数据上报使用手册37252.pdf

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1、国家外国专家局友谊奖 管理系统 数 据 上 报 手 册 中科软件股份有限公司.推荐材料上报过程 1 外国专家局一次性将安装介质发到各申报单位，无需每年下发。介质有了两种：a.软盘：包括“申请表登记数据库”和“数据上报数据库”两个 ACCESS97数据库。此 种介质适用于已经有 OFFICE环境的申报单位。b.光盘：包括上述两个 ACCESS97数据库和 OFFICE97的安装程序，适用于还没有 OFFICE97的环境的申报单位。申报单位在接收到光盘后应自行安装 OFFICE97。2 各申报单位首先要确保在计算机上已经安装了下列软件 1.1 Windows98、Windows2000 或 Win

2、dowsXP 中文版 1.2 Microsoft 的 Office97、Office2OOO 或 OfficeXP 中文版，3 各申报单位收到软盘后，要在计算机的C盘上建立一个目录，并且命名为“数据上报”，然后将两个数据库从软盘上拷贝到这个目录中。4“申请表登记数据库”中保存历年的专家资料，“数据上报数据库”用于每年的材料上 报工作。5 每年进行推荐材料上报的时候，各申报单位将本年度上报的材料从“申请表登记数据库”中转出到“数据上报数据库”中，然后将“数据上报数据库”拷贝到软盘中。6 将只含有数据上报数据库的软盘上交到外国专家局。.材料上报程序使用手册 主要由申请表登记数据库和上报资料数据库两

3、部分组成。2.1 进入系统 开机后，首先在“开始菜单”的“程序”栏中确认在OFFICE中已经装有MICROSOFT Office。然后打开所在的文件夹 数据上报，在申请表登记数据库和上报资料数据库两个 数据库中选择要使用的数据库，双击(若系统安装的是 Office97以上的版本(如 Office2000 或OfficeXP),双击时ACCESS会提示选择是转换数据库(convert database),还是直接打开 数据库(open database),请选择直接打开数据库)即可启动 MICROSOFT ACCESS，进入所选 择数据库的用户使用主界面。2.2 申请表登记数据库 在申请表登记数

4、据库中，我们可以实现添加记录、删除记录、查找记录、按年度查询、格式化打印等功能，下面分别介绍：用户使用主界面：用户使用界面的基础，是进入其他各界面的入口。申请表登记管理界面：存储申请表的详细内容。数据库扩充管理界面：用户进行数据库扩充的界面，包括国家维护界面、类别维护界面、行业维护界面。查询结果显示界面：显示用户所查询的年度的申请表资料。2.2.1.用户使用主界面 用户打开数据库以后即进入 用户使用主界面，它以报表的形式按记录输入的先后顺序 排列数据库中存储的所有申请表资料记录。根据用户的选择点击记录前面的“打开记录”按 钮，即进入申请表登记管理界面，对申请表资料进行读、写等操作。添加记录：点

5、击“添加记录”后，弹出申请表登记管理界面。在申请表登记管理界面 上，即可添加记录。查找记录：首先，明确所要查询的内容属于记录里的哪一个域；然后，用鼠标点击所属 域里的任意一个值，使光标停留在域内；最后，点击“查找记录”按钮，即可根据用户输入 的内容，在该域里进行查询。删除记录：首先，用鼠标选定所要删除的记录；即点击该条记录前的小方格，当看到 小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向所选记录时，表明该条记录已经被选定。然后，点击“删除记录”按钮；此时，会弹出一个对话框，请求确认。首记录：点击“首记录”按钮，光标就会停留在数据库第一条记录前的小方格上，同时 小方格变黑并且在里面出现一个白色的小

6、三角指向该条记录，表明该条记录已经被选定。尾记录：点击“尾记录”按钮，光标就会停留在数据库最后一条记录前的小方格上，同时小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向该条记录，表明该条记录已经被选 按年度查询：点击“按年度查询”按钮，会弹出对话窗，询问想要查询的年度；输入 正确的年度信息后，点击对话框上的“确定”按钮（或者直接回车），弹出查询结果显示界 面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列查询到的记录资料。退出申请表登记数据库：点击“退出申请表登记数据库”按钮后，弹出一个对话框请 求确认，确认后，关闭用户使用主界面，并自动关闭MICROSOFT ACCESS。2.2.2.申请表登记管理界面

7、 用户打开数据库以后即进入用户使用主界面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排 列数据库中存储的所有申请表登记资料记录。根据用户的选择点击记录前面的“打开记录 按钮，即进入申请表登记管理界面，对申请表的详细资料进行读、写等操作。保存记录：点击“保存记录”按钮，对申请表信息进行保存。删除记录：点击“删除记录”按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打开的 申请表资料记录。按年度查询：点击“按年度查询”按钮，会弹出对话窗，询问想要查询的年度；输入 ，弹出查询结果显示界 删除记录：点击“删除记录”开的申请表资料记录。按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打 添加记后，系统创建一个新的记录空

