文秘应用文写作全书电子教案完整版课件.ppt

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1、通知通知 一、通知概述一、通知概述二、通知的结构和写法二、通知的结构和写法三、撰写通知的注意事项三、撰写通知的注意事项一、通知概述一、通知概述1.通知的概念通知的概念通知是“适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。2.通知的种类通知的种类（1）指示性通知。用于布置下级单位工作事项、指示方法、步骤。（2）批转、转发性通知。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属单位的公文以及批转下级单位的公文。（3）知照性通知。用于告知某一事项或某些信息的通知，诸如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销机构，启用新印章，更

2、改电话，更正文件差错等，都可用这种通知行文。（4）任免人员的通知。用于任免和聘用干部。（5）会议通知。是组织会议的单位制发的公文。二、通知的结构和写法二、通知的结构和写法1.标题标题2.主送单位主送单位3.正文正文（1）事由。通知的开头，应写明制发通知的缘由、目的、依据或情况。（2）事项。会议通知的正文，一般应写明会议时间、地点、参加对象、会议主要内容等要素。（3）结尾。具体形式一是提出希望，强调执行事项的要求；二是采用特定结束语。4.附件附件5.落款落款6.成文日期成文日期三、撰写通知的注意事项三、撰写通知的注意事项第一，主题要集中，尽量一文一事。第二，事项要写得具体明确。实训联系实训联系一

3、、填空题一、填空题1.通知的常见类型有、和会议通知五种。2.通知的基本结构一般包括、附件、成文日期等部分。二、判断下列事项是否可以用通知行文二、判断下列事项是否可以用通知行文1.某公司拟颁发一项内部管理办法。（）2.市水电局将召开水利建设工作会议，拟告知各县、区水电部门事先作好准备。()3.县纪委拟批评局干部玩忽职守、造成国家经济损失的错误。()4.市政府拟批转市卫生局关于做好灾后防疫病工作的意见。()5.县县委拟向所属各级党组织布置学习同志“七一”讲话的有关事宜。()通报通报一、通报概述一、通报概述二、通报的结构和写法二、通报的结构和写法三、撰写通报的注意事项三、撰写通报的注意事项一、通报概

4、述一、通报概述1.通报的概念通报的概念通报是“适合于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。通报是宣传教育、通报信息的文种，属于下行文。2.通报的种类通报的种类（1）表彰通报。主要用于表扬先进人物和先进集体的事迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。（2）批评通报。主要用于批评错误，通报事故或反面典型，总结教训。（3）情况通报。主要用于传达情况、沟通信息。二、通报的结构和写法二、通报的结构和写法1.表彰通报和批评通报的结构和写法表彰通报和批评通报的结构和写法（1）标题。由发文单位（可省略），被表彰或被批评的对象和文种构成。（2）主送单位。一般有主送单位，有的特殊某一范围内，可以不标注主

5、送单位。（3）正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分：第一部分，情况简介。第二部分，事由评析。第三部分，发出号召或提出希望和要求。（4）落款及成文日期。同通知的要求。二、通报的结构和写法二、通报的结构和写法2.情况通报的文体结构和内容结构情况通报的文体结构和内容结构（1）标题。发文单位、通报的事由和文种组成。（2）主送单位。有的在一定范围内可以不标注主送单位。（3）正文。第一部分，通报的事由或者依据；第二部分，情况介绍，即对事情的发展情况、主要情节分段分条叙述；第三部分，分析情况的客观意义。分析要入情入理，合乎实际，不可脱离通报的情况；第四部分，根据通报的情况提出具体要求或提出一些指导性意见。

6、（4）落款及成文日期。同通知的要求。三、撰写通报的注意事项三、撰写通报的注意事项第一，通报的材料必须真实无误。第二，通报的对象应具有典型性。第三，通报的写作应注意时效性。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.通报的适用范围是表彰先进、批评错误和_。2.根据通报的内容，可分为表扬通报、_和_三种。二、判断下列事项是否可以用通报行文二、判断下列事项是否可以用通报行文1.县工会拟表彰奋不顾身抢救落水儿童的青年工人。()2.厂拟向市工业局汇报该厂遭受火灾的情况。()3.市安全办公室拟向各有关单位知照全市安全大检查的情况。()4.县政府拟公布加强单位廉政建设的几条规定。()5.县纪委拟批评局等干部挥霍

