人员由公司配备手机，每月可报销通话费 200 元，超过部分自理（与电话费合计，按季结算）；部门经理根据工作需要可配备手机，每月可报通话费100 元；以上人员自备手机者，按上述标准报销通话费。以上均需通话费凭证为依据，未达到报销标准的，实报实销。第十条 对规定不宜外传的文件、资料应用碎纸机销毁。第十一条 办公用品分为消耗品、管制消耗品及管制品三类，具体分类如下：消耗品类：签字笔、电池、铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、标签纸、

4、笔记本、复写纸、卷宗、便条纸、信纸、横格纸、橡皮、夹子、印油、圆珠笔、钉书钉等；管制消耗品类：白板笔、萤光笔、涂改液等；管制品类：剪刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、算盘、计算器、印泥、印台等。第十二条 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系应由个人使用保管的用品，如铅笔、胶水、橡皮等。“部门领用”系本部门共同使用的用品，如打孔机、大型钉书机等。第十三条 消耗品可依据年领用量，经验估算等设定限制基数，并可随部门或人员工作性质的改变适时调整；管制消耗品应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧换新，但纯消耗品（如横格纸）不在此列；管制品应由各使用单位造册登记，建立保管作移交手续，如有损坏，可以旧品换新品，如遗失应由责任人或部门自购赔偿。第十四条 管制品领用需提前5 日向行政主管提出请购单。第十五条 总经理办公室所属的行政主管负责办公用品的和发放，并控制办公用品消耗。第十六条 办公用品由行政主管负责采购。有采购不易或耗用量大者，可酌予库存。特殊办公用品经行政主管同意，可由使用单位自行采购。第十七条 人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交行政主管。