ERP50应付管理系统需求规格说明书.pdf

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1、本源码下载地址：http:/ 项目名称：新疆*项目 档案名称：应付管理系统需求规格说明书档案名称：应付管理系统需求规格说明书I目 录1.概述.11.1系统概述.11.2系统目标.11.3术语定义.12.流程图图例说明.23.用户业务现状.43.1组织结构和职责.43.1.1组织结构.53.1.2岗位职责.63.1.2.1财务资产部长.63.1.2.2管理会计.63.1.2.3往来结算会计.63.2业务总体流程图.73.3业务描述.73.3.1YFA01应付帐款确认处理.83.3.2YFA02其他应付款的处理.93.3.3YFA03付款处理.103.3.4YFA04凭证处理.123.4现行业务与

2、外部接口.133.5用户管理现存问题.133.6用户期望.133.7用户重点关注问题.134.规划后业务模型.134.1组织结构与职责.134.1.1财务资产部长.144.1.2管理会计.154.1.3往来结算会计.164.2业务总体流程图.164.3业务描述.164.3.1YFB01应付帐款确认处理活动流程.174.3.2YFB02其他应付单处理活动流程.194.3.3YFB03付款活动流程.204.3.4YFB04核销活动流程.224.3.5YFB05凭证处理活动流程.244.4统计分析要求.244.5系统与外部接口.245.用户原始表单记录.256.单据说明.256.1基础设置.25第

3、II页6.1.1系统参数设置.266.1.2基本科目设置.276.1.3供应商科目设置.286.1.4物料科目设置.296.1.5银行帐户设置.305.6初始化.306.1.6期初应付单.316.1.7期初应付票据.336.2应付单据.336.2.1发票过帐.346.2.2其他应付单.366.2.3其他应付单列表.376.3付款处理.376.3.1付款单(自动生成凭证界面).386.3.2付款单列表.426.3.3应付票据.446.3.4应付票据列表.466.3.5应付票据变动单列表.486.3.6合同付款情况表.506.4核销处理.516.4.1自动核销（后台做自动核销）.526.4.2单据

4、核销.536.4.3核销查询.556.5制作凭证.556.5.1发票制作凭证.566.5.2其他应付制作凭证.586.5.3付款结算制作凭证.596.5.4应付票据制作凭证.616.5.5单据变动制作凭证.636.5.6单据核销制作凭证.656.6统计分析.666.6.1应付总帐.676.6.2应付明细帐.696.6.3应付帐款帐龄分析表.716.6.4供应商余额表.737.访谈记录.75 11.概述概述1.1 系统概述系统概述 在实际的经营活动中，企业的应付帐款往往是比较频繁的，付款工作量大，拖欠款情况时有发生。因此应付帐款的管理是一项相当繁杂的工作。应付帐款管理系统可以帮助企业管理好应付款

5、项，合理使 用资金，保障企业原材料的正常供应，规划与控制企业的现金流，降低采购成本。1.2 系统目标系统目标 对企业的应付帐款进行确认，根据采购合同的执行情况进行供应商的付款处理，并进行单据核销处理。管理目标达到细致、及时、准确。即要反映对某一客户的每一笔交易的应付、预付情况。做到清帐结果 要及时，当做完某张凭证后，截止该凭证的清帐结果就应随时产生，而不应该推迟到某个会计期间结束 后，因为这种滞后的信息已不能对企业内部控制发挥应有的作用。提供应付票据的管理，处理应付票据的核算与追踪。进行应付帐款的帐龄分析。利用帐龄分析表可以了解到有多少应付款尚在信用期内；有多少应付款超过 信用期，逾期未付款项

6、占全部应付帐款的比例各是多少，进而分配企业的有限资金，有效利用供应商的 信用期间，既及时付款，又提高自己的商业信用。1.3 术语定义术语定义 应付帐款：是企业的一种债务，是企业因购买产品或商品，或获取劳务而形成的短期性债务。应付 帐款一般产生于企业正常的经营活动，是在信用制度下由于赊购而形成的。确认入帐时间：应付帐款入帐时间的确认与所采购物料的所有权的转移的确认标准密切相关，在收 到采购物料、采购物料的发票时确认应付帐款。实务中通常以发票日作为确认应付帐款的入帐时间。?预付款项：包括预付货款和预付工程款等。预付货款是企业按照购货合同规定预付给供货方的货款。如预付的定金。预付工程款：是企业按照工

7、程合同规定预付给施工单位的工程价款和备料款。?其他应付款是指除应付票据、应付帐款、预付帐款以外的其他各种应付、暂付款项；包括：赔款、罚款、租金、保证金等；折扣条件：包括商业折扣和现金折扣。存在商业折扣时，一般以实际售 价确认付入和应付帐款，即商业折扣不包括在付入和应付帐款金额中，而从标价中扣除。?现金折扣：是企业为鼓励顾客及早付款而对顾客的一种优惠。一般表示为“3/10，N/30”（表示付 款期限为30 天，若在10天内付款则享受售价3%的折扣。?现金折扣处理的两种方法：总价法和净价法。总价法是指在销货发生时，按未扣减现金折扣前的 实际售价计价入帐，并以此作为应付帐款的入帐金额。如果顾客在折扣

