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1、 在林爽大学毕业后到了一家物业公司从事秘书工作。临近年底时，经理打算和小区的业主代表、各楼的楼长们召开一个座谈会，目的是了解业主对物业服务的意见和建议。经理将牵头组织这次座谈会的任务交给了林爽，要求他先提一些初步的设想。一天后，林爽把自己撰写的会议方案发给了经理。如下：案例引导案例引导案例引导案例引导关于召开业主座谈会的方案尊敬的各位业主代表、楼长们：为了了解广大业主对物业服务的意见和建议，进一步提升物业服务质量，物业公司准备召开业主座谈会，现将本次会议有关情况告知如下：一、会议时间：2011年12月12日上午9时至11时二、会议地点：物业服务中心会议室（号楼东配楼二楼）三、开会人员：业主代表

2、、各楼楼长、物业公司经理与副经理、各业务组组长四、会前准备：请各位业主代表和各楼楼长深入广大业主之中，充分收集大家的意见和建议，并形成书面文稿以备会上发言。五、会上议程：首先由主持人（副经理）讲话，然后业主代表和楼长们发言，最后由经理总结发言。六、会后整改：将会上提出的意见和建议进行整理和汇总，并交给各业务组组长进行整改。整改的结果及时告知业主代表和楼长。物业公司n2011年12月2日 经理看了这份方案后对林爽说：“你提的这些设想有不少的问题，但是我先只问你一个：为什么选择12月12日这一天开会？”林爽说：“这天是星期一，我们公司的员工都正常上班，正好可以开会。如果选择休息日的话，那么公司还要

3、给他们加班费，就会增加公司的经费支出了。”经理看林爽说得理直气壮，就问：“那你想过没有，业主们在这一天也是要上班的呀，谁耽误正常工作来参加你的座谈会呢？”林爽一下子哑口无言了。案例引导案例引导想一想想一想 1.除了经理提出的问题之外，这份会议方案还有哪些问题？2.为什么要撰写会议方案？3.会议方案是否有必要送达给参会人员？4.通过学习下面的知识，讲讲制定会议方案应注意哪些方面的内容？会议方案的制定会议方案的制定 会议名称、主题、议题与议程会议名称、主题、议题与议程会议时间和会议地点会议时间和会议地点会议人员与会务机构会议人员与会务机构会议的其他活动会议的其他活动会议方案的基本结构与主要内容会议

4、方案的基本结构与主要内容一、会议名称、主题、议题与议程一、会议名称、主题、议题与议程正规的会议必须有准确、恰当的名称；会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达；会议的议题是围绕会议主题进行具体细分而形成的一个或多个讨论话题，体现了会议的目标和任务。二、会议时间和会议地点二、会议时间和会议地点确定会议时间应考虑以下方面：工作需要、参会人员情况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。会议地点，为了使会议取得预期效果，选择会场应考虑多种因素：场地大小、租赁费、设备配备、停车场、交通状况。三、三、会议人员与会务机构会议人员与会务机构应参加会议的三类人：有权作出决策的人；能够客观、公正、理

5、智思考会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。四、四、会议的其他活动会议的其他活动最常见的是参会人员在固定会场内进行讨论与发言；除了这种形式之外，还有户外文体活动、参观访问、座谈、展览展示、旅游观光、宴会宴请等。五、会议方案的基本结构与主要内容五、会议方案的基本结构与主要内容标题正文落款实训练习实训练习请修改本节“案例导入”中林爽的会议方案。假如你所在的班级准备举行一场班干部竞选演讲，请为此次活动撰写一份方案。天地公司将召开公司成立10周年庆典大会

6、，与会人员200人，会议时间为2011年11月2日至4日。请完成以下练习：根据这一介绍撰写会议预案，可自行补充相关的必要信息。分组讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。公司准备召开产品推广宣传会，特让秘书李明制作并发送了会议通知。通知内容如下：会议通知尊敬的客户/单位：为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,以及为了做好2012年产品的订货工作，我公司定于2011年12月13日15日，在和家宾馆召开客户联谊会,请您/贵单位派员参加。会议联系人李明，电话12345678。附件:1.会议日程2.和家宾馆车路线图及乘车指南公司二一一年十月十九日案例引导案例引导案

