财务领域中财务机器人的运用14770.pdf

《财务领域中财务机器人的运用14770.pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《财务领域中财务机器人的运用14770.pdf（14页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、财务领域中财务机器人的运用 摘 要：基于机器人流程自动化技术的财务机器人的应用，对优化及改进企业财务共享中心业务流程提供了新的技术思路。文章对财务机器人的适用性及价值使用进行了梳理，针对其在集团企业业务流程中的应用主要从费用报销流程、采购到付款流程、总账到报表流程、资金管理流程及税务管理流程五个方面展开具体分析，并在此基础上提出了日常维护计算机软件设施、收集财务机器人运营反馈及合理调整机器人配置的应用建议，期望对财务机器人在集团企业中的顺利运行有所裨益。关键词:财务机器人;机器人流程自动化技术;财务共享中心;一、引言 伴随着云会计、移动互联、人工智能及大数据技术的迅速发展，推动了企业财务管理模

2、式的变革，在此背景下，有效整合企业的财务业务并对其进行流程再造，实现业务流程标准化及组织结构优化已发展成为企业提高服务质量、降低财务成本、加强管理效率的重要目标。2017年财务机器人在德勤、普华永道、安永及毕马威四大国际会计师事务所中相继被推出，标志着机器人流程自动化在财务领域的应用正式拉开帷幕。机器人流程自动化是在人工智能基础上提出的一种自动化软件解决方案，其主要通过使用用户界面层中的技术，模拟手工操作处理具有复杂性的工作，对推动财务智能化发展具有显着优势；而财务机器人作为机器人流程自动化技术在财务领域的具体应用，不仅可保障企业管理决策和企业业务发展的数据需求，还可为企业财务转型提供数据支持

3、，是发挥财务大数据中心作用及企业顺应数字化变革的有效工具。财务机器人模拟人类操作以自动化代替手工操作，使财务人员从重复性高、交易量大且附加值低的审核凭证和其他文章的乏味业务中解放出来，从事更有价值、有创造力的工作，使人力资源分配在更多的增值业务上，在优化财务业务流程的同时，提高业务处理效率和质量，为财务共享模式下企业财务业务流程的优化注入新的活力。二、财务机器人的适用性与价值使用分析 （一）财务机器人的适用性分析 财务机器人高效运作的关键在于运行环境是否支持财务机器人处理不同流程及任务，进一步为财务机器人在企业中的应用提供必要性及可行性，针对其适用性共有四种表现：其一，模拟人类进行简单重复的操

4、作。财务工作中存在许多具有流程固定、规则明确、重复性高且附加值低等特征的流程环节，这些环节往往需要人工重复的进行操作，财务机器人在该类环节的应用在降低人工错误率的同时，减少了人工成本1。其二，适合处理量大易错业务。企业数据的验证、整合、核对、计算等过程涉及工作量大，需投入较多的人力物力财力，导致企业成本高且资源占用多，再者由于人工操作误差较大，而财务机器人在此类业务中的应用在批量处理企业数据的同时提高了数据处理的准确性2。其三，7*24 小时工作模式。财务机器人不同于传统的财务人员，其作为一种机器处理程序，具有较高的峰值处理能力，能够随时进行高强度工作。其四，多个异构系统。财务机器人借助脚本语

5、言或用户界面实现多个异构系统交互，而对于异构系统间的数据流转问题，财务机器人的应用并不会对企业信息系统架构造成影响。（二）财务机器人的价值使用分析 规范标准的流程、数字化结构化的数据准备、稳定的操作环境及相关技术人员的储备是财务机器人在企业中实施及应用前提条件及准备。目前而言，随着经济的快速发展，诸多企业为获取更大利润，开始采用一系列方法来提高企业内部财务工作效率，开发传统模式下的财务软件及增加人力是当下企业普遍采用的方式，但实际上前者存在系统升级周期长的问题，后者则会增加成本，导致企业内成本和效率难以同时兼顾，此时财务机器人的出现为企业工作效率提高带来了新的突破口，其主要具有四个优势：一是具

