华为行政管理制度汇编.pdf

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1、恩施州新佰佳民族工艺开发有限公司行政管理制度恩施州新佰佳民族工艺开发有限公司行政管理制度是公司管理的重要文件，也是新佰恩施州新佰佳民族工艺开发有限公司行政管理制度是公司管理的重要文件，也是新佰佳今后正规管理的依据。佳今后正规管理的依据。本制度由董事长、总经理助理（即办公室主任）、各部门主管直线执行。司职机构为本制度由董事长、总经理助理（即办公室主任）、各部门主管直线执行。司职机构为公司综合部办公室。公司综合部办公室。本制度的修改须经董事长或者总经理核准。本制度的修改须经董事长或者总经理核准。第一章人事管理总则1 1人事管理是公司“人才为本”价值的直接体现；人事管理是公司“人才为本”价值的直接体

2、现；2 2人事管理以合法、平等为基准，以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨；人事管理以合法、平等为基准，以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨；3 3人事管理以满足公司发展需要为核心目标。人事管理以满足公司发展需要为核心目标。一、一、人力资源规划人力资源规划1 1根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划；根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划；2 2建立明确的人才标准、工作分析体系；建立明确的人才标准、工作分析体系；3 3短期人力资源计划由总经理核准，中长期人力资源计划报董事长核准；短期人力资源计划由总经理核准，中长期人力资源计划报董事长核准；4 4经核准后由总经理领导执行；经核准后由总经

3、理领导执行；5 5综合部办公室依据招聘计划执行招聘流程；综合部办公室依据招聘计划执行招聘流程；6 6建立公司人才库（全部应征人才简历）建立公司人才库（全部应征人才简历），作为公司业务发展的储备。，作为公司业务发展的储备。人力资源规划流程二、招聘与录用二、招聘与录用1.1.公司各部门需招聘新员工时，公司各部门需招聘新员工时，应该按照公司标准文本应该按照公司标准文本人员增补申请表人员增补申请表进行填写进行填写后上交公司综合部，由综合部上报公司总经理或者总经理助理批准后，开始招聘程序。后上交公司综合部，由综合部上报公司总经理或者总经理助理批准后，开始招聘程序。2.2.各部门所需招聘的新员工，各部门所

4、需招聘的新员工，应该首先尝试公司内部人员调动，应该首先尝试公司内部人员调动，在公司内无合适人选在公司内无合适人选或无法调动时，开始公司对外的招聘程序。或无法调动时，开始公司对外的招聘程序。3.3.综合部办公室对外的招聘方式可以采用：公司内部人才库、运用媒体等方式。综合部办公室对外的招聘方式可以采用：公司内部人才库、运用媒体等方式。4.4.综合部负责应聘人员资料的初审工作综合部负责应聘人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并与其共同商定人员名单。并与其共同商定人员名单。5.5.初试由综合部主持初试由综合部主持,包括笔试和面试，同时填写面试记

5、录包括笔试和面试，同时填写面试记录。6.6.复试由综合部与录用部门共同主持复试由综合部与录用部门共同主持,同时填写面试记录同时填写面试记录。7.7.录用建议由综合部与录用部门会同总经理或者总经理助理共同作出。录用建议由综合部与录用部门会同总经理或者总经理助理共同作出。8.8.新进员工报到，新进员工报到，应缴验以下材料应缴验以下材料:身份证复印件一份、身份证复印件一份、专业证书、专业证书、最高学历影印件，最高学历影印件，据此综合部建立人事资料卡据此综合部建立人事资料卡，并由综合部保存并管理使用。，并由综合部保存并管理使用。9.9.录用人试用期为三个月录用人试用期为三个月,试用期终时试用期终时,由

6、综合部会同部门主管对试用员工按照公司由综合部会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行考核员工考核体系进行考核,若发现不符合录用条件者若发现不符合录用条件者,随时解聘或者延长试用期。录用人试用随时解聘或者延长试用期。录用人试用期结束，成为公司正式员工，公司与之签定劳动合同并由公司行政综合部将劳动合期结束，成为公司正式员工，公司与之签定劳动合同并由公司行政综合部将劳动合同送至劳动监察部门进行见证，同时办理劳动人事档案关系的调动、五险等相关福利事同送至劳动监察部门进行见证，同时办理劳动人事档案关系的调动、五险等相关福利事宜。宜。10.10.对公司高级管理人员的聘用由总经理，总经理助理或董事长直