7、例引导案例引导会议通知发出后，在会议报到时，出现了一些问题。有些客户误以为12月13日报到，13日晚甚至14日早上才来报到。到会人数超过了预计，结果和家宾馆无法提供更多的房间，只好临时将一些参会者安排到其他宾馆，引起了他们的不满。想一想：想一想：1.这个会议通知存在什么不足之处，导致会议报到时出现了问题？2.制作和发送会议通知时要注意哪些问题？3.请根据本节所讲述的知识对该会议通知进行修改，使之更加明确。会议通知的制发会议通知的制发 会议会议通知的通知的方式方式会议通知会议通知的格式的格式会议会议通知通知的的发送发送一、会议通知的方式一、会议通知的方式口头通知：碰头会电话（传真）通知：大多数会

8、议通知书面通知：卡片式会议通知和公文式会议通知电子邮件墙报通知：适用于内部会议。二、二、会议通知的格式会议通知的格式标题标题完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。省略式标题，将发文机关或事由省略。正文正文会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。落款落款会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。回执回执和附件和附件回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。三、三、会议人员与会务机构会议人员与会务机构应参加会议的三类人：有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思考

9、会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。实训练习实训练习一、请指出下面这篇会议通知的不当之处，并进行修改。县卫生局关于召开卫生工作会议的通知县属各镇（乡）、局（行）、厂矿：为总结经验，进一步做好我县的卫生工作，县卫生局决定在本月中旬召开卫生工作会议，现将有关事项通知如下：（一）参加会议人员为各单位主管卫生工作的主要负责人；（二）参加会议人员应认真准备有关卫生工作情况及今后工组打算的材料，以便在会上汇报和交流；（三）参加会议人员应于6月15日到县政府

10、报到；（四）会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。以上通知，希遵照执行。XX县卫生局2011年6月1日实训练习实训练习二、省会计师学会准备召开会计师制度研讨会，会议地点在市，参加会议的人员是各高校从事会计教学的副教授以上的教师、各个知名企业的会计主管、会计师事务所的代表等，其中有其它地市人员。会上将邀请全国知名的会计学专家作专题报告。会议要求与会人员要交论文一篇。请根据以上情况撰写一份文书告知学会会员相关情况，除上述事项之外，其余如会费、食宿、时间、地点、会议日程安排等事项自行补充。要求文种恰当，内容完备，事项清楚，结构条理清晰，语言简洁。三、请同学们课余时间利用网络搜索和收集各

11、种形式的会议通知，并进行分析和比较，规范的请保存下来作为参考，不规范的请找出来进行修改练习。叶紫是某知名药厂办公室的一名秘书。有一次，省安监局的一个检查组到了厂里，在实地检查了安全生产工作之后，还要听取厂领导的专题汇报。叶紫负责筹备这次汇报会的工作。在准备工作中，她问过厂领导会议的主要内容和议程，领导说：“主要内容就是我们向检查组介绍安全生产的各项措施。”叶紫就以为会上检查组人员不会发言，于是在准备音箱设备时就只摆放了一只话筒在厂领导的位置上。在检查组成员和本厂有关人员来到会议室之后，厂办主任发现只有一只话筒，马上要求叶紫再为检查组负责人准备一只话筒。叶紫连忙打开设备柜找出了另一只话筒摆放到位

12、。匆忙之中，叶紫没有发现，这只话筒中没有安装电池。当厂领导发言完毕之后，检查组领导讲话时，声音根本无法通过音箱放出来。叶紫只好将厂领导使用的那只话筒转移到检查组领导的座位前，会议这才顺利继续下去。案例引导案例引导想一想想一想 1.在这个案例中，叶紫事先了解了会议内容，为什么还是未能将设备准备到位？2.当发现设备短缺时，如果要进行弥补，应注意哪些事项？3.当会场的设备出现故障时，应如何及时解决这一问题？会前材料的准备会前材料的准备 会议会议文件的种类文件的种类会议会议文件的准备文件的准备会议会议物品的种类物品的种类会议会议物品的准备物品的准备会议会议证件的种类证件的种类会议会议证件的准备证件的准