7、国家钱财游山玩水的错误。()通告通告一、通告概述一、通告概述二、通告的结构和写法二、通告的结构和写法三、通告写作注意事项三、通告写作注意事项一、通告概述一、通告概述1.通告的概念通告的概念通告是“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”的公文。2.通告的种类通告的种类（1）告知性通告。主要用于公布某一事项或告知有关单位、人员需要知道的事项。这类通告仅供人们知晓，不具行政约束力。（2）规定性通告。是政府职能部门依法公布有关规定，要求相关范围内的单位、部门和人员予以遵守、执行。往往带有强制的行政约束力，有的甚至具有法律法规效力。二、通告的结构和写法二、通告的结构和写法1标题标题（1）发文单

8、位+事由+文种。一般规定性的通告。（2）发文单位+文种。一般对外张贴、发布的通告，使用这种形式的标题。（3）文种。即“通告”。在本单位、本部门内部发放的通告可采用这种形式。2正文正文（1）发文缘由。说明通告发文的目的、依据等。（2）通告事项。有关单位、个人应该周知或遵守的事项。（3）结语。一般用“特此通告”这一习惯用语结尾。3落款和成文日期落款和成文日期三、通告写作注意事项三、通告写作注意事项第一，通告要通俗易懂。第二，通告要符合法规。第三，通告要具体清楚。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.通告是适用于公布社会各有关方面应当_或者_的事项。”2.根据不同作用，通告一般分为_和_两种类型。

9、二、判断题二、判断题1.单位或个人，可以根据相关规定，发布规定性通告。（）2.告知性通告具有强制性要求，因此必须有法律依据，符合法律法规或相关政策。（）实训练习实训练习写作题写作题1.市电信公司近期将进行传输设备改造升级，分别于3月20日、21日0时至4时进行，部分小灵通用户的信号可能受到影响，可能影响正常通话，为此电信公司在电台、电视台播发通告，予以告知。请代为拟写。2.建工集团股份有限公司一分公司承接了大饭店扩建工程，由于大饭店地处市区黄金区域，周边过往车辆、行人较多，对施工带来一定影响，为保证安全、保证进度，公司与大饭店、市交管部门及街办经过协商，决定封闭大饭店西边的入口道路，只保留东边

10、的入口，过往行人、车辆一律从南边的青年路绕行。公司准备发布通告，请代为拟写，要求内容明确，用语得体，格式规范。报告报告一、报告概述一、报告概述二、报告的结构和写法报告的结构和写法三、撰写报告的注意事项三、撰写报告的注意事项一、报告概述一、报告概述1.报告的概念报告的概念报告是“适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问”的公文。2.报告的种类报告的种类（1）工作报告。即定期向上级领导单位汇报本单位的全面工作情况而写的报告。（2）情况报告。也称专题报告，即向上级机关汇报出现的新情况、新问题，特别是突发事件、特殊情况、意外事故及处理情况的报告。（3）答复报告。用于答复上级询问的报告。二

11、、报告的结构和写法二、报告的结构和写法1.标题标题2.主送单位主送单位3.正文正文（1）工作报告正文的第一部分概述工作的背景、目的和主要内容；第二部分报告工作的具体情况，包括工作的具体内容和过程，工作取得的成绩、经验和存在的问题；第三部分写今后工作的设想和计划。（2）情况报告正文的第一部分概括介绍基本情况，一般是叙述事情发生的原委、经过及结果；第二部分对问题成因进行分析，指出应吸取的教训；第三部分指出问题的性质、后果及其影响；第四部分写处理意见及今后的防范措施。二、报告的结构和写法二、报告的结构和写法（3）答复报告正文的第一部分写答复缘由，通常为引叙原文，以明确答复对象和答复原因。第二部分写答

12、复事项，是针对询问问题的答复。4.落款落款应标注发文单位全称或规范化简称。政府工作报告因在题注中注明，落款不再标注发文单位。5.成文日期成文日期写完整的年月日，但政府工作报告的日期写在题注中。三、撰写报告的注意事项三、撰写报告的注意事项第一，材料要真实。第二，文字要精炼。第三，报告中不能夹带请示事项。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1报告可分为、和三种类型。2下级机关向上级机关汇报某一阶段的工作情况，使用的公文是。3某地发生一起突发性重要事故，要将此事故的发生原因、过程、结果、性质和处理意见反映给上级，用行文。二、判断题二、判断题1在工作报告中可提出有关工作建议，要求上级机关认可。（）2报