7、接签发任命书，对公司高级管理人员的聘用由总经理，总经理助理或董事长直接签发任命书，然后与其签订聘用合同。然后与其签订聘用合同。11.11.员工人事档案由综合部建立、保存并管理，必须准确、及时、保密。员工人事档案由综合部建立、保存并管理，必须准确、及时、保密。12.12.员工人事档案包括：员工人事档案包括：应聘人员登记表应聘人员登记表、履历、身份证复印件、专业证书、最、履历、身份证复印件、专业证书、最高学历影印件、高学历影印件、劳动合同劳动合同、职务、工资计录。、职务、工资计录。招聘流程各部门填妥人员增补申请各部门填妥人员增补申请人人 员员 增增 补补可以可以不可以不可以筛选候选人筛选候选人（综

8、合部协同录用部（综合部协同录用部面面 试试 记记责任人：总助责任人：总助正式录用，签定劳动合同见证等相关正式录用，签定劳动合同见证等相关三、培三、培 训训1.综合部负责综合协调各部门之培训计划综合部负责综合协调各部门之培训计划,订立各项公司全年教育培训计划。订立各项公司全年教育培训计划。2.综合部须督导实施培训计划综合部须督导实施培训计划,检讨情况并做效果分析。检讨情况并做效果分析。3.综合部负责收集、编订教育训练教材。综合部负责收集、编订教育训练教材。4.综合部协同公司其他部门进行相关人员的业务培训。综合部协同公司其他部门进行相关人员的业务培训。5.公司培训分为：新员工引导培训、在职培训（主

9、管指导、在岗司内外、脱岗司内公司培训分为：新员工引导培训、在职培训（主管指导、在岗司内外、脱岗司内外）与主管培训等多种。外）与主管培训等多种。恩施州新佰佳民族工艺开发有限公司迎新引导培训体系表培训人培训人培训内容培训内容培训时间培训时间考核基准考核基准总经理总经理公司介绍公司介绍员工守则员工守则行政管理制度行政管理制度综合部综合部档案管理制度档案管理制度法律事务法律事务商业秘密商业秘密合同、文本管理合同、文本管理商业信息商业信息财务部财务部财务管理制度财务管理制度业务部业务部业务管理制度业务管理制度培训流程培训考培训考执行人：各部主管执行人：各部主管执行人：行政部、各部主管执行人：行政部、各部

10、主管责任人：行政部责任人：行政部四、考勤四、考勤1.1.公司每位员工在每一正常工作时日，必须自行、准确打卡。公司每位员工在每一正常工作时日，必须自行、准确打卡。2.2.凡是漏打，错打卡者须在凡是漏打，错打卡者须在 2424 小时内申请补办，经部门主管核定后报综合部。小时内申请补办，经部门主管核定后报综合部。3.3.公司员工出差公司员工出差,须填报出差申请单，须填报出差申请单，经总助、经总助、总经理批准后须将申请单复印件一份总经理批准后须将申请单复印件一份交综合部备查。交综合部备查。4.4.综合部将人员出差情况记入员工出勤情况表，出差期间记入员工出勤资料表。综合部将人员出差情况记入员工出勤情况表

11、，出差期间记入员工出勤资料表。5.5.如遇业务人员外出执办公务，须填写外出登记表并经主管核准后有效，通知如遇业务人员外出执办公务，须填写外出登记表并经主管核准后有效，通知综合部专职人员，作为考勤之依据。综合部专职人员，作为考勤之依据。6.6.员工在规定工作时制外继续工作者，须填写加班申请表并经本部门主管及综员工在规定工作时制外继续工作者，须填写加班申请表并经本部门主管及综合部批准后方可以加班论，综合部负责加班人员之出勤考核。合部批准后方可以加班论，综合部负责加班人员之出勤考核。7.7.综合部若发现申请加班人员无出勤记录综合部若发现申请加班人员无出勤记录,须向申请人部门核查须向申请人部门核查,若