13、备一、一、会议文件的种类会议文件的种类序号类型含义与作用常用文件1会务管理类文件为了使会议顺利进行而拟定的各种会务文件，作为承办机构开展办会工作的依据，同时也可作为参会人员的行为指导会议方案、应急预案、议程、日程表、会议通知、会议须知、通讯录、座次表、值班表、值班记录2会议文件会议为了实现自身的目的与职能在召开过程中产生或使用的文件开幕词、闭幕词、讲话稿、主持词、主题报告、专题报告、决议、决定、会议纪要、议案、提案、会议记录3宣传类文件将会议进展情况向外界或参会人员进行传达的文字材料会议简报、新闻稿4参考资料类文件与会议主题和议题有关的背景性资料，供参会人员了解相关情况，从而更好进行会议讨论各

14、种数据报表、调查报告、总结、剪报二、会议文件的准备二、会议文件的准备1.会议文件准备的基本要求会议文件准备的基本要求：文件装袋文件编号注意退回数量充足事先送达2.会议议程撰写方法会议议程撰写方法按照重要程度安排顺序。按照议题类型安排顺序。按照议题逻辑联系安排顺序。按照紧急程度安排顺序。涉及参会者切身利益的议题安排在后面；保密性的议题排在后面。二、会议文件的准备二、会议文件的准备3.会议参考资料准备方法小贴士准备参考资料的小技巧参考资料应简短，而且确有必要，避免篇幅过长的资料；如果确实需要采用长篇文章，那么应在正文之前归纳出提要；参考资料的形式应灵活，提倡采用表格、图表等形式补充替代文字；所有的

15、参考资料应标有编号。三、会议物品的种类三、会议物品的种类会议必备用品和设施设备会议特殊用品和设备视听器材通讯设备文具、文件类会议用品四、会议物品的准备四、会议物品的准备会议会议物品准备的基本要求物品准备的基本要求（1）准备充分。（2）合理使用会议经费。（3）昂贵用品租赁使用。（4）列出物品清单。会议会议物品的获取方式物品的获取方式（1）调用现有物品。（2）购买。（3）租赁。（4）自制。五、会议证件的种类五、会议证件的种类重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。（如左图）会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证

16、（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。六、会议证件的准备证件和卡片内容齐全粘贴照片：重要的大型会议应在证件上粘贴佩戴者本人的照片，并加盖印章。区分颜色体现文化理念：根据公司不同的文化理念设计证件和卡片。尺寸大方正确摆放实训练习实训练习一、假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。二、某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要

17、有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。2011年3月，媒体报道，某著名肉类品牌的产品采用含有“瘦肉精”的猪肉来作为原料。这一报道引发了全国范围的关注，同时也使企业蒙受了巨大的舆论压力和经济损失。该企业召开万人职工大会，参加会议的有企业管理层、职工、经销商和新闻媒体。会上，企业负责人郑重向全国消费者道歉。但是，到场的媒体记者却发现一个细微的问题。会场主席台后 面 的 背 景 板 上，公 司 英 文 名 称 出 现 了 问 题，将“SHUANG

18、”错误地拼写成了“SHAUNG”。当这一错误的照片在网络上发布的时候，有网友评论说：“一个连会场布置都出问题的企业，难道还值得信任吗？”也有网友说：“一个拼写错误只是微不足道的小问题，不足以对这个企业的产品质量产生什么消极影响。媒体将这个问题曝光，是小题大做。”案例引导案例引导想一想：想一想：1.在这种会议上，是否有必要注明企业的英文名称？为什么？2.你认为该企业会场中出现的这个问题，是不是一个无关键要的错误？为什么？3.应如何预防这类错误的发生？会场准备工作会场准备工作 会场会场的类型的类型会场会场的预定的预定会场会场内部环境布置内部环境布置会场会场外部环境布置外部环境布置会场会场设备的安装

19、与调试设备的安装与调试一、会场的类型一、会场的类型类型容纳人数特点适合会议类型来源会议室1050人一次投资，多次使用，平均成本较低空间封闭，避免打扰，保密性强调用灵活便捷各种内部小型会议，如例会、部门会议、座谈会、交流会、谈判会议等单 位 内部自备礼堂百人以上座位固定，容纳人数固定功能分区明显，有主席台设备比较完善单次费用较高各种中大型会议，例如表彰大会、庆典大会、全体大会、代表大会、报告会等单 位 内部自备或租用大厅人数不固定空间可以根据会议需要灵活划分会议时间之外可以有其他用途容纳人数灵活，人员进出会场比较自由 大型会议的分会场；展览展示会；临时会议单 位 内部自备或租用露天场地人数不固定

