1310公文写作与处理1-3章APP经典版解析.ppt

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1、公文写作与处理公文写作与处理主讲：王迎吉主讲：王迎吉一、单项选择题（本大题共一、单项选择题（本大题共20小题，每小题小题，每小题1分，共分，共20分）分）在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其选出并将要求的，请将其选出并将“答题纸答题纸”的相应代码涂黑。错的相应代码涂黑。错涂、多涂或未涂均无分。涂、多涂或未涂均无分。1能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称A.行文机关 B.行文单位行文单位 C.行文部门 D.行文组织 二、多项选择题（本大题共二、多项选择题（本大题共6小题，每小题小题，每小题2分，共分，共12分）分）在

2、每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目在每小题列出的五个备选项中至少有两个是符合题目要求的，请将其选出并将要求的，请将其选出并将“答题纸答题纸”的相应代码涂黑。错的相应代码涂黑。错涂、多涂、少涂或未涂均无分。涂、多涂、少涂或未涂均无分。21公文写作的一般步骤有 A.明确发文主旨 B.收集有关材料 C.拟出写作提纲 D.认真起草正文 E反复检查修改 三、判断说明题（本大题共三、判断说明题（本大题共6小题，每小题小题，每小题3分，共分，共18分）分）先判断命题正误，然后说明正确或错误的理由。判先判断命题正误，然后说明正确或错误的理由。判断断1分，说明分，说明2分；判断错误，全题不得分。分；判

3、断错误，全题不得分。27纸张作为公文载体的广泛使用是我国古代文书工作的重大突破。四、简答题（本大题共四、简答题（本大题共5小题，每小题小题，每小题5分，共分，共25分）分）33简述辛亥革命以后，南京临时政府对文书工作进行的改革。五、论述题（本大题五、论述题（本大题10分）分）38试述公文行文规则的主要内容。六、综合应用题（本大题六、综合应用题（本大题15分）分）39归档文件整理规则中规定：“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。”请根据以上要求设计一份归档章的式样

4、，并对各项的填写要求逐一加以说明。第一章第一章 公公 文文第一节第一节 公文概述公文概述一、什么是公文一、什么是公文：公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定权和实施管理过程中形成的具有法定 效力和规范体式的效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。文书，是进行公务活动的重要工具。含义：含义：1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2)公文形成的条件是行使职权和实施管理公文形成的条件是行使职权和实施管理 3)公文是具有法定效力和规范体式的文书公文是具有法定

5、效力和规范体式的文书 4)公文是进行公务活动的重要工具公文是进行公务活动的重要工具2、公文的发展阶段：、公文的发展阶段：恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志类文明的重要标志 原始社会：结绳记事；原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书（我国迄今发现的最早的文书档案）商代后期：甲骨文书（我国迄今发现的最早的文书档案）西周：设立了专门管西周：设立了专门管 理文书的机构与起草文书的官吏；理文书的机构与起草文书的官吏；尚书尚书（我国最早的一部政治文件汇编本）；（我国最早的一部政治文件汇编本）；秦汉时期，是我国封建社秦汉时期，是我

6、国封建社 会文书工作的确立时期，秦代会文书工作的确立时期，秦代出现的出现的“书书”“奏奏”，是我国最早的上行文；，是我国最早的上行文；汉代及稍后，出现了章、汉代及稍后，出现了章、表、疏、议、启等上行文，官表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，令、谕、制、教等下府之间移书、关、刺、咨等平行文，令、谕、制、教等下行文；行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。状五种。汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、甲骨、汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、甲骨、青铜、竹木等。直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统

7、一用青铜、竹木等。直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。纸。三、文书、文件和公文三、文书、文件和公文 1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。也可指私人文书，是一个整体概念。最早出现于西汉。2、文件：出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可、文件：出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文 件材料件材料的总称。的总称。狭义上说：文主要是指机关，组织制成和发布狭义上说：文主要是指机关，组织制成和发布的具有