12、无确凿证明若无确凿证明,以以作废论。作废论。8.8.员工不得任意加班员工不得任意加班,综合部若发现无经主管核准之加班单综合部若发现无经主管核准之加班单,即使有考勤记录，也不即使有考勤记录，也不将其视作加班。将其视作加班。9.9.员工按公司规定进行日常工作及休假，同时实行带薪或无薪假。员工按公司规定进行日常工作及休假，同时实行带薪或无薪假。10.10.申请假期应于事前向本部门主管提出并报综合部核准，申请假期应于事前向本部门主管提出并报综合部核准，紧急事项于事后紧急事项于事后 2424 小时内小时内补申请。补申请。11.11.假期的请休严格按照公司规定执行。假期的请休严格按照公司规定执行。12.1

13、2.公司综合部执掌每月月底统计作业公司综合部执掌每月月底统计作业,汇集“出勤卡”汇集“出勤卡”、请假单请假单、加班申请表加班申请表等相关记录等相关记录,统计填制员工出勤资料表统计填制员工出勤资料表,交财务部计算工资之用，并入案备查。对一切交财务部计算工资之用，并入案备查。对一切不合制度之情事向有关主管提出处理意见。不合制度之情事向有关主管提出处理意见。13.13.综合部主办人若发现员工旷职达综合部主办人若发现员工旷职达 2 2 日或超出日或超出 2 2 日者、请假超出规定期限者、出勤日者、请假超出规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请综合办公室负责人核

14、办。应即时提请综合办公室负责人核办。考勤流程考考勤勤卡卡、请请假假责任人：行政专员责任人：行政专员备注：行政专员即行政文员备注：行政专员即行政文员五、假期五、假期（一）请休假（一）请休假1.公司给假分为事假、病假、公假、婚假、工伤假、丧假、计划生育假。公司给假分为事假、病假、公假、婚假、工伤假、丧假、计划生育假。2.因突发事件或疾病而不得已请假者，须在半日内通知综合部负责人，并在请假后因突发事件或疾病而不得已请假者，须在半日内通知综合部负责人，并在请假后2424 小时补填请假单。小时补填请假单。2.各部门主管因私或工作外出不论几天者，须提前两天填妥请假申请单各部门主管因私或工作外出不论几天者，

15、须提前两天填妥请假申请单，经综合，经综合部批签后，递交总经理批示，同时安排妥后续工作方可。部批签后，递交总经理批示，同时安排妥后续工作方可。3.普通员工因私或工作外出在二天之内者，须提前一至二天填写请假单，由本部门普通员工因私或工作外出在二天之内者，须提前一至二天填写请假单，由本部门主管批准，主管批准，交综合部备案；交综合部备案；若员工请假在二天以上者，若员工请假在二天以上者，在本部门主管允许后经总经理批示。在本部门主管允许后经总经理批示。4.综合部在经办请假手续人员审查所附请假材料综合部在经办请假手续人员审查所附请假材料,病假者需附医院诊断证明病假者需附医院诊断证明,请产请产假、丧假者须附出

16、生证明或死亡通知书，请假者须有充足理由。假、丧假者须附出生证明或死亡通知书，请假者须有充足理由。请假/调休流程责任人：部门主管责任人：部门主管2 2 天以上总助签字天以上总助签字六、奖惩六、奖惩1 1奖惩依据为公司员工守则奖惩依据为公司员工守则、管理制度管理制度2 2公司各级主管均有提出奖惩的建议权公司各级主管均有提出奖惩的建议权3 3综合部办公室负责事实调查并报告总经理或者总助综合部办公室负责事实调查并报告总经理或者总助4 4各级主管按公司权限行使奖惩各级主管按公司权限行使奖惩5 5各类奖惩由综合部执行各类奖惩由综合部执行6 6各类奖惩须报备综合部备案，登记入人事资料卡各类奖惩须报备综合部备

17、案，登记入人事资料卡奖惩流程报告总经理报告总经理核核准准七、考七、考 核核1.1.考核管理是公司管理的一项重要内容，它的目的在于维持企业的良好秩序，更好考核管理是公司管理的一项重要内容，它的目的在于维持企业的良好秩序，更好地贯彻企业管理制度，完成计划指标和实现经济效益。地贯彻企业管理制度，完成计划指标和实现经济效益。2.2.对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判，激对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判，激励先进，褒扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性，完成指标，提高工作效励先进，褒扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性