20、空间可以根据需要扩充容纳人数灵活，人员进出会场比较自由易受各种因素干扰 群众集会、庆典仪式租用二、二、会场的预定会场的预定会场预定的原则（1）根据会议类型预定会场。（2）根据基础设施条件预定会场。（3）根据会议规模预定会场。会场预定的方式（1）预定内部会议室：适当提前；确认预定；合理调配。（2）预定外部会场。应有完善的设施、设备；尽量避开闹市区；合理的场地租借费用；预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置1.会场会场布局形式的类型布局形式的类型 会场格局常见会场形式适用会议优点相对式大小方形、半圆形大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会场恢宏壮观，会场气

21、氛庄严肃穆，突出支持人和发言人全围式圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形、回字形小型会议及座谈会、协调会等类型的会议人员紧凑，容易彰显和谐愉快的气氛，便于与会代表沟通半围式马蹄形、方拱形、T字形中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等介于相对式与全围式之间，既便于主持人与参会人员的沟通，又增强了会议效果分散式方桌形、V字形、圆桌形规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等既强调了领导和嘉宾的地位，又利于与会代表相互沟通和交流，会议气氛更加自然畅快三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置2.主席台的布置一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上

22、摆放鲜花，主席台上放置座位台签。（1）会标。会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬挂在主席台上方（2）会徽。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。（3）讲台。三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置3座次的安排安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。4会场氛围的设计会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。四、会场外部环境布置四、会场外部环境布置在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾牌、花篮等，烘

23、托会场热烈隆重的气氛。庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。五、会场设备的安装与调试五、会场设备的安装与调试专人负责设备安装与调试及时维修问题设备进行必要的演示与检测电器设备的特殊要求实训练习实训练习一、在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一时间，主席台上有人在交换位置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样解决这个问题？

24、二、天地公司将于2011年12月18日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。开幕式后将分部门进行小组讨论，公司共有11个部门：人事部、生产部、技术研发部、市场部、销售部、售后服务部、招商引资部、公关部、外联部、物流部和后勤部门。请根据这一介绍思考以下问题：这次大会是否需要设置分会场？如果要设置分会场，应如何安排？请做出主、分会场布置方案，并将方案做成PPT演示文档。林子佳是某物业管理公司的一名秘书，负责组织一年一度的新春年会。其实这种“年会”更像是一次联欢会，所有的员工欢聚一堂，除了吃饭之外，还有文艺表演、抽奖等活动。林子佳经过征求多方意见，终于确定了用餐的标准、节目道具服装、奖品设置

25、、场地等项目，并以此为依据编制出了整个活动的预算。当他把年会方案和经费预算表交给经理审阅的时候，经理边阅读边点头，口中还说：“今年的节目够丰富的，奖品设置也比较合理。你写的这么多的开销项目我就不逐一去看了。今年的活动经费比去年多还是少呢？”林子佳先前并没有去查阅去年的活动预算，只好含糊地答道：“和去年比，基本上相同。”经理说：“我印象中去年花的钱要多一些啊。”然后也没再说什么，提笔签署了“同意”。案例引导案例引导 就在筹备期间，有一位负责与酒店联系的同事对林子佳说：“今年的餐饮费用怎么比去年少将近1万块钱呢？这样预定的酒席桌数就要少20来桌呢？是不是搞错了？”林子佳又核算了经费表，没有发现什么

26、问题。那位同事说：“咱们的年会要举行两天。第一天大多数员工进行联欢，第二天还要再补办一次酒席，让因为值班未能参加联欢员工来吃饭。你的经费预算中是不是漏掉了第二天的酒席？”林子佳恍然大悟，在这里确实少算了第二天酒席的费用。于是他只好再次修改预算表，让经理重新审批了一次。案例引导案例引导想一想：想一想：1.林子佳在编制经费预算时，导致他错误的原因是什么？2.经理为什么要询问与去年相比经费多少的问题？3.从这个案例中可以看出来，防止编制预算出现失误的方法有哪些？会前财务准备会前财务准备 会议会议费用的预算费用的预算会议会议经费的筹措经费的筹措会议会议财务工作原则财务工作原则一、会议费用的预算一、会议