6、有较强的流程管控性。财务机器人的高可视性及可访问性使管理员借助管理终端实现对财务机器人的实时监控及分配管理，确保流程的高准确性；二是有助于企业实现流程优化3。工作流程模块化是财务机器人的功能之一，可在业务流程中以自动执行命令替代人工操作，实现流程优化；三是业务处理效率高。传统的人工操作难以进行高强度工作，财务机器人的 7*24 小时的工作模式可实现长时间不间断的从事重复性工作，工作效率发生了明显的提高，此外，财务机器人的维护及升级相较于财务信息系统而言成本更低，进一步降低了企业成本；四是实现多个业务系统的联通。财务机器人通过自动化特性实现整个业务流程的自动操作，最大程度的消除因个人原因造成的操

7、作失误，而且由于整个业务过程具有全面且完整的追踪记录，可降低企业业务风险，促进企业可持续发展。三、财务机器人在财务领域中的应用分析 管控与合规、绩效管理、预算管理、档案管理、税务管理、资金管理、总账到报表、存货到成本、固定资产管理、订单到收款、采购到付款及费用报销是财务共享中心中财务机器人可适用的相关流程（见表1），由于涉及流程较多，本文将选取费用报销、采购到付款等五类典型流程进行详细的应用分析。表 1 财务共享中心汇总财务机器人的应用流程 （一）财务机器人在费用报销流程中的应用 由于费用报销流程涉及人员较多，其在财务共享服务及财务机器人中应用频率较高，应用流程如下：（1）报销单据接收。发票是

8、费用报销流程中最关键的一项内容，多数企业仍采用纸质发票，在对发票进行邮寄、录入、粘贴、报销等过程中容易出现发票遗失、损坏或造假问题，进一步造成企业内人财物资源的浪费，基于机器人流程自动化技术的财务机器人出现克服了上述发票运作中存在的问题，企业的相关财务人员将企业内各部门及个人提交的各类单据和发票统一收集起来，由财务机器人利用 OCR 扫描所有单据和发票并进行自动识别，再经过分类汇总及分发传递等流程完成前期工作，最后财务机器人发票信息自动生成报销单据，与此同时，相关报销员工应登陆企业内部报销平台，选择自己提交的报销信息，并进一步提出报账申请。（2）费用报销智能审核。报销单据在进行报销前需经过企业

9、财务共享服务中心稽查处的真实性排查，排查时会自动汇总财务共享中心收支数据库系统和企业财务系统中与单据相关的数据信息进行数据一致性对比，对账一致后则转入财务部，此时借助大数据技术自动生成记账凭证，财务机器人对确认无误的凭证进行审核4。财务机器人在审核前需由相关技术人员在费用报销系统中嵌入经研究讨论通过的报销审核规则，其主要按照设定的规则及逻辑进行报销标准审查、发票真伪和重复验证、预算控制等审核操作，审核完成后详细记录审核结果并及时向有关部门进行反馈。（3）自动付款。审核通过后的报销单在系统内自动生成付款单，随即进入资金结算处，资金结算处根据付款单信息在指令池中自动生成相应的支付指令，指令生成后传

10、至核算处，由相关核算人员对付款金额、账户等信息进行审核，审核通过后资金结算部门则收到相应的付款提示，并对所有发票按信用期限进行排序，根据排好的信用等级的高低顺序，按序实时进行付款通知，此时付款单正式进入待付款中心，在缺少银企直联的情况下，借助机器流程自动化技术下的财务机器人依照支付指令信息自动填写付款信息，填写完成并确认无误后提交至网银完成付款操作。（4）账务处理及报告。财务机器人在完成付款操作前，相关的报销申请人会在内转、进卡、电汇、支票等结算方式中选择自己经常使用的方式以完成确认收款工作，报销人确认收款后资金核算处自动生成对应的付款凭证，并在经过自动提交、过账等步骤后生成财务报告，财务机器