18、，完成指标，提高工作效率。率。3.3.公司对部门的考核，主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公公司对部门的考核，主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况；对员工的考核主要为业绩、品德和行为的执行情况。司运作的规范及制度的执行情况；对员工的考核主要为业绩、品德和行为的执行情况。4.4.于考核作业前于考核作业前,综合部须备妥员工之考勤、综合部须备妥员工之考勤、升迁、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据。调动奖惩诸种资料作为一般依据。5.5.对部门考核一般周期为一季度一次。对部门考核一般周期为一季度一次。6.6.考核由直线上级主管执行综合部参与配合

19、，亦可设立考核小组考核由直线上级主管执行综合部参与配合，亦可设立考核小组7.7.对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前 5 5 天内，天内，综合部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系，并结合员工职位说明书、综合部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系，并结合员工职位说明书、协议等相关指标，对员工月、季、年度工作情况进行考核，填写考核记录表协议等相关指标，对员工月、季、年度工作情况进行考核，填写考核记录表，上报总经，上报总经理或者总助。理或者总助。8.8.考核结束后考核结束后,综合部负责将

20、考核等级反映于员工的奖惩与职位、综合部负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、薪资等级年度的相薪资等级年度的相应调整。应调整。考核流程八、核薪八、核薪1.财务部根据出勤资料卡财务部根据出勤资料卡、奖惩单进行核薪奖惩单进行核薪2.出勤资料卡出勤资料卡、奖惩单由综合部办公室统计提供奖惩单由综合部办公室统计提供3.财务部汇总之薪资表报总经理总经理助理核准财务部汇总之薪资表报总经理总经理助理核准4.周考勤、奖惩发生薪资增减，依据公司公司管理制度周考勤、奖惩发生薪资增减，依据公司公司管理制度核薪流程九、保险九、保险1 1、养老保险、养老保险2 2、医疗保险、医疗保险3 3、人身意外保险、人身意外保险十、人

21、员流动十、人员流动（一）（一）调动调动1.1.部门内员工岗位调动，部门内员工岗位调动，由部门主管向综合部提出调动说明；由部门主管向综合部提出调动说明；听取综合部建议后决定；听取综合部建议后决定；报备总经理；报备总经理；2.2.部门内主管岗位调动，由部门主管向综合部及上级主管提出调动说明，听取意见后部门内主管岗位调动，由部门主管向综合部及上级主管提出调动说明，听取意见后决定；报备总经理；决定；报备总经理；3.3.部门级以上主管岗位调动，由总经理提出建议，综合部备案。部门级以上主管岗位调动，由总经理提出建议，综合部备案。4.4.调动由综合部发布。调动由综合部发布。部门内员工调动流程调动说调动说调动

22、通知调动通知部门内主管调动流程调动说调动说调动令调动令（二）辞职、辞退（二）辞职、辞退按制度办理辞职手续，按制度办理辞职手续，填写填写离职申请书离职申请书，经有任免权限的主管批准后由综合部办妥经有任免权限的主管批准后由综合部办妥移交手续并填写移交接清单后方得视为按正常手续辞职，综合部通知财务结算工资。移交手续并填写移交接清单后方得视为按正常手续辞职，综合部通知财务结算工资。（三）辞退和开除（三）辞退和开除有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的，应填写解聘有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的，应填写解聘/开除通知书开除通知书，然后交综合部办理有关离职移交手续。然后交综合部办理有

23、关离职移交手续。被解聘员工应办妥移交接手续，被解聘员工应办妥移交接手续，填写填写移交接清单移交接清单后方得离职，同时由财务部结清工资。后方得离职，同时由财务部结清工资。无论以何种情况离开公司者无论以何种情况离开公司者,由综合部签发离职证明书，一式二份由综合部签发离职证明书，一式二份,一份交离职人，一一份交离职人，一份留存综合部。员工离职后份留存综合部。员工离职后,综合部须将离职人员各项手续、表单归档封存。综合部须将离职人员各项手续、表单归档封存。辞职交接流程辞职辞职/辞退辞退责任人：行政专员责任人：行政专员第二章行政管理一礼仪纪律1.1.综合部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事

24、项的全面监督；综合部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2.2.综合部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；综合部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；3.3.综合部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；综合部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；4.4.对公司礼仪纪律现象，综合部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。对公司礼仪纪律现象，综合部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。二 工作计划与报告没有计划的行为是无效率的行为。没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、公司强调对公司、部门、