13、告的行文方式主要以概括叙述和说明为主。（）3工作报告可以写本单位进行到一半的工作。（）4情况报告只需要写出事件的发生原因和经过。（）请示请示一、请示概述一、请示概述二、请示的结构和写法二、请示的结构和写法三、撰写请示的注意事项三、撰写请示的注意事项一、请示概述一、请示概述1.请示的概念请示的概念请示是“适用于向上级单位请求指示、批准”的公文。请示为上行文，具有强制回复的性质。其行文目的是请求上级单位对本单位单位权限范围内无法决定的重大事项，以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题给予答复。2.请示的种类请示的种类（1）请求指示的请示。（2）请求批准的请示。（3）请求批转的请示。二、请示的结构和写法

14、二、请示的结构和写法1.标题标题请示的标题与其他公文文种标题相同，由制发单位、事由、文种三部分组成。有两种写法，一是发文单位、事由和文种三要素式，一是省略发文单位，只有事由和文种。2.主送单位主送单位为直属上级单位，即一般只报送一个主管的领导单位。3.正文正文正文由事由、请示事项和尾语三个部分组成。（1）请示的缘由。用简明扼要的语言将原因、背景和依据交代清楚。（2）请示的具体事项。（3）尾语。正文的结尾，常以简短的文字概括请示的具体要求，再次点明主题。4.落款和成文日期落款和成文日期三、撰写请示的注意事项三、撰写请示的注意事项第一，遵循请示的行文规定。第二，明确请示事项缘由及解决方案。第三，使

15、用语得体的语言。第四，注意把握请示与报告的区别。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.请示的目的是请求上级单位对本单位单位权限范围内的重大事项，以及在工作中遇到的的疑难问题给予。2.请示包括、和三种类型。二、判断题二、判断题1.XX县民政局关于追加自然灾害救济的请示报告。（）2.遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政策界限难以把握时，可用请求指示的请示行文。（）3.按照公文行文规则，在一般情况下可以越级请示。（）4.请求批准的请示，应把重点放在意见、办法的说明上。（）5.某大学因扩大招生后校舍不足，拟贷款征地修建新校园区，请代学校拟一份给省教育厅的请示。（）函函一、

16、函概述一、函概述二、函的结构和写法二、函的结构和写法三、函的写作要求三、函的写作要求一、函概述一、函概述1.函的概念函的概念函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。所谓不相隶属就是指没有直接的上下级关系，所以函是平行文。2.函的种类函的种类（1）告知函：功能是主动将有关信息告知对方。（2）商洽函：是不相隶属单位之间商洽工作的函。（3）问复函：向有关单位询问、答复有关问题情况的函。（4）请准（审批）函：请求批准函和审批函的合称，是向不相隶属的主管单位请求批准或用来答复审批事项的函。二、函的结构和写法二、函的结构和写法1.标题标题2.主送单位主送单位3.正文正

17、文（1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容。（2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。（3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。（4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。4.落款和成文时间落款和成文时间同通知的要求。三、函的写作要求三、函的写作要求第一，措辞得体，格式规范。第二，态度诚恳，语气谦和。第三，结语有别，据事而定。第四，注意把握请求批准函与请示的区别。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.函适用于不相隶属单位之间，请求批准和答复审批事项。2.函可分为、和四种类型。二、判断题二、判断题1请批函与请示的共同

18、点是“请求批准”。（）2县教育局向县财政局要求拨建校款项用请示行文。（）3函追求短小精悍，因而复函不必引用对方来函的标题及发文字号。（）决定决定一、决定概述一、决定概述二、决定的结构与写法二、决定的结构与写法三、撰写决定的注意事项三、撰写决定的注意事项一、决定概述一、决定概述1.决定的概念决定的概念决定是“适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项”的公文。2.决定的种类决定的种类（1）指挥性决定。指挥性决定一般是对重要事项或重要行动作出决策部署，提出规定要求的决定。（2）奖惩性决定。（3）知照性决定。知照性决定主要用于告知重大事项。二、决定的结

19、构与写法二、决定的结构与写法1标题标题决定的标题与前面文种相同，由制发单位、事由、文种三部分组成。2.主送单位主送单位（1）发文缘由。即写决定的依据，一般是依据有关法律法规或工作中的具体情况。所引条文必须准确。（2）决定事项。一般包括具体实施的原则、步骤、方法等。4落款及成文日期落款及成文日期落款及成文日期一般同通知的要求。若属会议通过的决定，日期用圆括号置于标题之下。三、撰写决定的注意事项三、撰写决定的注意事项第一，决定的行文具体明确。第二，决定的用语要严肃谨慎。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.决定适用于对或作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。2.按照发