8、期内付款而获得现金折扣，则将实际付到的价款连同给予顾客的现金折扣作为应付帐款的减少，给予顾客的现金折扣则作为 财务费用处理。净价法是指按扣除现金折扣后的净额确认付入和应付帐款。这种方法假设顾客一 般都会得到现金折扣，把供应商取得折扣视为例外情况。我国目前的会计实务中，所采用的是总 价法，其他国家一般也采用总价法。?商业汇票：按带息分类，商业汇票分为带息票据和不带息票据两种。按照票据承兑人的不同进行 分类，商业汇票分为银行承兑汇票和商业承兑汇票两种。按照是否有追索权分类，商业汇票分为 带追索权的商业汇票和不带追索权的商业汇票两种。?带息汇票：指商业汇票到期时，承兑人除向付款人或被背书人支付票面金

9、额外，还应按票面金额 和票据规定的利息率支付自票据生效日起至票据到期日止的利息的商业汇票。在我国当前的会计 实务中，为了简化核算手续，不论是付到附息或不附息的票据，都按面值计价。?不带息汇票：指商业汇票到期时，承兑人只按票面金额向付款人或被背书人支付款项的票据。2?承兑：是汇票付款人承诺在汇票到期日支付汇票金额的票据行为。?银行承兑汇票：承兑人是申请人的开户银行。?商业承兑汇票：承兑人是付款人。?票据到期日确定：票据的期限一般有按月表示和按日表示两种。票据期限按月表示时，票据的期 限不考虑各月份实际天数多少，统一按次月对日为整月计算。例如3月2日签发 期限6个月 期 到、期日为9月2日，1月3

10、1日签发 期限1个月到期日为2月28日（闰年为2月29日），带息 票据的利息应按票面金额、票据期限（月数）和月利率计算。票据期限按日表示时，票据的期限 不考虑月数，统一按票据的实际天数计算，带息票据的利息应按票面金额、票据期限（天数）和 日利率计算。?商业汇票到期值：指票据到期应付的票款额，对于不带息票据来说，到期值就是票据面值，对于 带息票据来说，其到期值是票据面值加计应付票据到期利息的合计金额。计算应付票据利息的方 法是：应付票据利息=应付票据面值*利率*时期公式中的票据面值是指商业汇票票面记载的金额，时期是指票据的有效期限，利率是指票据所规定的利率（一般以年利率表示）。?不带息票据：票据

11、到期值=票据面值。?带息票据：票据到期值=票据面值+应付票据利息。?商业汇票的期限按月数表示时：应付票据利息=应付票据面值*利率*时期（月数）/12。?商业汇票的期限按日表示时：应付票据利息=应付票据面值*利率*时期（天数）/360。?在我国，一般对应付票据不提取坏帐准备。目标系统特定符号约定说明：参照输入，即使用参照窗体，从数据表动态读取满足条件记录。：选择输入，即字段有效值固定，在有效值之中选择其一。%：自动带出。：不允许为空值。*：允许编辑。*：可以参照输入，也可以手工输入，手工输入的数据必须包含在参照数据之中。：单选按钮（默认选中）。：单选按钮（默认未选中）。：复选框（用汉字描述默认选

12、中还是未选中）。:合计。2.流程图图例说明流程图图例说明 图例 说明 开始 准备开始，流程的开始。系统进程，系统中处理的活动或进程。3判定，表示对某条件进行判断。手工子流程，包括多个进程或活动。手工进程，手工处理活动或进程。手工单据/文档，不进入系统的单据或文档。系统子流程，包括多个进程或活动。系统单据/文档，系统中的单据或文档。并发，一个活动同时引发多个活动。多个活动都必须完毕后才能引发的活动。结束 结束，表示进程的结束点。角色，表示处理进程的人或组织。控制线，表示进程或子流程的方向。数据线，表示进程对单据存在依据或产生或更新关系。双向数据线，表示进程对单据存在依据和产生和更新关系。YesY

13、es线，表示判断结果是或否。注释，对进程或单据/文档进行解释说明。4【触发条件】触发条件，一个活动的触发条件。3.用户业务现状用户业务现状3.1 组织结构和职责组织结构和职责 53.1.1 组织结构组织结构 财务部长 管理会计 应付往来结算会计 规划前组织结构图 63.1.2 岗位职责岗位职责3.1.2.1财务资产部长 财务资产部长?是公司董事长经济工作的助手，在财务管理方面对董事长负责；?负责指导财务部门进行基础管理工作，负责审核重要财务事项，帮助解决重大资金筹措中的问题，协调财政、银行与企业之间的关系，重视货款清欠工作。?负责全公司经济核算，加强财务管理和会计监督，制定财务、会计工作管理制

