有关外贸业务流程范文28819.pdf

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1、外贸业务流程 询盘 报盘 打样 试单 大货量产 商检 订舱 报关 结汇 核销 退税 客户开发 一、客户开发 从目前情况来看，做外贸，主要有两种：一是跟单；二是开发。为了更好的开发市场，新进外贸业务人员首先必须：掌握基本的英语知识 熟悉国际贸易知识（尤其是贸易术语、国际物流知识及付款方式的综合运用）公司及产品相关知识，如产品性能、参数、测试、加工工艺、生产流程、设备、人力、产能、包装、竞争对手、客户群等等。详见附件 1.了解动态的国内、国际形势（政治环境、文化背景、消费习惯、汇率政策、退税政策、自然灾害等等）。树立国际贸易风险防范意识。如信用风险、汇率风险、运输风险等。1.开发客户的途径：展会（

2、展会应注意的问题，见附件E:S.May展会注意事项.pdf）付费 B2B 免费 B2B 搜索引擎 海关数据等 2.开发信 内容简洁 主题明确 多用被动语态 少用特殊字体、颜色、粗体等 少用附件和图片 少用 URL 链接 老外的建议：Dear C,As you mentioned last time,how to write a right email,pls find my reply as follows:1)short 2)short 3)short again 4)delete all extra words 5)make everything clear 6)thats ok,orde

3、r comes,ah Have a nice day!N 参考范例：见附件 E:S.May管理制度新客户开发信参考资料 强调：1.所有客人必须长时期的跟进；据统计，一般成交的客人，均来自第 11 次的跟进。2.跟进的方式，可以是：新产品上市，价格更新、节日问候、公司信息更新等，也可结合客人网站最新信息，有针对的跟进等等。3.跟进的频率，可根据与客人的沟通进度来判断。一般为 1 周一次，或 2 周一次为宜。4.所有与客人往来的邮件，均须按客户别进行整理保存、归类管理，并定期刻盘留底。（具体的操作见附件E:S.May管理制度外贸流程客户邮件管）二、询盘 1.须通过搜索引擎、B2B 平台、黄页、IP

4、 地址、客户网站等多种途径查询，了解客户的真实性、公司规模、企业背景等。2、客人的询盘，所有询盘均要回复，且须在客人发出的 24 小时内给予回复；如有不确定信息而造成不能及时给予全面回复的，也须答复客人，说明可以回复的时间，以表示对客人的尊重。3、须根据询盘内容的针对性，分重点的回复和后续跟进。三、报盘 在掌握客户相关背景等信息后，结合以下信息，有针对性的、全面的回复客人。1.产品的最新成本（特别是原材料价格波动比较大的行业，也可参照期货市场走势预期来调整成本）。2.最新汇率 （考虑人民币汇率为浮动汇率机制，建议在当前汇率的基础上，再提高 1-3%来规避汇率风险）。3.如报 CIF、CNF 价

5、格，须与至少 3 家货代联系，咨询最新海运/空运价格；另外，CIF 价格，须向保险公司咨询一切险（All risks）或客人特指的保险险别的保费费率等（一般情况下，一切险的费率为 1.5-3）。4.根据产品的客户市场行情，实行有差别化的报价方式。5.如果客户信用指数不高，可办理出口信用险；并将出口信用险的费用（费率为7）加进报价中，以规避信用风险。6.如何计价 FOB=工厂成本+国内费用（报关费，货代操作费，商检费，港杂费，内陆运费，银行费用等等）+利润 CNF=FOB+海运费/空运费 CIF=CNF+保险费（货物总值 x1.1x 保费费率）7.为了避免日后发生无谓的争议，报价单须体现以下几个

6、方面的重要信息：产品名称 产品重要参数/特征 单价 交易方式 付款方式 最小订购量 MOQ 报价日期及有效期 包装方式 装箱/柜情况 客户信息 8.为了掌握报价和谈判的主动权，可综合运用贸易术语、物流知识、付款方式及产品参数等条件，进行动态调整。附：A.付款方式，安全系数从高到低排列：100%T/T(prepaid)+CIF/FOB 30%T/T(prepaid)+70%L/C+CIF/FOB 100%L/C+CIF/FOB D/P D/A B.付款地域，安全系数从高到低排列：北欧四国 德国、日本、新加波 以色列、西欧、北美、澳洲 东欧、中东、东南亚 俄罗斯、印巴、拉美、非洲 C.如果是 L/