20、文目的不同，决定可以分为、和知照性决定三种类型。二、判断题二、判断题1.指挥性决定主要用于告知重大事项，即不要求受文单位具体处理什么，只是需要受文单位知晓。（）2.决定是平行文，主送单位一般为一个。（）意见意见一、意见概述一、意见概述二、意见的结构和写法二、意见的结构和写法三、撰写意见的注意事项三、撰写意见的注意事项一、意见概述一、意见概述1.意见的概念意见的概念意见是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。意见可以用于上行文、下行文和平行文。但在实际工作中，多数情况还是运用在下行文。2.意见的种类意见的种类（1）指导性意见。指上级直接向下级布置任务，对重要问题提出指导性原则、见解、办法

21、的意见。（2）建议性意见。指下级单位或部门就自己主管的工作内容向直接的上级提出的建议性意见。（3）参考性意见。指不相隶属的单位或组织，就某项工作进行调研后，将评估、鉴定的结果向有关方面提出的参考性意见。二、意见的结构和写法二、意见的结构和写法1标题标题按照公文标题拟制的规范要求操作，但在文种“意见”的前面有时会加上“指导”、“若干”等词语。2主送单位主送单位3正文正文开头。简明扼要地阐述发文的目的或依据、重要性等等。主体。可采用条款的形式，逐一写明意见的内容。结尾。可提出执行的要求和希望。4落款及成文日期落款及成文日期同通知的要求。三、撰写意见的注意事项三、撰写意见的注意事项第一，要合理使用“

22、意见”。意见、决定、通知都适用于向下级布置工作、提出要求，要根据具体情况加以区分，合理使用。第二，要有明确看法、办法。提出意见是对工作予以指导或提供参考，因此所提的看法、做法应具体、明确，要求和措施应切实可行。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.意见适用于对重要问题提出_和。2.按行文方向的不同，意见可分为、和参考性意见三种类型。二、判断题二、判断题1.意见均为下行文，用于指导下级单位的工作。（）2.建设性意见指上级单位对下级单位提出有针对性的意见。()会议纪要会议纪要一、会议纪要概述一、会议纪要概述二二、会议纪要的文体结构和内容结构、会议纪要的文体结构和内容结构三、撰写会议纪要的注意事项

23、三、撰写会议纪要的注意事项一、会议纪要概述一、会议纪要概述1.会议纪要的概念会议纪要的概念会议纪要是“适用于记载和传达会议情况和议定事项”的公文，产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件。2会议纪要的种类会议纪要的种类按照会议纪要的形式划分，包括：工作会议纪要、座谈会议纪要、办公会议纪要、联席会议纪要、协调会议纪要等。按照会议纪要的内容性质划分，包括：决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况性会议纪要。二、会议纪要的文体结构和内容结构二、会议纪要的文体结构和内容结构1.标题标题会议纪要的标题一般由“会议名称文

24、种”构成。标题下面以会议结束的日期作为成文时间，加圆括号。2.正文正文（1）导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。常见的写法有两种：1）平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公室会议纪要。2）鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。二、会议纪要的文体结构和内容结构二、会议纪要的文体结构和内容结构（2）主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：1）条文式。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法

25、。2）综述式。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。（3）结尾。结尾部分提出希望和要求，亦可省去不写。有的会议纪要在结尾处感谢会议的东道主以及支持会议的单位。三、撰写会议纪要的注意事项三、撰写会议纪要的注意事项第一，重点突出，条理清楚。第二，要善于归纳整理。第三，要注意使用习惯用语。第四，注意与会议记录的差别。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.会议纪要是“适用于记载和传达”的公文，产生于会议后期或者会后，属公文。2.按照会议纪要的形式划分

26、，包括：、办公会议纪要、联席会议纪要、等。二、判断题二、判断题1与会议记录相比，会议纪要具有明显的思想上的倾向性、内容上的选择性、文序上的条理性和文字上的简明性等特征。()2.会议纪要撰写可以根据实际情况采用第一人称撰写。（）启事、海报启事、海报一、启事和海报概述一、启事和海报概述二、启事和海报的结构和写法二、启事和海报的结构和写法三、撰写启事和海报的注意事项三、撰写启事和海报的注意事项一、启事和海报概述一、启事和海报概述1.启事概述启事概述（1）概念。启事是单位、团体、单位或个人向公众说明事实或希望协办的一种诉求性文书。（2）种类。按不同的分类标准，有不同的种类：按内容划分，启事可分为寻找类