25、部门、员工行为的计划性要求，员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。（一）（一）公司、部门年度发展计划公司、部门年度发展计划1 1公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。2 2执行。执行。公司年度发展计划经公司主要

26、高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定3 3行。行。部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执4 4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。5 5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。年度计划流程董事会董事会（二）（二）部门、员工月度工作计划部门、员工月度工作计划1 1

27、部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。2 2 月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成，在该表格中应该相应地填月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。3 3 员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。4 4 部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。5 5 月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工

28、作评估的主要依据之一。月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。年度月度工作计划公司年度计划公司年度计划总经理总经理（三）（三）员工周工作时间控制计划员工周工作时间控制计划1 1、公司员工通过周工作时间控制表进行周工作时间计划与安排控制。、公司员工通过周工作时间控制表进行周工作时间计划与安排控制。2 2、公司员工应该按照“、公司员工应该按照“周工作时间控制表填写规定”在规定的时间按照规定的项目如周工作时间控制表填写规定”在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司综合部。实填写并上交公司综合部。3 3、在周工作时间控制表中体现出员工对每周工作安排的合理性与计划性，反映员工每

29、、在周工作时间控制表中体现出员工对每周工作安排的合理性与计划性，反映员工每周工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是周工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。周工作计划流程（四）（四）专项市场、业务规划专项市场、业务规划1 1在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责人应该进在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。行专项市场、业务规划。2 2专项市场、业务规划建立对

30、该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划和市场需求与竞争变研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。化的基础上。3 3专项市场、业务规划通过制作市场规划表和业务规划表来完成，并严格专项市场、业务规划通过制作市场规划表和业务规划表来完成，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。按照规划进行市场拓展与业务推广。三 会议管理会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期会议是公司决议产生、工作

31、明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。议秩序安排同时提高会议效率。(一）一）定期例会定期例会会议名称会议名称时间安排时间安排参加人员参加人员会议内容会议内容召集召集/主持人员主持人员业务诊断业务诊断会议会议每工作日上午每工作日上午各部门人员各部门人员对外服务中相关问对外服务中相关问9:30-10:009:30-10:00题讨论、日计划题讨论、日计划各部主管各部主管月度总结月度总结每月度第一天每月度第一

32、天总经理、总经理、各部各部上月度工作总结月上月度工作总结月门主管、门主管、工作工作度工作规划报告度工作规划报告人员人员各部主管各部主管规划会议规划会议下午下午主管例会主管例会每月第一天下每月第一天下午午总经理、总经理、月度工作计划协调月度工作计划协调各部主管各部主管总经理总经理员工大会员工大会每月中旬一次每月中旬一次总经理全体总经理全体经营总结、工作安经营总结、工作安综合部综合部/总经理总经理员工员工排、其他相关内容排、其他相关内容董事会议董事会议每年度一次每年度一次董事长、董董事长、董事、总经理事、总经理公司重大事项决议公司重大事项决议总经理总经理/董事长董事长（二）（二）非定期会议非定期会

33、议会议名称会议名称时间安排时间安排参加人员参加人员会议内容会议内容召集召集/主持人员主持人员公司发展公司发展不定时不定时研讨会研讨会总经理、部门总经理、部门就市场拓展、业就市场拓展、业综合部主任综合部主任/总总主管、主要经主管、主要经务推广、公司经营等务推广、公司经营等经理经理营业务人员营业务人员相关事项的讨论相关事项的讨论临时会议临时会议不定时不定时总经理、部门总经理、部门特殊事宜特殊事宜主管、其他有主管、其他有关人员关人员综合部主任综合部主任/总经理总经理董事会临董事会临不定时不定时时会议时会议董事长、董事长、董事、董事、公司经营特殊重大事公司经营特殊重大事总经理总经理/董事长董事长总经理

34、总经理宜宜（一）（一）会议安排会议安排1 1公司内会议由综合部安排，部门内会议由各部自行安排公司内会议由综合部安排，部门内会议由各部自行安排2 2主会人会前一天需向综合部告知会议安排、会议内容主会人会前一天需向综合部告知会议安排、会议内容3 3综合部须提前四小时以上通知与会人地址、时间、内容综合部须提前四小时以上通知与会人地址、时间、内容4 4行政专员负责会场安排与整理行政专员负责会场安排与整理5 5开会期中，行政专员负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给开会期中，行政专员负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案有关人员及总经理备案会议流程会议计划会议