14、度和办法。?协助董事长做好企业经济决策，编制中长期短期发展规划，确定企业的经营方针和经营目标。?参加生产、技术改造方案，产品开发和项目投资计划的审查工作，会同总工程师组织项目、方案的 技术经济论证，保证项目、方案的经济效果。?参加物资供应，产品销售，产品开发和主要及重大经济合同的审查及执行情况的核查工作。?监督检查财产、物资的合理使用和财产物资的验收、领退、保管等制度的贯彻执行情况，组织定期 与不定期的财产清查工作。?负责贯彻执行宣传国家财经法令、规章制度。?参加企业生产、经营管理会议、审核财务预决算，签署上报的财务会计报表，财务计划，信贷计划，产品劳务调价方案、会签生产、技改、基本建设计划和

15、重要经济合同。?负责全厂经济活动分析，协调总经济定期召开经济活动分析会，协调各职能部室、基层单位与财务 部门的关系，找出差距，提高管理水平。负责领导全公司财会人员的业务学习和考核，负责检查财会人员继续再教育培训情况，提出财会人员的 任免调动、职称评定和奖励建议。3.1.2.2管理会计管理会计 负责审核结算会计制做的各种凭证。?负责对帐（其他应付款，。其他应收款、长期应付款及专项应付款）。?负责应收及应付帐款的管理及分析。?负责费用分析。3.1.2.3往来结算往来结算会计会计 根据合同负责应付帐款的确认及核算。?负责付款处理（应付帐款及其他应付款）。负责各种应付凭证的制做。73.2 业务总体流程

16、图业务总体流程图 规划前应付系统业务总流程图规划前应付系统业务总流程图 财务总帐 采购及仓储 其他应付单 开始 结束 统计分析 YFA01应 付帐款的 确认 YFA02其 他应付款 的处理 YFA03付 款处理 YFA04凭 证处理 用款申请单 采购入库单（已审核）采购发票（已 审核）采购合同物资采购资金 计划 供应商往来帐 采购合同3.3 业务描述业务描述 83.3.1 YFA01应付帐款确认处理应付帐款确认处理 YFA01应付帐款确认处理【收到采购发 票确认应付 款】开始 确认应付帐 款制做凭证 采购入库单（已审核）采购发票（已 审核）结束 往来 会计审核凭证 管理 会计 凭证（未审 核）

17、凭证（已审 核）采购合同流程说明：流程说明：任务：确认应付帐款并制做凭证。业务处理：活动 活动 1 1 确认应付帐款制做凭证。?目的：进行应付帐款的确认。场景：应付往来会计收到采购入库单及采购发票后。?角色：往来结算会计。?处理过程：根据采购员提供的采购合同、已审核的采购发票及采购入库单，参照采购合同确认应 付帐款，并制做凭证。?规则：?结果：应付帐款凭证（未审核）。活动 活动 2 2 审核凭证?目的：进行应付帐款凭证的审核。场景：管理会计收到往来会计制做的凭证后。?角色：管理会计。?处理过程：根据原始凭证对往来结算会计制做的凭证进行审核，并签字确认。?规则：?结果：应付帐款凭证（已审核）。9

18、3.3.2 YFA02其他应付款的处理其他应付款的处理 YFA02其他应付单业务处理 结束 其他应付原始 单据 往来 会计 开始【确认其他应 付款】确认其他应 付款制做凭 证 审核凭证 管理 会计 凭证（未审 核）凭证（已审 核）流程说明：流程说明：任务：确认其他应付款并制做凭证。业务处理：活动 活动 1 1 确认其他应付帐款制做凭证。?目的：进行其他应付款的确认。场景：应付往来会计收到其他应付原始凭证后。?角色：往来结算会计。?处理过程：进行对原始单据的审核，确认其他应付款，并制做凭证。?规则：?结果：凭证（未审核）。活动 活动 2 2 审核凭证?目的：进行其他应付款凭证的审核。场景：管理会

19、计收到往来会计制做的凭证后。?角色：管理会计。?处理过程：根据原始凭证对往来结算会计制做的凭证进行审核，并签字确认。?规则：?结果：其他应付款凭证（已审核）。103.3.3 YFA03付款处理付款处理 YFA03付款处理 开始 用款申请单（未审核）付款 往来 会计 出纳【支付货款 时】审核 用款申请单（已审核）采购合同 制做凭证 审核凭证 结束 往来 会计 管理 会计 原始付款凭证 原始付款凭证 凭证（未审 核）凭证（已审 核）物资采购资金 计划 供应商往来帐 用款申请单（已审核）流程说明：流程说明：任务：确认是否付款,并制做凭证。业务处理：活动 活动 1 1 审核用款单。?目的：进行用款单的

