高校教务管理信息系统的建设与反思.pdf

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1、高校教务管理信息系统的建设与反思摘要摘要:本文结合高校教务管理信息系统建设的过程介绍了系统建设的基本原则、基本架构和主要功能以及创新,并阐述教务管理信息系统中遇到的问题以及对这些问题的反思.高校教务管理信息系统是教务管理信息化、网络化的产物,是有关教务信息发布、管理等多个软硬件系统的综合。上世纪 90 年代至今，从最初的利用单机数据库软件进行教务管理到现在完全基于互联网的、科学、规范、标准化的教务信息平台,高校教务管理信息化建设的发展有了质的变化。一大批功能相似、名称各异的商业化教务管理信息系统软件满足了各所高校的教务管理信息化建设需求，提高了高校的教务管理水平和效率。南京审计学院从 2003

2、 年开始，在教学管理组织创新、制度创新、流程创新的基础上，不断探索如何有效地运用现代化的技术手段来优化教务管理，逐步构建了“以教学过程动态管理为主线，以服务教师、服务学生为两翼的独具特色的教务管理信息系统。本文主要结合我校教务管理信息系统的建设过程来探讨教务管理信息系统建设的基本原则、基本架构和主要功能以及创新。一、现有商业化教务信息管理系统及主要功能一、现有商业化教务信息管理系统及主要功能教务管理信息系统的设计与开发是一个相对较为复杂的过程，它是综合了学籍管理、课程管理、成绩管理、教师管理、教学任务安排等教务基本管理功能的一个综合化信息管理系统。从上世纪 90 年代开始，一些高校和软件公司开

3、始投身于教务管理系统的研究和开发，目前较为成功的主要有以下四种.1.清华大学综合教务管理系统由清华大学组织开发，1997 年开始在清华大学试运行，已在100 多所高校得到实际应用，主要功能包括基本信息管理、注册系统、收费系统、学籍系统、教学计划、成绩管理、排课管理、选课管理、教材管理、教学评估等,支持学分制教学管理。2.正方现代教学管理系统由杭州正方软件股份有限公司研制开发，是一个面向学院各部门以及各层次用户的多模块综合信息管理系统，包括教务公共信息维护、学生管理、师资管理、教学计划管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理、教材管理、实践管理、收费管理、毕业生管理、体育管理、实验室管理以及

4、学生综合信息查询,教师网上成绩录入模块等。目前有包括浙江大学在内超过 1000 所高校使用该系统。3。青果教务网络管理系统由湖南青果软件公司开发,涵盖高校教务管理工作所有环节，包括基本信息、教学计划、学生学籍、教学安排（网上选课/课表编排/实践安排)、免修重修、考试事务、等级考试、学生成绩、教学考评、毕业处理、教材管理与系统管理十二个方面。该系统有 600 多所高校在使用。4。金智教务管理系统由江苏金智教育信息技术有限公司开发,系统涵盖教学管理、学籍管理、课件系统、网上选课系统、排课等主要功能。将教师教学、学生学习、网上选课等多项功能有机联系。有东南大学、厦门大学等多所高校使用。商业化教务管理

5、系统有设计严谨、功能强大等特点,但也有一些不足，比如购买和维护费用较高，难以体现学校的管理特色，修改和增加功能较为麻烦,不拥有自主权等。因此,南京审计学院教学信息化起步阶段就开始进行教务管理信息系统的自行研制与开发。二、教务管理信息系统建设的主要原则二、教务管理信息系统建设的主要原则我校教务管理信息系统的主要原则可以用 20 个字来概括,就是“管理科学、流程清晰、权责明确、数据共享、信息安全”。“管理科学是指在教务管理系统设计和建设时要融入科学的管理思想和先进的管理模式，要以提高管理水平和效率为根本目标，合理、有效地进行资源配置.“流程清晰”是指在教务管理系统设计和建设时要充分考虑两个流:一个

6、是信息流;第二是控制流.“权责明确”是指在教务管理信息系统设计和建设时要充分考虑整个平台的角色或用户的权限分配,每一种类型的角色或用户能且只能在他自身的权责范围之内访问和操作相关信息。“数据共享”包含两层意思：第一是指教务管理信息系统的数据能够以某种格式向平台外提供;第二是指教务管理信息系统能够通过某种接口获取平台外的数据。“信息安全”是指教务管理信息系统要能够以某种机制控制平台内信息的保密性、完整性、真实性，使得平台内信息不被非法访问、篡改.三、教务管理信息系统的基本架构和主要功能三、教务管理信息系统的基本架构和主要功能出于对教务数据安全性方面的考虑,我校教务管理信息系统采用B/S和C/S两