27、费用的预算编制会议费用预算的主要依据：（1）会议主办方和承办方的利润目标（2）以往同类会议的预算情况和会议评估报告（3）单位在会议方面的相关规定（4）单位领导对会议预算的要求会议费用预算的主要项目：（1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；（4）餐饮费用；（5）资料费用；（6）人工费；（7）视听设备费用；（8）娱乐休闲费用；（9）杂费。二、二、会议经费的筹措会议经费的筹措一般情况下，会议经费的来源主要有以下几种方式：参会者交费、联合主办者交费、社会赞助、社会捐助、服务收费。三、三、会议财务工作原则会议财务工作原则应遵循以下原则：遵守制度，严格手续量入为出，收支平衡精打细算，厉行节约实训

28、练习实训练习一、假如你所在的学校准备召开一次以“我的实习收获”为主题的座谈会，参加会议的有10名优秀实习生、50名在校生、10名教师和5名实习单位领导。会议的主要内容有实习生经验介绍、实习单位领导讲话、在校生和实习生之间的问答互动等。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。二、皓翔公司将举办新产品定货会，与会客商约400人，会期1天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。三、某市企业家协会举办银行和企业的对接洽谈会，参会者100人，会期半天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。学习目标学习目标了解会中组织与服务工作的主要内容能够拟订大

29、中型会议的接待方案并完成接待报到工作能够完成会议餐饮与住宿的服务能够完成会议的入场签到与引导服务能够提供会议记录、信息反馈、编发简报等会中服务工作能够提供会议期间的值班、安全保卫、观光游览等各种后勤服务能够在会议结束时有序引导退场能够清理会场案例导入案例导入马芳所在的公司要召开全国经销商大会，她负责到火车站迎接客人。按照会务组给她的接待表，将有三批客人在上午10点到11点之间分别乘坐三趟列车到达。马芳顺利接到了前两批客人，将大家引导到火车站停车场的中巴车上就坐，然后和大家解释说：“还有一批客人快要到站了，请大家再耐心等待一会儿，我们接到他们之后再一起去宾馆。”大家表示可以等一会儿。可是过了预定

30、到站时间已经有十几分钟了，这趟车还是没有到站。马芳打电话询问他们大约还需要多长时间才能到站，客人回答说“不清楚”。这时接近中午时分，天气非常炎热，在中巴车上等候的人都提议先到宾馆。马芳只好让司机师傅发车前往宾馆报到。就在离开后不久，第三批客人到站了。他们出站后没有发现接待的人员，于是打电话给马芳。此时的马芳陪同前两批客人已经走到了一个十字路口遇到了红灯。刚到站的客人催她赶紧来车接，而车上的客人催她先到宾馆然后再去接站。马芳一边接电话，一边听大家七嘴八舌的争执，不禁发起火儿来：“这大热天儿的，我还不是为了你们大家，你们怎么就不能相互体谅一下？”想一想想一想1.接站时，如果客人分批到达，应如何合理

31、安排接站人员和车次？2.如果你是马芳，当面临有客人已经到达而另一批客人晚点这种情况时，应该如何处理？3.马芳在接站工作中存在哪些不足？接待报到服务接待报到服务 会议会议接待的基本概念接待的基本概念会议会议接待的基本礼仪接待的基本礼仪接站接站服务服务报到报到服务服务返程返程票预定服务票预定服务一、会议接待的基本概念一、会议接待的基本概念n会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。二、会议接待的基本礼仪二、会议接待的基本礼仪在会议接待中，有以下几点应注意：n迎接礼仪n签到礼仪n送别礼仪三、接站服

32、务三、接站服务n拟订接站工作安排拟订接站工作安排为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工作人员遵照执行。n接站工作注意事项接站工作注意事项（1）要有统一的指挥调度系统。（2）安排足够的车辆和接站人员。（3）会前通知内容要详细。（4）工具准备充分。接站牌和接站条幅的制作要醒目（如图）。四、报到服务四、报到服务n设立设立醒目的引导牌和标识牌醒目的引导牌和标识牌n发放发放文件文件材料材料：会议日程安排、住房安排、会议分组名单、会议秘书处的组成、会议注意事项、作息时间表 n做好做好返程票预定统计工作返程票预定统计工作n随时随时统计报到

33、人数统计报到人数n汇总汇总报到情况报到情况n引导引导与会代表报到的注意事项与会代表报到的注意事项（1）如有必要，应查验参会人员的有效证件；（2）报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间；（3）报到人员的分配要合理，工作流程应明确。五、返程票预定服务五、返程票预定服务n根据参会人员到会之前发来的回执，或者到会之后提出的要求，组织者应安排专人进行统计，准确汇总所有的订票要求，明确每一个人、每一张票的详细信息。订票登记表的样式可参照下表：时间时刻到达站 车次（航班）单价张数姓名领票签字 返程车票、机票预定登记表实训练习实训练习一、志诚公司定于2011年12月45日在北京召开为期两天的新产品推广会，邀