20、付款审核。场景：应付往来会计收到用款申请单及采购合同后。?角色：往来结算会计。?处理过程：根据采购合同中规定的付款方式及用款单、物资采购计划、供应商往来帐确认是否可以 付款给该供应商。并审核用款单进行签字确认，使其生效。?规则：?结果：用款申请单（已审核）。活动 活动 2 2 付款?目的：进行付款。场景：出纳收到已审核的用款申请单后。?角色：出纳。?处理过程：根据已审核的用款申请单进行付款。?规则：结果：原始付款凭证。活动 活动 3 3 制做付款凭证?目的：进行应付帐款的凭证处理。11场景：应付往来会计收到原始付款单后。?角色：往来结算会计。?处理过程：根据采购发票、采购入库单及原始付款单据制

21、做付款记帐凭证。?规则：?结果：记帐凭证（未审核）。活动 活动 4 4 审核凭证?目的：进行付款凭证的审核。场景：管理会计收到往来会计制做的凭证后。?角色：管理会计。?处理过程：根据原始凭证对往来结算会计制做的凭证进行审核，并签字确认。?规则：?结果：记帐凭证（已审核）。123.3.4 YFA04凭证处理凭证处理 YFA04编制凭证 开始 往来 会计 付款原始凭证 应付凭证（未 审核）审核凭证 应付凭证（已 审核）结束 管理 会计 编制凭证 流程说明：流程说明：任务：进行应付帐款的凭证处理。业务处理：活动 活动 1 1 编制凭证?目的：进行付款的确认及处理。场景：应付往来会计收到付款原始凭证后

22、。?角色：往来结算会计。?处理过程：根据付款原始凭证进行记帐凭证的编制。?规则：?结果：记帐凭证（未审核）。活动 活动 2 2 审核凭证?目的：进行应付帐款凭证的审核。场景：管理会计收到往来会计制作的凭证后。?角色：管理会计。?处理过程：根据原始凭证对往来结算会计制作的凭证进行审核，并签字确认。?规则：?结果：记帐凭证（已审核）。133.4 现行业务与外部接口现行业务与外部接口 采购发票（已审核）系统接口$采购$MICROSOFT CORPORATION 财务 仓库（已审核）入库单 供应商 付款3.5 用户管理现存问题用户管理现存问题 应付帐款支付与采购合同没有很好的挂钩，即付款时没有针对性，

23、从而影响资金使用，不能有合理 有效地利用现有资金，没有规划与控制企业的现金流。3.6 用户期望用户期望 应付帐款由战研中心审核后的采购合同控制，与采购合同挂钩，即可以随时可查询采购合同中的付款期 限及合同执行情况，可以查询每个供应商的已付款金额、应付帐款金额，以便确认是否应付款。可以做 到每月或每天所有合同中要有多少款要付，与资金使用计划相结合，平衡资金的使用。所有的预付帐款均未设置会计科目，而是在应付帐款的借方进行记帐管理，只在资产负债表中进行体现，即资产负债表中的预付帐款数取应付帐款的借方余额数。?增加反过帐功能。3.7 用户重点关注问题用户重点关注问题4.规划后业务模型规划后业务模型4.

24、1 组织结构与职责组织结构与职责 财务部长 管理会计 应付往来结算会计 144.1.1 财务资产部长 财务资产部长?是公司董事长经济工作的助手，在财务管理方面对董事长负责；?负责指导财务部门进行基础管理工作，负责审核重要财务事项，帮助解决重大资金筹措中的问题，协调财政、银行与企业之间的关系，重视货款清欠工作。?负责全公司经济核算，加强财务管理和会计监督，制定财务、会计工作管理制度和办法。?协助董事长做好企业经济决策，编制中长期短期发展规划，确定企业的经营方针和经营目标。?参加生产、技术改造方案，产品开发和项目投资计划的审查工作，会同总工程师组织项目、方案的 技术经济论证，保证项目、方案的经济效

25、果。?参加物资供应，产品销售，产品开发和主要及重大经济合同的审查及执行情况的核查工作。?监督检查财产、物资的合理使用和财产物资的验收、领退、保管等制度的贯彻执行情况，组织定期 与不定期的财产清查工作。?负责贯彻执行宣传国家财经法令、规章制度。?参加企业生产、经营管理会议、审核财务预决算，签署上报的财务会计报表，财务计划，信贷计划，产品劳务调价方案、会签生产、技改、基本建设计划和重要经济合同。?负责全厂经济活动分析，协调总经济定期召开经济活动分析会，协调各职能部室、基层单位与财务 部门的关系，找出差距，提高管理水平。负责领导全公司财会人员的业务学习和考核，负责检查财会人员继续再教育培训情况，提出