35、计划会议通知会议通知四办公设备管理1 1电脑电脑1.11.1 综合部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；综合部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；1.21.2 根据保密原则需要，由综合部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码根据保密原则需要，由综合部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码1.31.3 员工在所属部门目录下设立个人子目录员工在所属部门目录下设立个人子目录1.41.4 员工不得私设电脑密码员工不得私设电脑密码2 2传真机、复印机：传真机、复印机：2.12.1 由公司综合部统一管理与使用由公司综合部统一管理与使用2.22.2 建立严格的使用登记制度建立

36、严格的使用登记制度2.32.3 未经许可，个人不得自行操作使用未经许可，个人不得自行操作使用3 3可运用状态维护可运用状态维护3.13.1 综合部负责电脑、传真机综合部负责电脑、传真机 复印机的检查、保养和维修复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态保证设备的可运用状态五文书作业（一）（一）打印打印1 1总经理、各部门主管交由行政专员打印之文函、广告，标明文件之性质，如传总经理、各部门主管交由行政专员打印之文函、广告，标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由行政专员根据其缓急确定先后秩序。真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由行政专员根据其缓急确定先后秩序。2 2打

37、印完毕后行政专员先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经打印完毕后行政专员先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办人校核、签字办人校核、签字3 3对外传真、公函秘书须复印存档（参见收发文流程）对外传真、公函秘书须复印存档（参见收发文流程）4 4文书处理过程中，未经同意行政专员不得将受托文书传阅他人文书处理过程中，未经同意行政专员不得将受托文书传阅他人文书作业流程文书委托文书委托（二）（二）复印复印1 1 公司复印作业由综合部统一执行公司复印作业由综合部统一执行2 2 一般文件由各部门委托人员口头交托行政专员一般文件由各部门委托人员口头交托行政专员3 3 客户资料、服务文本、公司级

38、文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经综合部主管批准后执行复印级、用途、装订要求等）经综合部主管批准后执行复印4 4 行政专员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、批行政专员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、批准人、保密标识等）准人、保密标识等）复印流程六收发文1.1.文件是经营信息传送、文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。管理的责任或义务。2

39、.2.本公司对外文件之收发的责任者为行政专员统一办理，本公司对外文件之收发的责任者为行政专员统一办理，是各级文件管理的直接承担是各级文件管理的直接承担者。附收、发文登记表者。附收、发文登记表3.3.行政专员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、行政专员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，登记，并在公文上附并在公文上附“公文处“公文处理单”理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。文秘对有回复要求的文

40、件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。4.4.公司的各类文件均属内部机密文件公司的各类文件均属内部机密文件,行政专员不得截留、行政专员不得截留、泄露和私自外带泄露和私自外带,违者予以违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。即可，直接分送有关人员阅办。5.5.本公司对外之发送文函按性质订立参见文档管理制度本公司对外之发送文函按性质订立参见文档管理制度。6.6.文件传真的发文工作亦由行政专员负责，文件传真的发文工作亦由行政专员负责

41、，需发文者将文稿经主管人员签字后交综合需发文者将文稿经主管人员签字后交综合部登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文部登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。件皆须复印备份存档。7.7.对一些机密文件对一些机密文件,需在文件页首加盖标识需在文件页首加盖标识,以防止随意传播。以防止随意传播。8.8.每月未，每月未，行政专员应将收、行政专员应将收、发文整理装订成册。发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报综合部备查。使用价值之文、报刊可

42、作一次销毁，报综合部备查。9.9.文件管理应参见文件管理应参见文档管理制度文档管理制度规定办理。规定办理。对公司所有订阅的资料由专项负责人对公司所有订阅的资料由专项负责人将重要信息摘录后交综合部按分类归档，行政专员必须做好登记造册工作。每月未，行政将重要信息摘录后交综合部按分类归档，行政专员必须做好登记造册工作。每月未，行政专员应将收、发文整理装订成册。专员应将收、发文整理装订成册。10.10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，报刊可作一次销毁，定期检查档案保管定期检查档案保管状况状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。对破