8、固定格式和文件版头的正式行文。的具有固定格式和文件版头的正式行文。3、公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材、公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。料。出现于东汉末年和三国时期。4，在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作，在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件，发出文件以及机关内部所活动中形成和处理的收来文件，发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。使用的文件材料，即公务文书。第二节第二节 公文的特点与作用公文的特点与作用一、公文的特点：一、公文的特点：1)有法定的作者有法定的作者 2)有法定的权

9、威有法定的权威 3)有特定的效用有特定的效用 4)有规范的体式有规范的体式 5)有规定的处理程序有规定的处理程序二、公文的作用：二、公文的作用：在于它是党和国家具体领导和管理政务，在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作 事务的一事务的一种工具。种工具。公文作用：公文作用：1)领导与指导作用领导与指导作用2)行为规范作用行为规范作用 3)传递信息作用传递信息作用 4)公务联系作用公务联系作用 5)凭据记载作用凭据记载作用第三节第三节 公文的分类与名称公文的分类与名称一、公文的分类：一、公文的分类：按公文来源划分：按公文

10、来源划分：1)对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针 对机关对机关的文件。的文件。2)收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。意图，发送到本机关来的文件。3)内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件2、按公文的行文关系划分：、按公文的行文关系划分：1)上行文：上行文：2)平行文：平行文：3)下行文：下行文：3，按公文秘密程度和阅

11、读范围来划分：，按公文秘密程度和阅读范围来划分：1)秘密文件：秘密文件：2)普通文件：普通文件：3)公布文件：公布文件：4、按公文的制发机关性质划分：、按公文的制发机关性质划分：1)法律、法规文件：法律、法规文件：2)行政文件：行政文件：3)党的文件党的文件5、按公文内容性质与作用来划分：、按公文内容性质与作用来划分：1)指挥性公文件：指挥性公文件：2)规范性公文：规范性公文：3)报请性公文：报请性公文：4)知照性公文：知照性公文：5)记录性公文：记录性公文：二、公文的文种：二、公文的文种：它它是是根根据据发发文文机机关关的的权权限限，发发文文机机关关和和收收文文机机关关之之间间的关系以及发文

12、的具体的关系以及发文的具体 目的和要求而确定的。目的和要求而确定的。第二章第二章 公文写作公文写作第一节第一节 公文写作概述公文写作概述一、公文写作是代机关立言一、公文写作是代机关立言 公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，公文写作：指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿，讨论修改形成送审稿的整个过程。公文写作包括起草初稿，讨论修改形成送审稿的整个过程。起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。有的具体过程。讨论修改：是指

13、对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。程。公文的起草的组织可分为：公文的起草的组织可分为：1)由一人准备，选取材料并构思布局直至拟写成文。由一人准备，选取材料并构思布局直至拟写成文。2)由多人共同讨论，由多人共同讨论，构思和准备材料，最后由一人执笔构思和准备材料，最后由一人执笔(最普遍的基本组织形式最普遍的基本组织形式)3)由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿一人统稿贯穿全文全文二、发挥公文效用，把好公文质量关二、发挥公文效用，把好公文质量关公文质量主要体现在：公文质量主要体现在：1)在思想内容方面

14、，应该政策性强，针对性强，科学性在思想内容方面，应该政策性强，针对性强，科学性强。强。2)在文字表达方面，应该结构严谨，语言精当，行文规在文字表达方面，应该结构严谨，语言精当，行文规范。范。三、机关领导要亲自动手撰写重要公文三、机关领导要亲自动手撰写重要公文 领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。性问题。第二节第二节 公文写作的特点和要求公文写作的特点和要求一、公文写作特点：一、公文写作特点：1)被动写作，遵命性强被动写作，遵命性强 2)对象明确，针对性强对象明确，针对性强 3)集思广益，群体性强集思广益，群体性强 4)决策