8、间，此时即可添加相应 关闭窗体：点击“关闭窗体”正确的年度信息后，点击对话框上的“确定”按钮（或者直接回车）面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列查询到的记录资料。格式化打印：点击“格式化打印”按钮，会弹出对话框，请求确认。确认后，会按照 文件的格式打印出该条申请表资料记录。数据库扩充管理：1国家维护：对于“国籍（中文名）”，“国籍（英文名）”，“所属大洲（中文名）”和“所属大洲（英文名）”四个字段，只需要在“国籍（中文名）”的下拉框中选择所要填写的 中文国籍，剩余的三个字段会自动生成。如果想要填写的中文国籍没有被包括在下拉框中，则需要在数据库扩充管理中自行添加。点击“数据库扩充管理”按钮

9、，弹出数据库扩充管理 界面后，即可进行添加。对于“专家掌握的语种”字段，如果想要填写的语种没有被包括 在下拉框中，则需要在数据库扩充管理中自行添加。点击“数据库扩充管理”按钮，弹出数 据库扩充管理界面 后，即可进行添加。2.专家类别维护：在添加专家记录时，专家的类别可以从下拉框中选择，这里维护选 择源。可进行添加、修改和删除等操作 3行业维护：在添加专家记录时，聘请单位的所属行业可以从下拉框中选择，这里维 护选择源。可进行添加、修改和删除等操作 关闭申请表登记管理界面：点击“关闭申请表登记管理界面”按钮，就会关闭 申请表 登记管理界面，焦点切换回 用户使用主界面。2 2 3.数据库扩充管理界面

10、 1国家维护界面 主要是对申请登记中“专家掌握的语种”字段及“国籍（中文名）”的下拉框选项 内容进行扩充管理；同时，建立“国籍（中文名）”字段与“国籍（英文名）”、“所属大 洲（中文名）”、“所属大洲（英文名）”三个字段的对应关系。保存记录：点击“保存记录”按钮，对数据库扩充信息进行保存。的记录。按钮，就会关闭 国家维护界面，焦点切换回 申请表登 记管理界面。2 类别维护界面 删除记录：点击“删除记录”开的申请表资料记录。按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打 添加记录:的记录。点击“添加记录”后，系统创建一个新的记录空间，此时即可添加相应 删除记录：点击“删除记录”开的申请表资料记录

11、。按钮，弹出对话框，请求确认。确认后，删除当前打 添加记录:的记录。点击“添加记录”后，系统创建一个新的记录空间，此时即可添加相应 主要是维护专家类别下拉框的选择数据源。保存记录：点击“保存记录”按钮，对数据库扩充信息进行保存。关闭窗体：点击“关闭窗体”按钮，就会关闭 类别维护界面，焦点切换回申请表 登记管理界面。3 行业维护界面 主要是维护聘请单位所属行业下拉框的选择数据源。保存记录：点击“保存记录”按钮，对数据库扩充信息进行保存。关闭窗体：点击“关闭窗体”按钮，就会关闭 行业维护界面，焦点切换回申请表 登记管理界面。2 2 4.查询结果显示界面 在申请表登记管理界面 及用户使用主界面 上进

12、行“按年度查询”时，会弹出 查询结 果显示界面，它以报表的形式按记录录入的先后顺序排列查询到的记录资料。查找记录：首先，明确所要查询的内容属于记录里的哪一个域；然后，用鼠标点击所属 域里的任意一个值，使光标停留在域内；最后，点击“查找记录”按钮，即可根据用户输入 的内容，在该域里进行查询。首记录：点击“首记录”按钮，光标就会停留在数据库第一条记录前的小方格上，同时 小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向该条记录，表明该条记录已经被选定。尾记录：点击“尾记录”按钮，光标就会停留在数据库最后一条记录前的小方格上，同时小方格变黑并且在里面出现一个白色的小三角指向该条记录，表明该条记录已经被选 将查询结果保存到上报资料数据库：点击“将查询结果保存到上报资料数据库”按钮,系统就可以将查询得到的所有申请表登记的记录导出并保存到 上报资料数据库。关闭查询结果显示界面：点击“关闭查询结果显示界面”按钮，就会关闭 查询结果显 示界面，焦点切换回到运行查询操作的界面。2.3.上报资料数据库 在上报资料数据库中，为方便用户所需数据的上报，只有一个申请表登记管理界面，以 方便用户浏览和检查所查询到的资料数据。