11、人将该报告上交至企业管理层审阅，企业中的费用报销流程正式完成。（二）财务机器人在采购到付款流程中的应用 采购到付款流程的核心在于可以无缝衔接供应商管理、对账、处理发票及付款四个流程，其中请款单处理、采购付款及供应商对账流程是基于机器人流程自动化技术的财务机器人所适用的三个子流程，具体如下。(1）请款单处理。首先进行常规的采购流程，需由具有采购需求的相关人员填写采购申请单，再由业务部门、采购部门审核并签字后交由经理二次审核；审批通过后进行采购预算，在供应商选择方面，应优先选择能够提供配套设施或者服务的产品供应商，相关工作人员应对至少三家的产品供应商进行询价、比价、议价，并最终制定采购预算表及采购

12、评估；此时经理对预算表进行偏差审核，如有偏差需召集相关负责人开会讨论；采购部在得到上级批准后与巡视厂家或供货单位签订采购合同；根据合同内容制定采购订单，并按照订单或合同上的时间进行催货及收货，收货完成后进入请款流程；采购部根据合同及订单信息制定请款单并交由财务部审核，审核完成后借助机器人流程自动化技术对OCR及图像辅助处理功能的有效整合，实现对请款单信息识别与扫描的异步处理，此时企业中的财务机器人在 ERP 系统录入扫描得到的请款信息，并对系统中与此内容相关的入库单信息、发票信息及订单信息进行核对，确保四者的一致性；核对一致后财务机器人将付款信息录入系统中，系统自动生成付款凭证，随即根据凭证信

13、息进行付款记账，记账完成后进行付款环节。(2）采购付款。由于集团企业内应付款数量庞大，人工处理耗时耗力且易错过信用期最后时间点，而机器人流程自动化技术 7*24 小时工作模式可有效的解决这一问题，财务机器人根据信用期的先后顺序按序提交付款申请，并将付款单信息中的付款户名、金额、账号等信息与发票及凭证中信息进行逐一核查，核查无误后提交网银等付款系统执行资金付款操作。(3）供应商对账。相关技术人员在财务模块中设置好对账触发时间，财务机器人在机器人流程自动化技术的基础上在采购管理系统中对供应商进行管理，主要采用模拟人工数据录入的方式，借助预先编制的爬虫程序，对招标、谈判等过程中的供应商提供的公司代码

14、、采购及一般数据等信息进行自动采集，此后在经过确定供应商、签订采购合同、产品入库等环节后，财务机器人登录财务模块提醒供应商进行网上对账，供应商收到对账请求后，向企业提供对账周期内所有的采购信息，财务机器人自行启动对账外挂程序，根据对账明细借助 IIF 等逻辑判断函数，对系统内的退货明细、订单、入库单等信息与供应商出具的对账明细中的供货产品、金融、单价、数量、规格、编号等信息逐一进行核对，若存在差异则自动弹出不匹配项目并迅速通知业务部与供应商进行自查，找出差异并改正后重新提交对账信息，在系统内信息与对账明细完全一致后结束对账工作，供应商在确认对账结果无误后向集团企业开具正式发票。（三）财务机器人

15、在总账到报表流程中的应用 财务系统中总账到报表的整个流程中，财务机器人主要适用于以下三种流程：（1）关账。在启用新账前关闭之前月份的记账功能被称为关账。财务机器人在期末汇总自动进行关账工作，在机器人自动化流程技术的支持下运行 ERP 外围整合系统子模块中的关账检查请求，对企业中存货的确认和暂估、应付款项对账、关联方对账、应收账款对账、销售收入确认、银行对账、现金盘点等内容及相关明细账展开详细检查，若发现存有例外事项，则交由人工进行查验；在关账查验无误后由财务机器人运行 ERP 外围整合系统子模块中的过账请求，将经过查验的明细账数据过入总账，如有例外事项及时反馈并交由人工处理；在明细账过入总账后

