甲方现场资料管理指导手册公开版.doc

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1、.word.zl.总那么：总那么：1为了规甲现场资料的管理，编制此指导手册。2指导手册适用于 xx 集团在中国的新建和改造工程。3各工程可针对自身特点，对指导手册中的容进展适当的调整。根本要求：根本要求：1工程负责人需指定人员管理现场资料，并定期进展检查；如指定人员离职，由工程负责人或其指定人员完成资料交接；2现场资料必须编制“管理总目录，按照公司法务部及行政局部类原那么分为六大类，如下表，具体形式可参考“附表 1-xxXX 工程现场资料管理总目录。文档类别名称简写合同类ContractA A报表类FormB B报告类ReportC C公函类Business LetterD D各类证书/证件C

2、ertificateE E其他类OthersF F.word.zl.3所有合同、对外函件等重要资料必须有清晰、明确的编号，编号原那么可自行拟定，也可以参考公司法务部及行政部编号原那么?文件档案管理FS-002-R1?可在网“常用文档中下载。4六大类资料的分级目录管理格式包含合同、报表、报告、函件四类、会议纪要、证件证书等，可参考“附表 2-现场资料管理分级目录。5文档应在平安可靠的空间中存放如铁皮档案柜、保险柜等，相应电子文档应上传至 IT“文档中心或公司指定的其它效劳器上。6文档存放编号含标签颜色、大小、字号要求等、文件夹装订存放示等具体要求，可参考前文所述?文件档案管理 FS-002-R1

3、?可在网“常用文档中下载。附表 1：附表 2-现场资料管理分级目录-A-合同类现场资料管理总目录F其它类A合同类B报表类E各类证书/证件C报告类D公函类.word.zl.附表 2-现场资料管理分级目录-B-报表类B-B-报表类报表类序号表格名称制表日期备注12345A-A-合同类合同类序号合同编号合同类别承包商/供应商/效劳名称合同金额签订日期备注12345678910.word.zl.678910附表 2-现场资料管理分级目录-C-报告类C-C-报告类报告类序号报告名称报告提交报告日期备注12345678910.word.zl.附表 2-现场资料管理分级目录D.1-D.1-对对外发函对对外发

4、函序号序号函件主题函件主题函件编号函件编号发函人发函人函件日期函件日期收函单位收函单位函件签收人函件签收人函件签收日期函件签收日期12345678910附表 2-现场资料管理分级目录.word.zl.D.2-D.2-部外部来函部外部来函序号序号函件主题函件主题函件编号函件编号发函单位发函单位函件日期函件日期函件签收函件签收日期日期函件签收人函件签收人是否需要回复是否需要回复指定回复人指定回复人回复日期回复日期回函编号回函编号12345678.word.zl.附表 2-现场资料管理分级目录D.3-D.3-部部(外部外部)会议纪要会议纪要序号名称日期备注12345678910附表 2-现场资料管理分级目录E-E-各类证书各类证书/证件证件序号名称获得日期备注12.word.zl.345678910附表 2-现场资料管理分级目录F-F-其它类其它类序号名称日期备注123456.word.zl.78910