34、请了国内外十几家合作公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书高叶负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分参会者没能找到接站处，费了很大周折才找报到地点，因而损害了企业的良好形象。思考：1.秘书高叶负责的接站工作有哪些不妥之处？2.如果你负责接站，那么你将如何做好这项工作？二、某企业要召开经验交流大会，李秘书负责去火车站接站，在接到客人回单位的途中，李秘书向客人详细地介绍了本地的旅游胜地和风土人情，并谈到了自己的家庭和收入情况，同时又询问客人这方面的情况。思考：李秘书从火车站接到客人后的言谈存在什么问题？案例导入案例导入林鹏是某省会计师协会的一名秘书。今年协会准备举

35、行一次研讨会，根据领导的意见，开会的地点选在了位于深山之中的一个风景名胜区。会议通知下发后，许多会员将报名参会的回执反馈给了林鹏，他统计了一下，计划到会人员达到100人，创下了历年之最。当林鹏预定宾馆的时候，却遇到了意想不到的困难。他打遍了当地所有宾馆的电话，没有一家能够同时接待100多人。原来，计划开会的时间正值旅游旺季，景区宾馆的房间早在一个月以前就已经预订出去了。案例导入案例导入为了解决住宿的难题，林鹏向领导提了两个建议，要么改变开会的地点，要么推迟开会的时间。领导听了以后，都否定了。原因很简单，开会的正式通知已经发出去了，如果再更改时间或地点，不仅会有失严谨，损伤协会形象，而且还会给组

36、织工作带来许多负担。有个同事建议可以考虑一下当地的“农家乐”，理由是“农家乐”提供的住宿和饮食服务更有乡土气息，对于习惯生活在都市里的人而言更有意思。领导也否定了这个提议。林鹏只好预定了三个宾馆，才勉强将100多人安排下来。由于人手有限，林鹏将报到地点选在了中间位置的宾馆大厅。等到报到的时候，参会人员才发现原来没有住在一起，而且在办理完报到手续之后还要转移到另一个宾馆再办理一次住宿手续，这引起了许多参会人员的不满。想一想想一想1.在这个案例中，是什么原因导致住宿安排出现了困难？2.这次会议为什么不能安排在“农家乐”住宿？3.如果将参会人员分散安排到几个宾馆中，那么在分配宾馆时应注意哪些事项？餐

37、饮与住宿服务餐饮与住宿服务 会议会议住宿住宿服务服务会议会议餐饮服务餐饮服务一、会议住宿服务一、会议住宿服务n会议住宿地点的选择会议住宿地点的选择住宿的宾馆、饭店、招待所等地点和会场的距离应适中。参会者的住宿地点应集中。住宿的房间设施应满足基本需求。n安排住宿房间安排住宿房间（1）确定会议所需要的房间的数量和种类。（2）将参会者的房间尽量集中安排。（3）为身份、职务相同的参会者所安排的房间应当为同一标准。（4）应当将年长者、职务较高者、女性等特殊参会人员安排在向阳、通风和进出便利的房间。（5）安排房间时应当充分考虑民族背景、生活习惯。（6）如果参会人员有随行人员，应当安排在同一间或相邻的房间。

38、（7）多人同一个房间时，尽量选择背景、专业相同或相近的人住在一起。二、会议餐饮服务二、会议餐饮服务n会议餐饮服务的基本要求会议餐饮服务的基本要求（1）卫生安全。（2）规格适中。（3）营养美味。（4）照顾特殊。n餐饮服务的基本形式餐饮服务的基本形式餐饮安排通常有三种形式，即自助餐、茶歇和围桌餐。餐饮种类有中式、西式及清真系列。实训练习实训练习假如你所在班的全体同学准备参加校园文化艺术节的开幕式。全班学生分为接待组、会务组、演出组等几个小组。艺术节开幕式的名称、时间等信息可以自行补充。请为大家设计制作工作证件，并在同学之间进行互相评比。案例导入案例导入林鹏负责组织的会计师制度研讨会选择在一个深山的