27、启事，如寻人、寻物等；声明类启事，如作废、辨(伪、迁移、更名、更期、更正、开业等；征招类启事，如招聘、招生、招标、招领、征集、征婚、换房等。按公布的方式划分，启事可分为张贴启事、报刊启事、广播启事、电视启事。一、启事和海报概述一、启事和海报概述2.海报概述海报概述（1）概念：海报是预报有关影剧、表演、竞赛、讲座、联欢、节庆、展览等较大型活动，吸引鼓励公众参与的一种招贴型应用文体。（3）种类：按内容划分，海报可分为电影海报、文艺晚会或杂技体育等比赛的海报、学术报告类海报、个性海报等。按制作方式划分，海报可分为印刷型海报和手写型海报。二、启事和海报的结构和写法二、启事和海报的结构和写法1.启事的结

28、构和写法启事的结构和写法（1）标题。用大于正文的字体，居中。有以下几种形式：（2）正文。启事具体内容，即要向大家说明的情况。要求真实、准确，有条理，简明扼要。（3）落款及成为日期。启事发布者名称和发布日期。2.海报的结构和写法海报的结构和写法（1）标题。（2）正文。海报在正文中要表现以下内容：1）活动的目的和意义。2）活动的主要项目、时间、地点等。3）参加的具体方法及一些必要的注意事项等，可以根据具体情况、版面设计等，省略部分内容。（3）落款。署上主办单位的名称及海报的发文日期。三、撰写启事和海报的注意事项三、撰写启事和海报的注意事项1.撰写启事的注意事项撰写启事的注意事项第一，标题要醒目，居

29、中书写，准确概括文中主要内容。第二，一事一启，针对性强，有关事项陈述清楚。第三，语言简洁、清晰，没有歧义。重点要突出，篇幅不宜过长，否则读者会缺乏耐心看完全文。2.撰写海报的注意事项撰写海报的注意事项第一，交代清楚活动的地点、时间及主要内容。第二，语言简洁明了，篇幅短小精悍，可选用鼓动性词语，但不可夸大事实。第三，版式精美，可以做艺术性的处理使之具有视觉冲击性。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.按照启事的内容，启事大致可分为_、_和_三类。2.启事的结构通常包括标题、_和_三部分。3.按照海报的制作方式，海报可以分为和两种类型。4.海报的正文，一般包括、等三方面内容。二、判断题二、判断题

30、 1.启事可以一文多事。（）2.启事的语言应该具有鼓动性。（）3.为了提高吸引力，海报的内容可以夸大。（）4.海报应该图文并茂。（）便条、条据便条、条据一、便条和条据概述一、便条和条据概述二、便条和条据的结构和写法二、便条和条据的结构和写法三、撰写便条和条据的注意事项三、撰写便条和条据的注意事项一、便条和条据概述一、便条和条据概述1.便条概述便条概述（1）概念。便条就是字条，又称便笺，是指日常生活或工作中处理琐细事务的便利性文书。便条多为托人转交或临时放置在特定的位置，有的时候甚至写在公共场所的留言板或留言簿上。（2）种类：1）请假条。请求领导或老师或其它，准假不参加某项工作、学习、活动的文书

31、。2）留言条。日常生活中，有事情通知对方，或有事托付对方，对方不在，又没时间等候对方回来，写张字条留给对方。一、便条和条据概述一、便条和条据概述2.条据概述条据概述（1）概念。条据是单位或个人在日常生活或工作中处理钱物关系的文字凭据，“口说无凭，立据为证”。（2）种类。条据包括以下几类：1）收条。收到交来的钱或物,写给送交者作为凭据的条据。2）借条。借个人或公家的现金或物品时写给对方的条据。3）领条。个人(单位)向另外的个人(单位)领取钱款或物品后,留给发放个人(单位)的文字凭据。4）欠条。为证明一方欠另一方财物而立下的字据。二、便条和条据的结构和写法二、便条和条据的结构和写法1.便条的的结构