7、C 付款的，须严格审证，主要包括：开证行的资信（建议”保兑”）信用证的真实性 L/C 条款（文件要求，时间与地点等；尤其是软条款/陷阱条款）注：1.信用证是独立性的文件。客户开立的任何保函均属无效文件。2.信用证是单据买卖，要保证单证相符，单单相符。3.交单必须及时、准确。4.有任何依赖买方的文件条款，须全部删除。5.交单时间，须以卖方的时间为准。6.防止客户与船公司、银行串通，实行欺诈。9.如何促成交易 对业务人员来讲，最重要的就两个方面：一是怎么找到客户，二是怎么成交。第一个问题就是跟开发信有关，第二个问题往往和价格有关，什么东西都谈拢了，就差价格了。价格是业务人员永远绕不开的话题，也是比

8、较棘手的问题。价格是很重要，但不是影响成交的关键因素。怎么让客人在价格高于预期的情况下买你的产品？迂回策略是个可选择的好方法之一，根据客人的目标价量身定做。打个比方，卖一个 LED 灯，客人很喜欢，外型材料亮度都觉得不错，但是 3.5 美元的价格他觉得太贵了，他希望 2.5 美元左右，他能接受。这个时候我会告诉客人，这个价格相当困难，外壳塑料要用 PP 代替 ABS，还要掺 50%以上的 recycled material(回料)，另外 LED 用差一点的，亮度从 12000MCD 改成 5000MCD，另外节省一切材料，把东西做轻做薄，彩盒包装改成白盒，而且是一层纸的最软的那种。外箱同样用比

9、较烂的。就可以达到目标价了。这个时候就是谈判的关键，你把上述条件全部列出来，然后告诉客人，这就是基于您的目标价，我们能给出的方案。我明白，价格尽管达到了，但是品质肯定离您的要求比较远，则这样，我再给出第三套方案，在一和二里面折中一下，把价格控制在 3.5 和 2.5 之间，比如 3 美元或者 2.98 美元，让客人比较容易接受。参考范例：见附件 E:S.May管理制度价格谈判实例.doc 四、打样 1.样品是检验一个公司的开发及生产能力的依据。无论是 ODM(orginal design manufacturer)，还是 OEM(orginal equipment manufacturer),

10、客人都是要确认样品的；特别是 OEM。2.要非常明确了解客人的需求细节（图纸、手工样、色号、材料、规格、印刷品等），还须与客人了解样品费和快递费等事宜。3.样品费和快递费，依国际惯例和做法，一般情况下：a.样品货值不高的，样品免费，客人承担运费。b.样品货值比较高的，客人支付一定的样品费，同时承担运费。c.OEM，结合公司规定及客人的实际情况另议。d.如果客人下单意向很高的，须送样进行检测/认证的，可承担运费和样品费。样品费一般用 TT 或西联汇款。使用西联汇款时应注意需要客户提供准确的信息，详见公司资料 2收款账号。4.在明确客人需求信息并收到样品费后，填写样品需求单，经部门主管/经理审核签

11、字后，交总经理核准，然后给工厂生产。生产完成后，仔细核对样品与客户要求是否相符，确认正确无误后，快递给客人。5.自己须留存样品（样品附在客户的样品需求单后面，如样品较大较多时，可在样品上做好客户标识放在客户样品储存柜，如客户没有特殊要求时可用 PPT 文档附在样品单后面）以便后续生产时，有据可查。同时保存好样品需求单，并复印给相关部门，以便工厂生产和财务核算成本利润等。6.样品快递后，及时跟进各方面的进度；最终无论质量好与坏，下单与否，都必须得到客人的评价，并反映在周报表及月报表上。五、试单及大货量产 1.客人确认样品后，客人一般会下一个或多个小批量试单，待小批量试单完成后，才会下大货订单。2

12、.无论是试单，还是大货量产，先根据客人的指示及要求，结合最初的报价单，制作 PI（proforma invoice），并跟催货款。一般情况下，国外订单我们可以要求客户一次性付款，收到全款后才安排生产。3.PI 要注意：a.核对当初与客人的报价，确保 PI 所包含的内容需报价单一致；b.须注意质量标准，尤其是 OEM；c.须提供公司银行资料，以便客人付款；d.须仔细核对订单数量及金额（注意大小写）；4.填写生产任务单，待部门主管/经理审核签字后，交总经理核准，然后给工厂安排生产。自己须保存好文件，以便后续核查；并复印给相关部门，以便公司财务结算。5.生产过程中，须持续跟进生产进度及产品质量（确保