39、风景区召开。由于参加人数众多，而当地的宾馆接待能力有限，所以参会人员分散在3个宾馆住宿。这三家宾馆沿着山谷的道路排开。为了便于开会，林鹏选择了中间的那家宾馆作为会务组所在地，并且将会场也安排在了这里。但是，开会那天还是出现了一个问题，导致会议推迟半小时才开始。原来，会务组所在宾馆北侧的那家宾馆安排的会议人员最多。他们中有一些人是晚上到达入住的，对于宾馆的地理环境非常陌生，而且还有一些人不辨方向。开会那天早晨，他们提前十分钟就出发了，本以为能够按时到达会场。但是走错了方向，离会场越来越远。等发现这一问题后，再折返回来时，已经超过了预定时间。想一想想一想1.在这个案例中，将会场安排在中间的宾馆是否

40、妥当？为什么？2.导致参会人员入场时出现问题的原因是什么？3.请结合这一案例说明，在会议组织工作中应采取哪些措施避免参会人员迟到？入场服务入场服务 入场工作入场工作简述简述会场签到服务会场签到服务会场会场引导服务引导服务一、入场工作简述一、入场工作简述n入场工作的主要内容n入场时间的合理确定二、会场签到服务二、会场签到服务n簿簿式签到式签到参会人员可在会议记录簿或签到簿上签名，这种签到方法相对简单，仅仅是名录登记，适合小型会议。n签到签到证（卡）签到证（卡）签到参会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这种签到方法适合人数较多的大、中型会议n电子电子签到签到这种签

41、到方法适合大型会议或者展览。由于购买电子签到机费用昂贵，而且也不经常使用，所以可以临时租用技术先进的电子签到机更为经济实用。三、会场引导服务三、会场引导服务n引导人员应遵守基本的礼仪，带领参会者到达座位应该有正确的引导方法和引导姿势，引导时的方位、速度、关照及体位等都需要注意。n请参会者开始行走时，要面向对方，稍微欠身。在行进中，接待工作人员在参会者二三步之前，参会者走在内侧。引领时，服务人员行走的速度要以参会者的速度为准。n每当经过拐角、楼梯或道路坎坷、照明欠佳的地方时，需要以手势或语言提醒客人留意。n引导上楼时，应让参会者走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，参会

42、者在后面。上下楼梯时，应注意参会者的安全。n引导参会者乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等参会者进入后关闭电梯门。到达时，接待人员按“开”的钮，让参会者先走出电梯。n服务人员要注意礼让他人。n将参会者引导到座位后，可以将座椅拉出适当距离，用手势指引参会者就坐。实训练习实训练习一、假如你所在班的全体学生要参加一次会议，请以宿舍为单位安排好座位区域，然后进行入场演练。演练结束后，请总结一下在入场过程中存在哪些问题，并说明应如何克服这些不足。二、某会议的参会人员约有300人，住宿的宾馆距离会场有15分钟的车程，需要分乘6辆大型客车前往会场。请根据这一介绍完成以下练习。1.请说明入场的完整环节。2.假如

43、会议开始的时间为上午8:30，请计算说明入场各个环节的具体时刻和用时。案例导入案例导入小华在毕业实习期间应聘到了某著名家电品牌某省分公司作秘书，她上班的第一天，正好赶上公司召开季度销售工作会议。经理对她说：“你来做会议记录吧，只管听和写就行了，这样你也能尽早了解一下公司的业务情况。没问题吧？”小华说：“没问题！我在学校的时候学习过怎样写会议记录。”于是经理给了她一个崭新的本子作为会议记录专用本。会上，大家都踊跃发言，有几个人还因为分配的销售任务过大而差点发起火来。小华打开记录本第一页，不紧不慢地写着，以下就是她写的会议记录。案例导入案例导入会议记录（2011.4.3）记录人：李小华参加人：公司

44、的人以及下面各地市的人主持人：经理经理：今天我们开这个会，主要就是给大家布置一下今年第二季度的销售任务，另外总结通报一下去年年底到今年第一季度的销售情况。下面先说第一个内容，今年开始的销售完成的怎么样有的不行销售员工资和提成很关键第二项案例导入案例导入胖子：销售员抱怨工资低，现在什么都涨，底薪不长，不好管，他们态度很差另一个胖子：关键是大客户，公司支持不支持，都没办法，冬天空调不好卖瘦美女：先说我们的情况，再说我们的想法。目标有点高了。会议结束后，经理要求看一看小华写的会议记录，小华将本子递给他。经理看了两眼，不仅笑起来：“你就是这样做记录的呀？怎么没有几句整话呢？你的记录谁能看懂？”看到经理