32、和写法便条的的结构和写法（1）标题。以文种为标题，居中写，如“请假条”。留言条可不写标题。（2）称谓。对受文人的称呼，可称呼姓名，或称呼名不带姓，或先生、小姐，或带敬语。写在标题下一行，顶格写，后面加冒号。（3）正文。便条的主体部分，具体内容根据不同的便条的要求。一般只写一段，第一行空两格。（4）落款。署名在正文的后下方。日期在署名之下，年、月、日要齐全。二、便条和条据的结构和写法二、便条和条据的结构和写法2.条据的的结构和写法条据的的结构和写法（1）标题。居中写，写明“收条”“领条”“欠条”“借条”“发条”“售给”等，表现条据的性质，也可以写“今收到”“今领到”“今借到”。（2）正文。写明收

33、到、借到的对象：个人或单位的名字，物件名称、数量或金额。金额后面要写上“整”字，以防添加或涂改。正文写完后，另起一行，空两格写“此据”二字，也可省略不写。（3）落款。在条据的右下方写明所在单位的名称和经手人姓名，写条据时的年、月、日。三、撰写便条和条据的注意事项三、撰写便条和条据的注意事项1.撰写便条的注意事项撰写便条的注意事项第一，内容要明确。第二，遵守礼仪。2.撰写条据的注意事项撰写条据的注意事项第一，对外使用的条据，单位名称要用全称。第二，物品要写明名称、规格、数量；金额必须用大写。第三，条据中的文字如果需要改动，要在涂改处加盖印章，以示负责。第四，字迹要端正清楚，用钢笔或毛笔书写。第五

34、，写明日期，年、月、日齐备，否则难以确定诉讼时效。第六，内容表述清楚，没有歧义。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.便条又称为和。2.请假条是因写给的便条。3.条据正文的结尾常写上二字。4.领条的标题可以写成，也可以写成。二、判断题二、判断题1.为防止涂改，条据的数字要用汉字小写（）2.条据可以用红色笔或者铅笔撰写。（）3.便条、条据的内容表述要求没有歧义。（）4.条据的文字如需要改动，需要加盖印章。（）计划计划一、计划概述一、计划概述二、计划的结构和写法二、计划的结构和写法三、撰写计划的注意事项三、撰写计划的注意事项一、计划概述一、计划概述1.计划的概念计划的概念计划是某个单位、部门、个

35、人以书面文字的形式，对未来一定时期内的工作或活动等提出设想，作出安排的事务性文书。2.计划的种类计划的种类按性质划分，分为综合性计划和专题性计划（单项计划）。按内容划分，分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划、训练计划以及各种会议活动计划等。按时间划分，分为长期计划、短期计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。按范围划分，分为国家计划、部门计划、单位计划、个人计划等。按表达形式划分，分为条文式计划、表格式计划和条文表格结合式计划。二、计划的结构和写法二、计划的结构和写法计划通常是由标题、正文、落款和成文时间四部分构成。1.标题标题2.正文正文计划的正文一般包括前言、主体和结尾三部分。3

36、.落款和成文时间落款和成文时间三、撰写计划的注意事项三、撰写计划的注意事项第一，要注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、法规精神，以之作为制定计划的指导思想。第二，要注意从本单位、本部门的实际情况出发，不要脱离现实，任务指标不要订得过高或过低。第三，措施和办法要制订得具体、可行，以便于落实和监督检查。第四，表达方式要以说明为主，行文中不要夹杂不必要的议论。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.计划具有、三个特点。2.按照计划的表达形式，可以分为、计划。3.计划的正文，一般包括、三部分。二、判断题二、判断题1.计划要充分发挥群众的积极性和创造性，要有预想的奋斗目标。因此，指标任务要订得高

37、些，以体现计划的先进性。（）2.计划通过后，要经常检查督促，严格执行，要维护计划的严肃性，不能变。（）3.计划的实质是对理想、目标的具体化。（）总结总结一、总结概述一、总结概述二、总结的结构和写法二、总结的结构和写法三、撰写总结的注意事项三、撰写总结的注意事项一、总结概述一、总结概述1.总结的概念总结的概念总结是对前一阶段工作或学习进行回顾、反思、分析、评价，从中找出成绩和经验、问题和教训，获得规律性的认识，以便指导下一阶段工作的事务文书。通过总结，可以对过去的情况进行回顾分析，以便吸取经验教训，为下一步工作提供借鉴和指导；还可以深入寻找事物的发展规律，提高认识水平，进而促进工作开展。2.总结

