第四章-秘书的素质与悟性.ppt

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1、n n第四章第四章 秘书素养秘书素养n n准确把握秘书任职必须具备的素质要求和秘书任职必准确把握秘书任职必须具备的素质要求和秘书任职必须具备的修养标准，在实践工作中不断优化秘书素养，须具备的修养标准，在实践工作中不断优化秘书素养，准确领会秘书工作的悟性，在准确领会秘书工作的悟性，在“辅助决策辅助决策”和和“提供提供服务服务”过程中既坚持原则又灵活有度，过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务务。第一节 秘书的知识和能力第二节 秘书修养和职业道德第四节 秘书的性别特征第三节 秘书的心理和性格

2、第五节 秘书的培训与考核第一节 秘书的知识和能力 n n本节要点一、秘书的知识结构二、秘书的能力要求n n 秘书要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力，准确把握秘书必须具备的知识和能力要求，是学习本节的要点。n n 秘书知识要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：一、秘书的知识结构一、秘书的知识结构 秘秘书书应应有有的的知知识识2 2、专业知识：即秘书业务知识（文书、专业知识：即秘书业务知识（文书写作、档案管理等）和从事专业知识写作、档案管理等）和从事专业知识3 3、相关知识：如经济、法律、管理、相关知识：如经济、法律、管理、公关及心理学等公关

3、及心理学等1 1、基础知识：即具有相当于高中、基础知识：即具有相当于高中程度的自然科学和社会科学知识程度的自然科学和社会科学知识一、秘书的能力要求一、秘书的能力要求 耐心倾听并正确理解他人的发言耐心倾听并正确理解他人的发言 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时协调关系善于发现矛盾，及时协调关系 善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键公文和事务应用文的写作能力公文和事务应用文的写作能力 观察分析能力观察分析能力 协

4、调能力协调能力 社交活动能力社交活动能力阅读概括能力阅读概括能力听知能力听知能力 口头表达能力口头表达能力写作能力写作能力 应变能力应变能力 设备操作能力设备操作能力 面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理电话、录音、扩音、照相录象、复印、传真、通讯电话、录音、扩音、照相录象、复印、传真、通讯标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要第二节 秘书的思想修养和职业道德 n n本节要点一、秘书思想修养二、秘书思想作风三、秘书职业道德n n 秘书工作的特性，要求他必须具备相当的理论修养、良好的思想作风、工作作风和职业

5、道德。n n （一）（一）政治修养：政治修养：秘书工作是从属于一定的阶级和政治集团，因此，具有明显的政治倾向性：n n 第一、必须忠诚于共产主义事业的崇高理想。n n 第二、坚定的政治方向，四项基本有原则。n n 第三、要有强烈的忧患意识，党和人民忧患。n n 第四、要有较高的政策水平。n n 第五、要具有较强的法制观念。n n 第六、要正确地服从领导。一、秘书思想修养一、秘书思想修养 n n 理论修养：是指人们从实践概括出来的关于自然界和人类社会的知识的有系统的结论。科学的理论是对客观世界本质及其规律的反映，其任务在于提示客观事物的发展规律，并用以指导人们的实践活动。n n 秘书需要掌握的理

6、论有三个方面：n n 一是政治理论；n n 二是经济理论；n n 三是秘书专业理论。（二）理论修养 二、秘书思想作风二、秘书思想作风 秘书思想作风1、为人民服务5、实事求是8、开拓创新6、认真仔细2、对党和人民负责4、谦虚谨慎3、密切联系群众7、敏捷高效秘秘书书职职业业道道德德忠于职守严守机密恪守信用文明礼貌廉洁奉公接触领导、会议，知道机密多，不得泄露党、国家单位政治、经济、科技机密 讲信誉，言必行、行必果，按时兑现承诺，不能承诺之事不轻易答允 文明礼貌、举止大方、谈吐文雅、常带微笑，举止言谈得体，不傲慢又不做作奉公守法、廉洁清白，不以权谋私、不接受贿赂 忠于党和人民利益、单位利益；恪守本分，

7、甘当配角，不供僭权、不越权 三、秘书职业道德三、秘书职业道德 第三节 秘书的心理和性格 n n本节要点一、秘书的心理与心理调适二、秘书的性格与性格要求n n 秘书工作的特性，要求他必须要善于调节自己的心理,以平常心对待一切,保持心理平衡;同时还要了解并努n n 力培养自己完美的n n 气质与性格。n n n n n n 指在社会环境和社会实践中形成和发展的，主要是指人自身表现出来的稳定的、经常性的、本质的个性心理特征，包括人格、意志、情绪、思维、动机、兴趣等。一、秘书的心理与心理调适一、秘书的心理与心理调适n n 是在一定社会中个人做人的尊严、价值和品格的总和。n n 人格是在社会生活中产生和

8、形成的，人们在改造自然和改造社会的实践中逐渐认识了自己的地位和作用，因而便形成了对自己做人的尊严、人生的价值和道德品格的认识，这就是人格。n n 是指人自觉地确定目标，并根据目标来支配、调整自己的行动，克服各种困难，实现预定目的的心理过程。n n 人有了意志才能积极地改造主观世界和客观世界，成为现实世界的主人。意志具有自觉性、果断性、自制性和支持性等积极的品质，也具有盲目性、顽固性、冲动性和脆弱性等消极的品质。n n 是人的情感较强烈的、带冲动性的、明显的外部表现。它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情境性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。n n 情绪表现为：喜悦或悲哀、喜爱或憎恨、惊

