2020年GBT45001 职业健康安全管理体系全套程序文件(含表格).pdf

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1、X X XX X X 股份有限公司股份有限公司20202020 年职业健康安全管理体系年职业健康安全管理体系全套程序文件全套程序文件根据根据 GB/T 45001GB/T 45001：20202020 职业健康安全管理体系职业健康安全管理体系要求及使用指南编制而成要求及使用指南编制而成说明：内含说明：内含 2020 个程序文件，个程序文件，WORDWORD 版，可编辑版，可编辑文件编制文件审核文件批准文件编号发布日期编制日期审核日期批准日期年03月10日2005 年03月06日2005 年03月10日受控状态接收人员发放编号文件接收部门总经理 管代行政部 品质部物流部 财务部业务部 2020

2、年 05 月 31 日受控非受控1程序文件更改履历表程序文件更改履历表序号序号更改人更改人更改原因更改原因更改内容更改内容版本号版本号2目录文件管理程序.4记录管理程序.15风险和机遇识别及应对管理程序.23危险源辨识及风险评价管理程序.28相关方的需求和期望管理程序.37参与和协商管理程序.46承包商管理程序.52外包管理程序.61应急准备与响应管理程序.67变更管理程序.83法律法规要求及其他要求确定管理程序.87内部审核管理程序.93管理评审管理程序.105合规性评价管理程序.1153运行管理程序.1223能力提升管理程序.128绩效管理程序.1356目标指标策划及其实现管理程序.149

3、沟通管理程序.1523改进管理程序.160文件管理程序文件管理程序1 1 目的目的4为使公司职业健康安全管理体系有效运行，确保各相关场所及人员得到并使用职业健康安全管理体系文件的现行有效版本，特制定本程序。2 2适用范围适用范围本程序适用于公司职业健康安全管理体系文件的控制。3 3定义定义3.1 文件：要求组织维持和控制的信息及其载体；3.2 文件化信息：组织需要控制并保持的信息及其载体；3.3 受控文件：指受文件控制中心控制发行的内部和外来重要质量文件、管理文件、基础文件、项目文件和技术文件；3.3 非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作类信件、传真、参考资料等。4 4 职责和权限职责和权

4、限4.1 最高管理者4.1.1 负责批准颁布职业健康安全管理体系手册。4.2 总经理4.2.1 负责批准颁布管理体系程序文件；4.2.2 负责组织职业健康安全管理体系手册的审核。4.3 文控中心4.3.1 负责公司所有文件的收发、归档和文件格式的审批。4.4 品管部4.4.1 负责组织体系文件的编写，审核管理体系程序文件及支持5性文件。4.5 各相关部门4.5.1负责工作范围内有关程序文件及支持性文件的编写和所持文件的管理。5 5 作业流程作业流程5.1 文件的起草编写、审核与批准5.1.1 职业健康安全管理手册由品管部组织编写，部门负责人审核，最高管理者批准发布。5.1.2 程序文件由品管部

5、组织各相关部门编写并审核，由总经理批准发布。5.1.3 作业文件由相关部门编写，报本部门主管领导审核，总经理审批发布。5.2 管理体系文件编号5.2.1 公司代码：XXXX5.2.2 职业健康安全管理手册：用公司代码加手册代号（SC）加发布年号加版本号表示。如：XXXX/SC2020A5.2.3 程序文件：用公司代码加程序文件代号（CX）加程序序号加年号加版本号表示。如：XXXX/CX012020A5.2.4 其它文件：6用“XXX（）字年号第号”表示。5.2.5 记录表格用公司代码加记录代号（JL）加记录表格的顺序号表示。如：XXXX/JL 015.3 文件的收发5.3.1 文件应按经过审批

6、的范围进行发放和控制，文件编制部门应确定文件的发放范围，对文件进行审批时应同时审批文件的发放范围。保证在对体系有效运行起重要作用的部门和个人均能得到相应文件的有效版本。5.3.2 文控中心负责公司所有文件的发放工作。文件分为“受控”和“非受控”，“受控”文件发放时要加盖“受控”印章和受控编号。文件管理人员按发放范围发放并填写文件发放回收记录表，文件领用人在文件发放回收记录表上签名领取文件。5.3.3文件接受部门在接到文件后，填写 文件发放回收记录表，注明文件的受控状态，各部门的文件发放回收记录表连同本部门编制文件的清单一同作为部门的受控文件清单。5.4 文件的评审、修改及换版5.4.1 文件内

7、容的修改意见来自于文件评审、审核或管理评审的结果。5.4.2 在内审结束后，管理评审前由品管部组织有关部门对体系文件进行定期评审，以确定其持续的充分性和适宜性，发现体系文件不适宜，由原文件编制部门进行修改，原审批部门审核批准。75.4.3 体系文件在使用过程中发现不适宜时，由使用部门提出申请，并填写文件更改申请单，注明修改文件的原因，文件的编制部门进行评审、修改，评审、审批、修改的程序同5.4.2 条。5.4.4 文件更改如指定其它部门或人员完成时，该部门或人员应获得原编制和审批时所依据的有关资料。5.4.5 文件的修改可通过发放修改通知单、更改页等方式进行，使用修改通知单修改时，文件持有部门