26、财会人员的 任免调动、职称评定和奖励建议。154.1.2 管理会计管理会计 负责审核结算会计制做的各种凭证。?负责对帐（其他应付款，。其他应收款、长期应付款及专项应付款）。?负责应收及应付帐款的管理及分析。?负责费用分析。164.1.3 往来结算会计往来结算会计 根据合同负责应付帐款的确认及核算。?负责付款处理（应付帐款及其他应付款）。?负责各种应付凭证的制做。4.2 业务总体流程图业务总体流程图 YFB规划后应付系统业务总流程图YFB规划后应付系统业务总流程图 应付系统 财务 仓储 结算后的采购 发票 开始 结束 统计分析 YFB01 应付账款 确认 YFB02 其他应付 单处理 YFB03

27、 付款处理 YFB04 核销处理 YFB05 凭证处理 物资采购资金 计划 凭证（未审 核）供应商往来帐 采购合同用款申请单4.3 业务描述业务描述 174.3.1 YFB01应付帐款确认处理活动流程 应付帐款确认处理活动流程 流程说明：流程说明：任务：根据已经结算的采购发票，对于未付款的发票形成应付帐款。业务处理：活动1活动1 读取已审核结算的采购发票。?目的：找出要确认为应付帐款的采购发票。?场景：采购部门收到供应商的采购发票录入并审核,仓库核实并确认货物已入库后，采购员凭审批 之后的发票等原始单据去财务资产部办理报销手续。?角色：往来会计。处理过程：根据采购部门提供的采购发票和采购合同,

28、从已结算的采购发票中找出要确认为应付帐款的 发票进行发票。采购发票包括费用发票（运输费、劳务费等）。如果是正常的采购业务，则为蓝字采购 发票；如果是退货业务，则为红字采购发票。规则：结果：采购发票列表。活动2活动2 采购发票过帐。?目的：进行采购发票从采购系统到应付系统的过帐处理。?场景：读取已审核结算的采购发票后。?角色：往来会计。处理过程：有采购发票列表中找出相对应的发票并选择其进行发票过帐。规则：结果：活动3活动3 选择采购发票形成应付帐款。?目的：确认应付帐款。18?场景：采购发票从采购系统过帐到应付系统后。?角色：往来会计。?处理过程：根据采购部门提供的采购发票及采购合同，选择核对并

29、确认为应付帐款。蓝字采购发票 增加应付帐款；红字采购发票冲减应付帐款。?规则：结果：194.3.2 YFB02其他应付单处理活动流程 其他应付单处理活动流程 流程说明：流程说明：任务：将采购发票以外的其他应付单确认为应付帐款。业务处理：活动1活动1 填制其他应付单。?目的：登记除采购发票以外的其他应付单，形成应付帐款。?场景：当发生除采购发票以外的其他应付款时，如：包装物的租金、存入保证金、暂收款等。?角色：往来会计。?处理过程：根据实际业务中的其他应付单据，编制其他应付单。?规则：本币金额原币金额*汇率。?结果：其他应付单（未审核）。活动2活动2 审核其他应付单。?目的：确认应付帐款。场景：

30、其他应付单编制完成后。?角色：管理会计。处理过程：根据已编制好的其他应付单，对各项内容进行核对并签字确认为应付帐款。规则：?结果：其他应付单（已审核）。204.3.3 YFB03付款活动流程 付款活动流程 流程说明：流程说明：任务：向供应商支付货款（或其他应付款）、预付货款、收回退款。业务处理：活动 活动 1 1 审核用款申请单。?目的：进行用款单的付款审核。场景：应付往来会计收到用款申请单及采购合同后。?角色：往来结算会计。?处理过程：根据采购合同中规定的付款方式及用款单、物资采购计划、供应商往来帐确认是否可以 付款给该供应商。并审核用款单进行签字确认，使其生效。?规则：?结果：用款申请单（

31、已审核）。活动 活动 2 2 付款。?目的：进行付款。场景：出纳收到已审核的用款申请单后。?角色：出纳。?处理过程：根据已审核的用款申请单进行付款。?规则：21结果：原始付款凭证。活动 活动 3 3 填制付款单。?目的：付款结算或收回退款。?场景：当向供应商支付货款（或其他应付款）、预付货款、收回退款时。?角色：往来会计。处理过程：根据已经过领导审批后的付款单，编制付款单。付款单分为三种类型：付款单、预付单、退款单。如果发生退货业务，根据原始退款单，编制退款单，退款单为红字，但录入金额必须大于零。?规则：结果：付款单（未审核）。活动 活动 4 4 审核。?目的：使付款单生效。?场景：付款单编制

