公司电话管理制度10758.pdf

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1、 电话管理制度 1.目的 为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。2.范围 本制度适用于公司所有职能部门、各经营总部。本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机。3.原则 公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展,公司不允许员工利用公司的通讯工具进行私人用途.4.固定电话管理 4.1.公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况,为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。4.2.员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了,接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，(员工姓名）。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。4.3.固定电话一般不开通外线功能。

2、各部门员工因为工作实际需要而拨打外线功能的，须提出书面申请，经部门经理初审,人力资源主管批准后方可开通给以设置拨打外线密码.4.4.拨打外线密码由员工个人负责使用管理.不得借予他人拨打，一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费,并按公司奖惩条例给予相应的处分。4.5.未经公司或电话密码所有人的同意,盗用密码拨打私人电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的话费外,还可视情况严重,给予记过以上的处分.4.6.禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如接听私人电话,应长话短说,以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟.4.7.严禁员工利用公司电话(包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，一经发

3、现证实，给予记过以上的处分。4.8.已经有拨打外线密码员工一经离职，本部应马上将该员工的上报给人力资源部撤销密码,如果未及时上报而产生话费由部门负责人承担。4.9.总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要，申请配置直线电话,如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申 请。4.10.申请配备直线电话,一律报公司总经理批准。5.传真的管理 5.1.公司传真机由使用部门指定人员负责管理.需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写发送传真登记表后方可使用传真机。5.2.负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关

4、事务.5.3.发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。5.4.传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人，对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时予以清理，保证传真机桌面的整洁有序.5.5.对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。5.6.对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密.5.7.员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件.6.附则 6.1.本制度由人力资源部制订、修改并负责解释.6.2.本规定自发文之日起生效 7.附件 序号 编号 版本 名称 附件 发送传真登记表 附件 2 固定电话安装申请表 发送传真登记表 序号 对方传真号码 文件名称 页数 签字确认 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 固定电话安装申请表 填写日期：部 门 姓 名 职 务 申请理由 功能要求 电话类别 直线电话 分机电话 传真号码 开通权限 国际长途 国内长途 仅限市话 内线功能 其他功能 部门审核 人资部复审 总经理审批 备注:此表单仅限号码功能及线路安装申请，电话机、传真机硬件设备请按照物资申请流程执行。