9、奇或愤怒、恬静或烦躁、轻松或紧张、乐观或忧郁等，成熟的情绪表现为；自信、沉着、冷静、持恒、温情等。n n 是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理发思维。n n 思维有深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、清晰或紊乱、独立或因循、缜密或粗疏之分，秘书人员的思维须敏捷和缜密，忌呆板和粗疏。n n n n 又称内驱力，指满足某种需要有关的活动动力，也就是推动人的行动的内在原因。n n 需要产生动机，动机产生动力。人的一切行为都是要动机支配制约的。动机属于人的个性的积极性，也就是个性需要的具体表现。动机可分为物质性动机和精神性动机、天然性

10、动机和社会性动机等。n n 是指人的意识中对事物所持的一种积极的选择态度或探索的认识倾向。n n 兴趣是在社会实践活动中形成的，也可以在社会实践活动中改变。由于社会实践活动的丰富性，导致人的兴趣也多种多样，如直接兴趣、间接兴趣、积极兴趣、消极兴趣、短暂兴趣、稳定兴趣等。秘书应积极培养对本职工作的兴趣，还必须培养和发展职业外的兴趣爱好，如旅游、书法、绘画、音乐、摄影、集邮、体育活动等。n n 秘书人员由于工作的繁杂性、地位秘书人员由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要善

11、于调适自己的心理，保持稳定、员要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。乐观、健康的心态。n n n n 气质是人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。二、秘书的性格与性格要求二、秘书的性格与性格要求n n 性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。n n 性格表现为态度特征：如

12、对社会、集体、他人的关心或冷漠、同情或自私、诚实或虚伪等；对劳动和工作的勤劳或懒惰、认真或马虎、细致或粗心等；对己对人谦虚或骄傲、自信或自卑、大方或羞怯等。n n 性格表现为意志特征：如对行为目标的目的性或冲动性、独立性或依附性、对行为方式的主动性或被动性、自制性或放纵性；在紧急或困难情况下勇敢或胆怯、果断或犹豫、镇定或惊慌等；在行为过程中坚定或动摇、始终如一或反复无常、善始善终还是虎头蛇尾等。n n 性格表现为情绪特征：如稳定或波动、持久或短暂、抑郁低沉或开朗饱满，善于受意志支配或失去控制。n n 性格还表现为思维特征：如敏感或迟钝、精细或粗疏，善于独立思考或喜欢拾人牙慧；富于想象或囿于直观

13、，善于分析概括或偏于就事论事等。n n 成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定；不成熟的性格表现为各个特征之间的相互矛盾和反复无常。性格又是随着人的活动的多样性而表现出变化性。性格是在客观环境中受客观的人、事、物的影响而形成的，一旦形成后，便有相对的稳定性，但它又可随着客观影响的变化而变化，具有可塑性。n n 如从小家境优裕、备受宠爱的孩子，性格容易外向、大胆、灵活、善于表达，但也容易急躁、浮滑、脆弱；反之，性格容易内向、沉默寡言、不合群、悲观，但身心忍受力强，内心骄傲、坚定、顽强。n n 经常成功的人性格容易骄傲、暴躁、急于求成、过于自信，但一旦失败，很快转化成垂头丧气，

14、甚至自暴自弃。相反，经常遭受挫折的人容易内向、反思、甚至悲观，但也能锤炼出竖毅的性格。所以有人说，挫折也是一种财富。秘书的性格要求1、开朗2、敏捷3、稳健4、坚毅5、幽默思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待办事干练、下笔千言、倚马可待 办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并自信自重正确对待理解与不理解、并自信自重是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，是智慧

15、、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自机智乐观，也能给人带来愉快它能使自机智乐观，也能给人带来愉快乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难6、自制能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心第四节第四节 秘书的性别特征秘书的性别特征n n本节要点本节要点n n一、性别的性格、职业保一、性别的性格、职业保护护n n二、秘书的自我保护二、秘书的自我保护n n 就世界范围而言，秘书有着明显的女性化特征。欧美国家女性秘书占绝大多数，美国甚至占到90%以上。改革开放以来，我国的秘书队伍中女

16、性也是迅速增加的趋势，随之也出现了一些新的问题。一、性别的性格、职业特征一、性别的性格、职业特征n n 1、性别的性格特征n n 2、性别的职业特征n n 3、秘书的女性特征n n（1）低、中级秘书中女性较多。n n（2）社会原因：男、女性的性格n n二、女性秘书的自我保护 1、正确的认识和心态2、自我保护意识和方法n n第五节 秘书的培训与考核一、秘书的培训主要有三种模式1、学历教育(学校)2、岗前培训(工作前)3、在职培训(工作中)n n 二、秘书的职业资格考试n n1、国家秘书职业资格考试(五级)n n2、其它三、对秘书的考核三、对秘书的考核n n1、考核内容n n(1)(1)德：政治思想品德德：政治思想品德n n(2)(2)能：工作能力能：工作能力n n(3)(3)勤：工作出勤率和工作态度勤：工作出勤率和工作态度n n(4)(4)绩：工作业绩绩：工作业绩n n2 2、考核标准：多有各自单位自行制定，多为定量和、考核标准：多有各自单位自行制定，多为定量和定性结合定性结合n n(1)(1)直接量化直接量化(2)(2)比率化比率化(3)(3)综合指标化综合指标化(4)(4)类比指标类比指标化化n n3 3、考核方法、考核方法n n(1)(1)、平时考核、平时考核n n(2)(2)、年终考核、年终考核