45、脸上的笑容，小华心理紧张得“咚咚”直跳：“他们说话都太快了，我跟不上写。”经理又说：“你的问题只是跟不上大家的说话速度吗？”想一想想一想1.这篇会议记录存在哪些具体问题？2.在这个案例中，导致会议记录出现问题的原因是什么？3.在写会议记录过程中，如何防止案例中出现的问题？会场服务会场服务 会议记录服务会议记录服务会议信息服务会议信息服务会议饮水服务会议饮水服务一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录是根据会议的主题、会议的过程、会议的重要讲话、会议的议题、讨论的事项、提出的意见和做出的决定，对会议的进展及发言所作记录的一种纪实性文书。n会议记录的内容会议记录的内容 会议记录的内容主要包括会议

46、基本情况和会议内容两部分。（1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。（2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录的方法会议记录的方法（1）摘要记录法。（2）详细记录法。（3）录音录像记录法。对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地再现会议的全部过程，这三种方式往往相辅相成。一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录会议记录的写作的写作要求要求

47、会议记录的要求主要有三个方面，一是速度快，二是真实无误，三是重点突出。编制会议记录工作，首先要弄清会议的主题、内容、会议的时间、地点、会议出席人员、列席人员、缺席人员；其次要掌握好编制会议记录的方法，做到有条不紊；最后，秘书拟写会议记录后和会议主持人要共同签字，签字后的会议记录即已生效且不能更改。二、会议信息服务二、会议信息服务n会议信息的类型会议上的信息极其繁杂，划分类型的标准主要有三种，即信息的作用、信息的保密要求和信息的传播方式。n会议信息服务的主要内容（1）收集会议信息。（2）整理会议信息。（3）反馈会议信息。通三、会议饮水服务三、会议饮水服务n会议饮水服务的类型（1）提供瓶装水。（2

48、）设置饮水点。（3）为参会者续添热水。n饮水服务的要求与礼仪开会前应及时准备好充足的开水并放好茶叶，如果能掌握准确的开会的时间可以提前几分钟倒好茶水；杯子把手朝向参会者，放在容易且方便拿的地方。一般在会议进行1520分钟后就要开始续水。要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒。倒水应先从领导开始，依次进行。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。实训练习实训练习一、请重写撰写“案例引入”中的会议记录，相关内容可以自行补充，要求格式规范、内容完整。二、假如你所在的学校要召开运动会，请具体说明围绕这次运动会应收集哪些信息？收集这些信息的渠道是什么？三、分组演练会议续水服务。要求每组5名同学

49、扮演参会人员，1名同学扮演服务人员。演练结束后进行互相评议，指出操作过程中存在的不足，并重新模拟练习。案例导入案例导入某物业公司管理着5个社区。这些社区距离较远，为了加强社区物业中心之间的沟通和联系，公司每次召开例会后都会将会议情况编发成简报发给各个物业中心。杜胜利是公司综合中心的宣传主管，主要的工作任务之一就是编发办公例会的简报。一天，B社区物业中心的主管找到杜胜利，对他说：“最近几期简报上，怎么都是其他社区物业负责人的工作汇报而没有我的呀？在例会上我也发言了呀，你怎么不写进简报中呢？你是不是对我有什么意见而故意不写的？”杜胜利连忙声辩说：“我都是根据会议记录编发的简报，会议记录上没有写出来

50、你的发言，那我怎么写到简报中呢？我总不能编造你的发言吧？”原来，例会的会议记录一般都是由经理的秘书写的，不知道什么原因最近几份会议记录都没有B社区物业主管的发言内容。想一想想一想1.工作例会的简报是否一定要详细清楚地写明每一个人的发言内容？为什么？2.本案例中，杜胜利只是根据会议记录来编发会议简报，这种作法是否可取？为什么？3.假如你是本案例中的杜胜利，为了避免引起误解，在编发简报时应采取哪些措施？”会议简报服务会议简报服务 会议会议简报及其作用简报及其作用会议会议简报的结构简报的结构会议会议简报的写作要求简报的写作要求编发编发会议简报的工作流程会议简报的工作流程一、会议简报及其作用一、会议简