8、可在原文件上进行划改，并注明依据的更改通知单的编号。使用更改页更改时，更改页应有受控标识，文件持有人用更改页替换作废页。体系文件内容如经多次修改应考虑换版，经原审批人员审核批准后，原文件编写部门负责修改，按照体系文件的审批权限和发放范围重新发布、发放。5.4.6 作废的文件及作废页由文控中心负责收回，在原文件发放回收记录表中予以记录，在行政部见证的情况下销毁。5.4.7 因工作需要保留的作废文件，经主管领导批准后加盖“作废保留”印章。5.5 外来文件法律法规或其他要求等外来文件由行政部组织识别，参见法律法规要求和其他要求管理程序，识别出的外来文件由文控中心编制法律法规和其他要求清单，发放给公司

9、与体系有关的所有部门，各部门根据需要选择清单中的外来文件，从文控中心领用。外来文件的发放和更改根据本程序的有关规定执行。5.6 文件的保存与管理85.6.1 原版文件由文控中心存档。5.6.2 各部门收到的文件应填写文件发放回收记录表并负责管理、使用和保存。5.6.3 借用受控文件时应填写文件借阅登记表，有关人员在表格上签字。5.6.4 对出于法规和保留信息的需要而保留的过期资料，由文控中心负责保存并做好标识。5.6.5 文控中心负责建立公司总的受控文件清单，发放至所有部门，保证需用部门和重要岗位能够识别和获得有关版本的适用文件。文件应注明日期，对文件进行编号，从编号能够识别文件的更改和现行修

10、订状态，使用部门建立收（发）文登记，按类存放，便于查找。6 6记录文件记录文件6.1外来文件清单6.2文件发放回收记录表6.3文件借阅登记表6.4文件更改申请单6.5受控文件清单附表一：文件更改申请单责任部门更改日期版次9更改文件名称更改理由：更改文件编号受控状态更改内容：文件修改/换版人：更改方式部门初审审 核批 准更改换页换文生效日期日 期日 期日 期附表二：文件清单文件制定部门1 0文件持有人/保管人序号文件名称文件编号附件版受 控 状次态份数备注1 11 22020附表三：文件发放回收记录表序序号号文件名称文件名称编号编号分发号分发号部门部门发放记录发放记录签收签收日期日期修改记录修改

11、记录交签交签日期日期回收记录回收记录交签交签日期日期132020附表四：文件销毁记录表文件代号和名称及是否受控受控号接收人及时间归还人及时间序号数量修订情况作废归档时间销毁人及时间142020附表五：文件借阅登记表日期文 件 名 称编 号版 本受控状态份数签 名归还时间备 注152020记录管理程序记录管理程序1 1 目的目的为确保与公司职业健康安全管理体系运行相关的记录得到有效的控制和管理，以提供证据证实公司内部职业健康安全管理体系满足法律法规要求和其他要求以及 GB/T45001：2020 职业健康安全管理体系要求及使用指南的要求。2 2 范围范围适用于与公司职业健康安全管理体系运行相关的

12、记录控制和管理。3 3 定义定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，记录可以是书面的，也可以是贮存在任何媒体上的。4 4 职责职责4.1 文控中心4.1.1 负责记录的统筹管理，并指导正确的装订、管理方法.4.2 各部门4.2.1 负责本部门记录的编制、标识、保存并监督管理。5 5 程序内容程序内容5.1 表单格式的编制、更改5.1.1 为满足管理体系的需要，根据实际的状况，各部门可自行拟定表单格式,编制完成后需提出受控申请进行审核,并由申请部门在受控记录总目录中将表单的管控信息填写完整,其中包括:表单162020编号、版本、表单名称、记录来源、归档部门、保存部门、保存期限、提

13、交及保存方式。5.1.2 编制部门需在表单的左下角注明该表单形成记录后的审批流程，在其右下角标注表单编号。5.1.3 新建立表格时应尽可能考虑表格的通用性，在工作中需制定新表格时，应向文控中心查询有无此类表格。若文控中心无此表格时，应充分评估是否可以在其它类型相同或相似的表格基础上进行适当修改以达到通用目的；5.1.4 为确保表格的充分性和适宜性，表格设计完成后应交部门经理审核，并填写文件受控申请单连同样表报管理者代表审批；5.1.5 对于表格在使用过程中不适用的部分，任何表格使用的部门均可向表单制订部门提出修改意见，由表单制订部门填写文件更改申请单，交部门负责人审核，管理者代表审批。5.1.