15、之作，政策性强决策之作，政策性强 5)急迫之作，时限性强急迫之作，时限性强 6)讲究格式，规范性强讲究格式，规范性强二、公文写作基本要求：二、公文写作基本要求：1)要保证公文内容在政治上的正确性要保证公文内容在政治上的正确性 2)要实事求是，在业务上符合客观规律要实事求是，在业务上符合客观规律 3)在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑 4)公文起草要符合统一规定的体式与程序公文起草要符合统一规定的体式与程序 5)要注意选用书写的载体与字迹材料要注意选用书写的载体与字迹材料第三节第三节 公文写作步骤与方法公文写作步骤与方法一、公文写作的步骤：一

16、、公文写作的步骤：1)明确发文主旨明确发文主旨2)收集有关材料收集有关材料3)拟出写作提纲拟出写作提纲4)认真起草正文认真起草正文5)反复检查修改反复检查修改二、公文的修改有以下几方面：二、公文的修改有以下几方面：1)关于主题的修改：看主题思想是否正确，论述是否集中，关于主题的修改：看主题思想是否正确，论述是否集中，挖掘是否深刻等。挖掘是否深刻等。2)关于观点的修改关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。：观点是否正确，表达有无问题。3)关于材料的修改关于材料的修改：材料是公文的基础，有了正确的观点，：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。还要通过恰当的材料表现出来

17、。4)关于结构的修改：包括：关于结构的修改：包括：1，公文总体结构的修正，公文总体结构的修正 2，起承转合的调整，起承转合的调整 3，层次位，层次位置的改变置的改变 4，详略的，详略的 更动更动 公文结构是为表现公文主旨，公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严于使公文更加严 谨，畅达，匀称和完整。谨，畅达，匀称和完整。5)关于语言的修改：准确，鲜明，精练，生动关于语言的修改：准确，鲜明，精练，生动 第四节第四节 公文写作人员的修养公文写作人员的修养一、公文写作人员加强修养的重要性：一、公文写作

18、人员加强修养的重要性：二、公文写作人员应具有的修养：二、公文写作人员应具有的修养：三、公文写作人员加强修养的途径：三、公文写作人员加强修养的途径：第三章第三章 公文的体式与稿本公文的体式与稿本第一节第一节 公文的体式公文的体式一、公文体式概述一、公文体式概述 公文的体式是指公文的文体，结构要素及其在格式上的安公文的体式是指公文的文体，结构要素及其在格式上的安排。排。公文体式作用：为了保证公文的完整性，正确性与有效性，公文体式作用：为了保证公文的完整性，正确性与有效性，提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。二、公文的文体二、公文的文体 公文的文体：是指公

19、文写作中运用语言陈述事情，说明问公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情，说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。征。公文的语言特点：公文的语言特点：1)准确：是公文语言的主要特征和基本要求。准确：是公文语言的主要特征和基本要求。2)简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。简明：用最少的文字表达尽可能多的内容。3)庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。庄重：指公文用语必须讲究庄严、郑重。4)得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、得体：指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基

20、础上，对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的进一步促使受文对象产生与行文目的 一致的心理效应。一致的心理效应。得体的基本要求：得体的基本要求：是要适应行文的语体风格；是要分清是要适应行文的语体风格；是要分清上下级关系，掌握好分寸；是要恰当运用公文的专用语。上下级关系，掌握好分寸；是要恰当运用公文的专用语。第二节第二节 公文的构成要素与书面格式公文的构成要素与书面格式一、公文的构成要素：一、公文的构成要素：二、公文的文面格式：眉首、主体、版记二、公文的文面格式：眉首、主体、版记第三节第三节 公文的排版形式与装订要求公文的排版形式与装订要求一、公文的排版形