13、质量与样品质量或合同约定一致），同时与客人保持信息的及时沟通，以便客人掌握进度。尤其是发生了与交期有冲突的时候，更是如此，否则影响客人的市场推广而丢失订单，或导致索赔，甚至丢失客户。6.当生产完成 80%左右时，核对与客人的付款约定，如果与客人的付款方式是出货前付清余款的，须将产品拍照给客人，跟催货物余款。跟催时，须附上当初的 PI，以更好的推进业务的发展。7.所有文件，均需保存留底备查（包括货运单）。六、联系货代安排运输 1、多找几家货代比较价格 2、选好货代公司并确定好付款方式（争取月结或者至少在客户收到货物后才付款）3、提供货运公司需提供的资料（如：品名，HS 编码，数量，包装重量，包装

14、尺寸，目的港，交易方式）。4、安排运输后及时取得运单并尽快提供给客户，以便客户查询，每天跟踪货运信息直到客户收到货物。5、客户收到货物后要及时跟客户确认收到的货物是否与订单相符。6、跟踪客户对产品及公司的满意度并反映在周报月报中。七、商检（按 HS 编码查询，为法检商品则需要办理）1.根据出口产品的海关编码，属于法检范围内的产品，须向当地商品检验检疫局申报检验。如果企业没有报检员，须委托具有报检员资格的机构进行申报。2.商检的材料：合同、发票、装箱单、厂检单、包装性能检验结果单、报检委托书；特殊行业的，须依据行业要求，另提供行业相关资料。3.一般在生产完成了 80%的时候，即可办理商检，以节省

15、/缩短时间。4.无论是否是法检产品，有部分客人，需要自己的分公司验货，或委托第三方来验货，同样按以上方式处理。5.无论是自己报检，还是委托报检，均需要跟进进度，预约商检局来厂检验。6.商检完成后，及时付款、领取出口货物换证凭单，此单须在出口口岸商检局更换商检单。7.如果有客人需要办理 Form A 原产地证的，我们也须及时提供相关资料，前往商检局办理。8.如果客人只需办理普通的产地证，且客人没有具体要求的情况下，可在商检局或贸促会办理。9.办证所需资料：营业执照、组织机构代码证、批准证书/备案登记表、原材料增值税发票、INOVICE、PL、产品工艺流程、加盖中英文印章。10.单证出来后，须复印

16、留底备查。八、租船、订舱 1.找几家成熟的、服务态度好、有行业知名度、价格有优势的货代，咨询运费，港杂费、内陆运费（整柜拖柜）、货代操作费、船期、航程时间等等；并建立货代信息。2.比对报价时的运费差异，确定货代，并安排订舱（传真或邮件一份托书）。一般情况下，可与报检同步进行。3.如果是 FOB 交易方式的，也须第一时间与客户指定货代取得联系，确认相关费用、船期等相关信息。4.订舱须提供产品名称、HS 编码、重量、体积、港口信息、交易方式，保险等提单信息给货代。待货代安排好舱位后，会得到一个进仓编号和进仓地址及时间。然后，按要求将货物送到指定地址。5.通常情况下，在出具正本提单前，货代会根据我们

17、提供的订舱信息出具提单确认件和放单方式（书面提单或电放提单；电放的须提供电放保函）。业务须仔细核对所有细项内容，特别是 L/C 交易的，要特别谨慎，以免因小差错，而导致客人拒付。6.货物进仓后，须跟进报关状态及准确船期等相关信息。一般情况下，船期后两天，船公司会开出正本提单，业务须及时跟进提单。附：a.FOB：一般是货代提单(House B/L);散货情况，基本也是货代提单。HBL非物权凭证；一般客人拿到 HBL，须到目的港货代那边换取 MBL。b.CIF/CNF：船公司提单（Master B/L），MBL 是物权凭证。7.拿到提单后，根据与客人的交易方式和付款方式的约定，快递提单或传真提单副

18、本（须屏蔽提单号和箱号，防止部分国家地区用提单副本取货）给客户。另外，到日本的货，基本采取提单电放的方式。8.提单拿到后，须安排支付货代相关费用，并提醒货代公司及时退回核销单（退税联）和报关单（退税联），以便后续安排核销和退税。10.如果需要办理保险的（如 CIF 交易的），可委托货代办理。11.所有文件单证，均需保存或复印留底备查。九、报关 1.一般是委托货代报关。2.报关资料：报关单、报关委托书、发票、装箱单、核销单、出入境换证凭单等、3.相关文件编号须备案保存。十、结汇、核销、退税 1.出货后，根据与客人约定的付款方式，催收货款。2.待货物报关出运二周后，及时跟催货代，退回报关单（退税联）和核销单（退税联）。3.将上述资料交给财务部门，并通知财务部门去银行打印汇款水单，连同税务局的出口专用发票，前往外管局申报核销，并国税局申报退税。4.相关文件需保存留底备查。