32、完成后。?角色：管理会计。处理过程：根据原始付款单和编制的付款单，进行比较核对并签字确认。规则：?结果：付款单（已审核）。224.3.4 YFB04核销活动流程核销活动流程 YFB04核销业务处理 开始 选择供应商 及核销类型 显示单据 系统选择 单据 是否自动 手工选择 单据 核销 结束 核销单 Yes No【付款后】往来 会计 往来 会计 采购发票 其他应付单 付款单 退款单 单据核销列表 流程说明：流程说明：任务：处理付款核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款项的管 理。业务处理：活动1活动1 选择供应商及核销类型。?目的：找出要进行核销的单据。?场景：当

33、某项应付帐款已经进行付款结算后。?角色：往来会计。处理过程：根据采购发票和付款单，选择供应商和核销类型。核销类型有三种：付款结算、预付冲 应付、应付冲应收。具体如下：1）付款结算：将蓝字采购发票、红字采购发票、其他应付单与付款单、退款单进行核销。2）预付冲应付：将采购发票与预付单进行核销。3）应付冲应收：将对应供应商的采购发票、其他应付单与对应客户的应收单、其他应收单进行核 销。当核销类型为应付款冲应收款时，要同时确定供应商和客户。规则：23?结果：活动2活动2 显示单据。?目的：找出要进行核销的单据。?场景：选择好供应商与核销类型后。?角色：往来会计。?处理过程：根据供应商与核销类型自动列示

34、所有未核销的单据。规则：付款结算核销的单据有：蓝字采购发票、红字采购发票、其他应付单与付款单、退款单。预付冲应付核销的单据有：蓝字采购发票、预付单。应付冲应收核销的单据有：对应供应商的采购发票、其他应付单与对应客户的应收单、其他 应收单。?结果：核销单据列表。活动3活动3 选择单据。?目的：选择要进行核销的单据。?场景：当所有未核销的单据已经列示出来时。?角色：往来会计。?处理过程：根据实际业务单据，选择相对应的单据。选择对应单据有两种方式：自动选择和手工选 择。如果采用自动选择，系统将按照日期由小到大的顺序，自动计算能有几个单据的总金额相等，并进 行选择。如果采用手工选择，就由往来会计选择相

35、对应的需要核销的单据。规则：?结果：活动4活动4 核销。?目的：将已经付款结算完的应付单据核销。?场景：将需要核销的单据选定后。?角色：往来会计。?处理过程：根据选定的单据，核实并修改本次核销金额。被核销单据的金额必须相等，才能进行核 销。核销金额可以修改，但不能大于被核销单据的总金额。?规则：?结果：已核销单据列表。244.3.5 YFB05凭证处理活动流程凭证处理活动流程 YFB05编制凭证 编制凭证 结束 凭证（未审 核）开始 发票列表 其他应付单 付款单 往来 会计 流程说明：流程说明：任务：制作凭证。业务处理：活动1活动1 编制凭证。?目的：将发生的业务编制成凭证，作为登记帐簿、编制

36、会计报表的基础。?场景：月末，所有业务发生完毕后。?角色：往来会计。处理过程：根据审核后各类业务单据（采购发票、其他应付单、付款单等），编制记帐凭证，保存 后凭证传入总帐。规则：?结果：记帐凭证（未审核）。4.4 统计分析要求 统计分析要求?应付总帐：按供应商，将采购发票、付款单、其他应付单、退款单、预付单的数据读入此表，以应 付、实付、结存的形式反映目前应付帐款总余额情况。?应付明细帐：将采购发票、付款单、其他应付单、退款单、预付单的数据读入此表，根据会计年度、供应商、部门、经办人、币别选择查看单据的明细情况。?供应商余额表查询：将采购发票、付款单、其他应付单、退款单、预付单的数据读入此表，

37、按照不 同的供应商汇总显示，不同的会计期间的期初余额、本期应付、本期实付和期末余额。?应付帐款帐龄分析：将采购发票、付款单、其他应付单、退款单、预付单的数据读入此表，查询对 供应商的应付帐款到期情况。4.5 系统与外部接口系统与外部接口 需要进入应付款 的采购发票 应付系统形成的凭证 应付系统 仓储系统 财务总帐 255.用户原始表单记录用户原始表单记录 编号 名称 简要说明（份数、流向、发生量、审核要求等）YFA01供应商明细帐 按期间、供应商、会计科目、凭证号、借贷方及期末 余额进行登记的明细帐。YFA02科目余额表 按期间、供应商、会计科目、借贷方及期末余额进行 登记的科目余额表。6.单

38、据说明单据说明6.1 基础设置基础设置 266.1.1 系统参数设置系统参数设置【功能说明】根据用户的应用模式定义应付系统启用时需要的系统参数。用户可在此设定适合本企业业务的范 围，如：制单、审核不为同一人，本期单据全部生成凭证后才能月末结帐，发票制单时价税分开。【建议界面】系统参数设置编辑 制单、审核不为同一人：*本期单据全部生成凭证后才能月末结帐：*发票制单时价税分开：*保存 取消【处理流程】【输入数据】双击选择行，可选中，显示“”，再双击，变为“”，表示取消选中。276.1.2 基本科目设置基本科目设置【功能说明】基本科目是在核算应付款项时经常用到的科目，可以在此处设置常用科目，其优先级