21、式一、公文的排版形式 公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。包括：公文版头设计，版面安排，字体字号，字行字距，天地页边，用纸规格等。公文用纸尺寸与规格：公文用纸尺寸与规格：国际标准A4，幅面尺寸为：210mm297mm，版心尺寸为：156mm225mm。公文的书写形式：公文的书写形式：一律采用从上至下，自左向右横写横排（少数民族文字除外），正文文字的每行长度与版心宽度相等。字体字号的选用：字体字号的选用：一般按发文机关标识、大标题、小标题、标识字符、正文及附注等顺序依次从大到小地选用。发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等

22、级，缓急时限，主题词和 各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般公文的发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等推荐使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。排版排版规规格：格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。制版要求：制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划、尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm。印刷要求：印刷要求：双面印刷、页码套正，两面误差不得超过2mm。油墨要达到色谱指标，保证质量。二、公文的装订要求二、公文的装订要求 公文应左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切

23、成品尺寸齐整，“四角成90，无毛茬或缺损。”采用线装、钉装或胶粘等的办法。第四节第四节 公文的稿本公文的稿本 公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。一、公文的稿本一、公文的稿本 是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。草稿是指内容和和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。按公文文稿修改的次数，可称为初稿、二稿、三稿等。按公文文稿的作用和形成特点，可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。定稿是指草稿经过修改、审

24、阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿又称“原稿”“底稿”“正稿”。定稿与草稿的显著区别是定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。二、公文的文本二、公文的文本 同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。1.正本：正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。（特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力）2.副本：副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称

25、为副本，副本又称抄本。（作用：代替正本供传阅、参考和备查使用）3.3.存本：存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。（特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。）（存本与副本的区存本与副本的区别别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之 用。）4.4.修修订订本：本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本。（从修订本发布之日起，原文本即行失效。）5.5.试试行本、行本、暂时暂

26、时本：本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。该文本大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6.各种文字文本：各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民 族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本。两种文本具有同等效力。两种文本具有同等效力。第四章第四章 公文的行文规范公文的行文规范 公文的行文规范的意义：为了充分发挥这些公文的现实效用，机关文书部门必须按照党和国家有关文书工作的文件规定或准则来规范其行

27、文，以保证机关行文和对公文办理的有条不紊地进行，从而维护机关工作的正常秩序，提高机关的办事效率。按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为公文的行文规范。公文行文规范的内容包括：公文行文规范的内容包括：行文关系，行文方向与方式以及行文规则三个方面。第一第一节节 公文的行文关系公文的行文关系 公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。一、确定行文关系的基本原一、确定行文关系的基本原则则：1.国家行政机关的隶属关系和职权范围；2.党的各级机关的隶属关系和职权范围。二、机关之二、机关之间间行文关系的

28、划分行文关系的划分 从党政机关的隶属关系和从党政机关的隶属关系和职权职权范范围围可分可分为为：1.同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。（用“上行文”“下行文”）2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。（用“上行文”“下行文”）3.非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。（用“平行文”）4.同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。（用“平行文”）第二节 公文的行文方向与方式 根据机关工作的需要，行文方式分根据机关工作的需要，行文

29、方式分为为：1)1)下行文：下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。(根据发文不同上的和要求分为：1、逐级下行文：是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种 行文方式。2、多级下行文：是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。3、直达基层组织和群众的下行文：是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的 一种行文方式。)2)2)上行文：上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。(根据发文机关的 实际工作需要分为：1、逐级上行文：是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。是上行文最

30、 基本最常用的一种方式 2、多级上行文：是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机 关的一种行文方式。3、越级上行文：是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机 关，各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。)3)平行文：平行文：是指同级机关，或不相隶属的，没有领导与指导关系的机关，部门，单位之间的一种行文。第三第三节节 公文的行文公文的行文规则规则 行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。公文行文公文行文规则规则：1.注意隶属关系尊重机关职权；2.大力精减文件严格控制发文数量和范围；3.一般情况党政机关不得越级行文 4.牵涉几个部门的问题，部门间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；5.行文必须正确确定主送 机关和抄送机关 6.主送机关与公文文种要相互呼应；7.关于联合行文的问题；8.关于“请示”的行文问题 9.关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题；10.经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行