7、种模式，如图 1 所示,B/S 模式一般只允许数据表简单的读取,对于关键数据表不提供数据更新服务,甚至不允许访问，用户只能对个人数据进行更新维护，对于重要数据的维护则采用 C/S 模式进行管理。通过这种 B/S 和 C/S 混合并有机结合的模式：第一是能够保证最终用户包括教师和学生，能够很方便地通过 Internet访问教务管理信息系统；第二是保证教务管理过程中数据的安全性。图图 1 1教务管理信息系统教务管理信息系统 C/SC/S 与与 B/SB/S 混合模式混合模式任何管理信息系统的最终用户都具体到人，因此，我校教务管理信息系统设计和开发时，就按用户群分为四大模块：教师管理模块、学生管理模

8、块,教务管理模块和教务在线,如图 2 所示。系统功能设计如图 3 所示。图图 2 2教务管理信息系统模块设计教务管理信息系统模块设计图图 3 3教务管理信息系统功能设计教务管理信息系统功能设计（1）教务管理模块：教务管理人员协调教学过程，管理教师、学生信息，发布通知,与教师、学生在线互动等.教务管理平台是一个多级管理的平台，根据用户的职能不同，他们的权限也有所不同.随着管理中心的不断下移，院系管理人员也成为教务管理平台中重要的角色.（2）教师管理模块:教师管理个人教学各项事宜,包括基本信息维护,教学任务查看、授课信息表提交、听课记录提交、调停课申请、成绩录入、试卷分析以及历年教学档案。（3)学

9、生管理模块：主要包括学生个人信息维护、选课、课表查询、成绩查询、考试报名、教学测评以及奖励学分、转专业、中英文成绩单等在线申请。（4）教务在线：教务系统对外的新闻、通知发布，各种基本信息查看、统计等。四、教务管理信息系统的创新之处四、教务管理信息系统的创新之处1。教学过程的动态管理运用信息化手段将教学管理的每个流程纳入到教务管理信息系统中并即时监控，比如,任课教师在开学初需要提交授课进度表，包括课程简介、考核方式、成绩比例、授课进度、参考书目等关键信息，供学生随时查看；在期中需填写期中检查自查表，对授课进度快慢、作业布置情况等进行自我检查;还需填写听课记录表，对观摩教学、同行听课等情况进行记录

10、.期末提交成绩后，系统自动进行成绩定量分析，教师需填写成绩定性分析，还需要对所任教的教学班级进行评价。通过对教学过程中教师所填写的各种信息进行收集整理，可以有效地把握教学状态。2。灵活的选课模式选课是教务管理信息系统的核心。选课模块的优劣不仅在于硬件和软件，更为关键地是选课模式的设计。经过多年的探索,我校的教务管理信息系统对“先到先得、“志愿优先”、“投点制”等多种选课模式均进行了试验，总结出了基于学业信用分的“志愿筛选”选课模式。学生按照个人意愿填报拟选择课程，由系统自动进行课程资源分配。对于所填报人数小于或等于可选课人数的课程，所有填报该门课程的同学均取得学习资格;对于所填报人数大于可选课

11、人数的课程，由选课系统按照“学业信用分”降序排列（“学业信用分”相同的随机排列）后筛选出取得学习资格的学生名单。每位学生的“学业信用分”初始值为 100,退选课程、旷考、违纪、受到学业警告以及有不诚信行为等均会扣减学业信用分。通过这种选课模式，把选课命中率与学生日常管理相结合,既有效地解决了选课系统的峰时压力,又有利于学生学风建设和诚信品德培养。3以人为本的在线服务信息系统是为人服务的，教务管理信息系统就应当为学生和老师服务。我校教务管理信息系统设计了许多小模块，体现了以人为本的服务理念。比如，随着高等教育国际化进程的加快，越来越多的学生选择在毕业之后出国攻读硕士学位，在申请录取资格时需要提供

12、中英文成绩单。原来的模式都是由学生根据中文成绩单自己翻译成英文成绩单，再由相关教务人员审核盖章，不仅周期长，而且还容易出错。我们在教务管理信息系统中专门开发了中英文成绩单打印模块，学生只需要通过个人信息系统预约打印中文和英文成绩单的份数,就可以直接到教务处领取打印好的成绩单。再如,学生缓考申请一般都需要递交纸质表格,我们在教务管理信息系统中增加了缓考自动审批功能，对于因考试时间冲突以及在境外交流学习的，直接申请，教务管理信息系统会定期自动审批,大大简化了学生的办事流程。五、探讨与反思五、探讨与反思经过 10 多年的设计、开发及不断更新，我校的教务管理信息系统也逐步建设起来了,在日常教务管理工作