43、损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。收发文流程信函收文信函收文收函收函 登登发文发文 登登责任人：行政专员责任人：行政专员发函发文发函发文七用印1.本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。本公司以公司名义对外之行文由管理部负责盖印。2.公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签汇签)经上级核准后交综经上级核准后交综合部，由行政专员登记于登记表。合部，由行政专员登记于登记表。用公司印流程用印用印 申申八公司章公司章文档（一）图书杂志（一）图书杂志合同章合同章1.公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由综合部统一保管，于每年公司所

44、属图书是专供相关公司内人士参阅，由综合部统一保管，于每年 6 6 月、月、1212月下旬详实盘点。月下旬详实盘点。2.行政专员将图书书名、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的行政专员将图书书名、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅的须在综合部登记借期、须在综合部登记借期、归还期。归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得借书人不得拒绝。附图书登记册拒绝。附图书登记册3.一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周

45、，若要续借者，重新到综合部处登记。二周，若要续借者，重新到综合部处登记。责任人：行政专员责任人：行政专员4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。图书管理流程（二）专业资料（二）专业资料图图 书书图书图书1 1资料分类：资料分类：1.11.1 公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；复印件；1.21.2 公司由政府主管部门购买的政策法规；公司由政府主管部门购买的政策法规；1.31.3 公司各类剪报；公司各类剪报；1.41.4 公司搜集的各类材料以

46、及公司用于广告宣传的资料等。公司搜集的各类材料以及公司用于广告宣传的资料等。2 2公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外3 3特殊情况需复印者，须填报复印申请批准特殊情况需复印者，须填报复印申请批准资料管理流程登记表登记表（三）（三）客户档案客户档案1 1客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域客户档案是公司文档管理和商业秘密保护作业中的重要领域借阅借阅复印复印2 2件、文本件、文本客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文3 3客户档案只

47、可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外4 4特殊情况需复印时，须填报复印申请报批特殊情况需复印时，须填报复印申请报批5 5服务结案前，由指定人员负责客户资料管理，并承担保密责任服务结案前，由指定人员负责客户资料管理，并承担保密责任客户档案管理流程登记表登记表清点报告清点报告借借阅阅复印复印（四）办公文档（四）办公文档1 1综合部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理综合部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理2 2行政人员办公文档设：行政人员办公文档设：工作计划与报告工作计划与报告行政行政3 3销售、维修、服务三包人员办公文档设：销售、维修、

48、服务三包人员办公文档设：工作计划与报告工作计划与报告行政行政拓展资料拓展资料谈项目谈项目 A A、B B、C C执行项目执行项目 A A、B B、C C九访客接待1.来本公司之宾客由销售前台负责接待。来本公司之宾客由销售前台负责接待。2.接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。接待来访宾客须热情、大方、并迅速与有关主管部门联系接洽。3.前台接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向前台接待须做访客记录，其中注明具体单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。有关主管汇报。访客接待流程十办公用品（一）（一）文具文具1 1综合部负责办公文具的采购与领用

49、登记综合部负责办公文具的采购与领用登记2 2综合部须特别注意随时检查复印纸、综合部须特别注意随时检查复印纸、文本装订耗材文本装订耗材（铁圈、（铁圈、封面纸、封面纸、封面薄膜）封面薄膜）及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行及文件夹的存量，以保证公司业务程序的正常进行（二）（二）茶、水茶、水1 1综合部负责茶、水等日用品的采购与使用登记综合部负责茶、水等日用品的采购与使用登记责任人：前台、行政专员责任人：前台、行政专员2 2定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序定时检查饮用水、茶叶、水杯的存量，及时购买补充，以保证正常的办公秩序3 3公司举办培训、讲座等大型活

50、动时，综合部应及时了解情况，备足茶、水、杯公司举办培训、讲座等大型活动时，综合部应及时了解情况，备足茶、水、杯用品，以保证活动的正常进行用品，以保证活动的正常进行十一采购1.1.公司办公日用品和低耗品由综合部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的公司办公日用品和低耗品由综合部在为公司节约总成本和控制办公费用总额度的基础上统一购置。基础上统一购置。2.2.办公设备维修、邮件投递等业务委托中综合部统一处理。办公设备维修、邮件投递等业务委托中综合部统一处理。3.3.综合部须对固定供应商建立完整的档案系统，综合部须对固定供应商建立完整的档案系统，以节约成本之原则，以节约成本之原则，选择、选择、跟换供