文件和档案管理制度 (2).doc

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1、文件和档案管理制度 编号：AQ-BZH-009-A1 目的为了对平安标准化的文件和档案进行把握，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。2 责任部门、人员职责及权限2.1 主要负责人组织平安标准化运行文件的编制，并平安办公室帮忙各部门编制2.2 主要负责人负责平安标准化运行文件的批准2.3 平安办公室、行政部负责平安标准化文件与资料的收集、修订2.4 行政部负责平安标准化文件的发放、把握管理，并负责文件和档案整理、分类、保存、归档、借阅和销毁2.5 各部门负责人负责本部门平安标准化文件的修改、补充2.6 主要负责人负责过期或废止文件资料的销毁批准2.7 平安生产领导小组负责平安生产规章

2、制度和平安操作规程的评审、评估2.8 文件的持有部门（人）负责妥当保管和使用有效文件3 流程、形式3.1文件资料把握3.1.1 外部文件与本厂有关的上级机关或行业协会下发的打算、批示、规定、通知等3.1.2 内部文件平安标准化文件及相关记录、平安生产档案本厂的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记录等3.1.3 法律、法规、地方规章与平安生产有关的法律、法规、技术标准、工具书等3.2 文件的编号 本厂依据平安标准化文件的管理需要将平安标准化文件进行编号： 平安生产管理制度：编号为AQ-ZD-序号-版本号平安操作规程：编号为AQ-GC-序号-版本号表单：编号为AQ-BD-序号（三位）-版本

3、号版本号格式：（A、B）3.3 文件和资料的管理3.3.1 文件的发放按文件规定的发放范围由行政部负责，并作好文件发放记录。3.3.2 平安办公室、行政部负责文件资料的准时修改、补充或换版，准时更换新版本和更改有效文件资料清单，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。3.3.3文件的持有部门（人）负责妥当保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，准时向行政部报告。3.3.4 本厂全部与平安生产有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由行政部文控中心负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。如发生丢失或损坏，准时报行政部文控中心进行处理。3.3.5 主要负责人及各部门收到的与平安生产有关的外

4、部文件应准时交由行政部文控中心登记，并下发到相应的部门，做好文件发放记录。3.3.6 借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥当保管，不得损坏、丢失，并按期归还。3.4 平安标准化文件的修订平安标准化文件的修订由各部门主管提出，或由平安办公室依据文件运作状况随时提出修订，由平安办公室组织修订，经批准的修订后文件由行政部下发达工作相关部门，并做记录。3.5 平安标准化文件的保存3.5.1 外来文件由行政部接收和保存，填写外来文件清单，经主要负责人批准后，把握发放，以确保其适用范围性和有效性，并填写文件发放记录。3.5.2 内部文件由行政部保存。3.5.3法律、法规、地方规章、平安标准等

5、由行政部负责保存、借阅等管理，应填写适用的平安生产法律法规及其他要求清单3.6 平安标准化文件的作废与销毁3.6.1 作废或失效文件资料，由行政部负责按文件发放记录，从有关部门的使用现场收回并记录、标识。3.6.2 作废或失效文件资料由行政部文控中心统一销毁。3.6.3 需留作原始资料和存档保存的作废文件，除加盖“作废”印章外还要标注“作废留存”字样，隔离保管，防止误用。3.7 文件保存期限及形式平安标准化文件保存为三年，各类记录保存两年。保存形式为纸质资料及电子文档相结合，各类记录以纸质资料保存。4 平安生产档案对下列主要平安生产资料进行档案管理：平安生产会议记录（含纪要）平安费用提取使用记录员工平安教育培训记录劳动防护用品选购发放记录危急源管理台帐平安生产检查记录授权作业指令单事故调查处理报告事故隐患整改记录平安生产奖惩记录特种作业人员登记记录特种设备管理记录外来施工队伍平安管理记录平安设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）有关强制性检测检验报告或记录新改扩建项目“三同时”风险评价信息职业健康检查与监护记录应急演习信息技术图纸等。5 记录 5.1 文件发放记录 5.2 外来文件清单5.3 适用的平安生产法律、法规及其他要求清单5.4 平安标准化文件评审表5.5 文件修改申请表5.6 平安标准化文件修改页编制人审核人批准人实施日期2013.1.1