13、起了较大的作用。在教务管理信息系统建设的过程中，曾经有过许多困惑，也经历了不少挫折，有不少问题值得我们教育管理人员探讨和反思。1是购置商业化软件还是自行开发本世纪初的头几年,是大部分高校开始进行网络化的教务信息管理的时期。在那个时候,高校可能面对几种选择：一种是购买现成的商业化的软件系统，很人性化分成了学年制、学年学分制、学分制等多种版本，但这类系统基本上固化的，不可以根据学校的具体要求做一些功能上的变化；还有一种是半商业化的软件系统，这类系统提供了一些基本的管理功能，也提供了一些接口,高校可以在其上做二次开发；第三种就是高校自行“量身开发的软件系统。相对于商业化、半商业化的软件系统而言,自行

14、开发的软件可谓是“山寨版”，界面老土、功能不强、设计凌乱、可移植性差，但从高校自身而言，它的特点也是明显的：软件投入成本低、维护方便、修改自由、自主知识产权。所以,不论是购置商业化软件还是自行开发，只要是适用（Fitness for use）的，就是一个高质量的教务信息平台。2教务管理信息系统是否功能越多越好一般认为，教务信息系统的功能要足够多,要能够涵盖所有的教务管理过程，要最大程度提高教务管理工作的效率，所以，在平台购置时，功能强大也是高校特别关注的一个方面。但总结这 10 多年教务管理信息系统的开发经验，笔者们认为：教务管理信息系统的功能并不是越多越好、越强越好,而应该拥有以下几个核心功

15、能。（1)教学过程管理功能，包括：教学计划管理、教学任务安排、排课、考试安排。(2）面向学生的服务功能:包括学籍管理（学籍异动）、选课（包括重修、补修）、考试报名、成绩查询。（3）面向教师的服务功能：主要包括成绩录入.其他有关教学资料、课件上传等均不应该放在教务管理信息系统中，而应在网络课程或网络教学平台中实现.3教务管理信息系统与其他管理系统之间的关系教务管理信息系统是校园信息化平台中较为重要的一个子系统，不可避免地要与其他系统间进行数据共享和信息交换。比如，新生的基本信息从招生系统采集而来，学生的基本学籍信息也要提供给学生管理系统、财务系统、图书馆系统、医疗保健系统等，需要采取措施保障基本

16、信息在各个系统中的一致性。现有的做法是在学籍信息发生单个变更时(如学生休学、退学），采取开具学籍变更通知单送达各部门，批量变更时(如一个年级学生转专业）发送电子文档给相关部门，定期与其他系统的管理员进行学生基础数据的核查。这些手段也不能保证基础数据的即时同步，因此，应该建立全校统一的基础数据中心,存放各管理系统使用的最基础的信息如学生的学籍信息、教师的基本信息等,教务管理信息系统负责维护数据中心中的信息,其他系统从数据中心中读取并同步到本系统中，这样确保了基础数据的一致性和准确性。教务管理信息系统还应该与上级部门的管理系统保持数据一致，比如教育部的中国高等教育学生信息网。教务管理信息系统的导出

17、数据要能够直接满足上级部门的数据要求,学生的关键学籍信息如专业、班级、学院、学籍状态等与上级部门保持一致。4教务管理信息系统运行中人的因素教务管理信息系统运转是否良好，更离不开人的因素，包括系统的开发者或管理者.如果是自行开发教务管理信息系统,对于开发者而言，计算机技术是第一道门槛,开发者要能够熟练掌握最新的程序设计语言和数据库管理系统，最好有过一些其他管理系统的开发经验;教务管理经验是第二道门槛，仅精通技术而不熟悉教务管理流程，开发出的系统有可能过于“教科书”化,脱离实际而不便于使用。一个熟练的教务管理信息系统开发人员的培养需要五年甚至更长时间,所以一般高校不具有自行开发教务管理信息系统的条

18、件。上文所提到的四个商业化的软件都倚靠于清华大学、浙江大学、东南大学等工科背景院校。引进商业化的教务管理信息系统是绝大多数高校的选择，但系统运行过程中不可避免会遇到各种问题，因此对教务管理信息系统的管理者也提出了要求，要能够熟悉教务管理信息系统的管理流程、数据输入输出格式等，如果需要体现高校自身特色，还需要再进行二次开发或者进行功能定制。因此,教务管理信息系统运行良好的重要因素包括系统的开发者或管理者。5教务管理数据的利用经过多个学年正常运行后，教务管理信息系统将会产生大量的业务数据，包括学生的学籍信息、学籍变更信息，成绩数据等，这些数据从某些方面客观反映了学校的教学运行状态。对于这些数据有以下的几种方式可以利用。（1)进行统计分析：比如对成绩数据计算平均分、最高分、最低分、标准差、分布等.(2）进行趋势分析：比如对连续多年的教师教学测评成绩绘制趋势图，与全校平均值进行对比.（3）进行关联分析：比如分析平时成绩、期中成绩和期末成绩间的相关性、学生成绩和学生给教师评分的相关性等。（4)进行数据挖掘：比如根据学生基本特征挖掘出具有哪些特征的学生更加容易取得好成绩等。