39、最低。由于该 科目是用于生成凭证，所录入科目必须是末级科目。【建议界面】基本科目设置编辑 常用付款科目：*现金折扣科目：*应付帐款科目：*票据利息科目：*预付帐款科目：*票据费用科目：*非项目采购科目：*应付票据科目(商业承兑)：*采购税金科目：*应付票据科目(银行承兑)：*项目采购科目：*工程款科目：*保存 取消【处理流程】【输入数据】?常用付款科目：用来输入最常用的付款科目。?应付帐款科目：用来输入最常用的核算本位币赊销欠款的科目，此科目必须为供应商往来科目。?预付帐款科目：用来输入最常用的核算本位币预付款的科目，此科目必须为供应商往来科目。预付帐款科目可以和应付帐款科目相同。?非项目采购

40、科目：用来输入最常用的核算非项目产品采购的科目。?采购税金科目：用来输入核算进项增值税的科目。?项目采购科目：用来输入最常用的核算产品采购的科目。?工程费用科目：用来输入最常用的工程费用科目。?现金折扣科目：采购过程中有现金折扣业务，则输入现金折扣费用的入帐科目。?票据利息科目：核算应付票据利息的科目。?票据费用科目：核算应付票据费用的科目。?应付票据科目（商业承兑）：输入核算商业承兑汇票的科目，此科目必须为供应商往来科目。?应付票据科目（银行承兑）：输入核算银行承兑汇票的科目，此科目必须为供应商往来科目。286.1.3 供应商科目设置供应商科目设置【功能说明】在核算对供应商的赊销欠款时，针对

41、不同的供应商分别设置不同的应付帐款科目和预付帐款科 目。由于该科目是用于生成凭证，所录入科目必须是末级科目。【建议界面】供应商科目设置编辑 批量 供应商编码 供应商名称 应付科目 预付科目%*供应商科目批量设置编辑 供应商编码（起）：*供应商编码（止）*应付科目：*预付科目：*确定 取消【处理流程】?单击工具条中的【批量】按钮，进入批量处理窗口.。录入供应商编码的起止范围，选择相应 的应付科目和预付科目，可以对指定范围内的供应商进行统一的科目设置。供应商科目设置窗体 供应商科目设置窗体?供应商编码：显示所有供应商的编码。?供应商名称：显示所有供应商的名称。?应付科目：输入核算该供应商应付帐款的

42、科目，该科目必须有效且为末级科目。?预付科目：输入核算该供应商预付帐款的科目，输入规则同上。供应商科目批量设置窗体 供应商科目批量设置窗体?供应商编码（起）：输入需要批处理的开始供应商编码。?供应商编码（止）：输入需要批处理的结束供应商编码。?应付科目：输入核算该供应商应付帐款的科目，该科目必须有效且为末级科目。?预付科目：输入核算该供应商预付帐款的科目，输入规则同上。296.1.4 物料科目设物料科目设置置【功能说明】针对不同的物料分别设置不同的采购科目和增值税进项税科目。【建议界面】物料科目设置编辑物料科目设置编辑 设置 打印 预览 批量 帮助 退出 编码及名称：*模糊定位 存货编码 存货

43、名称 规格型号 采购科目 采购税金科目*物料科目批量设置 存货编码：*采购科目：*采购税金科目：*确定 取消【处理流程】?单击工具条中的【批量】按钮，进入批量处理窗口。?录入物料编码的起止范围，选择相应的采购科目和采购税金科目，可以对指定范围内的物料进 行统一的科目设置。【输入数据】物料科目设置窗体 物料科目设置窗体?物料编码：显示所有物料的编码。此处显示的物料是在物料档案中具有采购属性的物料。?物料名称：显示所有物料的名称。此处显示的物料是在物料档案中具有采购属性的物料。?规格型号：显示某个物料的规格型号。?采购科目：输入核算该物料采购的科目，科目有效且为末级。?采购税金科目：输入核算该物料

44、进项税的科目，科目有效且为末级。物料科目批量设置窗体：物料科目批量设置窗体：?物料编码（起）：输入需要批处理的开始物料编码。?物料编码（止）：输入需要批处理的结束物料编码。?采购科目：输入核算该物料采购的科目，科目有效且为末级。?采购税金科目：输入核算该物料进项税的科目，科目有效且为末级。306.1.5 银行帐户设置银行帐户设置【功能说明】主要用于记录本单位使用的银行帐户信息。【建议界面】银行帐户设置编辑 设置 打印 预览 增加 修改 删除 保存 刷新 帮助 退 出银行帐户编码：*银行帐户名称：*银行帐号：*会计科目：*备注：*保存 取消 银行帐户设置 设置 打印 预览 增加 修改 删除 保存