16、进行总账、明细账数据校验，具体可通过对试算平衡表与总账/明细账核对、试算平衡表与应收/应付账龄报告核对及试算平衡表与应收/应付账款明细核对等核对方式进行数据一致性检验，若检验存在不一致则由财务机器人反馈与相关负责人进行人工检查；检验结果表现为一致后进行关键科目核查与预警环节，该环节需对税金准确性、负数科目及关键科目进行详细核查，若存有预警项则自动交由人工处理，若没有则标志着关账检查流程结束，账期正式关闭。（2）关联交易及标准记账分录处理。财务机器人自动搜集各子公司中所有的交易信息及数据，并将此类信息进行统一处理，进而实现自动关联交易处理，而对于标准记账分录处理，财务机器人仅需定期记录并结转企业

17、中的账务分录。（3）标准报告出具。报表出具又分为单体报表出具和合并报表出具两种，就单体报表而言，财务机器人执行完成系统数据导出、邮件数据催收、合并抵销、数据汇总等工作后，根据模板出具单体报表；对合并报表来说，单体报表是合并报表的基础内容，集团企业内的各子公司借助财务机器人运行 ERP 外围整合系统中的财务报表请求，自动生成现金流量表、利润表、资产负债表等报表；子公司单体报表生成后运行基于机器人流程自动化技术的报表上传程序，通过该程序将各子公司单体报表上传至合并报表系统；上传成功后合并报表系统自动运行包括合并分录录入与过账、抵销、调整及折算在内的合并报表生成程序，完成合并报表初稿；初稿完成后由财

18、务机器人自动运行核对程序，对关联方进行详细核对，进一步生成关联方往来核对表，根据表内信息自动判别部分往来差异原因，并进行自动调整；财务机器人将差异分录调整完成后系统自动进行过账，其中少量需人工判断的部分应手工录入调整分录，最后运行报表出具申请，系统自动数据最终版合并报表。（四）财务机器人在资金管理流程中的应用 资金管理是企业财务管理的重要部分，主要包括专项资金管理、流动资金管理及固定资金管理三项内容，而适用于财务机器人的资金管理子流程共有支付指令查询、收付款管理等四个流程，具体如下：（1）银企对账。传统的人工银企对账流程需相关工作人员登录资金系统或者网银下载银行对账单，并将其转换为 Excel

19、 格式，随后将 Excel 格式的对账单导入至财务核算系统指定界面的账户中，进一步进行对账并生成余额调节表，上述步骤全部完成后循环往复直至所有账户全部对账完毕；基于财务机器人的银企对账，由财务机器人运行柜面管理系统，在网银中选取其中一个银行对账单，在财务核算系统中选择相关账务数据，对两方数据进行核对，核对完成后自动出具余额调节表，循环往复直到核对完所有的银行账户。（2）现金管理。相关技术人员将企业管理者讨论决定的现金上划线内嵌至系统中，财务机器人在此基础上自动执行现金计划信息的采集与处理、现金归集等财务活动；并在系统内部引入智能算法，同时还需对集团企业的资金收支情况进行实施监控，在充分考虑支付

20、金额、策略及方式等因素的基础上，计算出资金最优组合，完成企业资金的合理配置。（3）收付款处理。财务机器人在确保供应商提供的信息及企业订单信息完全一致时，直接进入收付款环节。（4）支付指令查询。财务机器人可在资金支付指令发出后自动查询支付结果，并且可以通过邮件对查询结果进行反馈。（五）财务机器人在税务管理流程中的应用 财务机器人在税务管理流程中的应用相较于其他流程而言较为成熟，其主要包括自动纳税申报、获取并维护税务数据、核对涉税数据信息等七个子流程，具体流程内容如下：(1）纳税申报准备。借助机器人流程自动化工具，财务机器人在期末通过相关技术人员预设的脚本上自动登录账务系统，抓取固定资产子账目和试