38、的种类总结的种类按内容划分，分为学习总结、工作总结、思想总结等。按时间划分，分为年度总结、季度总结、月份总结等。按性质划分，分为综合性、专题性总结等。按范围划分，分为单位总结、部门总结、个人总结等。二、总结的结构和写法二、总结的结构和写法1.标题标题（1）公文式标题，由单位名称、时间、事由、文种组成。（2）新闻式标题，可以是单行标题。2.正文正文（1）前言。要求概述基本情况，要开门见山，简明扼要，紧扣中心，统领全文，有吸引力。（2）主体。撰写主体部分时，一是要把握主体的内容，二是要掌握主体的的结构。（3）结尾。正文的收束，在总结经验、教训的基础上，提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景

39、。3.落款落款三、撰写总结的注意事项三、撰写总结的注意事项第一，要坚持实事求是原则。第二，要体现特色。第三，详略得当，突出重点。第四，要有理论价值。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.总结的种类很多，常见的可以按、和来划分。2.总结的主要特点是、和。3.总结常用的标题形式有和两种。4.总结常见的内部结构形式有、三种。二、判断题二、判断题1.撰写总结的目的是为了探寻规律性的认识，以指导今后的工作。()2.总结要用第一人称写，写的是自己的独到感受、体会。（）3.为了凸现自己，总结可以稍稍夸大自己，报喜不报忧。（）传真传真一、传真概述一、传真概述二、传真稿的结构与写法二、传真稿的结构与写法三、撰

40、写传真写作注意事项三、撰写传真写作注意事项一、传真概述一、传真概述1.传真的概念传真的概念传真是通过有线电、无线电或国际互联网络传送的文书、文字材料或图象。2.传真的种类传真的种类从传输的内容分，传真可分为文书材料、文字材料和图像信息三种类型。其中文书材料一般是指有关文件材料，文字材料一般是指手写的函件。二、传真稿的结构与写法二、传真稿的结构与写法1标题标题传真的标题通常由单位名称和文种构成，也可直接写明事由。2正文正文正文包括首部、主体、落款、成文时间。首部通常包括收件人姓名和单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名和单位、发件日期、总页数、传真号、电话、主题、处理要求等项目。主体部分即为所传

41、输的文书、文字材料或图像内容。3.落款落款即发文者个人或单位名称，若属重要事项，还需加盖公章。4.成文时间成文时间三、撰写传真写作注意事项三、撰写传真写作注意事项第一，要重视首页项目。通常单位的传真文稿纸要求统一印制，上标所在单位的名称、地址、单位标志图案及电话、传真号、电子邮箱等。第二，内容要简洁清晰。如果传真的文稿需自己撰写，则要求语言简洁，格式规范。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.传真是通过有线电、无线电或国际互联网络传送的_、_和_。2.从传输的内容分，传真稿可分为_、_和_三种类型。二、判断题二、判断题1.单位的传真文稿纸要求统一印制，上标所在单位的名称、地址、单位标志图案及

42、电话、传真号、电子邮箱等。（）2.传真的首部只需要把收件人的信息写清楚即可。（）实训练习实训练习三、写作题三、写作题市百货商场于2012年1月8日与市针织厂签订了一份供货合同，由针织厂供应春竹牌运动服5000套，但是交货日期已过了两天，针织厂的货仍未到。眼下正值销售旺季，所以市百货商场市场部决定以传真形式发文，请厂方认真履行合同，迅速发货。接到文后，针织厂马上回复传真，说明已委托顺发物流公司按时发货，请查收。请为双方拟写传真稿。证明信证明信一、证明信概述一、证明信概述二、证明信的文体结构与内容结构二、证明信的文体结构与内容结构三、写作证明信的注意事项三、写作证明信的注意事项一、证明信概述一、证

43、明信概述1.证明信的概念证明信的概念证明信是组织（单位）用可靠的材料证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的真相而写的信件。2.证明信的种类证明信的种类按照性质划分，可以分为私人事务证明、工作事务证明，国内事务证明、国际事务证明等。按照用途划分，可以分为身份、资格、学历、简历、行为、人际关系等证明。二、证明信的文体结构与内容结构二、证明信的文体结构与内容结构1.标题标题首行居中可写“证明信”、“证明”或“有关问题的证明”。2.称谓称谓顶格书写需要证明信的单位名称或受文个人，后加冒号。3.正文正文正文另起一行，空两格。内容一般要针对对方所要求的要点写。4.结尾结尾另起一行，空两格。一般写“特此