14、6 获得审批后的文件受控申请单 文件更改申请单交文控中心，同时应连同表格的电子版表格一并共享给文控中心，由文控中心及时将新版共享到文件服务器上，并通知到各部门/车间，以确保各使用场所及时将旧版表格销毁；5.1.7 鉴于公司成本考虑，若表格修改后仍有大量旧版库存，经评估对后续的工作影响不大的可向管理者代表申请旧版库存用完为止再切换为新的。5.2 表单的使用、监控5.2.1 新表单正式受控后，由表单编制部门负责对其填写方法进172020行指导，以确保表单的正确使用。为节约成本,表格可申请发外铅印，发外铅印需以申购单的方式向物控部提出申请请购，原有铅印表格用完后需继续发外铅印时，应提交文控和管理者代

15、表再次评审，以确保表格的适宜性。在申请表格的铅印时应考虑以下因素：a 使用量非常大；b 表格的通用性很强；c 表格修改的可能性很小等。5.2.2 表单形成记录后，各级人员必须严格按照表格的审批流程进行审批，如审批流程发生变更时，需及时修订。各使用部门需建立本部门的受控记录总目录，以方便查阅及使用。5.2.3 文控中心将公司所有受控表格共享在文件服务器上，以便使用人员查询并使用最新版本。5.2.4 为确保各部门使用的表格均为有效版本，原则上只有文控中心建立文件夹保留所有表格书面档的原件，其它各部门/车间不保留表格的书面文档，有需要时直接在文件服务器上打印使用，若因电脑或网络问题不能从文件服务器上

16、打印时，可到文控中心借阅或复印使用；5.2.5 记录应使用蓝黑、黑色墨水或圆珠笔填写完整，不得使用铅笔和红墨水书写，记录的字迹和图面应清晰、完整。5.2.6 所有质量记录不准用涂改液修改，若因笔误需对记录进行修改时，将需修改的内容用笔划上两杠，修改后的内容写在旁边，修改人需签名并写上修改日期。1820205.2.7 记录可以呈任何媒体形式，包括书面记录及其他媒体（如软盘、光盘拷贝、电子媒体等）。如为非书面媒体的记录，如可行应转换一份书面形式的记录以备查阅和存档。5.2.8 记录的签名栏不可以有空白，以确保所记录的事项得到充分的评审。如表格是由于支持某份文件而产生的，使用时应充分考虑此份文件对于

17、表格使用的要求，如填写以及评审的要求等。5.2.9 表单格式编制人负责对表单使用的相关人员进行培训，以确保表格使用的最新版本。文控中心负责最少每月进行一次对各部门记录的使用情况进行稽查（内审时为必稽查项)，并将结果记录于 受控文件评审稽查表中。5.2.10 文控中心对于受控文件稽查表的不符合项追究相关责任人责任，并按照体系运行管理制度中的相关条款进行处罚5.3 记录的整理、装订5.3.1 各部门所有使用的记录需每月月底按记录的类别、时间顺序或编号等进行整理，并用装订夹进行装订成册后进行保存。5.3.2 记录保管人在接收到记录时，应确认其是否完整、破损、有无按要求装订,如未按要求则退回记录提交人

18、按要求整理后再提交5.3.3 确认记录按要求装订后记录保管人需在 记录总览表中并作好相应的登记以便查阅。5.3.4 各项记录装订成册后使用文控中心统一拟定的封面进行装订，封面需显示以下内容：记录名称、记录编号、装订日期、记录日期、装订部门、提交记录时间、装订人、交接人、保存部门、接收192020人、保存期限等。5.3.5 记录的保存期限、保存方式、归档部门、保存部门、提交保存时间等，均要与受控记录总目录相符。5.4 记录的管理5.4.1 记录贮存应顾及防潮、损坏和安全，并管理得当、便于调阅，以利于在工作中追溯和参考之用。5.4.2 记录一般应以原件归档，以确保所保留信息的准确性，但对于热敏纸传

19、真形式的记录应复印后保存复印件。记录的存贮环境应适宜，以防止损坏、变质和丢失，以便于记录的长期保存。5.4.3 各部门记录管理员定期整理超过期限的记录并填写 文件销毁清单，由部门负责人审核，管理者代表批准后交文控中心组织统一对超过期限的记录进行销毁处理。6 6 相关文件相关文件6.1文件控制程序6.2体系运行管理制度7 7 相关记录相关记录7.1受控记录总目录7.2记录总览表7.3文件销毁清单7.4受控文件稽查表202020附表一：记录销毁审批表申报单位及申报人销毁记录文件信息总经理意见：签名:年月日销毁原因申报部门负责人意见：签名:年月日备注212020附表二：记录归档及处理登记台帐文件代号和名称及是否受控受控号接收人及时间归还人及时间序号数量修订情况作废归档时间销毁人及时间222020附表三：借阅登记台帐借阅记录日期借阅人记录文件名称复原印件件用途归还时间记录人批准人23