21、算平衡表，随后在国税系统中批量导出增值税认证证据、财务数据等税务申报的数据基础。（2）获取并维护税务数据。该部分主要是编制企业的纳税申报底稿，而底稿的编制需以集团各子公司基础信息为基础。（3）核对涉税数据信息。财务机器人对会计差异、税务、预缴税金、进项税数据差异等需要调整的信息按照预先设定好的规则进行调整，同时财务机器人利用预设的校验公式对税务科目与财务科目等信息进行数字校验，校验完成后由财务机器人将最终数据放置于统一的文件中，此时由相关员工对最终数据进行干预或审查。（4）纳税申报。在确保相关数据审核无误后，借助机器人流程自动化工具执行脚本，具体由财务机器人登录至税务申报系统，并自动导入纳税申

22、报底稿数据，在税务申报系统内根据上传的底稿数据按照特定的逻辑自动生成申报表，此时财务机器人根据申报表的内容自动填写纳税申报表并执行向系统提交操作，完成之后自动保存相应信息。（5）账务处理。此时需要对涉税项目进行账务处理，即编制税务分录，该步骤则需要财务机器人以企业实际的缴税和纳税情况为基础，并自动计算负债、资产及递延所得税金额，在税务系统内完成入账工作。（6）开具增值税发票。财务机器人利用专用开票软件开具相关增值税发票。（7）验证发票真实性。发票真伪的验证不仅可以借助发票的票面信息，还可在国家税务总局全国增值税发票查验平台输入发票信息进行查验，验证完成后自动记录并反馈验证结果。图 1 基于财务

23、机器人的纳税申报自动化流程 四、财务机器人在财务领域的应用建议 （一）设置专业人员负责日常维护财务机器人软件设施 软件工具在财务机器人的运营过程中发挥关键作用，同时也是最基础、最重要的资产，而软件控制是在软件中制定辅助核算编码和分录摘要编制的规则，因此对软件工具进行日常维护及控制可有效避免软件突发性故障的发生，数据录入的高准确性及低人力成本是财务机器人区别于人工的突出优势。首先就数据准确性而言，财务机器人在收到完全准确信息的基础上，其自动录入的准确率可达 100%，但是由于特定的指令是财务机器人进行批量操作的关键，若运行过程中出现错误指令，财务机器人的照常运行将会导致企业面临不可估量的后果；其

24、次就降低人力成本而言，财务机器人以 7*24 小时工作模式最大程度的降低了人工成本，但实际上长时间不间断的工作模式容易缩短计算机硬件的使用寿命，影响计算机软件的顺利运行。基于此，在后期企业也需投入一定的人力物力及财力来对财务机器人的软件工具及计算机硬件设施进行日常维护，而且对于计算机软件的日常维护需建立 软件工具维护日志，并在对财务机器人软件设施展开维护活动时要求财务部门协助 IT部门。（二）收集运营阶段的反馈 随着科技的不断进步，大数据、人工智能及移动互联等技术的渐趋成熟，财务机器人的实施也需紧跟时代潮流，这就要求企业建立自我优化机制，及时对财务机器人进行优化改进。收集运营阶段的反馈是企业内

25、对财务机器人进行自我优化的关键之一，对于企业中的业务人员而言，其需要充分了解由于企业战略目标的改变及业务领域的扩展给企业业务流程带来的变化，还应着重关注账务处理流程在法律法规变化时发生的改变，并详细记录变化发生的具体情况；对企业内 IT 人员而言，其需及时向有关部门反映存在局限性的软件工具，并要求有关部门及时进行完善及改正，从源头上避免因其局限性造成的运营障碍；此外对于企业管理者而言，应率先完善企业内的问题反馈机制，并建立相应的运营阶段问题日志来对工作人员反馈的问题进行收录，所有问题在经过项目负责人的初步复核后交由管理层进行商讨决议。（三）根据反馈调整财务机器人配置 企业内传统的业务流程在财务机器人的顺利运行下实现了以机器人流程自动化技术为基础的业务流程方向转型升级，为了使其更加符合企业实际情况及更具智能化，应树立对财务机器人持续改进的意识，在运营阶段问题日志的基础上，不断调整财务机器人的相关配置，实现业务流程的优化升级；IT 层面的问题则可通过调整集成、系统及数据等 IT 架构来实现；业务层面的问题优化可借助调整业务架构的方式来实现。