44、证明”或“以上特证明”等字。5.落款落款落款要写出具证明的单位或个人的署名、日期，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。三、写作证明信的注意事项三、写作证明信的注意事项第一，写作要严肃认真，实事求是，言之有据。第二，语言要十分准确，不能随意夸饰，不可模棱两可。第三，证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。第四，凡证明信件都要求盖章。实训练习实训练习一、填空题一、填空题1.证明信是组织（单位）用可靠的材料证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的而写的信件。2证明信的特点：一是；二是。3一般写“”或“以上特证明”等字。4落款要写出具证明的单位或

45、个人的、。二、判断二、判断1证明信的称谓一般不需要敬语。（）2证明信由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。（）3证明信写作要严肃认真，实事求是，言之有据。（）4证明信也可用铅笔、红色笔书写。（）5证明信若有涂改，必须在涂改处加盖公章。（）6证明信的语言要十分准确，不能随意夸饰，不可模棱两可。（）介绍信介绍信一、介绍信概述一、介绍信概述二、介绍信的结构和写法二、介绍信的结构和写法三、撰写介绍信的注意事项三、撰写介绍信的注意事项一、介绍信概述一、介绍信概述1.介绍信的概念介绍信的概念介绍信是单位派人去其他单位联系工作、洽谈业务、办理事务时所开具的介绍性信件。介绍信在工作中

46、使用广泛，是单位之间联系、接洽的常用方式。同时，持有介绍信实际上是代表单位的授权或委托，具有一定的法定效力，因此各单位对于介绍信的使用一般都有相关的要求，如存根、注明有效期、不出具空白介绍信等。2.介绍信的种类介绍信的种类（1）填写式介绍信（2）书信式介绍信二、介绍信的结构和写法二、介绍信的结构和写法1.填写式介绍信的结构和写法填写式介绍信的结构和写法填写式介绍信有现成的样本，使用时按项填写并加盖公章即可，有存根的介绍信应在两联之间加盖骑缝章。介绍信一定要字迹工整、清楚，不得随意涂改。竖排式介绍信2.书信式介绍信的结构和写法书信式介绍信的结构和写法如果不用现成样本，可在单位统一印制的信笺上写介

47、绍信。一般来说，书信式介绍信应具备标题、称谓、正文、落款、成文日期几个部分。三、撰写介绍信的注意事项三、撰写介绍信的注意事项第一，要填写持介绍信者的真实姓名、身份，不能冒名顶替。第二，接洽联系的事项要写得简明扼要。一定要预先在文中向收信人表示感谢，做到礼貌不失礼节。第三，重要的介绍信要留有存根或底稿，存根和底稿的内容要同介绍信正文完全一致，并经开介绍信的人认真核对。第四，介绍信篇幅要简洁，语言要流畅，书面语不要太重。第五，书写要工整，不能随便涂改。实训练习实训练习一、填空题一、填空题2.介绍信是单位团体、企事业单位派人到其他单位、所开具的介绍性信件。二、判断题二、判断题1介绍信要填写持介绍信者

48、的真实姓名、身份，不能冒名顶替。（）2介绍信文中要向收信人表示感谢，做到礼貌不失礼节。（）3介绍信篇幅要简洁，语言要流畅，书面语不要太重。（）简报简报一、简报概述一、简报概述二、简报的文体结构和内容结构二、简报的文体结构和内容结构三、撰写简报的注意事项三、撰写简报的注意事项一、简报概述一、简报概述1.简报的概念简报的概念简报是党政机关、人民团体、企事业单位编发的反映情况、沟通信息、交流经验、指导工作的一种简短、灵便的事务文书。2.简报的种类简报的种类按时间划分，分为有常规和阶段性简报。按版期划分，分为定期简报和不定期简报。按性质划分，分为一事一报的专题简报和综合反映情况的综合简报按内容划分，分

49、为以下三类：一是工作简报；二是动态简报，；三是会议简报。二、简报的文体结构和内容结构二、简报的文体结构和内容结构1.报头报头又称眉首，包括简报名称、期号、密级、编者和时间（1）简报名称。印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。（2）期号。位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。（3）编发单位。应标明全称，位置在期号的左下方。（4）发行日期。以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。（5）密级。有些简报根据需要，还应标明密级，位置在简报名称的左上方。报头部分与报核之间，用一条红色线隔开。二、简报的文体结构和内

50、容结构二、简报的文体结构和内容结构2.报核（正文）报核（正文）（1）按语。（2）目录。（3）标题。（4）正文。1）导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。2）主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。3）结尾。或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。4）背景。即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。3.报尾报尾在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。三、撰写简报的注意事项三、撰写简报的注意事项第一，简明扼要，一目了然。第二，讲