45、 刷新 帮助 退出 银行帐户编码 银行帐户名称 银行帐号 会计科目名称 备注【输入数据】银行帐户设置编辑窗体 银行帐户设置编辑窗体?银行帐户名称：录入银行帐户名称，不允许重复。?银行帐号：录入该银行帐号，09数字。?会计科目：录入该银行所对应的会计科目，可以参照会计科目帮助录入。?备注：录入相关的备注说明。长度不超过40位。【系统间的关联】与应收系统：共享银行帐设置内容。5.6 初始化初始化 316.1.6 期初应付单期初应付单【功能说明】录入应付单的期初数据。初始化完成后，不能再新增、修改和删除期初应付单，只能浏览。【建议界面】期初应付单查询 单据日期（起）：*单据日期（止）：*供应商：*部

46、门：*币别：*全清 确定 取消 期初应付单列表 查询 单据 新增 删除 审核 单据 日期 单据 编号 供应 商名 称 采 购 合 同 号 项目合同号 项目名称 原始发票号 其他应付科目 币别 原币应付金额 汇率 本币 应付 金额 制单人 审核人 合计 期初应付单 Format_ FrmOtherBill 新增 修改 删除 保存 放弃 复制 首张 上张 下张 末张 单据类型：单据编号：单据日期：*原始发票号：*采购合同号：*项目合同号：*项目名称：%业务类型：*供应商：*币别：*汇率：*原币金额：*本币金额：*其他应付科目：*32部门：*经办人：*摘要：*制单人：审核人：【处理流程】期初应付单列

47、表窗体：期初应付单列表窗体：?审核：将确认为录入正确的期初单据，在明细帐中填上审核人的姓名，标志该单据不允许删除和修 改。同时在应付总帐中填写相应的记录（按照供应商、部门、币别和经办人进行统计合并）。这里 的审核是全审的概念，审核后（也就是初始化完毕后）不能进行新增、修改和删除等处理。审核后 该应付单自动登记明细帐。?“合计”行：用不同颜色列示，以作区分。【输入数据】期初应付单查询窗体期初应付单查询窗体 单据日期：输入需要查询的单据的起止日期，小日期在前。默认当前日期。期初应付单录入窗体 期初应付单录入窗体?单据编号：单据编号根据单据号设置表设置，由系统自动生成编号。?单据日期：输入期初应付单

48、据的日期。默认当前日期。?其他应付科目：输入其他应付科目的名称，也可以输入其他应付科目编码，还可以点击【参照】按 钮或按F2键，选择系统中已设置的会计科目。?付款条件：输入付款条件，可以点击【参照】按钮或按F2键，选择系统中已设置的付款条件。?明细数据 采购合同号：参照录入，参照数据从采购合同中读取。项目名称：由采购合同自动带入。付款金额：数字,2位小数。336.1.7 期初应付票据期初应付票据【功能说明】录入期初应付票据、并可以进行审核、兑现、背书、转出、贴现等处理。期初应付票据的初始化完 成靠期初应付单决定，如期初应付单审核完毕，则期初应付票据不能再录入。期初应付票据的查询在应 付票据列表

49、处进行。【建议界面】期初应付票据 新增 修改 删除 保存 放弃 审核 首张 上张 下张 末张 单据编号：自动生成 银行承兑汇票 商业承兑汇票 付票日期：*原始票据号：*采购合同号：*项目合 同号：*项目名称：%供应商：*签发日期：*到期日期：*币别：*票面金额：*记帐汇率:*本币金额:*票面利率：*收款单位:*部门:*经办人：*摘要：*制单人：审核人：【使用操作】?审核：已经审核的应付票据不能再次审核。审核后该应付单自动登记明细帐。?付款：对当前显示的应付票据进行付款操作。【输入数据】?票据类型：“银行承兑汇票”、“商业承兑汇票”，可以根据实际情况来选择相应的类型。?单据编号：单据编号根据单据

50、编号设置表来设置，由系统自动生成编号。?付票日期：输入应付票据的付票日期，系统默认为当前日期。?签发日期：输入应付票据的签发日期。?到期日期：输入应付票据的到期日期。?票面金额：输入原币的金额。?票面利息：输入应付票据的票面利息。?明细数据 采购合同号：参照录入，参照数据从采购合同中读取。项目名称：由采购合同自动带入。付款金额：数字,2位小数。6.2 应付单据应付单据 346.2.1 发票过帐发票过帐【功能说明】用于将采购系统开具的采购发票过到应付系统，采购的非现付发票只有审核且在库存系统结算 过的才能过帐。用于将项目管理系统开具的工程发票过到应付系统，非现付发票可过帐。【建议界面】发票过帐查